突發公共衛生事件社區檔案共享機制的構建與完善

王雯旎

摘 要：在突發公共衛生事件檔案管理過程中，應針對突發公共衛生事件具有突然性、爆發性等特征，憑借社區檔案管理部門離事件距離近、反應時間短的優勢，做好相關檔案信息收集，并完善社區檔案共享機制，實現突發公共衛生事件檔案信息快速共享，為政府相關部門決策提供檔案信息依據。

關鍵詞：突發公共衛生事件;社區檔案;共享機制;具體措施

社區是突發公共衛生事件防控的基本單位，社區檔案工作開展情況對公共衛生事件防控工作具有重要現實意義。當前，部分社區對突發公共衛生事件檔案工作重視不足，相應制度機制沒有建立起來，人員配套不完善，設施建設不到位，在一定程度上影響了社區突發公共衛生事件檔案信息資源共享[1 ]，亟待加以改進。

1 突發公共衛生事件社區檔案共享的重要價值

突發公共衛生事件檔案是事件爆發之后政府部門及社會組織在處置突發公共衛生事件過程中形成的大量聲音、圖像、視頻文件等多種形式的具有保存價值的檔案總和，是對突發公共衛生事件整個過程的全面反映和真實記錄，是政府處置事件的重要決策依據，也有重要的科研和歷史價值。

1.1 能夠為應急處置提供決策依據

1.1.1 能夠為各級政府和相關部門處置突發公共衛生事件提供決策依據。突發事件爆發之后有很強的破壞性，直接威脅廣大人民群眾的生命和財產安全，需要政府及其相關部門果斷進行處置，防止突發公共衛生事件危害進一步擴散。在這一過程中需要社區及時準確地掌握突發公共衛生事件的基本情況，并以檔案信息的形式向上級匯報，進而為政府及其相關部門應對提供決策依據。

1.1.2 對于突發公共衛生事件處置而言，社區檔案是具有較大研究價值的樣本庫，有利于對突發公共衛生事件進行全流程回顧和總結，進而對突發公共衛生事件的傳播渠道和周期進行分析，為突發公共衛生事件應急處置提供重要參考。同時在處置突發公共衛生事件過程中，政府相關部門及其工作人員需要深入社區一線，而社區的檔案信息是一線工作人員進行突發公共衛生事件處置的重要依據。

1.2 能夠對公眾思想穩定進行引導

突發公共衛生事件自身具有突然性。在爆發之初，很多社區居民都沒有思想準備，一旦處置不當，在社區內部容易出現謠言，容易造成社會恐慌，加大突發公共衛生事件的處置難度。而社區是掌握第一手突發公共衛生事件來龍去脈資料的基層組織，可以通過檔案信息共享讓政府宣傳部門更早、更快地掌握突發公共衛生事件的相關資料，及時向社會和廣大人民群眾公布突發公共衛生事件最新進展，通過對社區居民的輿論引導和心理疏導，進一步降低社區居民的恐慌心理，進而將突發公共衛生事件控制在一定的范圍之內，盡量降低突發公共衛生事件對公眾和社區管理造成的負面影響。同時社區也應該主動作為，按照政府部門的相關要求，做好突發公共衛生事件的檔案宣傳工作，進一步提升社區檔案管理人員的能力和水平，及時對突發公共衛生事件檔案信息進行總結和宣傳，幫助政府相關部門做好社區穩控和管理工作[2 ]。

1.3 社區檔案共享有助于提高處置效率

當前，隨著網絡信息技術的不斷發展，社區檔案管理人員可以有效地利用互聯網技術和計算機技術對社區范圍內的突發公共衛生事件檔案信息進行收集，同時通過檔案管理系統將收集上來的檔案信息進行系統整合，進而通過網絡渠道傳輸和共享給相關部門，為相關部門處置突發公共衛生事件提供檔案依據，滿足了多元主體聯動、數據高度共享的要求，使政府部門的決策也變得更為科學和合理，有助于提升突發公共衛生事件的處置效率。同時利用政府部門搭建的檔案平臺，廣大社區居民可以獲取公開的數字檔案信息，了解突發公共衛生事件的整個過程，實現社區檔案與社區居民的無縫銜接。

2 突發公共衛生事件社區檔案共享的困境與挑戰

突發公共衛生事件社區檔案共享面臨一些問題，影響共享效果。

2.1 突發公共衛生事件社區檔案收集難度大

突發衛生公共事件在處置過程中涉及多個部門，相關部門產生的各類檔案都是社區檔案部門收集的對象，主要涉及突發公共衛生事件的歷史檔案、業務檔案和相關技術報告，這些檔案來源復雜，格式并不統一，加之部分檔案政策性強、科學性強、專業性強，很多檔案管理人員在檔案收集過程中難以對其進行系統把握，影響了突發公共衛生事件社區檔案的收集效率和質量，也不利于后續共享和利用。

2.2 突發公共衛生事件社區檔案數據共享機制不完善

很多社區在突發公共衛生事件檔案收集過程中缺少相應的數據共享機制，導致數據共享不完善、不系統、不準確、不規范。特別是部分社區在這方面沿用的是政府部門檔案管理數據共享機制。但社區檔案數據共享與政府部門檔案數據共享明顯不同。在突發公共衛生事件檔案數據共享方面社區檔案數據共享更加注重細節性、精準性。沒有相應的共享機制作為保障，難免會影響社區檔案數據共享效果，進而影響突發公共衛生事件的處置。

2.3 突發公共衛生事件社區檔案數據共享水平亟待提升

突發公共衛生事件自身具有突然性，因此，需要社區檔案部門對突發公共衛生事件相關檔案信息進行快速收集、共享。但當前部分社區在檔案數據收集過程中相應的軟硬件設施配套不完善，也沒有配備專業人才對突發公共衛生事件相關檔案信息進行收集和整理，嚴重影響了社區檔案數據共享。加之社區在平臺建設、數據庫建設、管理技術等方面也明顯不足，制約了社區檔案數據共享。

3 突發公共衛生事件社區檔案共享機制構建

對社區檔案快速收集、共享，有利于發揮其一線職能，更好地維護社區群眾的生命和財產安全。應充分認識突發公共衛生事件社區檔案共享的長期性、艱巨性和復雜性，引入現代信息技術，完善相應制度機制，推進社區檔案共享，為突發公共衛生事件處置提供檔案信息保障。

3.1 構建并完善突發公共衛生事件社區檔案信息管理機制

3.1.1 完善突發公共衛生事件社區檔案信息管理制度。確保社區檔案信息管理規范化、系統化、專業化。從實際出發，制定切實可行的突發公共衛生事件社區檔案信息管理制度，明確突發公共衛生事件檔案信息的歸檔范圍、標準及文件生成方式、格式、保管與傳遞流程，保障突發公共衛生事件檔案信息的真實性與安全性。還應制定突發公共衛生事件電子檔案管理辦法，使其成為相關管理工作的重要依據。

3.1.2 加強溝通，整體推進。社區突發公共衛生事件檔案信息共享機制建設是一項系統工程，涉及多個部門，建設周期長，需要政府相關部門會同社區做好統籌規劃工作。具體實施時，應圍繞“信息交流與資源共享”這一目標開展相關工作，實現上下、橫向部門的聯通和互動，通過整體規劃，分步實施的流程，實現檔案信息資源共享目標[3 ]。

3.2 構建并完善突發公共衛生事件社區檔案組織管理機制

3.2.1 充分發揮社區檔案服務突發公共衛生事件的特點和優勢。在社區檔案共享機制構建過程中應充分發揮社區主導作用，及時對突發公共衛生事件整個過程中出現的各種有保存價值的信息進行收集和整理，并根據相關檔案管理制度機制進行整合，為突發公共衛生事件社區檔案共享提供先決條件。

3.2.2 完善突發公共衛生事件社區檔案組織管理機制。結合社區檔案管理實際需求，對社區內部組織管理架構進行完善，成立社區檔案管理組織機構，選拔優秀人才承擔社區檔案管理工作。

3.3 構建并完善突發公共衛生事件社區檔案協調共享機制

3.3.1 建立社區檔案管理平臺。應根據突發公共衛生事件社區檔案管理及共享需要，搭建檔案管理平臺，進一步提升檔案數據開放程度，通過平臺建設促進有關數據的充分利用。將數據交互與共享作為重點工作加以推進，實現數據動態流動。其平臺建設應統一標準、簡化流程，便于數據共享。堅持以用戶為導向的原則，無論是檔案數據收集還是在服務過程中，都應加大數據平臺的開放力度，提升數據更新速度和共享效率。

3.3.2 探索多元主體協同的公共衛生檔案數據開放模式。打破傳統的管理理念和體制機制限制，引入大數據、云計算等技術，構建突發公共衛生事件檔案數據庫，堅持可持續性、協調性、互利性、共享性原則，實現突發公共衛生事件檔案數據共享。

社區有必要按照國家檔案管理的相關要求，完善相應制度機制，配備相關人員，加強軟硬件設施建設，推進社區檔案共享，做好檔案信息資源宣傳與服務工作，促進突發公共衛生事件處置工作。

研究項目：海南省檔案學會一般研究項目——《突發公共衛生事件檔案工作延伸服務內涵的研究》（編號：QDX-YB-2020-5）。

參考文獻：

[1]蔣成禹.淺議突發公共衛生事件防控工作檔案的建立[J].環球市場，2020（04）：149.

[2]何文盛，李雅青.突發公共衛生事件中信息公開共享的協同機制分析與優化[J].蘭州大學學報（社會科學版），2020（02）：18—30.

[3]朱梓銘，覃盟琳，宋苑震等，突發公共衛生事件下社區體檢模型的構建與南寧實踐[J].西部人居環境學刊，2020（02）：58—65.

（作者單位：海南省人民醫院綜合檔案室）