加強(qiáng)人才檔案管理，提高檔案利用效率

劉菁

摘要;人才檔案管理對于地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及人才的個(gè)人社會性發(fā)展都可以起到較高的幫助和影響，通過提高人才檔案的利用效率和質(zhì)量，可以更好地利用社會的人才資源，進(jìn)而更好地推動地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展，需要引起關(guān)注和重視，本篇文章也將目光集中于人才檔案管理，分析了相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)如何有效地優(yōu)化管理機(jī)制，進(jìn)而更好地提高檔案管理的利用效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：人才檔案管理;檔案利用效率;人力資源;信息化建設(shè)

人才檔案管理對于地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展可以起到較高的幫助和影響，尤其是現(xiàn)階段隨著教育事業(yè)的發(fā)展，社會當(dāng)中堆積的人才數(shù)量變得越來越多，有效地調(diào)配人力資源，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)對接，既可以促進(jìn)人才的有效應(yīng)用，推動地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，又可以讓人才本身的社會發(fā)展得到更多的幫助和保障，但是就現(xiàn)階段人才檔案管理來看仍舊存在著管理意識不強(qiáng)、檔案內(nèi)容有限、信息化不足等相關(guān)問題，相關(guān)單位可以從以下幾點(diǎn)做出有效的優(yōu)化和改良，進(jìn)而提高人才檔案的利用效率。

一、強(qiáng)化管理意識

意識、態(tài)度和觀念將會從很大程度上決定并影響著工作人員在實(shí)踐工作開展過程當(dāng)中所采用的工作方法、秉承的工作原則，進(jìn)而影響工作所能達(dá)成的效益和價(jià)值，想要更好地解決現(xiàn)階段人才檔案管理存在的實(shí)際問題，首先就需要提高相關(guān)檔案管理工作人員的管理意識，完善管理工作運(yùn)行體系，保障人才檔案管理的各項(xiàng)工作有序落實(shí)與實(shí)踐當(dāng)中，相關(guān)單位可以從以下幾點(diǎn)做出優(yōu)化和改良。

首先，需要對人才檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的教育和培訓(xùn)，讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到人才檔案管理的重要性必要性和影響，在此基礎(chǔ)上對，對下級作出有效的部署，合理的劃分權(quán)責(zé)，明確職業(yè)分工。其次，相關(guān)單位需要建立起相應(yīng)的規(guī)章機(jī)制，通過規(guī)章制度的完善和優(yōu)化，起到更好的約束和引導(dǎo)作用，讓相關(guān)工作人員更好地的端正態(tài)度，明確在工作開展過程當(dāng)中所需要完成的工作內(nèi)容、采用的工作技術(shù)和工作方法以及最新的規(guī)章制度，讓人才檔案管理工作在實(shí)踐落實(shí)的過程當(dāng)中規(guī)范性有效性和科學(xué)性進(jìn)一步提高，提升人才檔案管理的效率和質(zhì)量并有效提高人才檔案的利用率。

二、加強(qiáng)信息化建設(shè)

任何工作想要發(fā)揮其應(yīng)有的效益和影響，使之更好的契合與時(shí)代和社會的需求，就需要立足于時(shí)代和社會的背景，發(fā)揮時(shí)代和社會的技術(shù)優(yōu)勢，進(jìn)而更好地滿足實(shí)踐需求，就現(xiàn)階段來看，我國正處于信息化時(shí)代和數(shù)字化時(shí)代，信息數(shù)字技術(shù)的有效應(yīng)用對于人們的工作效率和工作質(zhì)量提升可以起到較高的幫助和影響，相關(guān)單位需要引起關(guān)注和重視，加強(qiáng)人才檔案管理的信息化建設(shè)，有效地避免傳統(tǒng)人力資源檔案管理過程當(dāng)中出現(xiàn)信息丟失損壞等相關(guān)問題，進(jìn)一步提高人才檔案管理的實(shí)際效率和質(zhì)量，可以從以下幾點(diǎn)著手做出相應(yīng)的優(yōu)化。

首先，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)建設(shè)人才檔案管理信息庫，由相應(yīng)的信息技術(shù)人員對人才檔案管理工作進(jìn)行信息技術(shù)指導(dǎo)。其次，需要強(qiáng)化信息技術(shù)更新，根據(jù)實(shí)踐工作需求和主要的工作內(nèi)容、工作方向以及工作所需要達(dá)成的效益針對性地開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)，設(shè)計(jì)對應(yīng)的人才檔案管理軟件，并且明確人才檔案使用的權(quán)限和體系，在保證個(gè)人信息的同時(shí)實(shí)現(xiàn)有效的信息共享。最后，在人才檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中需要利用數(shù)字化技術(shù)，對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合分類和存儲，進(jìn)而在各項(xiàng)工作實(shí)踐落實(shí)的過程當(dāng)中給予更多的配合和幫助，讓人才檔案的利用效率和質(zhì)量進(jìn)一步提高，減少檔案搜索應(yīng)用所需要花費(fèi)的時(shí)間和精力。

三、加強(qiáng)安全基礎(chǔ)的建設(shè)

誠然，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效應(yīng)用對于人才檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升以及人才檔案的利用率提高都可以起到較高的幫助和影響，進(jìn)而讓數(shù)據(jù)流通和共享更快，加快數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用效率和質(zhì)量，但是不可否認(rèn)的是信息技術(shù)的應(yīng)用也存在著一定的安全漏洞，如果不加強(qiáng)安全制度的建設(shè)則很容易會導(dǎo)致信息泄露，對于相關(guān)的人才以及各項(xiàng)工作的落實(shí)都會產(chǎn)生重大的影響，需要引起關(guān)注和重視，相關(guān)單位可以從以下幾點(diǎn)做出優(yōu)化。

首先需要提升相關(guān)工作人員的信息安全意識，在實(shí)踐工作開展的過程當(dāng)中做好隱私信息的保護(hù)，落實(shí)基層信息安全保障工作。其次，強(qiáng)化安全設(shè)施設(shè)備的引入和應(yīng)用，通過客觀物質(zhì)條件基礎(chǔ)的優(yōu)化和改良，提高信息的安全性保障信息的私密性。最后，加強(qiáng)監(jiān)控工作，在數(shù)字檔案系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的過程當(dāng)中實(shí)時(shí)監(jiān)控，并且有效地明確使用權(quán)限。根據(jù)不同職位的不同工作內(nèi)容對于信息的實(shí)際需求作出權(quán)限的有效劃分，在保障相關(guān)工作人員工作有效落實(shí)的同時(shí)，讓信息的安全性得到有效保障，同時(shí)為了避免信息丟失或者是因?yàn)橄到y(tǒng)因素影響導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息受到破壞的問題，還需要做好備份工作。以此為中心，有效地提高信息數(shù)據(jù)和人才檔案的安全性和可靠性。除此之外，還需要定期的對人才檔案信息化建設(shè)進(jìn)行安全評估，在保證各項(xiàng)信息的安全性的同時(shí)推動人才檔案的利用率提高。

結(jié)束語

人才檔案管理人對于地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及相應(yīng)人才個(gè)人發(fā)展都可以起到較高的幫助和影響，通過合理的調(diào)配人力資源，實(shí)現(xiàn)人才與職位的匹配，提高資源應(yīng)用的效率和質(zhì)量，需要引起關(guān)注和重視，相關(guān)單位在實(shí)踐工作開展的過程當(dāng)中需要通過管理意識的轉(zhuǎn)變、信息化的建設(shè)、安全機(jī)制的完善提升人才檔案信息的利用效率和質(zhì)量，進(jìn)而更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用和影響，推動地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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