機關事業單位檔案管理信息化建設的策略探究

陳浩

摘 要：檔案管理是一項煩瑣而復雜的工作，機關事業單位作為重要的組織管理機構，其檔案管理的重要性不言而喻。現階段，信息化技術已成為各領域發展的重要助推工具，檔案管理工作也不例外，對機關事業單位檔案進行科學化管理，更是有助于現代信息化建設的穩步前行。本文立足機關事業單位檔案信息化建設實際情況，探索性提出機關事業單位檔案信息化建設策略，以期為機關事業單位檔案管理工作的長期發展增添助益。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;信息化建設

網絡技術的出現和應用，打破了時間和空間對信息獲取、保存、應用的阻礙，使管理工作變得更加嚴謹、高效，網絡技術的更新換代引發了信息化發展的浪潮。機關事業單位的檔案是記錄、收集單位各項組織活動信息的重要載體，既是單位歷史和發展的“活化石”，更是寶貴的無形資產。通過推進機關事業單位檔案管理信息化建設，提高檔案管理和利用的現代化水平，是機關事業單位檔案事業發展的必經之路。

一、機關事業單位檔案信息化建設概述

作為重要的社會信息資源，檔案在機關事業單位履職服務中發揮著重要作用。《全國檔案事業發展“十五”計劃》提出：要加快我國檔案信息化建設的步伐，接受電子檔案進館，加快現有檔案的數字化進程 。從20世紀80年代至今，我國的檔案信息化腳步還在繼續，全面做好檔案信息化建設將是目前乃至今后一段時間檔案現代化進程中的重點工作。

作為機關事業單位的基礎性工作，檔案管理將管理、服務與政治融為一體，在社會職能的發揮中起到了重要的促進作用。檔案信息化建設是一項持續性的工作，當前，各級行政事業單位著手檔案信息管理建設的階段性目標是管理系統化、信息收集整理智能化和應用專業化。機關事業單位應當開發并應用符合本單位需求的信息系統，重視對于信息化建設的跟蹤和效果檢驗，最終實現檔案的全面信息化。

二、行政事業單位檔案信息化的意義及作用

信息化建設具有創新性、滲透性、帶動性、增值性等多重特點，隨著機關事業單位檔案管理工作的任務不斷加重，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當前職能發揮的需要。利用現代化信息技術，推動檔案信息化建設更快更好發展，是新時期機關事業單位檔案工作的重中之重，對機關事業單位社會服務職能的發揮具有重要作用。

1.有效彌補管理漏洞，提高檔案質量

傳統依靠人工進行信息采集、整理、加工、存儲的檔案管理模式，受人員業務專業度不同、個人對檔案信息審查的理解程度不同等因素影響，在實施的過程中存在一定的差別，如歸檔立卷、分類不準確。機關事業單位檔案具有材料分散、內容全面、管理主體穩定、立卷方式具有強制性、管理事項機密性強等諸多特點。依靠傳統的檔案管理方式對機關事業單位檔案進行管理，容易出現手動操作失誤，造成檔案信息不準確，影響其應用。通過開展檔案信息化建設，借助計算機程序進行檔案管理，能有效避免人為損害或惡意篡改，確保原始檔案的完整度和真實性，同時提升管理質量。此外，將計算機作為信息資源整理、傳播的載體，能夠減少人員使用，從而降低了手動操作錯誤發生的概率。

2.轉變載體應用手段，提高管理效率

現階段各級機關事業單位存儲的檔案多以紙質為載體，紙質文件的保存對環境、濕度、溫度都有較高要求，一旦存儲環境發生改變，就會出現發霉、變質、損毀的情況，導致檔案信息缺失。借助信息化技術，信息資料將由紙質形式轉化為數字化檔案，僅需計算機存儲器便可長期儲存，不再受環境條件制約，更加不用擔心紙張損壞問題和空間不足問題。此外，機關事業單位在進行紙質檔案管理時流程煩瑣，查找不便，常常耗費大量人力、物力。通過檔案的信息化建設，所有內外部的使用者都可以借助平臺系統快速完成查找、借閱，不需要再拘泥于工作時間，使查詢效率和查詢準確度大幅提升，加速檔案信息的流通速度，有效提高檔案管理效率。

3.變革檔案管理方式，提升管理活力

一方面，全面推進檔案信息化管理，可以將檔案管理隊伍的工作重點從檔案的基礎管理轉變為檔案的應用服務，提高機關事業單位的公益服務職能，促進群眾滿意度的提升。另一方面，智能化平臺的使用，有助于更好滿足群眾需要，提高對外服務效率，樹立服務于民的政府形象，為機構職能作用發揮奠定更好的基礎，激發管理活力。

4.避免資源浪費，促進可持續發展

在傳統的檔案儲存紙質化模式下，檔案管理工作人員常常會為存儲空間不足、儲存環境不達標，檔案用紙年久變質等問題發愁。通過開展檔案信息化建設，紙質檔案逐漸被數字信息化檔案替代，不僅節約了檔案存儲空間，釋放更多的可利用辦公場所，還減少了檔案存儲過程中所需要的紙張、印刷設備以及裝訂設備的投入，與當前提倡的綠色環保理念不謀而合，切實響應了可持續發展的管理理念。

三、現階段機關事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題

機關事業單位大多存在檔案管理方式陳舊、檔案管理載體陳舊、檔案管理技術陳舊、檔案管理人員業務滯后等問題。隨著《機關檔案管理規定》的發布，國家對于機關檔案信息化建設的工作內容和建設思路給出了明確的指導意見，機關事業單位檔案管理信息化也陸續進入了實質性建設階段，并取得了一定的成績。在肯定成績的同時，還要清醒地認識到，機關事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題，只有深入分析這些問題，才能更好探究檔案信息化建設的實施策略，實現檔案現代化的目標。

1.理念普及度不高，認知程度不足

現階段，部分機關事業單位的管理人員還沒能擺脫傳統管理思想的束縛，沒有意識到檔案管理信息化建設的重要性，仍想繼續沿用落后的紙質化管理辦法，沒有從根本上接受信息化建設工作。主要體現在三個方面：一是對于信息化建設的資金和人員投入不足，影響了信息化建設的總體進程;二是建設推進浮于形式，沒有建立自上而下的責任機制;三是規劃及制度完善，缺少推動信息化建設的指導性、指引性文件，工作不系統、不具體、不規范。