高校學生學籍檔案管理的現狀與改進研究

邰春蘭

摘 要：高校學生學籍檔案管理，不僅是高校提升辦學水平的重要手段，也是為保障國家經濟發展活力提供高素質人才支撐的重點環節，在高校人才培養持續發展中有著重要作用。學籍檔案是學生重要的檔案資料，在當前信息技術、數字技術不斷發展背景下，進一步拓寬高校學籍檔案管理的未來發展空間，為提升高校人才培養水平創造了更好的條件。對我國高校來說，在學生學籍檔案開展過程中，應當始終秉持創新理念，加強學生學籍檔案管理的規范化建設，為滿足國家經濟建設對高素質人才的需求貢獻寶貴力量。基于此，本文首先闡述了我國高校目前開展學籍檔案管理工作的現狀，并站在現代化視角，對改進高校學生學籍檔案管理對策進行探究。

關鍵詞：高校管理;學籍檔案管理;現狀;改進對策

引言

高校學生學籍檔案管理，是對學生學習生涯的詳細記錄，新時期高校學生學籍檔案的管理水平，對學生未來升學、就業會產生非常深刻的影響。因此對我國高校來說，應當高度重視學籍檔案管理水平的提升，加強對學生學籍檔案的利用。需要注意的是，當前高校學生學籍檔案相比于其他類型的檔案來說利用程度較高，因此在開展管理工作過程中需要投入更多時間和精力，有針對性對管理工作中存在的一些問題進行分析，并在不斷解決問題的過程中積累豐富的經驗，從而有效促進學籍檔案管理水平提升。

一、高校學生學籍檔案管理的特征

1.工作任務繁重

在國內經濟水平持續提升的環境下，人們接受教育的程度也不斷提升，總體來說，我國教育事業近年來已經取得矚目成就，高校學生的熟練呈現出逐年上漲趨勢，尤其是高校擴招以后，這一趨勢更加明顯。在這樣的情況下，無論是高校教學管理工作還是學生學籍檔案管理工作均逐漸趨于復雜化，使得高校在開展學生學籍檔案管理工作過程中，需要承擔更加繁重的工作任務，學生學籍檔案管理工作的難度目前正在持續增長。

2.學籍信息真實準確

學籍檔案中的信息以學生基本信息為主，其中還涉及學生在校期間參加活動、接受獎懲等情況。通過查詢學籍檔案方式，可以了解到學生在校期間是否遵守學校規章制度，是對學生整體信息的詳細記錄。從客觀角度出發，學籍檔案具有規范性、準確性的特點，是對學生基本信息的真實記錄。

3.學籍檔案維護日常化

學籍檔案會對學生在校表現進行細致記錄，因此在時間不斷推移的過程中，及時對學籍檔案信息進行更新非常重要，便于及時將學生的情況記錄在冊。一般情況下，學校會以學期、年度為單位，定期對學籍檔案內容進行擴充，在學生不斷成長的過程中，學籍檔案也會隨之發生相應變化。

二、高校學生學籍檔案管理的意義分析

1.幫助學校設定人才培養計劃

為了讓學生在讀期間有一個更好發展，在學生入學時高校一般都會設立詳細的培養計劃。部分高校會結合學生所在專業、成績與性格等特點，在學籍檔案中采用計劃書、圖表等形式，逐步引導學生厘清發展思路。學生在校期間如果不了解需要完成的任務時，輔導員就可以及時對學生進行相應指導，保證學生能夠在學校制定的人才培養基礎框架下，逐步完善發展計劃，通過這種方式讓學生有一個明確發展目標，確保學生能夠更加靈活地對后續學習生活進行安排，促使學生逐漸朝著正確方向發展。在這個過程中，學生需要盡早制定生活目標，了解在校期間必修的學分、需要掌握哪些知識和技能，主動投入到日常學習當中，通過這種方式讓學生的學籍檔案內容變得更加充實。

2.引導學生成長

在大學四年的學習生活中，第二、第三學年是學生學習知識的關鍵階段，學籍檔案將成為輔助學生學習的有效工具。學生隨時可以利用學籍檔案，對自己的個人發展計劃進行調整，同時還可以輔助學生制定短期計劃、目標，這樣學生學籍檔案就可以更好地發揮對學生的指導作用。為保障學生學籍檔案指導作用的發揮，高校在開展學籍檔案管理工作過程中，應當及時結合管理過程中獲取的反饋信息，有針對性彌補學生學籍檔案管理中存在的漏洞，不斷修訂、完善管理細則，促使高校學生學籍檔案管理趨于合理化、規范化。學生學籍檔案中的信息必須真實、準確，需要完善記錄學生在校情況，包括學生獲獎評優、懲罰處分等，另一方，還應當強化對學生道德、素質的評價，最大限度地做好公正、客觀。

3.幫助學生彌補不足

學籍檔案對臨近畢業學生來說是非常重要的資料，學生可以利用學籍檔案明確自身不足，從而有針對性地對短期發展計劃進行調整。學生可以查閱學籍檔案，了解自己還需要修哪些學分，有效指導學生利用臨近畢業時間進行補修，幫助學生順利畢業、就業。高校還應當重視加強學生實習檔案管理，通過真實記錄學生實踐期間表現情況，有效將學生的就業態度呈現出來，將其作為用人單位人才引進的重要依據，充分幫助學生解決就業問題。

4.畢業后的信息使用

我國近年來對社會信用的重視程度不斷提升，學生學籍檔案是對學生在校表現的準確記錄，學籍檔案可用于用人單位對學生進行考核的一項依據，當然也可以用于升學考核，比如公務員考試、研究生考試等。這就使得學生學籍檔案利用率高居不下，現階段對高校學生學籍檔案管理的熱度不斷增長，也逐漸成為社會共同關注焦點。

三、高校學生學籍檔案管理的現狀分析

學生學籍檔案是記錄學生從入學到畢業整個學習階段表現情況的信息載體，為確保學生學籍檔案記錄的信息準確無誤，高校一般需要投入許多精力，切實做好學籍檔案管理工作。從目前情況來看，我國部分高校在開展學籍檔案管理工作，管理效果并沒有達到預期目標，在具體管理中仍然存在一些亟須處理的問題。

1.學生學籍變更集中性不足

我國許多高校都成立了專門部門、機構，專門從事檔案管理工作，其中就涉及學籍檔案管理。在對學生進行資格審查合格、正式注冊學籍檔案開始，高校就需要細致地對學生各項信息進行記錄，這種記錄方式是間斷性、分散性的，學生學籍檔案內容的完整性還有待商榷。比如學生成績、畢業等方面的信息主要由學校教務部門提供;學生創業創新、綜合素質等信息主要由學生工作部門提供。

學生在校期間，學籍檔案中的信息可能隨時都會變更，比如學生在開學前、學習中由于參軍需要保留學籍、因病因事休學、轉專業申請等，出現這些情況必然會導致學生學籍出現變動。這些比較分散的事項，使得檔案室工作人員的工作比較煩瑣，學生學籍變更難以集中，只能由工作人員對每一次信息變更進行及時調整，才能進一步加大學籍檔案管理力度。

2.辦公效率低下

隨著國家政策調整，大學生入伍參軍、創業就業的現象屢見不鮮，在校學生涉及學籍信息變動的情況越來越多。在高校現有人力資源體系下，開展學生學籍檔案管理工作缺乏充足人員支撐，再加上學生學籍信息變更需要經過多部門操作，這就會對學生學籍檔案變更的效率造成一定影響。學生學籍檔案異動主要由學校教務部門負責，學生在辦理手續時不僅需到對應部門辦理，還需要在手續辦理完成后將手續辦結流程單提交到學籍檔案管理處進行存檔，由檔案管理人員對學生學籍檔案進行調整。在高校學生學籍檔案管理信息化水平較低情況下，學籍變更過程中無法同時對多名學生的學籍檔案進行處理，辦事流程煩瑣、辦事效率低下，不僅會加大高校管理成本投入，還會影響學生的滿意程度。

3.個別學校仍然以紙質檔案為主

我國各大高校當前已經建立針對學生學籍檔案管理的信息化系統，但是部分學校對紙質檔案的依賴性仍然很強。同時使用紙質檔案和數字檔案會加重學校學籍檔案管理負擔，部分高校想要完全脫離紙質檔案還有很長的路要走。另一方面，紙質檔案的使用需要人工進行填寫，不僅工作量巨大，而且可能會出現填寫錯誤的情況，工作人員對學生學籍檔案進行檢查又需要消耗大量精力，因此逐漸降低高校使用紙質檔案的比例迫在眉睫。

4.學生學籍檔案利用率較低

從目前情況來看，我國許多高校將大量資金、人力投入到教務管理系統的開發上，對信息化建設的重視度越來越高。不過部分高校現有教務管理系統中，只錄入了學生學籍、基本信息的初級資料，這些信息資料難以將學生在校的整體情況反映出來，在學生畢業論文設計、社會實踐等教學形式的評價中，仍然以結論性評價為主，缺乏科學、客觀的過程性評價，這就反映出部分高校學生學籍檔案管理的信息化、網絡化水平還需進一步提升。

四、改進高校學生學籍檔案管理的對策探究

1.創新管理理念

高校學生學籍檔案管理工作開展，不能只依靠單一的管理模式，加強傳統管理模式與互聯網的結合是重點。對高校來說，應當始終堅持“以人為本”的管理理念，從實際出發，重視對學生學籍檔案的全面管理、集中管理，一切圍繞學生利益出發，重視學生學籍檔案管理中服務職能提升，采用“互聯網+”的手段，為學生提供更加優質的檔案查詢服務。在學生學籍檔案歸檔時，檔案管理工作人員必須耐心、細致地對待工作，盡可能借鑒國外或其他先進學校成熟、優秀的學籍檔案管理經驗，切實維護學生學籍檔案信息。高校檔案管理部門要加強對檔案管理工作人員的教育和培訓，做好人員選拔工作，挑選合適人才開展檔案管理工作。尤其是在加強實施“互聯網+”戰略過程中，必須保障每一位檔案管理人員都具備較高的計算機操作水平，為提升學生學籍檔案信息化、集中化管理水平創造良好條件。新時期，加強高校學生學籍檔案管理中的理念創新，是改進管理工作、提升管理成效的前提條件。對部門領導、工作人員來說，只有時刻秉持創新原則，才可以確保學籍檔案管理工作緊跟時代步伐，才能夠為高校提升辦學水平做好鋪墊，從而為國家社會經濟建設提供更多高素質人才。

2.優化信息化管理

信息化是時代進步的必然選擇，各大高校應當將學生學籍檔案管理納入學校信息化建設范疇，逐步減少紙質檔案使用頻率，基于信息化技術為保障學生學籍檔案信息準確性、真實性創造良好條件。基于信息化建設的學生學籍檔案管理，便于學生自主對學籍注冊、學籍變更進行操作，進一步緩解高校學生學籍檔案管理壓力。同時在大數據、云計算技術的支持下，還能夠自動對每一位學生的學籍信息進行檢測，避免學生學籍信息填寫錯誤。在信息化支持下，學生學籍檔案的保密性將得到有效提升，便于學生及時、準確查詢自己的學籍信息。比如在學生入學時需要進行學籍注冊，通過學校構建的學籍檔案管理系統，學生可以使用學號或者入學時設置的密碼進入系統，自主進行學籍注冊操作，在系統提示下完成學籍注冊。在校期間，學生如有學籍變更需求，也可以進入學籍管理系統進行自主操作，在學校教務部門引導下，學生可以向系統提交學籍信息變更申請，通過系統及時將學生的申請信息傳遞到相關部門進行審核，在審核通過后利用短信、微信等方式將信息反饋給學生。總之，基于信息化建設的學生學籍檔案管理，使得管理工作的自動化、智能化水平得到進一步提升，不僅緩解了傳統學籍檔案管理的工作壓力，解決傳統學籍檔案管理中辦事效率低下的問題，還能夠為學生提供更加便捷、智能的查詢、申請等服務。

3.加強學籍檔案管理的制度建設

制度建設是任何一個社會主體正常運行的根本，高校學生學籍檔案管理工作的開展，也應當建立在制度建設基礎上。學籍檔案管理制度是高校開展學籍檔案管理工作的主要依據，其可以有序引導管理工作開展。高校在制定、修訂學籍檔案管理制度過程中，應當認真閱讀國家教育部門出臺有關制度建設的文件、政策，并結合學校發展實況，認真分析現階段學校學生檔案管理中存在的問題，通過制度建設方式有序對管理工作中存在的問題進行整改，進一步保障學籍檔案管理制度的完善程度，切實提升制度的可行性、全面性。在學籍檔案管理制度引導下，高校需要制定一套行之有效的管理辦法，進一步緩解師生辦理相關手續負擔，切實提升高校學籍檔案管理工作的合理性、規范性。

4.加強學籍檔案管理人才隊伍建設

從一定程度上講，學校對學籍檔案管理工作的重視程度，決定了學籍檔案的整體管理水平。在信息化技術不斷發展背景下，新技術、新方法的應用，都必須有一支高素質、高水平的人才隊伍支持。因此對高校來說，應當加強對現有檔案管理工作人員以及新近檔案管理工作人員的業務培訓，加強對檔案管理工作人員績效考核以及考核結果的應用，實行“優勝劣汰”的人力資源管理辦法，確保人才隊伍建設能夠更好地支持高校學生學籍檔案管理工作開展。績效考核結果需要直接與工作人員的基本工資、薪酬福利掛鉤，通過這種方式激勵工作人員為提升績效水平努力，通過這種方式為高校學生學籍檔案管理工作提供保障，保證每一位工作人員都抱著積極的態度和高度責任心投入到學籍檔案管理工作中。

結語

綜上所述，高校學生學籍檔案是完整記錄學生學習信息的載體，加強對學籍檔案的管理，有助于提升高校辦學水平，為保障國家經濟發展活力提供充足人才支持具有很好的促進作用。當前，我國高校必須積極轉變管理理念，明確學籍檔案管理工作中存在的問題，基于信息化建設、人才隊伍建設以及制度建設，實施“互聯網+”戰略，切實提升學籍檔案管理的信息化、集中化、智能化水平，以便為高校充分發揮學生學籍檔案價值創造良好條件。

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（作者單位：寶雞文理學院）