論電子檔案管理在高職院校檔案管理中的應用

摘 要：現在信息技術已經在我國的各行各業得到了比較廣泛的普及，而信息技術在教育界也發揮了自身比較大的作用。比如對于高職院校來說，其檔案管理工作的任務相對來說比較重，同時工作內容也比較煩瑣，而信息技術的存在就可以建立有效的電子檔案庫，提升檔案管理工作的效率。下文就將對電子檔案管理在高職院校檔案管理中的應用進行分析。

關鍵詞：電子檔案;高職院校;檔案管理;應用分析

基金項目：本文系2020年度內蒙古自治區高等學校科學研究項目“高職院校教學檔案信息化管理研究”（項目編號：NJSY20319）研究成果。

現在我國的網絡信息技術已經逐漸保持在了高速發展的狀態，在此背景計算機技術不僅被有效應用于社會上的各個生產領域，同時在高職院校的檔案管理工作中，也會見到計算機技術的身影。隨著科技的不斷發展，現在大部分高職院校在開展工作的過程中，如果用到文件，那么都會拋棄以往傳統的紙質形式，更多地會選擇使用電子文件夾來開展工作。但大部分高職院校在對檔案進行管理的時候，還是會使用傳統的管理模式。這樣一來不僅管理工作的效率會難以得到保障，同時還會耗費管理人員大量的實時間。所以基于此，高職院校的管理人員一定要對電子檔案管理的應用有所重視。

1 電子檔案管理存在的優勢

1）符合科技進步和時代發展。通過對我國現在社會經濟發展情況的分析可以得出，我國的主要發展趨勢已經逐漸變為計算機信息技術，在此背景下教育領域也開始對計算機信息技術進行了大力使用。其中各個學校使用最多的就是多媒體教學以及辦公室自動化等。所以在此發展背景下，如果高職院校在開展檔案管理工作的時候對電子檔案管理進行使用，那么該做法也就符合了我國現代化的發展趨勢。最后，高職院校在對電子檔案管理進行應用以后，其還可以與現代化教學技術進行有效的結合，最終形成一體化的管理模式，提升高職院校的管理質量。

2）提高工作效率。如果高職院校中的檔案管理人員可以在開展自身工作的時候，對電子檔案進行有效的應用，那么該工作就可以迎來很大的變革。比如，在以往檔案管理人員對檔案進行整理的時候，如果需要對學生信息進行記錄，那么記錄所使用的方式就是純手寫方式。同時在歸檔的時候，檔案管理人員還需要對這些文字進行統計。。這樣一來不僅工作效率難以得到保障，同時檔案管理人員還會因此耗費自身較多的精力。而如果檔案管理人員可以對電子檔案管理進行有效的使用，那么其在對學生信息進行記錄保存的時候，就可以直接通過計算機設備完成。這樣一來不僅傳統檔案管理模式中的不便可以被有效解決，同時檔案管理工作的實際效率也會因此得到保障。除此之外，檔案管理人員在使用電腦對檔案進行保存以后，整個檔案的安全性也可以因此得到保障。

3）提高管理水平和檔案質量。對于以往的檔案管理模式來說，檔案都是以紙質的形式存在。而如果檔案存檔環境相對來說比較潮濕，或者溫度比較高，那么這些紙質檔案就會受到一定程度的損害。除此之外，對于高職院校來說，其學生的數量相對來說是比較多的，所以學生檔案所需要的紙張也會比較多，這樣一來學校在建立檔案的過程中，所使用的成本就會比較高。而如果檔案管理人員可以對電子檔案進行使用，那么學生檔案就都會以電子的形式保存在u盤或者電腦之中，這樣一來不僅可以在空間以及紙張等方面有所節約，同時還可以降低檔案的管理難度，提升管理水平。

2 高職院校檔案工作存在的問題及風險

1）電子檔案對計算機設備的依賴程度比較高。檔案管理人員在對電子檔案進行使用的過程中，主要是利用計算機來完成整個檔案的輸入與編制，所以對于電子檔案來說，其對計算機就會產生比較嚴重的依賴性。比如，對于文字檔案來說，檔案管理人員就需要使用word等辦公軟件，而如果檔案涉及一些比較特殊的算法，那么檔案管理人員就到對CAD等程序軟件進行使用。所以檔案管理人員在對檔案進行制作的過程中，軟件的實際運行狀態會直接影響到檔案的制作效率。除此之外，檔案管理人員在對檔案進行儲存或讀取的時候，也要通過軟件來實現，如果軟件運行或者計算機設備存在問題，那么檔案的制作或保存就會以此受到影響。

2）檔案管理制度尚未完善。同時如果學校想要提升電子檔案的應用效果，那么就一定要建立完整的電子檔案管理系統，并結合學校檔案的實際特點，制定科學的檔案管理制度。但雖然現在大部分高職院校存在制定管理制度的意識，但其所制定的管理制度相對來說并不完善，同時還存在許多大大小小的問題。比如，學校所制定的檔案管理制度中，并沒有針對檔案管理人員的實際工作責任進行明確的劃分，同時對于檔案的定位也并不準確。除此之外，大部分高職院校在建立電子檔案管理系統的時候，也沒有結合電子檔案管理制度完成該工作，這樣一來如果出現了檔案丟失或者檔案篡改等情況，那么這些問題就很難得到及時的處理，嚴重情況下高職院校還會因此受到損失。

3 高職院校檔案管理完善措施

1）加強電子檔案管理的重視度。隨著電子檔案的不斷改革，現高職院校一定要對電子檔案管理模式的應用有所重視，利用電子檔案管理模式來提升檔案管理工作的效率以及水平。首先，高職院校可以聘請有經驗的專家針對電子檔案模式的內容以及應用意義開展主題講座，然后組織檔案管理人員進行參與。這樣一來檔案管理人員就可以通過講座對電子檔案管理有更多了解，同時其對于電子檔案管理的應用意識也會因此提升。其次，高職院校還可以組織檔案管理人員開展培訓活動，提升檔案管理人員對于電子檔案管理的應用能力，這樣一來電子檔案管理的使用效果才可以得到保障。同時在培訓過程中，高職院校還可以定期組織檔案管理人員進行考核。考核完畢以后，高職院校不僅可以結合考核結果對檔案管理人員進行后期針對性的培訓，保證管理人員的工作能力可以得到有效提升。同時及高職院校還可以針對考核成績優秀的員工進行獎金或者假期上的獎勵，這樣一來檔案管理人員的工作及解析那個就會得到充分調動，檔案管理工作的實際效率也會因此提升。最后，學校還要對電子檔案管理開展大力的監督工作，并結合該工作的實際情況向工作人員提出適當的要求，在保證檔案管理工作質量的同時，也保證電子檔案管理應用的有效落實。

2）規范操作流程，完善檔案管理制度。如果高職院校可以制定清晰化、科學化的檔案管理制度，那么如果檔案管理人員在工作過程中出現了任何一種問題，那么這些問題都會因為該制度的存在而得到有效的解決，同時檔案管理工作的質量也可以因此得到保障。而高職院校在制定檔案管理制度的時候，首先要做的就是對學生檔案的實際情況進行了解，然后再結合檔案管理人員的工作能力，以此為基礎完成檔案管理制度的制定工作，保證其科學性以及有效性。其次，學校在制定檔案管理制度的過程中，還要注意對檔案管理人員的責任進行明確劃分，以便檔案管理人員可以清楚地了解自己的工作責任，盡可能地降低互相推脫責任現象出現的概率。

3）利用學校區域網建立服務平臺。對于高職院校的電子檔案來說，其存在的基本任務就是為師生進行服務。所以基于此，學校還可以通過對學校局域網的利用，為師生提供一個開放性的服務平臺，以便教師以及學生都可以通過該平臺對共享性的電子檔案進行訪問，查找自己所需要的檔案資料。比如，學生可以通過該平臺對自己的英語等級以及學歷證書等進行查詢，而教師就可以利用該平臺對學生信息以及往屆畢業生的去向進行查詢。這樣一來該服務平臺的存在不僅可以為學生的學習生活帶來便利，同時還可以為教師的工作帶來便捷。

4 結束語

總之，現在高職院校對電子檔案管理的使用，基本符合了我國現在的社會發展趨勢。而如果高職院校想要保證電子檔案管理的實際使用效果，那么首先要做的是組織檔案管理人員進行培訓，提升其檔案管理能力。其次學校還要制定科學的管理制度，并對校內網進行利用，建立有效的檔案服務平臺。這樣一來電子檔案管理自身的價值就可以得到充分的發揮。

參考文獻

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作者簡介

侯永紅（1969-），女，漢族，2003年6月畢業于內蒙古師范大學計算機科學技術與應用專業，錫林郭勒職業學院教師，檔案系列副研究館員，研究方向：檔案管理、圖書館建設等。