淺談新時期如何加強信訪檔案管理

陳丹紅

摘 要：信息化辦公引領了新時代的發展，政務公開化、黨政建設公開化更是吸引著民眾的眼球。作為信訪部門，工作人員的一言一行都代表著黨和政府的形象，時刻受到社會的關注，因此信訪部門更要注重提高服務態度、工作效率，而決定信訪部門工作效率高低的則是信訪檔案管理工作。新時期如何加強信訪檔案管理工作，提高信訪工作效率，樹立良好的信訪形象，成為信訪部門亟待解決的問題。

關鍵詞：新時期;信訪檔案;管理方法

我國的信訪制度源于1951年，其建立是為了監督政府部門工作人員的言行，使其全心全意為人民服務，并協助化解各種社會矛盾，保護我國公民的合法權益不受侵犯，為民眾創建法治、和諧社會。隨著時代的發展，信訪形式由最初的寫信和走訪兩種形式，發展成了寫書信、打電話、發電子郵件、發短信、視頻對話、群眾上訪、領導下訪等多元化形式。信訪形式的發展變化直接加劇了信訪量的倍增，影響著信訪檔案對資料的收集、整理、分類歸檔、利用的進程，給信訪檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。如何解決檔案收集難、管理難、應用難等問題，成為信訪檔案管理工作的重點和目標。

一、闡述信訪檔案

1.信訪檔案的概念

信訪檔案是記錄信訪機構接待信訪案件活動中形成的一種特殊檔案，涵蓋每個信訪者真實、詳細的身份信息，信訪者來訪的原因、經過，訴求結果，經辦人員的詳盡信息、處理問題的態度，以及相關部門對于信訪事件的調查經過、取證資料、上報文件、處理意見、依據的法律條件、下發的處理文件、印章等。

2.信訪檔案的特點

（1）真實性、全面性。由于信訪檔案是一種特殊的檔案，信訪工作人員在進行檔案整理時，會將整個信訪過程產生的所有資料進行收集，包括所有人員信息、言論、負責人依據法律法規進行的調查取證過程、內容、結果以及上級部門下發的處理意見、文件等。每一個細節都會記錄在案，因此信訪檔案具有真實性、全面性。

（2）復雜性、龐大性。目前我國有14億人口，人民群眾受經濟情況、地域情況的限制，接受的教育層次不同，思想觀念、價值觀念也存在著較大的差異，因而不同人群面對社會問題有著不同的觀點。加之信息發達，群眾對于國家的發展方向、教育、醫療、城建等方面都極為關注，這就導致信訪量不降反增，五花八門的信訪原因和多元化的信訪形式、舉證方式，造就了信訪檔案的龐大和復雜性。

（3）隨機性、交叉性。一般檔案在進行管理時，會根據發生時間的先后順序進行一鍵管理。信訪檔案在進行管理時，不會單純根據事件發生時間進行歸檔管理，而是把不同時期、不同單位處理的同一事件進行統一歸案。因為信訪工作本身比較特殊，人們對信訪的處理結果不滿意時，會進行二次信訪，甚至多次信訪，周期較長。同時，信訪者會因同一事件到不同信訪單位進行個人申訴，如此就會造成信訪檔案交叉、重復，如果單純按照時間順序進行管理，信訪檔案會失去真實性、全面性、完整性，也會造成資源浪費。

二、做好信訪檔案管理的重要性

1.信訪檔案管理有利于社會和諧發展

信訪檔案詳細記錄了事件發生時期所實行的法律法規，以及政務工作人員的處置態度、處事方法和事件本身的處理過程和結果。信訪檔案就是一部另類的中國發展史，見證了黨和國家的成長、發展過程，及人民群眾對黨和國家的認可程度。信訪檔案是國家級、寶貴的歷史材料，有利于發現法律法規、民生建設、教育思想、黨政黨令等方面的不足之處，可以更好地站在人民群眾的角度，從人民的利益出發，促進社會和諧發展。

2.信訪檔案管理有利于當下政務的處理

信息化時代的到來開闊了人們的眼界，增加了民眾的知識儲備，新時期的信訪工作相較于過去難度更大，需要更謹慎地處理。

信訪檔案的真實性，不僅還原了事件的全部過程，還體現了法治社會的公平、公正，為新時期的信訪工作提供了有力、科學、有效的依據。尤其是處理多次信訪、重度信訪事件時，同類檔案就成為強有力的科學證據，發揮出信訪檔案的歷史價值。信訪工作人員結合法律法規進行研究、分析，可以避免摻雜工作人員的主觀意識，減少工作失誤的發生，高效完成信訪事件處理工作，為信訪部門樹立良好的公眾形象。

三、加強信訪檔案管理的方法

信訪檔案管理的好壞，直接決定著信訪工作的效率，影響著信訪部門的形象。因而加強信訪檔案管理是做好信訪工作的前提。

1.完善信訪檔案管理流程

（1）信訪檔案管理流程規范化。信訪檔案因其特殊性，在進行管理的過程中需要實施嚴格的保密措施，不得有檔案內容外泄的事情發生。這就需要信訪部門加大管理力度，完善信訪檔案管理流程，在實施的過程中要不斷改進，彌補不足之處，使信訪檔案管理流程更加合理化、規范化。在信訪檔案日常管理工作中要做到以制度為依據，以制度為標準，嚴格按照信訪檔案管理流程開展檔案管理工作，任何人、任何部門都不得有違反行為，做到一視同仁才能真正將信訪檔案管理流程規范化。

（2）信訪檔案管理制度嚴格化。要做好信訪檔案管理工作，就要制定嚴格的管理制度，并且堅決執行到底。在制定管理制度時，不可盲目照搬其他信訪部門的管理制度，而是要根據所在信訪部門的特點，依據《檔案法》《保密法》建立適合自身的管理制度。必須要考慮到的內容包括信訪檔案收集、分類、整理、儲存、內部借閱、外部借閱、保密性、責任劃分、追責等。嚴格的管理制度只是信訪檔案的管理手段，目的是為了使管理流程更加規范化，從而提高信訪檔案管理的科學性、有效性，能夠更好地為信訪工作、為人民服務。

（3）信訪檔案管理責任到人。信訪檔案的管理必須要責任分明，細化到人，責任追究到人，才能提高檔案管理人員的責任心，促進信訪檔案管理的有效發展。可將信訪案件分為一般訪問類、領導指示類、重要來訪類。每個小組負責一類信訪檔案，再分別根據信訪時間、儲存年限、資料收集、歸檔、電子掃描、數據庫信息轉化、檔案借閱等進行工作分工，并且明確責任到個人，對于出錯的個人和小組，嚴格按照信訪部門制定的規章制度進行懲處。

2.提高信訪檔案管理人員綜合素質

（1）提高信訪檔案管理人員思想覺悟。信訪檔案管理工作不同于其他文職工作，其性質決定了從事信訪檔案管理工作人員必須具有較高的思想覺悟，能嚴格按照黨紀黨規約束自己的行為，將個人利益放在國家利益和人民利益之后，并且要有“我只是服務于人民大眾的服務員”的精神，才能成為合格的信訪檔案管理人員。要想提高信訪檔案管理人員的思想覺悟，有關部門要做到以下兩點：第一，重視信訪檔案管理的重要性。要想提高信訪檔案管理人員的思想覺悟，就要先改變思想觀念，重視信訪檔案管理工作。上級領導部門要定期開展信訪檔案管理培訓，主管領導和相關人員要全員參與，反復學習信訪檔案的重要作用，讓每個信訪人都懂得信訪檔案的價值所在，從而更加重視自己的工作，只有足夠重視，才能真正用心。還要定期進行檢查和考核活動，做到獎懲分明，給信訪檔案管理人員一定的壓力和動力;第二，重視檔案管理人員保密意識。作為檔案管理工作人員，具有強大的保密意識是最基本也是最重要的素質。

要加強信訪檔案管理的有效性，必須要注重加強信訪檔案管理人員的保密意識。信訪部門每月要固定地點、固定時間，請司法部門或者律師進行《保密法》《檔案法》的培訓，全員都要參與，只有全員都具備保密意識，才能真正杜絕信訪檔案泄密的事情發生。上級主管部門每3個月要將主管的所有信訪部門檔案管理人員進行統一培訓，加強檔案管理人員的思想意識、保密意識。

（2）提高信訪檔案管理人員專業能力。在科技迅猛發展的今天，要從事信訪檔案管理工作必須具備兩項能力，即專業化檔案管理能力和信息化管理能力。新時代各行各業都已經實現辦公信息化、自動化，信訪檔案管理作為一項民生工作，必須要跟上時代發展的步伐，為廣大群眾做好基礎性服務，為社會發展挖掘自身的潛在價值。因此，信訪部門必須要加大投入，提高信訪檔案管理人員的專業能力。第一，對于在職信訪檔案管理人員進行專業培訓。由于歷史遺留原因，造成很多信訪檔案管理人員是由各機構的文職人員兼任，隨著時間的推進，逐漸成為專職信訪檔案管理人員。但是，由于其未經過專業化的教育學習，在工作的過程中，仍然會出現各種問題，所以上級部門和信訪機構都要重視在職信訪檔案管理人員的專業性培養。首先，每季度要進行一次檔案管理專業化培訓，學習內容包括《檔案管理工作規范條例》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》《情報學》《信息管理學》《檔案學》等。其次，每兩個月要進行一次專業知識考評，考試內容為日常工作所要掌握的檔案管理技能、信息化操作技能及上一次培訓內容，以此來保證每個從業人員都能夠成為專業化、現代化的檔案管理人才;第二，引進專業能力較強的人才。信息化背景下的信訪檔案管理對于人才的需求不只是檔案管理的專業化人才，更需要同時掌握計算機知識、數字化管理能力、熟知法律法規知識的復合型人才。因而，信訪部門在挑選檔案管理人員時，不能局限在信訪部門內部培養，而是要敢于從外界引進、從下級部門提拔合適的人才。

3.構建信訪檔案信息化建設

新時期背景下的信訪檔案管理工作具有數量大、數據載體形式多樣化的壓力。要應對時代的發展對信訪檔案管理造成的壓力就要適時進行改變，盡快構建信訪檔案信息化建設。

信訪檔案信息化建設是為了更好地體現信訪工作的服務性，要以日常工作的實際需求出發，構建信訪檔案數據庫，制定統一、規范的錄入規則和錄入內容。

（1）實現資源共享。在加強信訪檔案管理的過程中，要將信訪檔案的作用和價值考慮在內，明確信訪檔案存在的意義是為了服務于國家建設，服務于人民大眾的和諧共處。因此，信訪檔案管理要將各級信訪部門的需求考慮在內，實現資源共享。在構建信息化檔案建設時，各部門要達成共識，使用相同的數字化軟件設施，制定明確的信息化檔案管理制度，將信訪檔案信息采集、歸檔、數字化轉換、檔案查閱等內容都涵蓋在內，從而加強信訪信息搜索的精準度，提高信訪檔案的使用率，發揮信訪檔案的使用價值。

（2）創建集成檔案數據。新時期的政務管理讓人們能夠清晰掌握時政信息，了解民生民意，且能最大限度地參與到政務管理當中?；诖耍陙淼男旁L量呈大幅度上漲趨勢，信訪檔案數據更是如井噴般上漲。各信訪部門要構建針對性的檔案信息數據庫，將所有信息進行集合整理，并且適時進行篩選，將多次出現的數據信息進行合并整理，將出現錯誤的地方及時修改、訂正，將多余的重復信息刪除，保證數據庫的高效運行。同時，可根據信訪檔案保存的時間年限、檔案種類設立專門的數據庫。比如，設立永久性信訪檔案數據庫，分成一般種類檔案數據庫、領導指示類檔案數據庫、特殊類檔案數據庫、重要類檔案數據庫等，根據檔案類型的不同規劃出特定的儲存位置。此外，檔案數據庫的儲存容量一定要大，要定時進行維護升級，確保能夠適應信訪檔案隨時增加和變化的需求。同時，還要為檔案數據庫設立不同的訪問管理權限，保證每個信訪檔案數據庫都具有獨立性和保密性。

（3）構建分布式存儲系統。隨著自動化辦公系統的使用，我國信訪檔案慢慢形成了半結構、非結構化和結構化的數據形態。這種形態的產生對于數據庫的構建造成了一定的影響，單一的數據存儲方式顯然無法滿足多種形態的數據信息，要設立分布式存儲系統，將數據分散存儲在多臺獨立的設備上，分擔信訪檔案數據負荷壓力，利用位置服務器定位存儲信息，不但提高了系統的可靠性、可用性和存取效率，還易于擴展，以此滿足不同形態數據信息的存儲需求。

（4）加強信訪檔案信息化的安全。做好信訪檔案的保密工作，是信訪檔案管理的重中之重，也是構建信訪檔案信息化建設的基本要求。構建信訪檔案信息化建設，是為了最大限度地發掘信訪檔案的價值，能夠實現資源共享，提高信訪工作效率。但是，這個過程本身就具有極大的風險，因此要加大資金投入。第一，對于參與信訪檔案信息化建設的人員都要進行保密培訓，學習相關黨政、黨令、法律法規，做好思想建設，培養較強的保密意識，排除一切危險隱患。第二，購買專業化的保密設施。雖然信訪檔案并不是一級機密，但是極具敏感性，需要做好周密的防護措施，確保信訪檔案內容絕不外泄。信息化本身就是把雙刃劍，實現快速傳播信息的同時，也能快速挖掘個人隱私并進行快速傳播，造成不可預估的后果。因而構建信訪檔案信息化建設，一定要購買專業化的保密設施，杜絕信息被盜的現象發生。第三，要有專職管理人員負責信訪檔案的安全。上級部門要定期安排管理人員學習，一方面提高信訪檔案管理人員的安全意識和保密觀念，另一方面提高其計算機網絡防護能力、維護能力。信訪檔案管理人員要及時做好信訪檔案數據的備份，不斷進行安全系統的優化，每天進行木馬查殺和病毒檢測，定期進行安全維護，杜絕因為懈怠而導致植入木馬病毒、非法入侵系統等情況發生。第四，設置網絡安全鎖。在計算機系統上安裝防火墻，過濾各種垃圾軟件、信息推送、數據包等，避免因失誤點擊到木馬軟件，造成系統癱瘓，而無法進行正常工作。此外，還要針對信訪檔案系統設置網絡安全鎖，通過身份認證才能進到信訪檔案系統，再次通過認證才能進入數據庫。只有多重防護，才能有效避免網絡黑客的攻擊，消除數據被盜的可能性。

四、結語

新時期，加強信訪檔案管理，以全新的面貌呈現出信訪工作的社會公益性、服務性，挖掘信訪檔案的潛在價值是大勢所趨。完善信訪檔案管理流程是加強信訪檔案管理的前提，提高信訪檔案管理人員綜合素質是加強信訪檔案管理的根本，構建信訪檔案信息化建設是加強信訪檔案管理的必然，將三者進行有機結合，共同促進信訪檔案管理工作的開展，提高信訪服務質量。

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（作者單位：福建省泉州市信訪服務中心）