事業單位檔案管理規范化的措施

劉 佳

（大慶市讓胡路區衛生計生綜合監督執法局 黑龍江大慶 163000）

隨著我國經濟的快速發展，事業單位改革的進程也不斷加快，事業單位檔案管理也發生了改變，但其中仍然存在一定的問題。為了更好地滿足現今檔案管理的要求，我們應使事業檔案管理更加規范化，落實相應的解決措施，更好地服務事業單位改革和發展。

一、檔案管理規范化的意義

對于事業單位來說，檔案管理是基礎工作之一。其主要內容是對以往的信息及文件進行記錄和存檔；并將檔案資料進行歸類和整理；在工作需要時及時調取相關的信息。檔案管理雖然日常看不出重要性，但對于單位的長遠發展卻至關重要，是單位最基礎的工作之一。單位檔案中記錄了諸多信息，包括單位從創建之初到現在所有的重要資料。因此，檔案管理的科學性、準確性和有效性至關重要，關系到單位的長遠發展，也是單位的文化傳承和歷史記載。檔案工作較為繁復，工作量較大。其主要特點是：一是檔案的種類較多。隨著事業單位的發展及創新，檔案的種類也隨之增多；二是數量多。只要是單位正常的開展服務，檔案就會產生，隨著日積月累，檔案的數量也較多；三是要求高。檔案記錄并不只是資料的收集，還需要進行歸檔和管理。因此，檔案管理工作要加強規范性。

二、事業單位檔案管理規范化應當具備的條件

（一）統一標準

隨著經濟的發展，事業單位面臨的問題也越來越多。檔案管理需要發揮自身的優勢，處理好相關的問題。檔案管理的方式如果仍然采取傳統的方式，則很難提升檔案管理的效率。因此，我們需要對目前檔案管理形成統一的模式。目前，部分事業單位由于工作較為復雜，基礎檔案較多。在檔案的管理和利用時，我們需要科學的統一標準。不同事業單位需結合自身特點，制定檔案管理相應的標準化機制，從而提升單位檔案管理的效率。

（二）全員重視

隨著社會的發展，事業單位對檔案管理的要求也更高，檔案管理也需要更加規范。只有規范化管理的要求，才能使檔案管理工作順利開展。想要實現事業單位檔案管理規范化，所有的人員首先要加大重視程度。只有全體人員的參與和重視，才能提升檔案管理的水平，使事業單位改革更好地推進。首先，單位領導重視。單位的領導具有表率作用，因此領導重視會極大地促進員工的重視。領導發揮的導向作用，可以極大地提高檔案管理人員的責任感和積極性。其次，各部門人員也應加大對檔案管理的重視，與單位檔案管理人員積極配合，提供所需的信息資料。最后，檔案管理人員要重視。具體的檔案管理人員要認清檔案管理對事業單位發展的作用，在工作中應注重自身能力的提升，促進檔案管理工作的效率提升。

（三）持續優化

檔案管理在單位運作中無處不在，是一項長期復雜的工作，需要不斷提高檔案管理的質量，促進事業單位發展。隨著我國事業單位不斷改革，檔案管理面臨的挑戰更多。只是短期的檔案管理優化，不能滿足日常的工作需求。因此，檔案管理規范化需要創新技術和管理機制，使事業單位檔案管理更加高效，可以應對各種需求。

三、事業單位檔案管理工作規范化面臨的問題

一是創新發展理念不足。受傳統的管理理念影響，在大數據的時代，檔案管理的創新理念發展較慢。二是缺乏統一規范要求。目前，部分事業單位的人員、職能和機構都發生變化。檔案管理對于部分事業單位是十分重要的，尤其是醫院和學校都有自己的檔案管理機構。目前，國家雖然出臺了《檔案法》，但不同的單位檔案工作需求不同。因此，事業單位需要制定科學的檔案管理要求，規范工作流程。三是未能充分發揮檔案管理的作用。部分事業單位人員不理解檔案管理的重要性，不能將檔案管理的作用充分發揮。很多工作出現問題時，單位人員都可以查閱相關的歷史檔案。但部分人員由于缺乏經驗，不會利用檔案中包括的信息解決問題。同時，由于檔案管理缺乏規范性，檔案中的信息不全，也造成檔案管理工作不能充分發揮作用。四是檔案管理人員綜合能力不足。部分事業單位中從事該項工作的人員并不是專業的人員，缺乏專業性的知識，日常培訓較少。這不利于檔案管理工作的開展。

四、提升事業單位檔案管理規范化的措施

目前的事業單位檔案管理，其服務模式和管理模式都存在一定問題，對檔案管理工作的開展造成了影響。因此，檔案管理需要符合社會發展的方向，事業單位要制定適合單位自身的檔案管理制度。對于事業單位的領導來說，其在檔案管理中要起到示范作用，以身作則地遵守和執行相關制度。檔案管理部門人員要提高服務意識，樹立創新意識，積極做好檔案管理工作；同時，充分利用先進的科學技術，使事業單位檔案管理效率更高。

（一）健全檔案管理制度體系

任何工作的開展都需要做好制度建設工作。一是建立責任制。對于檔案管理工作，各級領導及人員都應清楚自身的職責。二是將檔案管理工作分解。事業單位中檔案管理機構屬于內部機構，單位要建立考核評價標準，推動單位認真開展檔案管理工作。三是管理制度專業化。為使檔案管理更加規范和科學，事業單位需對檔案管理部門制定詳細的工作制度。

（二）提高檔案信息利用率

事業單位要對傳統的檔案管理模式進行創新，完善單位檔案管理機制，促進檔案信息利用率提升，推動事業單位的長遠發展。在進行檔案管理過程中，事業單位要充分結合單位的發展現狀及特點，激發檔案人員工作熱情和積極性。

（三）加快檔案管理工作信息化建設

在開展檔案管理與服務模式改革的過程中，信息化技術十分重要。目前，我國網絡及信息技術發展較快，檔案管理實現了數字化，極大地提高了檔案管理效率，順應了時代的發展需求。在檔案管理過程中，事業單位需要依據單位的需求及特點，制定科學的工作計劃，采取相應的模式，并對每個環節都制定規范和實施方案，落實好相關要求。事業單位還應建立自己的網站，為檔案服務提供更加便捷的服務，提高檔案管理的工作效率。此外，事業單位需要完善檔案管理的數字化體系，收集和整理檔案信息，促進檔案數據的發展。目前，檔案管理都離不開計算機。雖然計算機可以提高管理的效率，但檔案管理人員需要做好檔案信息的保護工作，做好安全工作。

（四）提升檔案工作人員素質

檔案管理是事業單位發展的基礎，決定著工作的效率和質量。事業單位應提高重視程度，建立檔案管理部門，安排專業的人員對資料進行收集和整理。這也體現出檔案管理人員的重要性，其工作能力和專業技術對檔案管理質量影響較大。因此，事業單位需要高素質的人才隊伍，并做好以下工作：一是做好檢查考核，對檔案管理人員定期進行知識技能考核，保證管理人員方法和技能提升；二是加強培訓，保證檔案管理人員熟悉工作內容，可以掌握先進的管理模式和操作方式。

（五）增強檔案管理責任心

事業單位中的檔案管理受到的重視不高，相關檔案管理人員由于缺乏責任感，工作態度不好。這影響了檔案管理的規范化。新時期，事業單位要從領導開始，落實好每位人員的工作，從而提高檔案管理人員的工作熱情，保證檔案資料的安全性，并且保證檔案管理的安全性，避免出現資料的丟失。[1-6]

五、結束語

總之，隨著時代的發展，傳統的檔案管理缺乏創新，因此，事業單位要結合大數據和信息技術等進行檔案管理創新。一是檔案管理人員需要轉變傳統的思想，從而推動檔案管理創新，提高檔案管理的效率。二是事業單位要深化改革檔案服務模式，建立檔案數字化管理服務體系。事業單位需要重視檔案人員的培養，使事業單位運行效率提高。