基層衛生院會計檔案管理信息化分析

劉曉靜

摘 要：我國科學技術的發展促進了社會經濟的進步，會計檔案的管理手段也得到積極的發展和改革，對基層衛生院中的財務工作來說，加強會計檔案的管理有重要意義。檔案管理開展過程中，會計檔案管理作為其重要組成之一，衛生院的會計檔案中的內容主要包括衛生院的財務基本情況、衛生院的資金流向、衛生院的發展情況等，是該基層衛生院的重要資料，通過對以往的會計檔案資料進行分析，能夠了解衛生院的未來發展情況，因此加強會計檔案的信息化管理也是促進基層衛生院會計檔案現代化發展的基礎。不過會計檔案信息化管理上依然存在很多的問題，我們需要針對問題進行分析，制定合理的解決方案。

關鍵詞：基層衛生院;會計檔案;管理信息化;應用效果

基層衛生院中的會計檔案記錄著其日常經濟活動以及收支情況，從而對醫院的財務管理工作有積極的推動作用。新時代下，信息技術在我國的發展速度不斷加快，相關法律法規也得到有效的完善，信息化時代的到來也對基層衛生院的會計檔案管理工作提出了更高的要求。會計檔案管理在基層衛生院的會計工作中占據重要的位置，會計檔案管理的最大意義在于根據相應的法律法規，針對基層衛生院發展、經營中存在的各項財務數據進行收集和分析，從而為衛生院的管理層的工作提供關鍵信息，制定符合基層衛生院實際情況戰略對策和管理方法，對提高基層衛生院的經濟效益有重要意義。會計檔案作為專門檔案的其中一種類型，具有形式多、應用廣泛的特點，醫院的會計檔案掌握著核心資料，同時在審計、民事糾紛等問題中發揮著重要的作用。基層衛生院的會計檔案是會計核算中形成的具有保存價值的會計資料，基層衛生院會計檔案管理的合理性、規范性和科學性直接影響著衛生院的未來發展水平。

一、關于會計檔案的特點

（一）會計檔案來源具有廣泛性特點

擁有獨立的會計核算的單位或企業，都具備會計檔案，主要的單位類型有國家機關單位、社會團體單位、企事業單位、學校、醫院等，以上單位在經營活動中會產生大量的會計憑證、會計報表以及會計賬簿等，會計檔案作為主要的檔案類型，其來源渠道非常廣泛。

（二）會計檔案的內容具有連續性特點

會計核算活動就是針對單位的經濟活動實施完整、連續、系統的記錄以及計算，會計核算活動流程包括填制審核憑證、登錄賬簿到歸類計算、編制會計報表等，每個流程相互連接因此具有很強的連續性。在會計核算活動開展過程中形成的會計檔案在內容上具有很強的連續性。對單位的某項經濟活動、財務開支等，從開始到結束都能得到連續的記錄，實現對大量數據的計算，在這個過程中，會計憑證、會計賬簿、會計報表之間相輔相成、相互連接，能夠將單位內部的經營活動呈現出來。

（三）會計檔案成本具有穩定性特點

會計系統與不同行業、不同領域都有一定的關系，從而形成了工業會計、農業會計、商業會計、銀行會計等多種類型，不同行業形成的會計檔案在內容和表現形式上有很大的差異，不過其成分基本相同，重要成本包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等，成本的穩定性較強同時也是會計檔案與其他檔案類型不同的關鍵標志。

（四）會計檔案表達方式具有特殊性特點

各種不同的會計檔案都是以數據、指標進行表達的，從而實現了對單位經濟活動、財務收支情況的記錄，文字在會計檔案中的占比非常少，因此會計檔案在表達方式上與其他檔案之間有很大的差異，具有一定的特殊性。

二、信息化時代下會計檔案管理的特點

當前，我國的會計檔案工作實現了數字化的發展趨勢，對會計報表的制作、會計數據日常查詢和統計等都發揮著積極的作用，在提高檔案信息利用率的情況下，有效促進了會計信息系統與其他管理系統的融合。需要注意的一點為，數字化會計檔案系統應用中存在一定的安全隱患，數據極易泄露或被修改，因為會計檔案信息需要儲存在電腦硬盤等介質中，不管是接收信息還是傳遞信息都會有一定感染病毒的幾率，一旦出現了病毒入侵的情況就會影響檔案信息的安全性，甚至會導致整個計算機系統都發生崩潰。在信息化的情況下，要針對會計檔案信息實施統一管理，以免信息的安全性受到不法分子的損壞。針對當前信息化時代下電子會計檔案的管理情況分析，會計檔案具有一定的優勢也具有很多的問題，為了提高會計檔案管理的整體水平，就要先進行檔案的規范性保障，才能將會計檔案的價值發揮出來。

關于信息化時代下會計管理的特點包括以下幾點：第一，構建會計機構面向流程。這一環節具有網絡化、扁平化的特點，能夠讓同一個會計核算主體的憑證分布在不同區域的核算中心里。信息化技術的應用則重新根據業務類型構建相應的會計素質，與有邏輯關系的會計活動相銜接，不僅能夠減少管理人員的數量，還能簡化管理的流程。在信息化的時代下，將業務流程作為基礎實施建設，有利于事業單位的財務信息與業務信息結合在一個平臺上，實現了資源的優化配置。第二，會計與業務高度集成的特點。會計核算工作大范圍推廣應用，很多會計憑證都是由業務人員制成的。信息技術包括信息流、資金流、業務流，因此信息化發展呈現了一體化的業務流程，根據業務生成獲取相應有效的憑證。根據這一特點，信息化環境中的會計憑證都是在業務人員工作中自動形成并獲取的。第三，會計憑證類型、數量的增加，附件內容、審核方式也因此產生偏差。由于部分會計憑證來源于業務中，因此能夠獲取更加細致、與業務類型相一致的會計憑證。信息化技術應用的前提下，外來原始憑證與傳統手工會計核算手段一樣，不過內部流通的原始憑證需要根據會計憑證進行調查，而審核工作不僅可以根據信息化的業務流程進行，還可以從原始憑證角度入手進行調查。第四，具有固化內部控制的特點。在信息化的基礎上，單位內部的采購活動、組織架構都能實現流程的固化，對會計管理工作來說不僅能夠獲取環境支持，還能提供技術支持。隨著市場環境的發展，事業單位隨著信息化技術的發展促進了會計檔案管理工作的改革和發展，在發揮信息化技術優勢的情況下，提高會計檔案的管理效率和管理質量。

三、信息化會計檔案在基層衛生院中的應用價值

對事業單位來說，會計檔案管理發揮著重要的作用、占據關鍵的地位。會計檔案不僅具有憑證依據和原始記錄的特性，也為單位的經濟發展提供重要的數據支持，有效保護單位的財產安全，按照國家要求運行及發展。從宏觀角度分析，國家要整合會計檔案中的儲備信息，了解國家未來的經濟發展趨勢，從而有序的落實各項規劃和預算，并且制定科學的降級建設方案及管理方案。事業單位也要根據儲備數據研究自身未來發展方向，符合時代的發展要求。通過提高會計檔案的管理水平，有利于預防經濟犯罪、違規違法行為的出現，事業單位的會計人員需要加強對信息環境下會計檔案管理的研究。

（一）有利于提高基層衛生院會計檔案管理的質量

在基層衛生院的整體工作中，會計檔案的工作較為基礎，看起來很簡單但是對衛生院中各項業務的開展發揮著重要的作用，會計檔案涉及范圍較為復雜且內容多種多樣，只有合理開展會計檔案的信息化管理，才能推動基層衛生院衛生事業的發展。

（二）有利于提高基層衛生院會計檔案管理的規范性

醫院會計檔案作為醫院各項經營活動的重要參考資料，在實際檔案管理工作中能加強對會計檔案的信息化管理，才能保證基層衛生院中會計檔案的規范程度，為基層衛生院的發展奠定基礎。

四、醫院會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理的意識較差

根據調查分析，當前我國各省市的基層衛生院對會計檔案的重視度較差，會計檔案管理意識的欠缺是導致管理理念落后的主要原因，很多基層衛生院無法認識到實施會計檔案管理對自身發展帶來的影響，因此依然采用手工記錄的手段，無法及時的針對會計檔案進行收集、整理、歸檔等，而且一些財會賬簿字跡潦草，很多都無法識別內容，也有一些檔案直接丟失或損壞。

（二）會計檔案收集范圍不明確

在一般情況下，會計檔案的收集主要通過材料歸檔制度進行的，不過由于基層衛生院的會計檔案制度不完善，很多單位都無法按照規定的流程明確會計檔案設計的范圍等，導致會計檔案分散在各個科室，未能進行歸納及整理。比如說，一些會計人員將自己經手的單據、賬目通過各種理由封存起來，導致會計檔案的資料散落在各處，面對這樣的問題，單位就必須加強歸檔制度的構建和完善，將零散的會計檔案收集起來，可以向以往的會計人員詢問和調查，因此單位還要記錄好每個會計人員的姓名、任期、調任崗位、檔案存放地點等，做好登記，若是檔案出現了丟失或損壞的情況，就要進行申請通過領導審核后，進行補救處理。

（三）會計檔案的管理手段較為落后

隨著時代的發展，互聯網、信息化給我們的生活和工作帶來了便利，我們的生活產生了翻天覆地的變化，信息化、云計算、大數據等技術也被廣泛應用在各個行業中，會計檔案管理中應用云計算、大數據等技術形成了先進的會計檔案管理手段，不過缺乏一定的工作經驗。比如某基層醫院，雖然配備了計算機管理軟件，但是沒有構建專門的會計檔案數據庫以及信息化檔案管理機制，從而無法針對會計檔案實施有效的信息化管理，采用的檔案管理模式依然較為落后，檔案信息化水平不高、利用率較差，會計檔案的準確度和全面性有待提高，檔案在管理中無法發揮積極的作用。

（四）會計檔案工作人員的專業能力較差

會計檔案管理人員的綜合素質與醫院的檔案管理工作有密切的關系，很多醫院的會計檔案管理人員均為派遣人員或其他工作人員兼職，很多醫院都沒有設置專門的檔案管理員這個崗位，當然也有一些基層衛生院設置了檔案管理員，但其人員的專業、學歷都無法滿足崗位的需求，檔案管理人員的招聘比較隨意，也未能組織人次進行崗前的培訓和技能的指導，從而導致會計檔案管理工作無法順利進行。

（五）電子會計檔案的安全性較差

隨著信息技術的發展，信息化的會計檔案管理有利于實現信息共享、查詢方便、傳輸迅速的要求，不過檔案的保密性卻受到了影響，存在一系列安全隱患，比如關于防火墻設置、軟件故障、病毒感染等問題，都是電子會計檔案未來發展需要解決的重點問題。

（六）會計軟件存在問題

傳統的會計檔案中不需要計算機、互聯網、信息技術的參與，因此也不會出現管理人員不會使用會計軟件的問題，不過隨著電子會計檔案管理系統的應用，若是軟件或硬件選擇不合理、不會使用會計軟件就會造成數據的丟失或操作的失誤，對基層衛生院的會計檔案管理帶來不良的影響，信息化會計檔案管理模式應用中出現了問題，就會形成以往數據與現有數據的分離。

五、基層衛生院會計檔案管理的信息化改革對策

（一）促進管理制度的優化

在全新的信息化時代下，要促進會計管理工作的落實，就要進行內部環境的優化，制定合理的風險防控對策，在預防風險的基礎上還能保障信息的安全共享。會計檔案的管理人員必須認識到信息化環境的特點，以此為基礎進行會計電子檔案管理流程的改善，制定合理的管理對策促進基層衛生院會計檔案管理水平的提高，保證檔案數據的安全性，推動基層衛生院的穩定發展。

（二）保證網絡設施的構建

受到信息化環境的影響，會計檔案的載體也發生了變化。當前階段依然有單位采用紙質會計檔案的管理模式，不過信息技術的發展電子檔案成為了必然的發展趨勢。通過分析電子會計檔案，電子檔案主要采用磁性介質、光盤等工具進行儲存，紙質檔案與電子檔案在應用上也有極大的不同，不管是儲存環境還是數據處理都有不同的要求，管理人員要通過以往的工作經驗科學的制定管理對策。在電子會計檔案的管理中，基層衛生院要不斷優化檔案信息網絡促進基礎設施的建設，根據檔案管理的要求提供相應的硬件、軟件設備，從而才能保證信息化背景下的電子會計檔案管理工作滿足時代及社會發展的要求。

（三）構建信息化管理平臺

會計檔案管理對策的優化需要通過構建管理信息化平臺來實現，通過平臺的構建不僅能夠滿足職工的相關要求，同時也有利于提高會計檔案信息儲備的完整性、安全性等，在信息化環境下提出合適的檔案管理信息化平臺，不僅能夠傳遞會計信息，還能保證信息數據的安全性、有效性，減少對紙質等資源的損耗，符合新時代下綠色發展的要求。

（四）構建風范預防機制

合理應用防火墻技術，在使用計算機的過程中要注意管理違法行為，促進風險防范機制得到穩定的發展。通過優化信息的管理方式、優化工作流程等手段，還能保證信息的安全傳遞，電子會計檔案的管理系統的工作人員是會計檔案管理工作開展的基礎，同時也是電子會計檔案數據真實性的保障。在信息技術廣泛應用的前提下，基層衛生院要構建電子檔案信息保障機制以及數據中心，通過多種手段保障數據的安全性和真實性。

（五）制定文件管理系統

要促進檔案信息化的建設以及發展，會計檔案管理工作不僅要做好內部環境的調節，還要針對會計檔案資料進行拓展，從而實現文檔一體化的要求。文檔一體化發展并不是一項新提出的觀點，但是在基層衛生院的會計檔案信息化管理中具有極強的優勢，在管理工作開展中可以根據網絡技術對會計檔案的周期進行有效管控。

（六）完善相應的法律法規

在信息化的時代背景下，要積極與政府等有關部門保持溝通，針對相應的法律法規進行完善，制定有效且容易落實的政策，關于信息化會計檔案概念如何執行的問題進行研究，制定合理的優化對策。

（七）保證基層衛生院平臺的標準化建設

要提高基層衛生院中電子會計檔案管理的標準化建設，并且給予會計軟件的應用能力給予高度重視，加強對會計檔案管理人員及相應工作人員的培訓。對于電子化信息儲存、會計檔案管理等要做好統一規劃，構建標準化的電子檔案管理系統，提高工作人員的專業水平，保證管理人員學會會計軟件，從而提高會計檔案管理水平。

六、小結

隨著信息技術、互聯網技術的廣泛應用，促進了信息化時代的到來，信息管理也成為了基層衛生院會計檔案管理的主要手段，并且也為會計檔案管理提出了更多的發展思路，信息化會計檔案管理就是將檔案管理工作與互聯網技術結合起來，電子會計檔案管理系統有效提高了會計信息儲存、歸檔的安全性和有效性，雖然在實際應用中依然存在很多的問題，但信息化管理是會計檔案的必然發展趨勢，要積極分析存在的問題及發生的原因，制定合理的解決方案。

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