教育檔案管理存在的問題及解決措施

【摘要】近年來，隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息化技術(shù)也逐漸深入于各行各業(yè)的發(fā)展之中，在新時代發(fā)展進程中，電子檔案逐漸成為了用來收集數(shù)據(jù)、保存數(shù)據(jù)的新型產(chǎn)物。電子檔案具有的最大優(yōu)勢便是易存儲、易管理、易操作，因此，若能將電子檔案運用于學(xué)校的檔案管理工作中，可以最大程度地加強學(xué)校對校內(nèi)學(xué)生的信息管理。但是從目前各學(xué)校對電子檔案的使用情況來看，由于學(xué)校對電子檔案進行信息管理的重視度不夠?qū)е履壳霸诮逃袠I(yè)的檔案管理工作中存在很多問題。因此，本文主要對于教育檔案管理存在的問題及解決措施進行了深入分析。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案管理;管理措施

引言：近年來，教育檔案逐漸成為我國教育行業(yè)中必不可少的重要組成部分，因為教育檔案的有效應(yīng)用不僅可以為學(xué)校系統(tǒng)性、完整性的記錄學(xué)校學(xué)生的各種教育信息，同時還可以對每位學(xué)生的在校情況進行詳細記錄。再加上，近年來我國電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也逐漸滲透到了各個領(lǐng)域中，這對于檔案管理而言無疑是一項新的機遇。

一、目前教育檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的教育檔案管理系統(tǒng)

在新時代的發(fā)展進程中，計算機技術(shù)得到了空前的發(fā)展，在此背景下，也誕生了各式各樣的系統(tǒng)為人們的生活和工作提供了極大的便利，只要用戶有需求，便可以根據(jù)用戶的需求很快地推出相應(yīng)的系統(tǒng)并能夠切實運用于實際中，但是在系統(tǒng)實際運用過程中，又會立馬出現(xiàn)更完美的系統(tǒng)將其替代，這就意味著系統(tǒng)需要在使用的過程中不斷地更新。在這種情況之下，非常不利于教育檔案的使用，教育檔案具有一定的連續(xù)性，若系統(tǒng)頻繁地需要更新或替換，極易造成數(shù)據(jù)丟失的情況出現(xiàn)。

2.信息采集與信息錄入人員缺乏相應(yīng)的職業(yè)素質(zhì)

在教育檔案管理工作中，對檔案進行采集及錄入是教育檔案管理的前提。而檔案采集工作的系統(tǒng)性及技術(shù)性又比較強，所以對于相關(guān)工作人員的工作要求比較高。而根據(jù)目前的檔案采集人員具體情況來看，由于檔案采集人員的職業(yè)素養(yǎng)高低不同，所以在信息采集及錄入質(zhì)量方面也有著很大區(qū)別。比如在部分高校檔案管理工作中，學(xué)校并未專門針對檔案采集與錄入設(shè)立相應(yīng)的部門，學(xué)校在登記學(xué)生個人信息時只是將錄入信息的任務(wù)全權(quán)交給學(xué)生自己進行登記記錄，但是由于學(xué)生對該方面技術(shù)并不是很了解，導(dǎo)致容易出現(xiàn)學(xué)生在信息錄入時信息不全或者輸入錯誤等情況。而即使有部分學(xué)校有專門的人員負責(zé)信息錄入，但是由于對檔案系統(tǒng)的功能及操作并不完全了解，導(dǎo)致相關(guān)工作人員對檔案系統(tǒng)的功能運用只能做到基本運用，無法完全將計算機運用檔案管理中。

二、教育檔案管理相關(guān)實施措施

1.規(guī)范教育檔案管理

在信息化技術(shù)的不斷發(fā)展之下，教育檔案在逐漸向數(shù)字化方向慢慢普及，因此，這便需要電子檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化。在檔案開發(fā)工作中，要嚴格以檔案管理的特點和要求為出發(fā)點，如此才能設(shè)計出一個實用性強，而且又易操作的教育檔案管理系統(tǒng)。因為在教育檔案管理過程中，雖然對于成人而言設(shè)立教育檔案只是對過去接受教育的整個過程進行統(tǒng)計，但是對于學(xué)生而言，教育檔案是當下正在發(fā)生的事情，記錄著學(xué)生在學(xué)校接受教育的所有過程，因此，教育檔案必須進行規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理，只有這樣才能真正做到教育檔案的無縫轉(zhuǎn)接，同時還能夠大幅度降低日后教育檔案整理與更新的難度。其實早在上世紀80年代，國務(wù)院便在《中華人民共和國管理條例》中明確指出企業(yè)項目實現(xiàn)進行系統(tǒng)化和標準性的重要意義，因此，要想使檔案管理真正做到規(guī)范化和系統(tǒng)化，便應(yīng)當對教育檔案管理的基礎(chǔ)工作多加重視，加強對文件的管理力度，不斷完善、更新教育檔案管理模板，嚴格拒絕出現(xiàn)低質(zhì)量的檔案文件。

2.建設(shè)教育檔案管理部門，提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

在教育檔案管理工作的實施過程中，各學(xué)校應(yīng)當加強對教育檔案管理的重視度，在校內(nèi)建立專門的檔案管理部門，并聘請專業(yè)的檔案管理人員負責(zé)教育檔案管理工作，該部門的設(shè)立主要為了專門負責(zé)對學(xué)校內(nèi)所有學(xué)生的教育檔案進行收集、錄入和管理，同時，為了使部門工作開展得更加有序，還需要專門制定完善的教育檔案管理制度，并需要部門負責(zé)人對其進行嚴格監(jiān)督和檢查。另外，由于在教育檔案中所錄入的大多數(shù)都是與學(xué)生相關(guān)的個人信息，難免會牽扯到學(xué)生的隱私，因此，學(xué)校在對學(xué)生檔案進行保存時，一定要做好保密工作。通常情況下，學(xué)生的個人檔案如無特殊需要不可以隨意供人閱覽和外借，若真有需要調(diào)出學(xué)生檔案閱覽，必須先到相關(guān)部門開具說明書才有資格查閱學(xué)生檔案，但是仍然不可帶出檔案室，只能在檔案室內(nèi)進行查閱。此外，學(xué)校也應(yīng)當對教育檔案管理做好隊伍建設(shè)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，無論是檔案管理中的采集工作還是檔案錄入及保存工作，都應(yīng)當嚴格遵守保密、嚴謹?shù)膽B(tài)度，要確保每一位檔案管理人員都能夠做到嚴守崗位、各司其職，做好自己的分內(nèi)工作，對于各類檔案要做好詳細分類，即使已經(jīng)離開學(xué)校的學(xué)生檔案也應(yīng)當保留好。另外，隨著我國信息化的高效發(fā)展，在對學(xué)生信息進行檔案管理的過程中也逐漸向著數(shù)字化方向邁進，有很多學(xué)校已經(jīng)逐漸采用線上信息采集的方式對學(xué)生的個人信息進行采集。因此，這便需要相關(guān)檔案管理工作人員擁有一定的計算機基礎(chǔ)，需要熟知如何通過教育檔案將所有學(xué)生信息進行統(tǒng)一整理，而不是僅僅將自己的工作能力局限于簡單的信息錄入與保存方面。

結(jié)束語：

對于我國而言，早已逐漸進入了一個全新的時代，在這個時代中電子信息技術(shù)與計算機技術(shù)也得到了空前的發(fā)展，包括教育檔案管理也越來越趨于數(shù)字化。而且，根據(jù)上文所述，教育檔案對于我國教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮著非常重要的作用。因此，需要教育部門對教育檔案管理工作加強重視，做好對教育檔案的管理工作，并需要對于學(xué)校內(nèi)負責(zé)教育檔案管理的工作人員的職業(yè)素養(yǎng)進行不斷完善，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換過程做好銜接，嚴禁發(fā)生檔案遺失或者檔案轉(zhuǎn)存錯誤的情況，只有這樣，才能確保教育檔案真正實現(xiàn)信息化管理，從而對我國教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到積極作用。

參考文獻：

[1]王敬.學(xué)校檔案管理工作探索[J].黑龍江檔案，2021（03）：102-103.

[2]任杰.教育系統(tǒng)檔案管理存在的問題與對策探究[J].黑龍江檔案，2021（02）：92-93.

作者簡介：金鑫，1990年9月，性別：女，民族：漢，籍貫：陜西.榆林，單位：榆林市水務(wù)集團有限責(zé)任公司。職稱：初級，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案。