電子檔案單套制管理實施模型

梁超梅 馬嘉悅

摘 ?要：“單套制”是文件管理發展的必然趨勢，文章從系統宏觀角度劃分出部門主體層、內在因素層和外在條件層三個層次結構，以部門主體層為核心，將影響電子檔案單套制實現的觀念、法律、政策、管理、技術等因素，對應到內在因素層和外在條件層，構建出電子檔案單套制管理的實施模型，以期推動電子檔案單套制管理實現。

關鍵詞：電子檔案;單套制;實施模型;內在因素層;外在條件層

Abstract： 'Single set system' is the inevitable trend of the development of document management. From the perspective of macro system， it can be divided into three levels： Department main body layer， internal factor layer and external condition layer. Taking the Department main body level as the core， the concept， law， policy， management， technology and other factors that affect the realization of single set system of electronic Archives are corresponding to the internal factor layer and external condition layer， so as to construct the single set system of electronic Archives The implementation model of management is expected to promote the realization of single set management of electronic Archives.

Keywords： Electronic archives; Single set system; Implementation model; Inner factor layer; Outer condition layer

近年來，學術界關于“單套制”概念的研究有很多，筆者仍沿用此前在《基于單軌制、單套制、雙軌制和雙套制概念辨析之文件管理模式探討》文章中的觀點，認為“單套制”是歸檔后以一種文件形式保存和利用，“雙套制”是歸檔后以兩種文件形式保存和利用，“單軌制”“雙軌制”分別指歸檔前以一種或兩種文件形式運行的模式。[1]

1 實施模型層次構建

電子檔案單套制管理是一項復雜的系統工程，需要多方部門聯同協作，各部門作為推動電子檔案單套制實現的主力軍，在單套制實現上發揮著重要作用，因此要以推動單套制實現的實施部門為核心，構建電子檔案單套制管理實施模型。同時，要立足于當前電子檔案單套制實現存在的問題，有針對性地構建模型。首先，讓各部門從內在思想認識上，意識到實現電子檔案單套制管理的迫切性與必然性，形成有利的內在因素，由內而外地讓各部門在行為層面發生變化。其次，確定好推進單套制實現主要部門的工作職責，形成有利的外部條件，實現各部門工作內在的有機統一，推進電子檔案單套制管理的實現。

因此，電子檔案單套制管理實施模型共分三個層次進行構建，即由主要實施部門構成的部門主體層，再以部門主體層為核心分出的內在因素層和外在條件層組成（內在因素層←部門主體層→外在條件層），如圖1。

2 部門主體層

電子檔案單套制實現需要多部門共同參與，何思源認為：“電子檔案單套制管理需要檔案部門、業務部門、法律部門、技術部門以及相關領導的密切配合和通力合作，才能達到一種理想的效果。”[2]桂美銳認為：“電子檔案單套制管理所涉及的主體主要有政府主體、業務主體、管理主體和技術主體四個方面。”[3]筆者基于上述觀點，選取對電子檔案單套制實現影響較大的部門，包括政府部門、文件運行部門、檔案管理部門和技術服務部門，構成實施模型的部門主體層，如圖2所示。政府部門擁有強勢權力，能夠發揮統籌作用;文件運行部門是電子文件運行的業務部門，生成電子檔案的前端部門，其電子文件的質量直接影響著電子檔案的質量;檔案管理部門是接收、保存、管理、利用電子檔案的部門，處于整個文檔流轉過程的末端環節;技術服務部門為電子檔案單套制實現提供技術支持，也是推動電子檔案單套制管理實現的重要部門。

3 內在因素層

內在因素層需要部門主體層思想觀念的轉變，從思想層面認識到實行電子檔案單套制管理的必然性，這是所有部門都要認清的文件管理發展趨勢。目前很多部門受陳舊思想和固有工作方式影響，對新的文件管理模式有抵觸，這是源于新模式對文件運行部門和檔案部門工作人員的業務能力提出了新要求，計算機操作技能和新興軟件的運用技能需要成為必備技能。此外，有些人過度關注電子檔案運行和管理的安全風險問題，考慮到風險因素是正確的，但不應將風險放大化，因一個問題而影響整個文件管理模式改革進程的推進。新事物需要新觀念，電子檔案單套制管理作為一種新的文件管理模式，部門主體層的觀念需要隨之轉變，為電子檔案單套制實現提供內部動力。

4.外在條件層

4.1 法律制定。單套制最初推行的困難是電子檔案的法律效力得不到承認，不能將其作為法律證據使用。目前雖已有多部法律法規承認了電子檔案的法律效力，如《中華人民共和國電子簽名法》中規定：“數據電文不得僅因為其是以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據使用。”《中華人民共和國民事訴訟法》第六十三條指明電子數據可作為第五種證據種類使用。《中華人民共和國刑事訴訟法》第五十條指明電子數據可作為第八種證據種類使用。《中華人民共和國行政訴訟法》第三十三條指明電子數據可作為第四種證據種類使用。三大訴訟法都承認電子數據的法律效力，而電子檔案作為電子數據的一種，其法律地位相應得到確認，但還“缺少一部高位階綜合性基本法，全面認定電子文件的法律證據力和行政有效性，用以引領指導各領域的立法立規，保障電子文件在應用和運行中暢通無阻”。因此，需要政府部門中的法律部門制定電子檔案相關法律法規，確保電子檔案的法律效力，發揮它的憑證價值。

4.2 政策規劃。國家具有很強的貫徹力和執行力，要想全面落實電子檔案單套制管理模式，就要將其上升到國家層面來進行統籌規劃。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提到：“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點。”該綱要就從國家層面指明了單套制管理的發展方向，但與美、英、澳、加等信息化程度較高的國家相比，實施效果不佳，是因為我國政策力度的強制性不夠，如美國在《政府文件管理指令》中對文件管理模式轉變的強硬態度，有效地推進了文件管理方式轉變。我國可借鑒國外成功經驗，更要立足于本國客觀實際情況，在政策規劃時做到統一性與循序漸進性相結合。統一性是指在全國范圍內統一電子檔案單套制管理思想，自上而下地推進該項工作。循序漸進性是指要逐步實現電子檔案單套制管理模式，因為我國不同地區數字化發展程度不同，在數字化資金、設備、人員和技術配備上存在差距，我們不能完全照搬國外方式，要把握好單套制實現速度與進度的平衡點。

4.3 管理協調。管理協調要實現部門主體層的有效溝通，采用全程管理的方式促進各部門間的有效合作。政府部門要為文件運行和檔案管理部門提供資金支持，加強數字化基礎設施建設，為電子檔案單套制管理提供物質保障。文件運行部門要注意捕獲文件運行過程中產生的元數據，做好計算機環境下文件流轉過程信息的收集工作，保證電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性。檔案管理部門要加強對文件運行部門的前端控制，從電子檔案生成的源頭做好收集指導工作，更要加強文件運行部門電子文件管理工作、電子檔案移交質量的考核工作，對文件運行部門起到一定約束作用。技術服務部門要規范好文件運行部門和檔案管理部門系統的數據標準和著錄規則，實現兩個系統間數據的對接，實現電子檔案的在線歸檔，真正做到文檔一體化。

4.4 技術支持。電子檔案相較于傳統紙質檔案，修改痕跡難以直觀辨別，存儲環境也存在黑客等危險因素威脅，如何在數字時代保障電子檔案內容的真實有效和存儲環境的安全穩定，是實行電子檔案單套制管理的最大擔憂。技術服務部門可通過應用加密技術、時間戳、區塊鏈等新興技術，保障電子檔案內容真實和存儲安全。另一方面，在信息技術飛速發展的今天，軟件處于持續更新狀態，保證電子檔案的長期可讀性也是技術服務部門需要解決的問題之一。《版式電子文件長期保存格式需求》對電子檔案的保存格式提出了11點要求，包括格式開放、不綁定硬件、文件自包含、格式自描述、顯示一致性、持續可解釋、穩健、可轉換、利于存儲、支持技術認證機制和易于利用，需要對電子檔案格式按照上述要求進行處理、封裝和遷移，使之滿足長期可讀的存儲要求。技術服務部門提供的技術支持要有效控制電子檔案單套制管理的風險因素，消除人們對電子檔案單套制管理安全風險的擔憂。

參考文獻：

[1]鮑志芳，馬嘉悅.基于單軌制、單套制、雙軌制和雙套制概念辨析之文件管理模式探討[J].檔案學通訊，2018（04）：30-34.

[2]管先海，李興利.電子檔案“單套制”管理[J].檔案管理，2018（03）：63-64.

[3]桂美銳.電子檔案“單套制”管理的多元主體協同機制[J].檔案管理，2019（01）：18-21.

（作者單位：北京體育大學檔案館 ?來稿日期：2021-08-20）