加強人才檔案管理，提高檔案利用效率

劉菁

摘要;人才檔案管理對于地方經(jīng)濟發(fā)展以及人才的個人社會性發(fā)展都可以起到較高的幫助和影響，通過提高人才檔案的利用效率和質(zhì)量，可以更好地利用社會的人才資源，進(jìn)而更好地推動地方經(jīng)濟發(fā)展，需要引起關(guān)注和重視，本篇文章也將目光集中于人才檔案管理，分析了相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)如何有效地優(yōu)化管理機制，進(jìn)而更好地提高檔案管理的利用效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：人才檔案管理;檔案利用效率;人力資源;信息化建設(shè)

人才檔案管理對于地方經(jīng)濟發(fā)展可以起到較高的幫助和影響，尤其是現(xiàn)階段隨著教育事業(yè)的發(fā)展，社會當(dāng)中堆積的人才數(shù)量變得越來越多，有效地調(diào)配人力資源，實現(xiàn)精準(zhǔn)對接，既可以促進(jìn)人才的有效應(yīng)用，推動地方經(jīng)濟的發(fā)展，又可以讓人才本身的社會發(fā)展得到更多的幫助和保障，但是就現(xiàn)階段人才檔案管理來看仍舊存在著管理意識不強、檔案內(nèi)容有限、信息化不足等相關(guān)問題，相關(guān)單位可以從以下幾點做出有效的優(yōu)化和改良，進(jìn)而提高人才檔案的利用效率。

一、強化管理意識

意識、態(tài)度和觀念將會從很大程度上決定并影響著工作人員在實踐工作開展過程當(dāng)中所采用的工作方法、秉承的工作原則，進(jìn)而影響工作所能達(dá)成的效益和價值，想要更好地解決現(xiàn)階段人才檔案管理存在的實際問題，首先就需要提高相關(guān)檔案管理工作人員的管理意識，完善管理工作運行體系，保障人才檔案管理的各項工作有序落實與實踐當(dāng)中，相關(guān)單位可以從以下幾點做出優(yōu)化和改良。

首先，需要對人才檔案管理的相關(guān)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的教育和培訓(xùn)，讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到人才檔案管理的重要性必要性和影響，在此基礎(chǔ)上對，對下級作出有效的部署，合理的劃分權(quán)責(zé)，明確職業(yè)分工。其次，相關(guān)單位需要建立起相應(yīng)的規(guī)章機制，通過規(guī)章制度的完善和優(yōu)化，起到更好的約束和引導(dǎo)作用，讓相關(guān)工作人員更好地的端正態(tài)度，明確在工作開展過程當(dāng)中所需要完成的工作內(nèi)容、采用的工作技術(shù)和工作方法以及最新的規(guī)章制度，讓人才檔案管理工作在實踐落實的過程當(dāng)中規(guī)范性有效性和科學(xué)性進(jìn)一步提高，提升人才檔案管理的效率和質(zhì)量并有效提高人才檔案的利用率。

二、加強信息化建設(shè)

任何工作想要發(fā)揮其應(yīng)有的效益和影響，使之更好的契合與時代和社會的需求，就需要立足于時代和社會的背景，發(fā)揮時代和社會的技術(shù)優(yōu)勢，進(jìn)而更好地滿足實踐需求，就現(xiàn)階段來看，我國正處于信息化時代和數(shù)字化時代，信息數(shù)字技術(shù)的有效應(yīng)用對于人們的工作效率和工作質(zhì)量提升可以起到較高的幫助和影響，相關(guān)單位需要引起關(guān)注和重視，加強人才檔案管理的信息化建設(shè)，有效地避免傳統(tǒng)人力資源檔案管理過程當(dāng)中出現(xiàn)信息丟失損壞等相關(guān)問題，進(jìn)一步提高人才檔案管理的實際效率和質(zhì)量，可以從以下幾點著手做出相應(yīng)的優(yōu)化。

首先，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)建設(shè)人才檔案管理信息庫，由相應(yīng)的信息技術(shù)人員對人才檔案管理工作進(jìn)行信息技術(shù)指導(dǎo)。其次，需要強化信息技術(shù)更新，根據(jù)實踐工作需求和主要的工作內(nèi)容、工作方向以及工作所需要達(dá)成的效益針對性地開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)，設(shè)計對應(yīng)的人才檔案管理軟件，并且明確人才檔案使用的權(quán)限和體系，在保證個人信息的同時實現(xiàn)有效的信息共享。最后，在人才檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中需要利用數(shù)字化技術(shù)，對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合分類和存儲，進(jìn)而在各項工作實踐落實的過程當(dāng)中給予更多的配合和幫助，讓人才檔案的利用效率和質(zhì)量進(jìn)一步提高，減少檔案搜索應(yīng)用所需要花費的時間和精力。

三、加強安全基礎(chǔ)的建設(shè)

誠然，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效應(yīng)用對于人才檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升以及人才檔案的利用率提高都可以起到較高的幫助和影響，進(jìn)而讓數(shù)據(jù)流通和共享更快，加快數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用效率和質(zhì)量，但是不可否認(rèn)的是信息技術(shù)的應(yīng)用也存在著一定的安全漏洞，如果不加強安全制度的建設(shè)則很容易會導(dǎo)致信息泄露，對于相關(guān)的人才以及各項工作的落實都會產(chǎn)生重大的影響，需要引起關(guān)注和重視，相關(guān)單位可以從以下幾點做出優(yōu)化。

首先需要提升相關(guān)工作人員的信息安全意識，在實踐工作開展的過程當(dāng)中做好隱私信息的保護(hù)，落實基層信息安全保障工作。其次，強化安全設(shè)施設(shè)備的引入和應(yīng)用，通過客觀物質(zhì)條件基礎(chǔ)的優(yōu)化和改良，提高信息的安全性保障信息的私密性。最后，加強監(jiān)控工作，在數(shù)字檔案系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的過程當(dāng)中實時監(jiān)控，并且有效地明確使用權(quán)限。根據(jù)不同職位的不同工作內(nèi)容對于信息的實際需求作出權(quán)限的有效劃分，在保障相關(guān)工作人員工作有效落實的同時，讓信息的安全性得到有效保障，同時為了避免信息丟失或者是因為系統(tǒng)因素影響導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息受到破壞的問題，還需要做好備份工作。以此為中心，有效地提高信息數(shù)據(jù)和人才檔案的安全性和可靠性。除此之外，還需要定期的對人才檔案信息化建設(shè)進(jìn)行安全評估，在保證各項信息的安全性的同時推動人才檔案的利用率提高。

結(jié)束語

人才檔案管理人對于地方經(jīng)濟發(fā)展以及相應(yīng)人才個人發(fā)展都可以起到較高的幫助和影響，通過合理的調(diào)配人力資源，實現(xiàn)人才與職位的匹配，提高資源應(yīng)用的效率和質(zhì)量，需要引起關(guān)注和重視，相關(guān)單位在實踐工作開展的過程當(dāng)中需要通過管理意識的轉(zhuǎn)變、信息化的建設(shè)、安全機制的完善提升人才檔案信息的利用效率和質(zhì)量，進(jìn)而更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用和影響，推動地方經(jīng)濟發(fā)展。

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