房地產檔案管理信息化建設策略

管大勇

摘要：在科技進步的引領下，大數據和互聯網呈現出更強的發展趨勢，社會邁進了信息時代。而隨著城鎮化進程的推進，房地產產業獲得了空前的發展契機。房地產檔案管理工作因此而開始受到重視，靈活運用信息技術，把信息化建設作為今后重點發展方向。文章將房地產產業發展實際為依托，對房地產檔案管理信息化建設的現實意義進行論述，而后針對影響房地產檔案管理信息化建設的因素，提出了幾點改進措施，希望可以提高房地產檔案管理水平，為檔案應有作用的充分發揮營造良好環境。

關鍵詞：房地產產業;檔案管理;信息化建設

房地產產業在社會發展中占據著重要地位，房地產檔案的作用就躍然紙上。房地產檔案是在房地產產業有關業務操作中，關于房產等級、房屋改造和買賣、地產交易等項目，經過規定的收集和管理流程，形成對行業及社會發展有利的資料信息，呈現形式大多是文字、圖紙及照片等。正因如此，房地產檔案是房產登記管理的重要前提和依據。采用信息技術，可以確保房地產檔案管理模式與時俱進，保證檔案管理的質量及效率，同時滿足社會發展的需求。顯而易見，檔案管理信息化建設成為了新時期房地產產業實現可持續發展的關鍵因素。

一、房地產檔案管理信息化建設具有的意義

（一）對保證房地產產業可持續發展有益

房地產交易法律法規是非常嚴格的，且內容較為復雜，使得房地產檔案管理工作難度加大。若不能科學有效地進行檔案管理工作，就無法確保房地產產業交易與商業活動。因此，促使房地產檔案管理信息化建設，能夠不斷提高檔案的形成、管理及調用效率，達到房地產商業活動對檔案資料的客觀要求。

（二）為解決房地產糾紛問題提供依據

檔案信息化建設是依靠信息技術進行保管，當出現糾紛時，有關部門只需登錄檔案庫，把電子檔案發送至申訴方的電子設備上就行。對比調用紙質檔案，可以有效提高檔案調動效率與使用過程的安全性。并且不同于紙質檔案，電子檔案相關內容可以及時更新和完整記錄，作為解決糾紛依據要比紙質檔案更加可靠。

（三）對提高房地產檔案管理的安全性有益

值得注意的是，房地產檔案和其他檔案一樣，保存年限較長，一些還是永久性的。相對比普通檔案，其查詢與使用頻率更高，這也對房地產檔案管理的安全性提出了更高的要求。一來，頻繁的查詢與使用會使紙質檔案損耗，致使紙質檔案保存難度提高，二來，紙質檔案由于材質問題而比較脆弱，需要有較大的存儲空間，并且對保存環境有較高要求，若出現火災等問題，將造成無法彌補的后果。因此，對房地產檔案管理信息化建設，可有效提高房地產檔案的安全性。

二、房地產檔案管理信息化建設的主要影響因素

（一）不夠重視檔案信息化建設

檔案管理工作也是房地產企業管理工作的一項重要內容。然而房地產企業檔案管理部門對檔案資源宣傳力度不足，致使一些工作人員的檔案意識薄弱，存在重建設而輕檔案的現象。一些管理人員覺得檔案管理工作無非是記錄、保管及借閱等，和房地產企業的直接效益沒有直接關系。時間一長，就使得檔案管理人員對工作懈怠，大幅度降低了檔案管理效率。并且不夠重視檔案資料的收集工作，案卷管理科學性與規范性不足。

（二）缺少制度保障

當前一些房地產企業還沒有制定針對檔案收集和管理的制度，很少涉及檔案管理信息化建設內容。一些房地產企業規范制度只有大概框架，或者因為政策水平的差異而存在較大不同。還要一些房地產企業并未針對檔案管理信息化建設加大資金投入，致使檔案管理信息化建設缺少必備的設備。

（三）檔案管理平臺分散且運營低效

當前許多房地產都有各自的檔案登記管理系統，然而這種分散化管理對信息管理的統一不利，并使得一些審批與審查步驟相對繁瑣，大幅度降低了檔案管理效率。

三、加強房地產檔案管理信息化建設的措施

（一）提高對檔案管理信息化建設的重視程度

為進一步提高房地產檔案管理信息化建設程度，建設并優化網絡信息化辦公環境，必須要對房地產檔案管理信息化建設提高重視程度，認識到檔案管理信息化建設的重要性，端正檔案管理態度，營造良好的意識形態與環境，并為檔案管理部門配備配套的硬件、軟件及人才，創造良好的態勢。

（二）健全房地產檔案管理制度

從目前情況來看，一些房地產為了提高檔案信息化管理水平和實現規范化管理，已經推出了電子檔案管理相關制度。但是相對比其他行業的檔案管理，房地產檔案信息化管理情況相對特殊，管理方面也存在一定差異性。因此，在檔案管理制度建設中，需要充分考慮到房地產行業的需求與特征，便于為房地產檔案管理信息化工作提供助力。

而若想提高房地產檔案管理規范性，保證檔案管理信息化建設工作穩定推進，就需要建立健全關于電子檔案收集、存儲、轉移等制度，讓工作人員有章可依。并且還需要進行標準細化建設，加強完善有關規章制度，加強重視房地產檔案管理信息化建設工作，提高房地產檔案管理工作的地位。如此一來，可確保房地產檔案管理信息化建設更順利地推進，從而實現信息化建設發展目標。

（三）建立配套的房地產檔案分析處理系統

為便于房地產其他部門隨時調用房地產檔案資料，同時滿足相關部門對房地產資料的數據分析與政策制定要求，需要構建配套的房地產檔案數據分析處理系統，為有效宏觀調控房地產交易市場提供保障，促使政府部門和有關企事業單位制定并出臺有關引導制度助力，以此有效管控房地產交易市場風險，推動房地產交易市場穩健發展。

結語

總之，在當前社會中，信息技術被廣泛應用于各行業中，房地產產業檔案管理方面也因此受到較大影響，信息化建設將成為房地產檔案管理的主要方向和趨勢。所以，應以房地產行業發展為出發點，全面了解當前房地產檔案管理信息化建設情況，采取科學合理的發展措施，建立高效的信息化管理系統，依托專業化的管理人才，提高檔案管理效率與質量，增強檔案服務水平，為房地產產業可持續發展打下基礎。

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