淺談新時(shí)期高校干部人事檔案管理工作

趙丹

摘要：高校是人才培養(yǎng)的搖籃，新形勢(shì)下傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足高校對(duì)檔案的新需求，本文以高校干部人事檔案管理為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)高校干部人事檔案的重要性、管理現(xiàn)狀以及發(fā)展途徑進(jìn)行了詳細(xì)的研究和分析。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高校;干部人事檔案;管理

干部人事檔案是干部人生縮影，不僅反映了干部個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、遵紀(jì)守法以及家庭情況，也在一定程度上反映了特定時(shí)期黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)工作等方面工作實(shí)況。強(qiáng)化干部人事檔案管理，是甄選和管理人才的重要手段，也是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，同時(shí)也是高校實(shí)施人才戰(zhàn)略的一個(gè)重要支撐。

一、高校干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀

通過調(diào)研走訪、考察學(xué)習(xí)川內(nèi)部分高校，在干部人事檔案管理方面主要呈現(xiàn)以下現(xiàn)狀：

（一）干部人事檔案管理意識(shí)薄弱。一是學(xué)校管理層和職能部門意識(shí)薄弱，長久以來很多高校干部人事檔案工作分屬不同職能部門管理，干部檔案由組織部管理，教職工檔案由人事處管理，管理出現(xiàn)真空地帶，相應(yīng)規(guī)章制度和硬件建設(shè)未能得到有效保障，特別是隨著學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大、人員增多，干部人事檔案工作出現(xiàn)了欠賬現(xiàn)象。二是學(xué)校教職員工對(duì)干部人事檔案重視不足，在檔案資料填寫方面存在不規(guī)范、不完整等情況，或者在管理部門收集檔案材料過程中不夠配合，存在為了個(gè)人利益虛報(bào)年齡和虛填工作經(jīng)歷等情況，影響干部檔案資料真實(shí)性;在實(shí)際工作中存在新員工入職很長時(shí)間后，個(gè)人檔案久久不到位等現(xiàn)象。

（二）干部人事檔案管理隊(duì)伍參差不齊。干部人事檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、政策性、機(jī)密性較強(qiáng)的工作，當(dāng)前很多高校未能成立專門工作機(jī)構(gòu)，大多數(shù)由組織人事部門行政人員兼任，而行政人員自身業(yè)務(wù)工作多，一是無法抽出足夠時(shí)間來完成檔案“建、管、用”，二是由于他們并不是檔案管理專業(yè)人員，對(duì)檔案管理的新知識(shí)、新技術(shù)了解不深，很容易出現(xiàn)操作不規(guī)范、憑借個(gè)人主觀意志開展工作、工作責(zé)任心不強(qiáng)等問題，給后續(xù)干部檔案管理帶來諸多問題，嚴(yán)重阻礙了干部人事檔案工作正常開展。

（三）干部人事檔案材料不完整、收集不及時(shí)。干部人事檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷的重要依據(jù)，相關(guān)材料不管是格式還是內(nèi)容均有嚴(yán)格要求，有些材料還需組織人事部門審核后簽字蓋章，然而筆者在整理大量干部人事檔案工作中發(fā)現(xiàn)很多教職員工獎(jiǎng)勵(lì)、訪學(xué)和培訓(xùn)材料并未歸檔，檔案材料“三齡兩歷”填寫前后不一致，黨團(tuán)、參工、職稱等關(guān)鍵性材料缺失，檔案材料更新不及時(shí)等等普遍存在。

（四）干部人事檔案利用不規(guī)范。盡管很多高校建立了干部檔案管理、查借閱和收集整理制度，按照查借閱制度要求，查檔一般需經(jīng)過個(gè)人申請(qǐng)、相關(guān)部門審批登記等流程，但在實(shí)際過程中管理制度往往未真正落到實(shí)處，存在查詢審批流程不嚴(yán)格，口頭申請(qǐng)直接查閱等問題。有些事關(guān)教職員工個(gè)人權(quán)益保障的查詢又未能及時(shí)辦理，且紙質(zhì)檔案在翻閱過程中有人為損壞和老化破損問題。

二、高校干部人事檔案工作發(fā)展建議

針對(duì)部分高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀，并結(jié)合筆者多年工作管理經(jīng)驗(yàn)，提出如下建議：

（一）提升干部人事檔案管理意識(shí)。一是提升管理層管檔意識(shí)。干部人事檔案工作是一項(xiàng)涉及多部門合作的專業(yè)性、系統(tǒng)性工作，高校黨委應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做好頂層設(shè)計(jì)，打造自上而下、分工負(fù)責(zé)，協(xié)同推進(jìn)的干部人事檔案管理模式，組織人事部門和檔案管理部門要建立聯(lián)席會(huì)議制度，共同解決在工作中出現(xiàn)的問題。二是要在全體教職工中組織開展干部人事檔案宣傳工作，提升教職員工對(duì)干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化教職員工參與人事檔案工作的積極性和自覺性，并以嚴(yán)謹(jǐn)和認(rèn)真的態(tài)度積極配合。

（二）配齊配強(qiáng)干部人事檔案隊(duì)伍。學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格按照“每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員”要求，沒機(jī)構(gòu)的及時(shí)設(shè)立干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)，有機(jī)構(gòu)的要明確崗位職責(zé)、保障硬件條件。在檔案工作人員選擇上要選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派的黨員從事干部人事檔案工作，通過外出培訓(xùn)、跟班學(xué)習(xí)、專題講座等不斷增強(qiáng)干部人事檔案管理工作人員的專業(yè)性和規(guī)范性，在培養(yǎng)使用干部人事檔案人員基礎(chǔ)上，也要特別重視檔案管理隊(duì)伍的延續(xù)性，確保工作不斷層。

（三）加強(qiáng)檔案材料的收集和整理。干部人事檔案動(dòng)態(tài)性特征，決定了干部檔案材料的收集是一個(gè)長期增量式的積累過程，但干部檔案材料的收集和整理既是重點(diǎn)也是難點(diǎn)，在工作中要注意幾點(diǎn)：一是厘清責(zé)任，檔案管理機(jī)構(gòu)要提前制定檔案材料收集管理辦法，明確材料收集范圍、歸檔時(shí)限和責(zé)任部門;二是把好檔案材料的“入口關(guān)”，在收集過程中要確保歸檔材料完整、齊全、真實(shí)和準(zhǔn)確，做到逐頁鑒別、逐項(xiàng)核對(duì);三是歸檔常態(tài)化，改變以往被動(dòng)工作的模式，定期進(jìn)行檔案資料核對(duì)，對(duì)所缺資料及時(shí)登記，養(yǎng)成不積壓、不拖延的檔案管理習(xí)慣，確保檔案與個(gè)人發(fā)展同步。

（四）創(chuàng)新方式充分發(fā)揮檔案利用效能。高校干部檔案管理機(jī)構(gòu)要強(qiáng)化服務(wù)理念，嚴(yán)格利用程序，在實(shí)踐中不斷完善檔案查借閱流程，并嚴(yán)格依規(guī)查檔，查閱過程中應(yīng)小心、細(xì)致，注重紙質(zhì)檔案保護(hù)，避免紙質(zhì)檔案破損。同時(shí)加快推進(jìn)干部檔案數(shù)字化進(jìn)程，完善相應(yīng)的檔案信息化管理制度，探索建立檔案管理系統(tǒng)和人事系統(tǒng)部分模塊共享功能，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

綜上所述，高校干部人事檔案工作對(duì)于干部培養(yǎng)和人事管理有著重要意義，針對(duì)當(dāng)前工作中存在的不足，必須始終堅(jiān)持以習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要論述為引領(lǐng)，以新修訂的《中華人民共和國檔案法》和《干部人事檔案工作條例》為基本遵循，以健全干部人事檔案管理機(jī)制和完善干部人事檔案內(nèi)容為重點(diǎn)，提升檔案管理意識(shí)，不斷提升干部人事檔案工作現(xiàn)代化管理水平。

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