“互聯網+”時代機關事業單位干部人事檔案現代化管理模式探討

王霞

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，網絡信息技術飛速進步，“互聯網+”深入各行業各領域。由于思想觀念落后、專業人才缺乏、行業規范缺陷及軟件技術瓶頸等問題制約著機關事業單位人事檔案工作的高質量發展，地區及行業間發展不平衡問題仍然明顯存在，其傳統的檔案管理模式顯然已經不能適應新時代的要求，建設現代化檔案管理模式迫在眉睫，面對機遇和挑戰，要加大創新力度，不斷優化管理模式，切實推動檔案工作高質量發展。

關鍵詞：人事檔案;規范化審核;信息化建設

干部人事檔案是歷史的、全面考察干部的重要依據，體現了干部的基本誠信，是衡量干部德才的重要內容，反映了組織人事部門的管理水平，同時也是干部調動、職務任免等工作的重要依據。隨著信息化社會的不斷推進，電子數據存儲、物聯網技術、大數據應用不斷推陳出新，傳統的檔案管理方式方法明顯已經落后于新時代生產力的發展速度。在新的時代背景下，只有改進管理方法，構建從規范化審核到信息化建設全方位的現代化科學管理模式，才能切實發揮好信息化電子檔案管理的高效性、安全性、快捷性以及準確性，充分保證檔案工作在黨和國家各項事業的基礎性、保障性、支撐性作用。

一、干部人事檔案現代化管理模式面臨的困境

1.歷史遺留累積造成的檔案存管混亂

新中國成立以來，檔案管理工作經歷了從起步摸索階段到成長發展階段再到臻于成熟階段，但不可否認的是，仍有數目龐大的人事檔案在存放、管理方面混亂無序。一方面是由于時間相對久遠，機關事業單位中60年代之后出生的有相當一部分人員仍在一線工作崗位，臨近退休的在職人員檔案中的最早材料要追溯到七十年代初期，時間跨度較長，加之前期檔案管理不善，造成人事檔案存放混亂、材料缺失嚴重;另一方面機關事業人員編制性質種類眾多，有行政干部、事業干部、行政工勤、事業工勤、事業工人等，再加上權責劃分不清晰，檔案管理權限不明確，往往一個機關事業單位人員的檔案在多個地點存放，不同存檔管檔單位管理水平存在差距，造成檔案管理質量參差不齊。

2.思想觀念落后造成檔案意識淡薄

隨著依法治國的不斷推進，檔案法治化水平不斷提升，特別是“十三五”以來，檔案法制建設取得重要成果。但是，由于宣傳、執行力度不夠，加上檔案工作在單位或地區的工作板塊中處于從屬地位，無論是領導干部，還是管檔一線人員，或是普通群眾，對檔案管理法治化的意義都認識不足，導致出現檔案意識普遍薄弱、檔案管理有法難依的問題。在檔案審核方面，由于人事檔案本身帶有一定的職務、職稱屬性，加之在檔案管理過程中安全性、保密性要求較高，所以對于部分檔案管理人員來說，其潛意識認為人事檔案本身存在問題的概率較低，在檔案審核過程中，僅僅就浮于表面簡單核查，對于干部的“三齡兩歷一身份”等需要耗費大量時間、精力的細節工作，往往采取“睜一只眼，閉一只眼”的方式，從而導致干部相關信息無法給予認定，給職務晉升、職稱評定等工作造成很大的不便。

3.專業人才缺失造成檔案管理缺位

在新的歷史時期，人才資源是社會發展的第一資源，檔案管理工作也是如此。而現實情況是專業型檔案管理人才隊伍嚴重匱乏，一方面盡管現在檔案專業教育事業蓬勃發展，培養了相當數量的檔案專業人才，但不可否認的是在整個培養過程中也存在一些不足之處，如教學內容沒有隨著技術的發展及時更新，部分教材內容較為落后，教學方式還是以老師授課為主，學生真正實踐的機會較少等，這些問題一定程度上制約著培養的專業人才質量。另一方面在實際的工作中，由于管檔科室的特殊性，很多人力資源都傾斜到其他部門，管檔科室的人員普遍不足，再加上缺少專業性指導與培訓，經驗積累嚴重不足，業務能力參差不齊。另外，還有的單位人事檔案管理工作由其他部門的人員兼任，這些兼職人員大多數年齡較大，處于職業生涯的中后期，不能全身心投入檔案管理工作中，更有甚者，缺乏基本的政治素質和職業素養，缺少為人民服務的責任感、使命感，在檔案審核、轉接等重點環節不按照規章制度執行，違反檔案保密性和安全性原則，嚴重影響到檔案管理的規范化。

4.晉升空間狹窄造成檔案工作懈怠

盡管當前社會對檔案信息的需求量在日益增加，國家在政策方面也不斷完善，但在實際的工作過程中檔案工作者的邊緣化傾向依然明顯。專職檔案管理人員在單位受重視的程度較低，在職務提拔、職級晉升等方面存在諸多阻礙，職業前景不明朗、發展空間受限造成專職檔案管理人員工作積極性不高，很難形成職業的成就感和榮譽感。

5.專業設備設施不足造成檔案建設滯后

先進技術和設備設施的及時更新換代是打造現代化檔案管理模式的基石，根據相關的調查情況，目前我國機關事業單位人事檔案工作有接近70%仍然停留在傳統的紙質管理階段，檔案存放柜、密集架等基礎設備設施還是二十世紀七八十年代的產物，檔案庫房在防火、防水等硬性安全指標方面不盡如人意，計算機普及率雖然逐年升高，但由于財政預算傾斜等方面因素，專業性檔案管理軟件的開發與應用難度大，再加上各地人事檔案管理標準要求不一致，造成檔案管理軟件開發領域沒有統一的行業規范，專業性軟件的兼容性不強，不能形成一定的規模效應，導致軟件開發企業參與檔案信息化建設的積極性不高，嚴重阻礙了新時代檔案信息化建設的發展。

二、干部人事檔案現代化管理模式的發展機遇

1.政治環境機遇期

在從嚴治黨的新常態下，為落實中央從嚴管理干部的要求，嚴明組織人事紀律，中央多次開展干部人事檔案專項審核工作，在卓有成效的同時，仍有部分人員檔案存在一系列問題，特別是檔案出現的弄虛作假等問題，嚴重影響了人事工作的嚴肅性和公信力，規范化審核仍是檔案管理的重中之重。

隨著社會主義法治國家建設和新修訂《檔案法》施行，人民對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求深化依法治檔，加快檔案開放利用，提供優質高效服務，提高檔案治理能力和水平，檔案現代化管理模式的建設進入了歷史機遇期。為推動“十四五”時期檔案事業高質量發展，適應國家治理體系和治理能力現代化要求，根據黨的十九屆五中全會精神和《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》，2021年6月中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確指出：到2025年，檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化，取得實質性進展，形成與新時代中國特色社會主義事業相適應的檔案事業發展新局面，為建設檔案強國奠定堅實基礎。

2.科技環境機遇期

新一代信息技術廣泛應用，物聯網技術日趨成熟完善，大數據、云計算也迎來了技術性的變革，各行各業的“互聯網+”應運而生。傳統的檔案管理模式主要依靠人工逐卷逐份管理，面對數目龐大的人事檔案，日趨增加的材料信息，費時費力，同時容易造成信息疏漏及檔案磨損。在新的時代背景下，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，優化資源配置，加快數字轉型和智能升級。通過借助電子媒介，建立檔案數據信息系統，一方面對于檔案管理過程中出現的疏漏問題，能在很大程度上得到避免和減少，另一方面在有限的時間里，也大大提高了檔案管理的工作效率，為機關事業單位的人事管理工作保駕護航。

3.人才資源機遇期

新的時代背景下機關事業單位干部人事檔案現代化管理必將與“互聯網”“大數據”“5G”等前沿的技術掛鉤，真正需要的是學有所長的“新檔案人”，對于年長的人來說，由于學歷、年齡等因素的限制，在新技術的學習和掌握上較慢。相反，年輕一代對于新生事物、前沿技術有濃厚的興趣，學習和掌握速度都很迅速。隨著教育事業不斷發展，年輕一代的學歷層次普遍有了大幅度的提高，在知識層面有了保障。一方面他們有扎實的理論知識基礎、足夠的專業知識儲備，能夠迅速學以致用，即使存在專業缺口，也能借助網絡上各種學習方式擴充知識儲備;另一方面信息化、網絡化讓年輕一代如魚得水，能夠迅速適應新技術加持的檔案管理模式，逐漸成為新時代檔案管理的中流砥柱。

三、干部人事檔案現代化管理模式的建設策略

現代化檔案管理模式不僅僅是單純利用網絡技術手段進行信息化建設，其管理模式的前置條件應是人事檔案的規范化審核。二者相輔相成，只有把規范化審核和信息化建設放在同一條主線上，才能建設好現代化的檔案管理模式。

1.以轉變思想觀念為起點，提升檔案管理意識

要從思想觀念做出轉變，逐步提升現代化管理檔案的強烈意識。

（1）強化政治意識。牢記檔案工作的政治屬性，提高政治站位，增強政治自覺，把黨的領導貫穿檔案工作全過程，確保以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，立足新發展階段，全面推進檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設，深化檔案信息化戰略轉型。

（2）強化規范意識。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業，不是其他工作的附屬，而是與其他工作處于同一位置，在實際工作中，必須嚴格落實相關規章制度，在檔案流轉、查閱、保存等環節保持規范，杜絕本人查檔、違規拍照記錄等不規范行為。

（3）強化審核意識。一卷合格的干部人事檔案必須經過嚴格的審核，按照“凡提必審、凡進必審、凡轉必審”的原則，在審核過程中，不能僅局限于“三齡兩歷一身份”核實，更要注重整體、細節的把握，把干部調動、職級晉升等關鍵人事環節與檔案審核認定結論密切聯系，對檔案存在嚴重問題的人員在晉升、評聘職稱等方面予以擱置處理。

（4）強化安全意識。正確認識檔案屬于國家財產而非個人財產，在檔案管理過程中，要把安全工作作為重中之重。一方面硬件設施要安全過硬，切實做好檔案室的防火、防潮等基礎安全工作，控溫、控濕等基礎保存工作，定期檢修煙霧警報器、除濕器、監控等設備設施，對出現問題的設備要及時維修更換，確保硬件設備實時運轉正常。另一方面為避免在信息化建設過程中電子文件在存儲使用環節造成損壞，要嚴格定義各種文件信息的保密級別，嚴格定義各類審核人員的使用權限，充分利用網絡技術的加密功能對檔案信息庫中存在的資料數據進行分級分類加密處理，及時消除不安全因素，保障人事檔案信息的安全。

2.以注重人才培養為支撐，壯大專業人才隊伍

（1）加強專業性教育培訓，制訂檔案管理領域專業人才培養計劃和目標，以知識結構多元化發展為培養方向，培養一批“政策通”和“多面手”，補足人才短板。

（2）加強政策宣傳引導，提高管檔人員整體政治素質和無私奉獻的精神，使其職業認同感、自豪感明顯提升。

（3）明確檔案管理專職人員，提升管檔人員的晉升通道，完善評價考核獎勵機制，克服重資歷、輕業績，重學歷、輕能力的傾向，對善于創新、業績突出的年輕一代要敢于破格提拔，在發掘真正技術人才的同時避免專業型人才的流失。

（4）優化人員結構，新老結合，避免出現人員斷層，側重于年輕人員的招錄，同時也要吸收具有豐富檔案管理經驗的老同志，避免因人設崗，保證檔案人才隊伍配備合理、有序更替。

3.以統一行業標準為抓手，完善檔案管理規范

現代化檔案管理逐步邁向信息化時代，電子檔案將作為新興的載體活躍于歷史舞臺，新生事物的初期往往會有各種弊端，檔案領域也不例外，檔案現代化建設初期由于管理手段不成熟，行業標準不統一，勢必會產生各式各樣的矛盾。各單位要以國家檔案局檔案標準庫中國家標準和行業標準為依托，結合實際情況，在檔案轉接、審核、保存、收集、查閱等基本工作環節統一標準，同時也要加大宣傳、貫徹、執行力度，讓國家標準和行業標準落在實處，只有這樣才能讓檔案工作統一方向、統一步調，避免出現自相矛盾、各自為政的現象。

4.以更新先進設備為重點，邁向信息時代

把握新時代網絡信息技術帶來的效率紅利，積極擺脫傳統的檔案管理模式，探索現代化管理模式。

（1）硬件方面。改善或者新建符合現代化標準的檔案庫房及密集架，尤其做好庫房安全性、保密性工作，在庫房溫濕度、監控報警、密集架移動、出入門禁等方面全面實現自動化、智能化，人事檔案存放全部淘汰紙質檔案袋、檔案盒，更換為保存質量更好的塑料檔案盒，人防、物防、技防三位一體，安全防范體系更加完備。

（2）軟件方面。加強政策引導，鼓勵支持軟件開發企業參加現代化檔案管理模式的建設，同時明確準入門檻，對于軟件研發水平有限、信用不佳的企業禁止進入檔案現代化建設領域。同時，完善檔案信息化軟件開發的標準規范，在安全保密性達標的基礎上，提高軟件的兼容性，增強質優軟件的推廣度，及時淘汰不符合要求的軟件，避免出現泄密情況。此外，還要明確軟件開發的基礎功能，不能僅局限于查詢功能，要綜合檔案信息化建設的全面需要，實現動態管理，加強相關軟件的售后服務保障，根據使用過程中出現的問題，及時完善、更新檔案信息管理系統。

四、結語

現代化檔案管理模式不是一朝一夕就能建設完善，需要機關事業單位、軟件開發企業、一線管檔人員等多方面的努力，需要規范化審核和信息化建設結合發力，在不斷完善的過程中，難免會出現各式各樣的問題，各機關事業單位需要結合實際情況，充分發揮資源優勢，協調各方面，統籌各環節，制定出合理的解決措施，在不斷優化現代化檔案管理模式中增強檔案安全防線、提高檔案服務水平、提升檔案治理效能。

參考文獻：

[1]張 莉.試論新時代檔案管理工作的創新途徑[J].蘭臺內外，2020

[2]王艷婕，楊 州.高校人事檔案精細化管理策略[J].吉林化工學院學報，2020

[3]張偉城.大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺內外，2020

[4]劉艷輝.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業學院學報，2019

（作者單位：山東省濟南市萊蕪區人力資源和社會保障局）