基層黨校提升檔案管理水平的關鍵環節

周玉華

摘 要：本文重點分析了基層黨校檔案管理工作的現狀，以及檔案收集、整理、保管和利用等幾個環節存在的問題。提出了提升檔案管理水平的對策，論述了抓好檔案的收集、整理、保管和開發利用等工作環節的方法。

關鍵詞：黨校;檔案;管理;水平;環節

檔案工作是黨校工作的重要組成部分。黨校檔案是黨校教學、科研等工作實踐的真實記錄，是黨校實行科學管理、提高教學質量、培養領導干部和優秀中青年干部的必要條件和依據。提升基層黨校檔案管理水平，是目前基層黨校檔案管理工作的重要任務。

1 基層黨校檔案管理工作的現狀

1.1 檔案工作沒有納入黨校規劃

首先，很多基層黨校沒有建立健全檔案工作管理體系和管理規范，沒能建立起符合信息化需要的檔案管理模式。其次，沒有將檔案管理工作納入黨校發展規劃和領導年度工作目標責任制，沒有納入有關部門和有關人員崗位責任制，檔案工作沒有駛入規范化管理的軌道。

1.2 檔案及歸檔材料收集不全

檔案人員不能主動深入各教研處室收集檔案，每年都是坐在檔案室被動接收移交來的檔案。每年接收的基本都是文書檔案和會計檔案，聲像檔案、教學檔案、學生檔案等都是沒有規律接收的。已經接收的檔案，存在歸檔材料嚴重不全的問題。

1.3 檔案信息化管理水平較低

一些基層黨校還是采用傳統的檔案管理工作模式，檔案的整理和提供利用都是手工操作，檔案信息化程度遠遠滯后于辦公自動化的整體水平。使用的檔案管理軟件沒有遵循國內統一標準，功能單一、標準化水平低、數據不齊全，大多數檔案數據共享性較差。

1.4 檔案安全保管存在安全隱患

一些基層黨校檔案安全風險防范意識較弱，存在著重技防、物防，輕人防的情況。在檔案實體歸檔、保管和計算機網絡利用方面的安全隱患很多，檔案沒有實行集中統一管理，檔案庫房簡陋，達不到檔案保管“八防”的要求。檔案信息與網絡安全的防護能力很弱，許多檔案應用系統處于不設防狀態，具有極大的風險性和危險性。

1.5 檔案開發利用手段落后

多數基層黨校檔案查詢以手工為主，手段單一，應用計算機管理檔案的單位，只有文書檔案實現了計算機目錄，檢索需求者想要查檔案信息必須親自到檔案部門進行查找。多數基層黨校沒有開展檔案編研開發工作，檔案開發利用效率較低，不能最大限度滿足行政管理和教學管理的需求。

2 提高基層黨校檔案管理水平的幾個關鍵環節

2.1 檔案管理體系的建立

檔案工作應納入黨校發展規劃，納入管理制度體系，在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。健全檔案工作責任制，明確主管領導及直接負責的相關領導。建立檔案管理機構網絡，形成以檔案室為中心，各部門共同參與的管理網絡。逐步建立健全統一領導，分類建檔，逐級負責，條塊結合的檔案管理體制。黨校各部門必須有1名負責人分管本部門的檔案工作，并配備兼職檔案員，具體承辦本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。黨校檔案室負責收集、整理、保管和提供利用黨校及各單位、各部門形成的檔案。

2.2 檔案收集工作環節

2.2.1制定歸檔范圍和保管期限表。檔案人員要制定各類檔案《歸檔案范圍和保管期限表》、檔案移交辦法。做好各類檔案收集工作，專職檔案員不能被動等待，而應主動前往各教研處室，做有心人，注意黨校每個階段各職能處室開展活動情況，抓好各項活動過程中形成的文件材料收集歸檔。

2.2.2 注重校內外重點材料的收集歸檔。校內外重點材料包括：黨校領導及著名教師在校外公務活動中形成的有重要價值的文件材料;基建工程竣工向綜合檔案室移交后，在改建、維修中所產生的基建材料;科技成果申報獲獎及推廣應用階段形成的科研材料。這些材料要及時移交，保證黨校有特色、有意義、有利用價值的重點材料得以保存。

2.2.3 嚴格執行各類檔案歸檔時間。文書類、出版物類和外事類檔案應在次年6月底前歸檔;教學檔案中的綜合管理文件材料應在次年6月底前歸檔;其他各類材料完成一個培養周期當年寒假前一次性歸檔;科研、基建類檔案應在項目完成后2個月內歸檔，周期長的科研或基建項目可分階段歸檔;設備類檔案應在2個月內將隨機全套技術資料整理歸檔;會計檔案可在會計年度終了后暫由財務部門保管1年，期滿后的次年6月底前歸檔;聲像檔案的綜合管理材料應在次年6月底前歸檔。

2.3 檔案整理工作環節

2.3.1 制定檔案整理工作方案。在檔案整理方案確定中，有兩個工作是非常重要的，一是檔案整理的原則的確定。因為在檔案整理過程中會有很多突發的問題暴露出來，所以，在整理方案確定過程中，制定對一些相同問題的處理原則是必要的，避免在后期針對有些問題重復、反復溝通，導致方案被拆解。二是重要的檔案整理細節的預測和判定。檔案整理小組可以根據以往經驗，對于一些在檔案整理過程中的細節做事先的規劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實際過程中，整理人員才有明確的整理依據，從而使檔案整理方案自始至終統一標準。

2.3.2 明確各職能科室工作職責。檔案案卷整理工作主要由形成檔案的各處室完成，檔案整理流程主要有：分類、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫頁號、蓋歸檔章、編寫件號、編制目錄、裝盒，整理完畢后向黨校綜合檔案室移交。綜合檔案室負責對接收的檔案進行分類、整理、編號、排架。檔案實體按檔號順序排架，檔案分類、編號、排架一經確定，不可隨意變動。檔案室除接收各教研室移交的檔案外，還要負責對征集、代管、捐贈等方式獲得的檔案及資料進行整理。

2.3.3 編制各類檔案檢索工具。檔案室負責建立黨校檔案的檢索體系，編制配套的檢索工具。檢索和參考工具包括：案卷目錄、檔案室指南、全宗介紹、分類目錄、資料目錄等。同時構建完善的電子檔案信息管理系統，方便查詢和利用檔案信息，擴大利用率，利用計算機網絡，真正實現檔案信息資源的高度共享。