疾控機構電子檔案系統(tǒng)設計及應用研究

卓美水

摘 要：隨著計算機信息技術的應用和發(fā)展，疾控機構檔案管理的信息化水平顯著提升。本文結合疾控機構職能，以及疾控機構電子檔案資料特點，從信息錄入、整理歸檔、檢索利用、統(tǒng)計打印和鑒定銷毀等五個方面提出了疾控機構電子檔案設計方案及功能應用，并提出了系統(tǒng)實現(xiàn)措施，在實踐中具有積極的推廣應用價值。

關鍵詞：疾控機構;電子檔案;設計;應用

概述

隨著計算機信息技術、互聯(lián)網、物聯(lián)網的普及與發(fā)展，疾控機構檔案管理早已突破了單一紙質形態(tài)存在[1 ]。利用電子設備生成、處理、傳輸、存儲的數(shù)字格式電子文件大量存在，由此產生大量疾控機構的電子檔案。伴隨著疾控工作信息化建設步伐的加快，將計算機信息技術應用于疾控機構檔案管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)疾控機構電子檔案規(guī)范化、科學化管理，實現(xiàn)疾控機構檔案資源信息共享，推動疾控機構信息化管理水平。本文結合疾控機構職能以及疾控機構電子檔案資料特點，探索設計疾控機構檔案管理系統(tǒng)。

疾控機構電子檔案管理系統(tǒng)以文件全生命周期、文件連續(xù)體等相關理論為基礎，基于電子信息技術、互聯(lián)網技術應用，實現(xiàn)疾控機構電子文件收集、保管、利用為一體的電子檔案數(shù)據(jù)資料在線管理[2 ]。疾控機構電子文件檔案包括：疾控業(yè)務檔案（疾病預防與控制檔案、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急處置檔案、疫情檔案、健康危害因素監(jiān)測與干預檔案、實驗室檢測檢驗與評價檔案、健康教育與健康促進檔案）、人事檔案、財務檔案、文書檔案、科研檔案等。綜合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《文件管理國家標準》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》等相關規(guī)定，以及疾控機構檔案管理的實際特征，疾控機構電子檔案管理系統(tǒng)設計功能需求如下：

1 信息錄入

1.1 功能需求

疾控機構電子檔案管理系統(tǒng)首先要具備信息錄入、轉化功能[3 ]。檔案管理系統(tǒng)中的信息錄入涵蓋電子文件、圖像文件、視音頻文件、數(shù)據(jù)庫文件等不同類型檔案資料錄入。此外，疾控辦公自動化OA系統(tǒng)中應設計相應的檔案存儲功能，并與該系統(tǒng)聯(lián)接，實現(xiàn)批量電子檔案實時存儲。

1.2 模塊設計

疾控機構各類電子文件形成人員通過身份認證系統(tǒng)，將電子文件（含修改）原件、數(shù)據(jù)資料等批量掛接于相應的歸檔數(shù)據(jù)庫，電子文件形成人員根據(jù)賦予的權限，查詢電子文件，并對需要編輯修改的電子文件進行編輯修改，最終輸入到電子檔案數(shù)據(jù)庫。

1.3 應用介紹

信息錄入模塊將疾控業(yè)務、人事、辦公室等各部門形成的電子文件檔案數(shù)據(jù)資料進行批量錄入、上傳、修改、編輯和存儲，將疾控機構產生的批量電子檔案原件與接收的未歸檔數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)掛接，并將產生的各類電子文件及時存入到檔案專題數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)疾控機構各類型檔案錄入。

2 整理歸檔

2.1 功能需求

疾控機構電子檔案管理系統(tǒng)中的整理歸檔功能是基礎和關鍵。根據(jù)疾控機構業(yè)務特點、機構職能，以及國家關于檔案分類標準和疾控領域的具體管理標準，從疾控機構電子檔案來源部門、載體形式、保管期限等方面確定疾控機構電子檔案的立卷方案，并利用計算機輔助功能或人工方式完成疾控電子檔案的編目、歸檔。

2.2 模塊設計

疾控機構檔案管理人員通過身份認證系統(tǒng)認證，系統(tǒng)會自動列出已經錄入、待整理歸檔的電子文件，經過系統(tǒng)鑒別是否符合歸檔要求。不符合要求的，系統(tǒng)自動退回疾控機構電子文件形成人員;符合歸檔要求的，再根據(jù)其是否帶編目文件進行相關處理，最后通過系統(tǒng)操作納入歸檔檔案數(shù)據(jù)庫。

2.3 應用介紹

疾控機構電子檔案管理系統(tǒng)中的整理歸檔模塊是整個系統(tǒng)的核心，根據(jù)預先模塊功能設計，對符合歸檔要求的電子文件，按照標準和規(guī)范進行整理，并歸入到相應的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對疾控電子檔案的自動分類、存儲及管理。

3 檢索利用

3.1 功能需求

疾控機構電子檔案系統(tǒng)應支持檔案查詢者根據(jù)相關規(guī)定，在極短的時間里準確檢索、高效查詢到所需檔案。此外，還要支持跨區(qū)域異地檢索的需要[4 ]。

3.2 模塊設計

首先平臺需要設計查詢者身份認證模塊，通過身份認證后，還設計有自定義查詢方式檢索模塊，以及顯示檢索結果模塊[5 ]。根據(jù)系統(tǒng)模塊識別查詢者身份權限，決定瀏覽、下載、打印等權限。

3.3 應用介紹

系統(tǒng)根據(jù)訪問者的權限設計相應的查詢結果，未賦予權限者檢索結果將不會顯示。根據(jù)疾控機構職能，該系統(tǒng)設計出疾控機構電子業(yè)務檔案、人事檔案、財務檔案、文書檔案、科研檔案等幾大類，另外，還可根據(jù)文件名、編號、主題詞等賦予相應的查詢條件，通過身份認證的，即可通過該系統(tǒng)功能實現(xiàn)自動查詢檢索瀏覽利用。

4 統(tǒng)計打印

4.1 功能需求

為加強對疾控機構電子檔案的有效監(jiān)督、管理，該電子檔案管理系統(tǒng)需要具有相應的統(tǒng)計打印功能[6 ]。具體來說，需要統(tǒng)計收集、整理、歸檔、檢索、利用、鑒定、銷毀、打印等不同環(huán)節(jié)檔案統(tǒng)計情況。需要系統(tǒng)賦予檔案管理者隨機或固定的獲取統(tǒng)計報表，隨時掌握系統(tǒng)中管理的電子檔案情況的權限。

4.2 模塊設計

需要設置身份認證，使系統(tǒng)識別出是否為疾控機構專職檔案管理員，設置固定統(tǒng)計/自定義統(tǒng)計兩種模式供選擇，再設置需要統(tǒng)計的檔案類型，最后設計自動生成統(tǒng)計表/圖，以及打印功能模塊。

4.3 應用介紹

統(tǒng)計打印模塊根據(jù)疾控機構電子檔案管理實際，為專職檔案管理者設置了固定統(tǒng)計模式、自定義統(tǒng)計模式兩種。在固定模式中，檔案管理者只要輕點系統(tǒng)中“統(tǒng)計”按鈕，即可獲得機構電子檔案統(tǒng)計表、年/季/月報表等;在自定義模式中，檔案管理者通過手動輸入起止時間，獲取其特定時間段系統(tǒng)中電子檔案總數(shù)、均值、同比增減情況，并以圖形、圖表等形式標注。