高職院校行政管理效能提升策略探究

陳葉香

摘要：高職院校的行政管理效能是確保院校常規工作能夠穩定開展，提升院校教學效益與社會的重要基礎。本文基于當前高職院校內普遍存在的行政效能提升需求的基礎問題，從現狀入手，提出相關能夠促進高職院校行政管理效能提升的策略。

關鍵詞：高職院校;行政管理;效能提升

一、前言

在當前的教育發展中，學校行政管理的開展是確保院校發揮出教育效用，培養人才作用的基本保障。行政管理涵蓋著學校日常運轉中的各項基本內容，既有著教學上的管理，也有著對于學生的管理，還提供著確保學校科研工作的順利開展。高職院校當中聚攏了各個技術專業領域中的優秀教師人才，通過教學活動，培養一批批能夠對社會發展發揮出積極作用的人才。可以說，學校行政管理的穩定性，是確保高職院校正常運轉，發揮人才培育作用的基本保障。在學校行政管理之中，從事務性的管理到人員的管理，行政管理的內容也變得越來越復雜，相關行政管理人員不僅僅需要承擔日益繁重的日常教學管理事務，確保學院、系部教學工作的穩定開展，還需要承擔著日常常規工作之外的相關行政管理工作，如部分教務管理人員自身兼顧了院系辦公室管理事務、常規的教學工作，這對于教務管理人員而言，帶來了極為繁復與沉重的工作內容、事項與壓力。又如院校的行政管理部門的工作分工不明確，跨部門合作的過程中，責任歸屬不清，導致不少大型工作都面臨著開展的困難。

二、高職院校行政管理效能改進必要性

（一）高職院校內部行政管理的基本內容

高職院校作為教育領域的事業單位，其行政管理與事業單位的行政管理框架在本質上的相同的。所謂行政管理是在同一機關內部的人員管理，機關掌握工作人員的一般人事工作，保障單位內人員的待遇和資質，對人員進行考核，根據業務能力和表現進行獎懲晉升等。同時，行政管理還包括在事務性管理，按照高職院校的學校相關管理事務，開展行政管理。

從宏觀上，高職院校的行政管理包括以下方面：

第一，對單位發展計劃的制定。高職院校單位在教學管理與發展過程中，都有著其自身的目標，為了能夠達成自身的目標，所以就需要高職院校內的相關行政管理部門能夠制定明確的發展規劃，以此確保發展目標的落實。

第二，對單位組織形式的調整。為了能夠確保高職院校單位的正常穩健運行，就要求在行政管理部門發展過程中，能夠對組織進行靈活地管理調整，尤其是要做到人員的績效管理，借助于這種形式，能夠確保高職院校單位內部組織的合理性以及人員的戰斗力。

第三，對單位組織內部的協調。這一方面主要是指在高職院校單位的發展過程中，行政管理部門為了能夠確保某一發展目標的落實以及相關政策法令的最終得到實施，而對相關部門或者相關人員所展開的一系列的協調工作。

第四，對內部組織的監督核查。為了能夠保障單位發展目標的最終落實以及確保內部人員或者部門工作效能最終得以保障，就意味著在事業單位在行政工作的開展過程中，能夠做到對人員或者相關部門的充分監督和核查，借助于這種形式，才能夠確保人員或者部門工作的積極性。

從微觀上，高職院校的行政管理包括以下方面：

第一，是學校常規的校務管理，主要是學校相關部門的基本工作與職責，如人事管理、財務管理、后勤管理、保衛管理等，主要是維持高職院校在具體運轉中的相關基本管理性事務工作，是維持高職院校正常運轉的重要管理工作。

第二，是高職院校賴以生存的學生事務管理，主要是面向學生的培養需求，針對常規的學生事務性工作進行管理，確保學生在校學習期間的相關正當需求得到滿足，維持學生事務性工作的穩定開展。

第三，是高職院校的教學事務管理，主要是面向教師的教學活動，確保學校教學工作的正常開展。同時，也需要面向教師的相關科研工作開展相應的行政管理，提升高職院校的科研水平。

高職院校在職業教育體系當中有著重要的地位，開展有效的行政管理對于高職院校的發展有著重要的作用。

（二）高職院校行政管理效能提升的重要性

所謂行政管理效能，指的是在行政管理的過程中，行政投入與行政活動產出之間的比率，體現的是行政管理的工作效率，是行政管理的過程、效果、效率與效益的綜合體現。在20世紀末以來，對于行政管理的相關研究與應用不斷深化，行政管理效能也相應得到了行政管理的關注。最早的行政管理效能主要是在企業層面，繼而延續到了政府機構與事業單位之中，而在教育管理領域開展行政管理，關注行政管理效能的提升，是在近年來才逐漸得到關注。

高職院校的行政管理效能，特指的是在高職院校的常規管理活動當中，其行政投入與行政產出之間的比值，涵蓋了基本常規管理、教務管理、學生管理等方面的行政投入與產出比，是高職院校教育產出的重要管理效果，是衡量高職院校在教學上、學生培養上、社會效益上的綜合體現。高職院校的行政管理效能與企事業單位的行政管理效能之間并沒有本質的差異，核心依然是通過行政管理工作，在組織發展的過程中，通過相應的管理活動，維持各個工作之間的協同開展。

不過從當前的現狀而言，目前，高職院校行政管理的價值已經得到了較為普遍的重視，但是也應該充分地認識到的是，行政管理工作是一項系統性以及科學化的過程中，而且，每一家高職院校單位都有自己的客觀情況，因此要想實現對高職院校行政管理效能充分發揮，就需要不斷加強對行政管理觀念的創新。但是，從當前的客觀情況來看，很多事高職院校行政管理觀念還存在著明顯的不足情況，可以概括為以下幾個方面：

第一，一些高職院校在行政管理過程中，存在著僵化地套用現成的行政管理體系的情況。當前，隨著管理學的日益成熟，各種管理理念也得以不斷涌現，正是在這一背景下，一些高職院校開始套用較為成熟的管理體系。這雖然對于一些高職院校的行政管理能力提升，但是也不可能避免出現了生搬硬套、水土不服等情況。特別是高職院校自身存在一定程度的特殊性，常規企事業單位的行政管理理論并不能夠完全地套用在高職院校之中。如果高職院校未能夠完全地適應自身的單位特殊性，簡單地開展行政管理的相關改進，便有可能造成高職院校行政管理不能夠流暢地開展，導致效能下降的問題。要想實現更為理想化的高職院校行政管理高效能，就應該做到更為簡練、更為精細化的管理措施。但是從客觀上來看，高職院校存在著其自身運行發展的特殊性，一方面，它需要和一般的單位一樣，積極地投身于教學事務之中，另一方面，它也需要為學生負責，同時也有著常規的日常管理工作。這就在一定增加了高職院校行政管理的復雜性，也正是因此，高職院校單位在展開行政管理工作的過程中，簡單地套用常規行政方法并不能夠有效地發揮出應有的高效能。

第二，一些高職院校單位在發展過程中，還存在因為專業化的行政管理人員匱乏的現象，所以在行政管理改革領域還出現了改革手段較為僵化的情況，甚至出現了行政管理工作開展力度不足，因循守舊的現象。在這種情況下，理想化的行政管理效能就難以實現。

第三，行政管理人員管理上存在不足，導致行政管理效能的下降。高職院校的行政管理有賴于不同崗位上的行政管理人員才能夠順利開展，確保常規工作、教務、學生事務的穩定。事實上，目前的高職院校行政管理只，相關崗位工作內容主要是呈現出“繁重”、“雜亂”、“責任歸屬紊亂”、“文書類工作要求多，時間緊、任務重”等具體的問題。學校行政管理工作的內容極為多元，不僅僅需要在日常的教務管理上面向教師與學生提供相應的教務服務工作，如課程的臨時調換課、學生的課程選課等，常規性的日常教務工作已經占據了教務管理人員大量的工作時間。也有著面向校內外其他部門，開展綜合性的管理工作等。如在教學事務的教務工作中，行政管理人員需要同時面向教師與學生，常規性的教務服務工作占據了行政管理人員大量的時間，特別是不少時候還會面臨著許多突發性行政工作需要處理，例如師生臨時性的教務服務需求，這種不在原有工作計劃內的行政工作卻是行政管理人員的本職工作，需要行政管理人員給予相應的處理。這種情況下，由于高職院校內部的對于行政管理人員的崗位分工與具體工作沒有形成完善的體系，在內容繁雜的行政事務工作中，相關人員需要同時承擔著不同模塊的工作，例如負責考務的教務管理人員往往同時也負責學生的選課、教師的調停課工作;負責整體教學計劃、教務組織、協調的教務管理人員還同時承擔著院系教師的非常規性服務工作;負責考務工作的管理人員往往也需要負責學生的學籍管理;部分教務管理人員自身還兼任了專任教師的工作，不僅僅需要開展常規的教務管理工作，還要進行日常課程的備課授課內容。負責學生事務工作的管理人員，同時還需要肩負其他的常規性行政管理工作。在這種交叉管理的工作之中，高職院校的行政管理效能也受到了影響。

三、高職院校行政管理效能提升策略

（一）根據自身特點采取針對性改革措施

為了提升高職院校的行政管理效能，一方面高職院校自身應當結合自身的客觀情況，對自身內部的行政管理發展需求，對在高職院校內部進行相應的行政管理改革。高職院校需要采取實事求是的態度，借此可以讓自己的改革更為適合自身的發展需求，從而讓全新行政管理制度能夠更好地契合社會的發展。高職院校的行政管理改革應該和自身常規管理、教學管理、學生管理的特點上進行掛鉤，根據不同的行政管理工作的特點，對現有的具體工作進行改進。高職院校的行政管理效能提升，需要從工具性手段上進行改革，而在改進自身行政管理流程與手段的基礎上，精簡工作流程，采用線上協同的工作模式，借助于數字化手段進行全面與深化的行政管理，使得行政管理的效果能夠得到有效的發展。

（二）完善人員配置的支持

在積極展開行政管理效能提升的改革過程中，還需要積極地引入行政管理領域的專業化人才。目前，很多高職院校雖然已經認識到了行政管理改革的必要性，但是在具體的改革實踐過程中，往往還存在著因為人才匱乏而無法實現靈活改革的情況，使得行政管理效能得不到有效提升。針對于這一客觀情況，高職院校單位在發展過程中，應該積極引入行政管理領域的專業化人才，通過對相關人才的引入，能夠在很大程度上強化高職院校的行政管理改革效率，由此為提升行政管理效能提供有效的人力支持，為行政管理效率的提升奠定更為堅實的基礎。

（三）開展行政管理工作的有效分工

在高職院校的行政管理效能提升之中，行政管理工作的有效分工是促進效能提升的重要保障。就目前的情況來看，高職院校的日常行政管理之中，依然存在著較為突出的分工繁雜的問題，這需要學校、二級學院、系部針對當前的行政管理與服務工作內容進行相應的崗位工作分化，細化不同的崗位工作內容，降低行政管理人員所同時負責的事務性工作。

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