淺談學校檔案管理信息化建設

摘要：中國科學技術發展水平不斷提高，信息技術水平得到進一步提高，一些學校在開展檔案管理工作的情況下，普遍采取傳統管理方式，導致不能夠滿足時代發展需求與標準。在這樣的情況下，需相關部門與工作人員提高重視程度，為滿足時代發展需求與標準，針對學校檔案管理工作開展信息化建設工作，加強檔案管理工作水平同時，實現檔案管理工作的信息化發展目標，確保學校檔案管理工作能夠滿足時代發展需求與標準。因此，本文主要針對學校檔案管理信息化建設工作進行分析，并提出科學合理的建議。

關鍵詞：學校檔案;管理工作;信息化建設;分析研究

中國處于新時期發展階段，造成傳統檔案管理工作不能夠滿足信息檢索工作的需求與標準，在這樣的情況下，需加強學校檔案管理信息化建設工作的速度。針對學校檔案信息化管理工作的開展，主要是對現代化信息技術科學合理的運用，對檔案資料開展收集和整理工作，通過這樣的方式，在加強歸檔文件完整性的同時，提高管理工作效率，減少工作人員自身工作數量，簡便用戶對檔案的利用流程。

1、強化學校檔案管理信息化的基礎設施

傳統時期多數學校在開展檔案管理工作的情況下，普遍采取手工管理的方式，基礎設備非常落后，但在開展檔案管理信息化建設工作前期階段，需采取先進化的硬件和軟件設備。如果不具備先進化的基礎設施，就會阻礙信息化建設工作的順利開展。雖然當前多數學校具備先進化的基礎設施，但會在教學工作中的運用，不會在檔案管理工作中運用，導致資源出現浪費的問題，在這樣的情況下，需相關部門與工作人員提高重視程度，強化基礎設施和資源建設工作力度，為學校檔案管理信息化建設工作順利開展提供幫助。

1.1提高基礎設施建設工作力度

在正常情況下開展學校檔案管理信息化建設工作的情況下，需確保技術設施具備完善性的特點，計算機網絡在其中占據重要位置，屬于基礎條件，只有具備先進化的計算機網絡，才能夠實現檔案信息共享的目標，并建立統一完善的信息網絡結構，促進檔案信息體現其自身作用和價值。所以，在開展信息化建設工作的情況下，需依照學校自身發展狀況，對其全面規劃，強化與外界網絡的聯系，加強信息服務數量，滿足用戶檢索的需求與標準。

1.2提高資源配置建設工作力度

資源配置建設工作的開展，主要是將學校檔案管理工作相關資源合理配置，但需滿足以下幾個方面的需求與標準：第一，檔案管理部門體現其自身作用和價值，強化電子文件存儲和整理以及收錄工作效果，加強電子文檔真實性和完整性的特點。第二，加強學校內部人員自身電子文檔管理工作的意識，定期開展相關培訓活動，確保工作人員能夠對信息化技術合理運用，提高電子文檔管路工作規范化和科學化，為學校檔案管理工作順利開展提供幫助。

2、強化學校檔案管理信息化安全管理工作水平

中國信息技術發展水平不斷提高，在學校檔案管理工作中運用時，提高檔案利用效率同時，減少工作人員自身工作量，但經常會出現信息安全方面的問題。在傳統時期開展檔案管理工作的情況下，需提高對防水和防火問題的重視程度，但在開展信息化管理工作的情況下，需針對信息安全問題分析，并建立檔案信息安全網站。

2.1強化安全網站建設工作

建立安全網站的情況下，需拓展檔案信息數量，加強檔案信息質量，建立具備特色和網絡技術以及檔案室的網站，確定能夠不同類型用戶對檔案信息的需求與標準。開展信息化檔案管理工作時，需建立完善安全標準體系，加強學校檔案管理工作的統一性。

2.2提高安全管理工作力度

為加強檔案信息的真實性和可靠性以及實用性特點，需提高檔案安全管理工作力度，傳統檔案管理體系需與當前信息化檔案管理工作具備一致性的特點。在文檔一體化模式的情況下，需建立完善電子文檔鑒定和安全保管以及歸檔制度，促進檔案信息資源安全建設工作能夠順利開展。另外，建立先進化的管理機構，實現三級管理模式，針對學校檔案采取統一管理工作。

3、強化學校檔案管理信息化人才培養工作力度

檔案工作人員與信息資源用戶使用效果之間具有密切聯系，同時在學校檔案管理工作中屬于設計人員，能夠在檔案管理工作中充分發揮其自身作用和價值。當前信息技術在學校檔案管理工作中得到廣泛推廣和運用，逐漸提高對檔案管理工作人員的要求與標準。當前雖然一些檔案管理工作人員綜合素質得到提高，但如果其自身不能夠明確時代發展狀況和特點，采取傳統管理方式，會阻礙學校檔案管理工作信息化的發展，在這樣的情況下，站在檔案管理工作人員的角度，需改善其自身傳統管理理念，創新其自身的管理思維，積極運用先進化的管理模式。

3.1強化檔案管理人員業務培訓效果

管理工作人員在學校檔案管理工作中占據重要位置，需相關部門與工作人員提高重視程度，針對管理人員開展培訓工作，加強其自身專業技術水平，為學校檔案管理工作順利開展提供幫助。在開展培訓工作的情況下，需建立完善管理人員培訓制度，確保培訓流程具備規范性的特點，加強培訓工作的效果，站在管理人員的角度，在掌握檔案管理基礎知識的同時，需加強對現代化管理知識和數字化以及網絡媒體技術的運用，重點針對信息技術在檔案管理工作中運用。在開展培訓活動的情況下，學校能夠安排相關經驗豐富的檔案管理人員到相關企業學習和交流，并掌握先進化的管理理念。另外，在開展培訓工作后，需將培訓成績結合到績效考核體系內部，針對表現優秀的管理人員給予獎勵，提高管理工作人員積極性。

3.2培養復合型管理人員

當前多數學校檔案管理工作開展時，缺乏復合型人才，學校需針對復合型檔案管理人員開展培訓工作，確保能夠滿足學校檔案管理信息化建設工作的需求與標準，為學校檔案管理信息化健康發展奠定堅實基礎。

結論：

綜合上文所述，學校檔案管理工作的開展，為滿足時代發展需求與標準，提高管理工作的效果，需積極開展信息化建設工作，具有重要作用和意義，能夠充分發揮其自身作用和價值，滿足時代發展需求同時，加強學校檔案管理工作的質量，最終促進學校檔案管理工作實現信息化的發展目標。

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作者簡介：張海軍（1976.05-），男，山東鄄城人，本科，初級。研究方向：學校檔案管理信息化建設