教育檔案管理存在的問題及解決措施

【摘要】近年來，隨著我國科學技術的不斷發展，電子信息化技術也逐漸深入于各行各業的發展之中，在新時代發展進程中，電子檔案逐漸成為了用來收集數據、保存數據的新型產物。電子檔案具有的最大優勢便是易存儲、易管理、易操作，因此，若能將電子檔案運用于學校的檔案管理工作中，可以最大程度地加強學校對校內學生的信息管理。但是從目前各學校對電子檔案的使用情況來看，由于學校對電子檔案進行信息管理的重視度不夠導致目前在教育行業的檔案管理工作中存在很多問題。因此，本文主要對于教育檔案管理存在的問題及解決措施進行了深入分析。

【關鍵詞】電子檔案;檔案管理;管理措施

引言：近年來，教育檔案逐漸成為我國教育行業中必不可少的重要組成部分，因為教育檔案的有效應用不僅可以為學校系統性、完整性的記錄學校學生的各種教育信息，同時還可以對每位學生的在校情況進行詳細記錄。再加上，近年來我國電子信息技術的不斷發展，也逐漸滲透到了各個領域中，這對于檔案管理而言無疑是一項新的機遇。

一、目前教育檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的教育檔案管理系統

在新時代的發展進程中，計算機技術得到了空前的發展，在此背景下，也誕生了各式各樣的系統為人們的生活和工作提供了極大的便利，只要用戶有需求，便可以根據用戶的需求很快地推出相應的系統并能夠切實運用于實際中，但是在系統實際運用過程中，又會立馬出現更完美的系統將其替代，這就意味著系統需要在使用的過程中不斷地更新。在這種情況之下，非常不利于教育檔案的使用，教育檔案具有一定的連續性，若系統頻繁地需要更新或替換，極易造成數據丟失的情況出現。

2.信息采集與信息錄入人員缺乏相應的職業素質

在教育檔案管理工作中，對檔案進行采集及錄入是教育檔案管理的前提。而檔案采集工作的系統性及技術性又比較強，所以對于相關工作人員的工作要求比較高。而根據目前的檔案采集人員具體情況來看，由于檔案采集人員的職業素養高低不同，所以在信息采集及錄入質量方面也有著很大區別。比如在部分高校檔案管理工作中，學校并未專門針對檔案采集與錄入設立相應的部門，學校在登記學生個人信息時只是將錄入信息的任務全權交給學生自己進行登記記錄，但是由于學生對該方面技術并不是很了解，導致容易出現學生在信息錄入時信息不全或者輸入錯誤等情況。而即使有部分學校有專門的人員負責信息錄入，但是由于對檔案系統的功能及操作并不完全了解，導致相關工作人員對檔案系統的功能運用只能做到基本運用，無法完全將計算機運用檔案管理中。

二、教育檔案管理相關實施措施

1.規范教育檔案管理

在信息化技術的不斷發展之下，教育檔案在逐漸向數字化方向慢慢普及，因此，這便需要電子檔案管理實現規范化。在檔案開發工作中，要嚴格以檔案管理的特點和要求為出發點，如此才能設計出一個實用性強，而且又易操作的教育檔案管理系統。因為在教育檔案管理過程中，雖然對于成人而言設立教育檔案只是對過去接受教育的整個過程進行統計，但是對于學生而言，教育檔案是當下正在發生的事情，記錄著學生在學校接受教育的所有過程，因此，教育檔案必須進行規范化和系統化的管理，只有這樣才能真正做到教育檔案的無縫轉接，同時還能夠大幅度降低日后教育檔案整理與更新的難度。其實早在上世紀80年代，國務院便在《中華人民共和國管理條例》中明確指出企業項目實現進行系統化和標準性的重要意義，因此，要想使檔案管理真正做到規范化和系統化，便應當對教育檔案管理的基礎工作多加重視，加強對文件的管理力度，不斷完善、更新教育檔案管理模板，嚴格拒絕出現低質量的檔案文件。

2.建設教育檔案管理部門，提升檔案管理人員職業素養

在教育檔案管理工作的實施過程中，各學校應當加強對教育檔案管理的重視度，在校內建立專門的檔案管理部門，并聘請專業的檔案管理人員負責教育檔案管理工作，該部門的設立主要為了專門負責對學校內所有學生的教育檔案進行收集、錄入和管理，同時，為了使部門工作開展得更加有序，還需要專門制定完善的教育檔案管理制度，并需要部門負責人對其進行嚴格監督和檢查。另外，由于在教育檔案中所錄入的大多數都是與學生相關的個人信息，難免會牽扯到學生的隱私，因此，學校在對學生檔案進行保存時，一定要做好保密工作。通常情況下，學生的個人檔案如無特殊需要不可以隨意供人閱覽和外借，若真有需要調出學生檔案閱覽，必須先到相關部門開具說明書才有資格查閱學生檔案，但是仍然不可帶出檔案室，只能在檔案室內進行查閱。此外，學校也應當對教育檔案管理做好隊伍建設，全面提高檔案管理人員的綜合素質，無論是檔案管理中的采集工作還是檔案錄入及保存工作，都應當嚴格遵守保密、嚴謹的態度，要確保每一位檔案管理人員都能夠做到嚴守崗位、各司其職，做好自己的分內工作，對于各類檔案要做好詳細分類，即使已經離開學校的學生檔案也應當保留好。另外，隨著我國信息化的高效發展，在對學生信息進行檔案管理的過程中也逐漸向著數字化方向邁進，有很多學校已經逐漸采用線上信息采集的方式對學生的個人信息進行采集。因此，這便需要相關檔案管理工作人員擁有一定的計算機基礎，需要熟知如何通過教育檔案將所有學生信息進行統一整理，而不是僅僅將自己的工作能力局限于簡單的信息錄入與保存方面。

結束語：

對于我國而言，早已逐漸進入了一個全新的時代，在這個時代中電子信息技術與計算機技術也得到了空前的發展，包括教育檔案管理也越來越趨于數字化。而且，根據上文所述，教育檔案對于我國教育事業的可持續發展發揮著非常重要的作用。因此，需要教育部門對教育檔案管理工作加強重視，做好對教育檔案的管理工作，并需要對于學校內負責教育檔案管理的工作人員的職業素養進行不斷完善，對于傳統紙質檔案向電子檔案的轉換過程做好銜接，嚴禁發生檔案遺失或者檔案轉存錯誤的情況，只有這樣，才能確保教育檔案真正實現信息化管理，從而對我國教育事業的可持續發展起到積極作用。

參考文獻：

[1]王敬.學校檔案管理工作探索[J].黑龍江檔案，2021（03）：102-103.

[2]任杰.教育系統檔案管理存在的問題與對策探究[J].黑龍江檔案，2021（02）：92-93.

作者簡介：金鑫，1990年9月，性別：女，民族：漢，籍貫：陜西.榆林，單位：榆林市水務集團有限責任公司。職稱：初級，學歷：本科，研究方向：檔案。