關于信息化技術對人事檔案管理影響的分析

梁惠蘭 劉東升

（東莞市南城醫院 廣東東莞 523071）

引言

在現代社會環境下，人事檔案作為一種資源其價值也是越來越大，為了滿足社會發展的需求，人事檔案管理也紛紛的開展信息化建設的活動，以此來提高人事檔案管理的質量與效率。

一、信息化技術對人事檔案管理的影響

（一）改變傳統人事檔案管理模式

我們的社會已經進入信息時代，信息資源已經成為非常重要的資源，而人事檔案因為記錄著個人成長的很多信息，所以也成為人力資源管理的重要內容，而人事檔案進行信息化的管理是社會發展的一種必然趨勢。應用了信息化技術，有了網絡與計算機的輔助，就可以利用電子文件對人事檔案信息進行管理，比如說Office辦公軟件，便于進行人事檔案信息的匯總，還能將其制成各種表格，信息使用上更加的直觀。

（二）增強人事檔案管理服務水平

人事檔案管理主要就是提供對檔案進行的查詢、編輯、分析和更新等方面的服務，而在傳統的管理模式下，這些操作基本上都是通過人工來進行的，比如采用傳統方式進行資料查詢時，時間長、效果差，而且在對檔案資料進行其他的操作時也可能會損壞甚至丟失原始的人事檔案，一定程度上削弱檔案的權威性。而信息化技術的應用則能夠改變傳統人事檔案管理的模式與思路，有了計算機與網絡技術的支持，能夠實現檔案信息的共享和快速處理，大大提升了人事工作的服務水平。比如說實現信息化管理后，可以非常方便、快捷的查詢出相關人員的資料信息，對信息的修改也比較便捷，能夠及時的對人事檔案內容進行更新，從而保證其真實性和準確性，提高人事檔案管理的質量與效率[1]。

（三）提高人事檔案管理工作效率

在之前的檔案管理過程中，因為局限于紙質信息的管理，形成了極為繁瑣的人事檔案管理。隨著信息化技術的發展，使人事檔案管理擁有了良好的資源共享平臺，使人事檔案管理的領域以及范圍得到了擴展。比如：人事檔案管理的有關內容可以通過信息化技術中的網絡技術共享到網絡平臺上，避免了反復的記錄人事數據，及時更新人事信息，與此同時，管理人員在網絡服務的共享平臺上得到自身需要的信息，對檔案信息中存在的錯誤和問題能夠及時的發現，并及時的采取措施解決問題，避免不必要問題的發生。信息化技術的運用不僅大大減少了人事檔案管理工作人員的工作量，并使他們的業務能力得到了有效的提升，資源的有效性也得到了提升，同時檔案管理的水平和效率得到了有效的提高，實現人事檔案管理辦公信息化、自動化。

二、加強信息化技術在人事檔案管理中的應用的策略

（一）進行人事檔案管理的科學分析

科學分析現階段的人事檔案管理。一是分析現有的檔案管理隊伍，不斷提升管理工作人員自身的專業素質。在人事檔案管理信息化建設中，專業性的管理人才不僅作為核心，還是各種檔案管理與信息技術有機結合的重要因素。強化培訓管理工作人員的專業知識，加大對網絡復合型人才的發展，培養能夠對現代信息技術理解的專業管理人才，提升他們信息化操作的綜合性能力，運用信息化檔案進行專業人才的管理分析。二是人事檔案管理工作務必把人事檔案管理信息數據庫建設作為最重要的標準，保證檔案信息的安全性，預防檔案管理工作中的保密工作，強化發展檔案管理工作中的信息化建設，對檔案管理工作中管理、加工以及收集等全部服務的網絡建設加以完成[2]。

（二）制定完善的人事檔案管理機制

人事檔案管理機制的制定。建設健全、科學的人事檔案管理機制，統一規定了人事檔案管理信息化的建設。將人事檔案管理工作中的保存任何任何一種信息形式的歷史記錄納入檔案管理的范圍中，將其信息化的建設要求進行統一，從各方面進行管理，完成其信息化的建設工作。在人事檔案管理法律法規政策中，科學、合理的制定高效管理制度，并進行專門機構的明確，對其管理工作規范化、網絡化以及數字化的設備要求進行合理、科學處理，使其信息化建設的效率得到

（三）推動人事檔案信息化管理的一體化進程

人事檔案的建立、歸檔、查詢、轉檔、借出、處理、盤點以及借閱等都屬于人事檔案管理工作的內容，這些管理內容相互之間存在著相互獨立且影響的關系，成為了一體化流程，只有在檔案建立和歸檔的基礎上層可以進行檔案的查詢，加入沒有對檔案進行建立和歸檔，將不能查詢有關的人事檔案，而且處理檔案要以之前原有的檔案為基礎以及處理對象，所以，所有的環節和流程都存在相互促進、相輔相成的關系。人事檔案中運用信息化技術在管理檔案的環節和內容上都形成了信息化的過程，相關管理人員可以在電腦以及其他設備上及時、快速的進行檔案的查詢、轉檔、盤點，使人事檔案信息分享的速度以及資源的安全性得到了強化，在網絡技術以及電腦的運用中，使人事檔案管理工作中的全部一體化業務的運行，例如檔案信息的存儲、接受、管理、運用以及提取等，達到了人事檔案管理工作服務一體化的職能要求。

三、結束語

在人事檔案管理工作中融入信息化技術是現代化科技未來發展的方向，在認識檔案管理工作中要對信息化技術不斷地加強，推動更加可靠、安全的人事檔案管理工作，使人事檔案管理工作的效率和速度得到不斷的提升。