檔案管理現代化現狀與對策的相關研究

張偉

摘要：隨著計算機發(fā)展的越來越迅速和完善，使得計算機已成為我們生活和工作不可或缺的一部分，許多方面都需要通過計算機才能完成，其中檔案管理也不例外，如今檔案管理模式已經完全改變，以從傳統(tǒng)的紙質管理形式變成了現代化的計算機管理形式，可見計算機的地位越來越重要。檔案管理現代化是時代的發(fā)展需要，是科技進步的必然趨勢，是社會發(fā)展的必經之路，雖然檔案管理現代化的發(fā)展非常良好，但是其在發(fā)展過程中仍存在著許多的問題，需要及時解決，為此本文就對檔案管理現代化現狀與對策進行了深入的研究，希望給檔案管理帶來一些積極地作用。

關鍵詞：檔案管理現代化;現狀研究;對策研究

一、檔案管理現代化的必要性

通常檔案都具有很高的價值，例如學校檔案，其不僅包括學校的發(fā)展歷程，而且還包括學校的教學經驗以及管理歷程等等，是非常重要的，所以學校對檔案管理的要求都非常嚴格，要求必須與時俱進，運用先進的科技與技術，使檔案管理的效率及質量都顯著增強，讓檔案管理工作變得更便捷和可靠。如今檔案從傳統(tǒng)紙質形式變?yōu)殡娮有问剑粌H很大程度上節(jié)約了資源，而且還使檔案變得更加安全和可靠，同時也使查詢變得更加方便。由此可見，對檔案管理現代化發(fā)展是非常有必要的。

二、檔案管理現代化現狀

檔案管理現代化是經過人們不斷完善和研究才實現的，如今已有了很大的變化，這都是經過不斷研究和完善的結果。現階段我國檔案管理已有了新的發(fā)展水平，現代化已越來越強，獲得如此成果的主要原因有四個，分別為：1.我國通過不斷地努力和大量的研發(fā)終于將檔案管理工作趨于成熟，現代化水平極高，屬性也非常健全。2.檔案數據經過現代化處理已有了標準化的操作流程，如此標準化的流程使得檔案管理有了更大的進步。3.檔案管理現代化發(fā)展既在實踐方面獲得了良好的成就，又在理論方面有了很大的突破，所以其發(fā)展非常的快速和順利，而且未來發(fā)展會更加的快速。4.由專業(yè)人員帶動檔案管理現代化發(fā)展又好又快，人才是帶動社會發(fā)展的前提，正因為檔案管理領域有大量的專業(yè)人才，才使得檔案管理發(fā)展的十分迅速，有越來越多的年輕人加入到檔案管理現代化建設當中，進而使得檔案管理更加的專業(yè)。

三、檔案管理現代化發(fā)展中存在的問題

即使我國檔案管理現代化發(fā)展水平非常強，但仍然存在著一些問題，需要不斷地完善和改正。因為檔案管理現代化建設屬于一個新的方向，所以需要不斷的研究和完善，才能使其越來越成熟。現階段檔案管理存在主要問題有三個，分別為：人們對檔案管理現代化理解有誤、管理人員專業(yè)能力較低、缺少現代化管理準備工作以及現代化的發(fā)展進程與標準有偏差。

（一）人們對檔案管理現代化理解有誤

現階段大多數的人覺得檔案管理現代化建設必須有大量的儀器設備支撐，于是人們就覺得只要具有大量的儀器設備就等于有了良好的現代化管理水平，這是非常錯誤和片面的想法。如今許多地方都采用了現代化的儀器設備，但卻沒有給檔案管理帶來積極的效果，這主要就是因為人們沒有真正理解檔案管理現代化建設的意義，雖然儀器設備非常的重要，但是也需要人們不斷地努力才能使檔案管理變得更加現代化，所以人們必須不斷學習檔案管理知識，以真正掌握這些新的技術。

（二）管理人員專業(yè)能力較低

要想使檔案管理變得更加現代化，就必須由專業(yè)人員操作，只有專業(yè)水平較強，才能使這些先進的設備真正發(fā)揮出作用，但現階段專業(yè)人才較少，尤其是既懂得計算機技術，又會檔案管理編目的人才，能夠同時擁有這兩項技術的專業(yè)人才極其少，這便給檔案管理現代化的發(fā)展帶來了極大的抑制作用。

（三）缺少現代化管理準備工作

許多企業(yè)在應用先進設備以前，都沒有做好準備工作，覺得只要學好技術，就肯定能全面實現檔案管理現代化水平。但實際上，因為準備工作不夠，不僅不能很好的掌握檔案管理技術，而且檔案管理根本無法實現現代化建設，此過程屬于長期工作，必須認真探索，從頭學習，刻苦鉆研。

（四）現代化的發(fā)展進程與標準有偏差

即使我國正在全面開展檔案管理現代化建設，但此技術及設備還沒有全面覆蓋到所有地區(qū)，只有一些關鍵部門和地區(qū)才能得到充分的技術和設備，而許多單位需要一些過渡時間。此外，雖然一些關鍵部門和地區(qū)取得了先進的設備和技術，但因為設備型號及屬性的不同，很多地區(qū)都存在差異化，沒有統(tǒng)一的標準，這就使現代化的發(fā)展進程與標準具有很大的偏差。

四、檔案管理現代化問題的解決對策

（一）加大研究力度

現階段人們應將精力投放在研發(fā)中，以在短期內研究出更多先進的技術和設備，從而更好的推動檔案管理現代化發(fā)展。

（二）確保數據充足

在檔案管理當中，最為關鍵的部分就是數據，必須提前做好準備，以保證檔案管理能夠順利穩(wěn)定的開展。同時對于一些詳細的編目，必須認真仔細的進行。

（三）合理規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)

在實際當中，我們應該根據企業(yè)實際情況選取適當的檔案管理系統(tǒng)，既讓系統(tǒng)真正發(fā)揮出作用，方便操作，又要顯著提高檔案系統(tǒng)的兼容性，使其能夠全面實現數據共享與交換功能，只有這樣才能讓檔案管理達到現代化發(fā)展。

（四）培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才

檔案管理現代化建設屬于一個新的發(fā)展方向，所以必須有大量的專業(yè)人才才能使其更好更快的發(fā)展和壯大。對于老員工來說，必須定期對其進行培訓和教育，對于新的員工來說，必須加強計算機教育，以使新員工能夠更好的掌握管理技術，并充分掌握計算機技術，從而促使企業(yè)的檔案管理更加健全和完善。

五、總結

雖然目前我國檔案管理現代化發(fā)展有了很大的成效，但仍存在很多的問題需要立即解決，所以我們必須加大培訓的力度，并增強管理人員的專業(yè)能力，以促使檔案管理全面實現現代化。

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