信息化時代企業檔案工作管理模式的改進

邵佩瑛 崔玉吉

摘 ?要：本文闡述了傳統檔案管理模式下，企業檔案工作存在的問題和弊端，嘗試提出了檔案管理模式改變的方向，讓新的管理模式能夠更好地融入企業信息化的浪潮中，為企業生產經營服務。

關鍵詞：信息化時代;企業檔案管理;檔案管理模式;檔案利用;信息化技術

Abstract： This paper expounds the problems and malpractices existing in enterprise Archives work under the traditional Archives management mode， and tries to put forward the direction to change the Archives management mode， so that the new management mode can better integrate into the tide of enterprise information and serve for enterprise production and management.

Keywords： Information age; Enterprise Archives management; Archives management mode; Archives utilization; ?Information technology

自2010年起，國家檔案局先后印發了《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》，要求各機關、企事業單位著力打造數字檔案館。近年來，越來越多的國家級數字檔案館（室）已經建成，2018年，國家檔案局就批復了9家“國家級數字檔案館”、4家“全國示范數字檔案館”。可以說，數字檔案工作已經開始大范圍地代替原來傳統檔案的工作。筆者認為，在信息化背景下，我們更需要探索的是企業檔案管理工作模式的完善和創新，讓企業檔案能夠更加高效、快速、完整地運用到企業的日常業務中，為企業經營生產助力。

1 企業檔案管理現狀與問題

1.1 檔案部門不再獨立，檔案監督工作逐漸弱化。企事業單位和其他組織的檔案機構，應統一管理本單位的檔案，負責建立健全本單位檔案工作的規章制度，指導本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，監督指導所屬機構的檔案工作。這樣的管理模式克服了檔案分散保存的弊端，并且有利于維護企業歷史和文化的完整與安全，便于企業各方面利用。[1]

基于統一管理的原則，很多企業的檔案部門都是獨立部門，但近年來隨著企業機制的不斷變化和市場化的需要，很多企業的部門開始朝著精簡以及合并的趨勢發展，檔案部門逐漸開始與其他部門合并，就筆者所在單位及系統內其他兄弟單位，絕大多數檔案部門都已經和其他部門合并了，很少能夠保留獨立的部門，部門獨立性的削弱，會對檔案管理體系帶來一定的影響，進而影響對企業檔案管理工作的監督和引導，從而導致部分檔案管理工作無法有效推行。

1.2 企業傳統的檔案管理工作未跟上企業數字化進程。企業檔案工作主要是收集、整理對企業有價值的文件材料，為企業未來的經營生產提供利用。傳統的檔案管理模式一般是定期依照檔案歸檔范圍向各預立卷部門提出移交要求，整理組卷后歸檔入庫。而從企業目前的發展方向和發展速度來看，這樣傳統的管理模式已經無法滿足當代企業發展的需求。

隨著信息技術的發展，企業越來越多的流程和工作都全程使用線上操作，不再也無需產生傳統紙質載體的文件，這與傳統的紙質載體的歸檔要求不一致。此外，由于系統平臺更新迅速，線上文件的版本更替非常快捷且方便，而檔案工作由于處于流程末端，時間點相對滯后，而檔案所需的是產品生產時使用的版本文件，而非最新文件，依靠檔案管理人員很難去辨別應該歸檔哪一版本的文件。[2]

就以筆者所在企業來說，作為制造型企業，產品生產時需要大量的圖紙和工藝，所以也會歸檔大量的圖紙和工藝，但是檔案要求收集整理的是某產品的某一狀態而非最新狀態，這就需要檔案人員與產品負責人一起，花費大量時間抽絲剝繭找出應該歸檔的版本。這也是傳統檔案管理工作模式未跟上企業數字化進程而造成的效率降低。

1.3 重實體輕信息，未發揮檔案最大作用。我國檔案事業從建國初期發展到現在，經過不斷的發展完善，現在各機關、企事業單位對于檔案從收集、整理、組卷、入庫到借閱利用已經有了一套完善的流程和標準。庫房內各門類檔案也按照“八防”要求集中統一管理，對于檔案實體的收集和保護是非常到位的。但是檔案的價值在于利用，只有用上這些檔案，這些保管才有價值。[3]

但是多年來“養在深閨”的傳統讓檔案員守著這些檔案，等著需要的人來借閱。但在實際情況中，特別是企業日常工作中，大多數的職工并不知道檔案庫房中有哪些檔案，不知道自己所需要的在不在檔案中，或者對于需要材料的描述不符合檔案錄入時的要素，從而導致可以被利用的檔案沒有被利用上。長此以往，檔案利用率無明顯增長，讓一些企業更加覺得檔案作用不大，不會大力支持檔案管理工作并投入更多的新技術、新設備，而產生惡性循環。

2 企業檔案管理模式的改進方向

2.1 強化檔案工作的監督檢查職能。信息化時代的到來，勢必意味著以傳統載體為主的檔案歸檔方式逐漸減少，更多的電子文件加入歸檔的行列。帶來的最大好處，就是把檔案人員從成堆的紙張中解放了出來。所以在減少了大量的基礎工作后，檔案人員應該加強其監督檢查職能。

在檔案工作中，有一個叫做“三納入、四參加、四同步”的詞匯，就是讓檔案工作與企業各項工作都能緊密結合起來，這也是檔案工作行使監督檢查工作的一種體現。而在新時代下，檔案工作的監督檢查職能必然與傳統的有不一樣的地方，不僅僅是要做到“納入、參加、同步”，更應該在文件生效之時，甚至是系統建設之前就要履行其監督檢查的職責。

傳統檔案工作的監督檢查一般在項目結束時，或者某階段結束時介入檢查檔案文件收集工作，從而很容易造成文件遺失，無法補救的情況出現，使得文件歸檔的完整性有所欠缺。在電子化歸檔的模式下，檔案工作應該提前至系統建設之前，在系統謀劃建設方案時，就應該主動加入其中，了解該系統的作用、產品的文件，鑒定哪些文件是需要歸檔的并對歸檔的電子文件的格式、元數據等提出要求，同時建議與檔案管理系統集成，使得系統建設完成之后，就能夠同步歸檔，保證了電子文件歸檔的及時、準確、有效完整。

2.2 充分利用信息化技術建立企業檔案管理工作。現在大多數大中型企業，特別是國有企業，都已經配備相應的檔案管理系統，但在檔案管理系統的運用上，還是主要停留在代替紙質檢索工具，同時辦理在線借閱手續上，并沒有有效發揮檔案管理系統的最大作用，無法完全適應新常態下的企業檔案管理需求。[4]

現在的大多數企業的檔案系統，都是獨立于企業信息化建設中，很少被充分考慮到信息化建設中，好一點的情況也就是某一系統與檔案管理系統實現集成，實現電子實時歸檔而已。而在未來的檔案管理中，筆者認為在系統設計時要充分考慮本企業檔案特點，保證檔案系統能夠為企業其他系統提供穩定、高效的檔案信息，實行信息的雙向流通，可以使企業方便地調取某一信息的歷史信息，用網絡信息技術實現檔案管理系統與企業經營決策系統協同互動，提升企業管理經營科學性與正確性，實現企業現代化創新管理。

同時，在未來的企業檔案管理系統中，還應將檔案管理中的收集、整理、錄入、組卷乃至入庫、鑒定等一系列工作完全納入系統管理中，指將數字化技術和信息化技術融入到檔案管理的各個環節，改進各個環節的工作效率，利用高速運轉的信息技術，代替手工勞動，同時利用建立的數字化規則，實時監督檢查歸檔文件規范性。

2.3 有效整合檔案內容，主動提供企業利用。加強檔案內容的管理和整合，可以有效提高檔案的價值。檔案中記錄著企業的發展歷程，記錄著企業經營狀況，也記錄著企業生產產品的參數數據，前者是企業的歷史畫卷，使檔案發揮其憑證作用，而后者更是企業的智慧寶庫。筆者發現，在企業檔案中，借閱量最大的不是科技生產、管理中依據性文件（如項目的申報書、任務書、合同書等）和結果性文件（最終工作報告、最終研究報告等），而是借閱參考原始記錄、試驗記錄、階段報告等過程性文件。這些真正包含了企業的信息知識，過程性檔案記錄了企業研制生產的思路、步驟、方法，包含了科技創新的經驗和教訓，是極其重要的信息和知識資源。

如何有效地整合這些過程性資料，讓分散的信息能夠整合、篩選、排序、對比，挖掘檔案的深層價值，而不只是借閱某一份文件，是新時代下檔案管理制度需要重點保障的。只有讓檔案發揮了其不可替代的作用，并讓企業感覺到其產生的經濟效益，是進一步提高企業檔案管理水平的重要前提。只有檔案企業充分認識到檔案是企業的重要資產，是企業的重要生產力，做好檔案管理工作能給企業帶來顯著的經濟效益，缺少了檔案，就等于失去了這些高價值的信息，檔案才能發揮更大的作用。[5]

為了適應信息全球化的趨勢，企業必然會持續加大信息化的投入，深化對信息技術的運用，檔案管理工作作為企業不可或缺的一個環節，要想有適合當前信息化發展模式的管理手段，就要創新思維，借鑒大數據、大平臺等新型的信息化管理模式管理檔案信息，采用信息技術作為提升檔案信息資源利用率的新工具。

信息技術與檔案管理模式的融合，使得檔案資源的形式發生了改變，檔案資源以一種數字化的形式呈現出來，讓檔案管理表現為一種數據管理，檔案管理部門通過檔案服務平臺對企業各類檔案進行資源整合和資源共享，實現了檔案信息資源的聚合效應。只有當檔案管理模式具有數字化時代的特征，才能夠獲得較為理想的發展空間，充分發揮檔案管理工作的作用，讓用戶能夠便捷地獲取檔案資源，高效地進行檔案檢索和調檔是檔案管理的最終目的。我們有理由相信，隨著信息技術的愈發成熟，檔案管理工作會呈現出嶄新的面貌。

參考文獻：

[1]汪桂香.企事業單位檔案管理體制與運行機制的創新[J].檔案工作，2016（05）：116-124.

[2]倪小明.信息技術與檔案管理機制的融合分析[J].信息記錄材料，2019（03）：101-102.

[3]趙思卓.中外檔案管理體制之比較[J].機電兵船檔案，2018（06）：15-28.

[4]何岸琴.提升檔案管理科學化開創檔案工作新局面[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2014（04）：7-8.

[5]徐擁軍，張斌.我國科技檔案管理體制機制的現存問題[J].檔案學研究，2016（02）：14-21.

（作者單位：上海航天設備制造總廠有限公司 來稿日期：2021-08-20）