談新時期技校檔案管理人員職業素養教育與培養

袁爽

摘 要：文章針對技校檔案管理人員職業素養的現狀，從新時期技校檔案管理人員具體的職業素養教育與培養方法進行了探討，認為加強檔案管理人員的職業素養培養，能夠提升技校的檔案管理水平，使檔案資源合理、有效地為學校和社會提供服務。

關鍵詞：技校;檔案管理人員;職業素養

隨著改革開放的深入，學校檔案管理已成為學校建設、管理工作中的核心內容。從事檔案管理工作的職工是否具有較高的職業素養和工作能力，決定了檔案工作能否正常實施。

對此，怎樣提高管理人員的職業素養，強化學校檔案管理隊伍的建設，成為當前的研究重點。現結合筆者的工作經驗，就以下問題展開簡要論述。

一、技校檔案管理人員職業素養的現狀

1.專業人員少

技校的檔案是學校在從事管理、科研、教學等活動中形成的歷史性記錄，也是學校開展各項工作的重要依據。檔案編研的任務是加工、處理檔案資料，借助編研的形式深入開發和挖掘檔案價值，這也是新時代對檔案工作的新要求。目前，技校檔案管理隊伍普遍存在專業人員少、編研能力低等問題，表現為：（1）本科檔案專業人員少，具備博士、碩士學位的人才更少;（2）不了解檔案編研的要求和特征;（3）受檔案資料、傳統理念等因素限制，導致所編研的材料含金量低等。

2.不重視檔案管理工作

對于檔案管理工作而言，很多技校并未給予足夠的重視，普遍認為該工作無法給學校帶來直接效益，科研、教學才是主要任務。此種情況下，檔案管理工作得不到學校領導的支持，導致其無法順利推進，甚至影響檔案管理工作的效率。

3.檔案責任意識不強，法律意識淡薄

由于技校發展局限，加之經費不足，部分技校的檔案管理人員多由其他職工兼職，自然也就缺乏責任意識和職業道德。多數情況下，他們被臨時分配到檔案管理崗位，本來就不情愿，認為檔案管理并不是自己的本職工作，只要做好本職工作即可，甚至個別職工將檔案管理丟到一旁，在年底檢驗時突擊應付。由此可見，當前不少的檔案管理人員責任意識不強，職業道德素養缺失。

受檔案管理工作性質的影響，從事該職業的工作者應具備強烈的法律意識，嚴格按檔案法的相關規定，對檔案信息進行開發和使用。目前，技校現有檔案管理人員的思想覺悟、理論水平普遍不高，檔案信息鑒別能力有限，法制觀念不強，這些因素均影響著檔案工作的開展，妨礙著檔案管理事業的發展。

4.相關檔案管理人員專業素質不高

據調查，我國不少技校的檔案管理人員并不是專業人才，不具備專業的檔案知識，也不愿意主動學習相關知識。對于檔案管理的方法、政策等一知半解，對于檔案管理信息化、校園信息化等技術望而生畏。由于檔案管理人員缺乏專業素養，因此在開展各項業務時容易出現問題，如檔案信息收集不全、不會用計算機、檔案分類不明等，這些現象均不利于檔案工作的開展。

5.管理觀念落后，缺乏創新意識

首先，由于技校不重視檔案管理工作，檔案管理人員通常被認為是學校的后勤人員，對于檔案管理設施的采購和建設，學校領導也沒有給予足夠的資金支持，缺乏先進設備和其他支撐，從某種程度上妨礙著檔案資料收集、整理等工作的開展。其次，檔案人員極少有外出學習、交流的機會，導致檔案管理無法緊跟時代潮流，降低服務效率。最后，檔案管理技術、設備落后，多數技校仍使用人工操作、手工檢索等方式。

6.缺乏激勵和培養機制，檔案管理人員頻繁流動

技校建校時間短，檔案管理處于發展期，伴隨著技校的不斷發展及學生的增加，對于檔案人才的需求度也隨之提升。然而就現實而言，技校現有的檔案專業人員少，基層人員都是其他崗位轉來的，身兼數職，無法專心學習檔案管理方面的知識。檔案管理人員待遇低，發展空間有限，福利和專業貢獻也未掛鉤，無法發揮激勵作用，由此造成檔案人員頻繁流動、管理團隊的穩定性不足等后果。

二、新時期技校檔案管理人員應具備的素養

1.道德素養

和其他工作相比，檔案管理工作比較沉悶，工作人員長期面對無生機的資料，容易出現懈怠的情緒，失去工作熱情。對此，管理人員必須具備良好的道德素養。一是管理人員要具有樂于奉獻和敬業的精神，不為利益左右，盡職做好自身工作;二是實事求是，用負責的服務態度，保證檔案資源的安全性、真實性，不能篡改歷史事實;三是管理人員要有較高的責任心，熱情的工作態度。在日常服務上要耐心、主動，在服務語言上要謙遜、和氣，在服務方式上要將坐等服務變為主動服務。

2.業務素養

要想保證檔案管理工作規范、高效開展，不僅需要檔案管理人員政治覺悟高，還要具備各方面的知識和業務水平。一是檔案專業知識，檔案管理是一項技術性比較強的工作，一位合格的檔案管理人員，需要花費很大的力氣鉆研、理解檔案專業知識，如《科技檔案管理學》《檔案保護學》等。同時，還要掌握檔案管理工作的各個程序和環節，熟悉工作重點;二是要具備扎實的實踐能力，靈活運用檔案管理的相關制度和專業知識，確保工作保質保量地完成;三是學習新知識和新技術。科學技術的發展，使檔案管理工作的現有局面得以改變。為提高工作效率，各大學校開始引入先進技術，無論是檔案信息的收集、處理，還是保存和提取，都實現了自動化，極大減輕了檔案管理人員的工作壓力和工作量。因此，為適應新時期的檔案管理需求，檔案管理人員應學習現代技術和知識，實現自我升值。

3.政治素養

相比其他工作，檔案管理工作有著極強的政治性，需要從事人員政治素養良好。從本質上看，檔案工作的任務是對學校的各種文件進行處理，因此他們必須具備較強的社會責任感和較高的思想覺悟。

一是確保政治方向堅定，堅持四項原則，熱愛檔案工作，全身心為人民服務。

二是少說多干，嚴格保守國家、黨的機密，關心黨和國家的系列問題。

三是學習政治理論，提高思辨能力和政治覺悟。

四是時刻聯系群眾，言行一致。

五是借助辯證唯物主義的方法和觀點，對檔案管理工作的特點、規律進行分析和研究，將理論學習、檔案管理工作結合在一起，有效解決工作中的問題，這是檔案管理人員的必備素質。

4.嚴謹作風和法律意識

檔案管理工作是一項煩瑣、細致的工作，需要工作人員始終保持嚴謹的作風。日常工作中，應嚴謹、認真地整理檔案，無論是分類立卷，還是匯編注釋等工作，都要精準無誤。同時，檔案管理人員還要具備法律意識。新時期，檔案管理工作從原本依賴行政手段，轉變為依法治檔，因此檔案管理人員應具備法律意識，努力學習相關制度和法律知識。

三、新時期技校檔案管理人員職業素養教育與培養的方法

1.加強專業人才的引入和培養

新時期，檔案管理人員既要做好本職工作，也要重視自身工作能力、職業素養的提升，組建一批專業、復合型的檔案管理團隊。一是技校領導順應時代潮流，轉變工作理念，將檔案管理人員的職業素養培養納入學校的戰略規劃中;二是對檔案管理人員培訓多媒體技術，學習電子檔案的接收、保管等知識;三是引入研發型人才和信息技術型人才，提高檔案管理團隊的知識結構、業務水平。

2.加大重視，強化服務意識

一是加大對檔案管理工作的重視，落實工作職責。作為檔案管理人員，應認識到檔案管理工作的必要性，及時學習法律政策，提高檔案意識，盡量為檔案管理工作的開展創設優良的環境。因此，在開展檔案管理工作前，需要工作人員明確自身職責，不斷完善和優化檔案管理規范，加大監管力度，為檔案管理工作的順利開展提供支持;二是提高服務意識和水平。工作過程中，管理人員應樹立“主動服務”的意識，轉變以往重視檔案管理、輕視檔案使用的觀念，使檔案管理不只是文件資料的整理與歸類。還要結合學校的檔案管理規定，借助先進技術、優良設備對相關環節進行監管，如收集電子文檔、對文檔內容進行編排等。此外，還要對檢索檔案資料的工具進行研發和探索，為該工作的現代化建設提供服務和保障。

3.加強思政教育和職業道德教育

一是加強檔案管理人員的思政教育，貫徹落實依法治黨的準則。培養工作人員的管理意識，加深他們對自身工作的認知，提高工作積極性和服務意識，自覺收集有價值的信息，并對其進行分類歸檔，切實體現檔案管理的價值;二是加強檔案管理人員的職業道德教育，具備愛崗敬業的思想，培養保密意識、嚴謹的工作態度，定期考核工作結果，使管理人員忠于職守，具有樂于奉獻的精神和良好的職業道德。

4.加強專業業務培訓

為提高檔案管理工作效率和質量，應加強工作人員的業務教育與培養，指導并督促他們學習專業知識，了解工作環節，樹立自覺服務的工作態度，這樣既能保障檔案資料的完整性和真實性，又能提升檔案資料的利用價值。

（1）學習檔案管理的專業知識。要求工作人員對檔案知識進行系統、規范地學習，如學習《檔案學概論》，使其對檔案資料的管理步驟、內容等心中有數，從而在檔案資料的收集、整理等環節，始終貫穿分析、判斷等科研活動。

（2）學習檔案管理相關的知識。檔案管理工作涉及內容多，涉及學科廣，而且各學科又相互影響和滲透，除了要工作人員熟知專業知識外，還要了解相關學科的知識。一是工作人員要具備良好的表達能力，無論是語言方面，還是文字方面。了解學校歷史，資料的產生背景，方便對檔案資料的整理和使用;二是學習《情報學》《文獻檢索》等知識，并學習外語、法律等方面的知識，確保檔案管理人員既精通檔案管理的專業知識，又具備其他學科的知識。

（3）熟練掌握專業技能。一是通過各種形式，提高工作人員檔案管理技術的熟練度，如專家上門指導、到其他學校交流經驗等，提升其技能水平;二是培養工作人員的現代管理技能，如攝影技術、計算機技術、打印技術等，豐富檔案資料的保管方式，提升檔案工作的自動化水平，繼而保證相關資料、文件的真實性，提高工作質量。

5.培養創新能力

一直以來，人們對檔案管理人員的印象是“倉管員”，這不僅使得他們缺乏工作積極性、崗位晉升機會，還影響管理團隊的穩定性。想要徹底轉變檔案人員的傳統印象，必須具備創造性的思維及創新意識，盡最大可能提升檔案資料的價值，如此才能滿足工作需求、適應時代進步。鑒于此，技校領導和管理層應鼓勵工作人員對管理方式、形式進行創新，定期舉辦交流、介紹會，對提出創新性建議的管理人員，應給予精神、物質上的獎勵，在學校內部營造良好的創新氛圍，使每位檔案管理人員做到與時俱進，開拓創新，確保檔案管理工作順利開展。此外，若檔案管理人員具備創新能力，無論是檔案的閱讀，還是檔案的檢索、交流，都能挖出更多、更有效的方法和技巧，為檔案的管理和利用提供保障。應注意，檔案管理人員具有實時更新、獲取檔案資料的能力，是實現網絡化檔案管理的要求。

6.加強績效管理，提高個人待遇

新時期，技校在開展檔案管理工作時，應確保檔案管理人員具有較高的職業道德、個人修養，以便適應新形勢的發展需求。一是做好管理人員的待遇工作，根據職稱、行政級別，基于有助于人事檔案管理的原則，根據工作要求制定并落實相關的福利待遇，保證從事檔案管理工作的人員待遇同于或好于同等職稱和級別的員工;二是加強管理人員的績效管理，激勵管理人員提高業務素養，實現預期目標。實踐中，可以借助績效管理系統，對管理人員的工作數量、質量進行測評，對于工作表現好，業績高的員工予以獎勵，反之則處罰，切實體現獎勤罰懶，調動管理人員的工作創造性;三是建立激勵機制、績效反饋機制等，激發工作熱情，提高對檔案管理工作的成就感、歸屬感，推動檔案管理事業發展;四是做好檔案管理人員的未來規劃工作，通過提高待遇、改善工作環境、提供晉升機會等形式，防止管理人員產生職業倦怠感，提高工作效率。

7.加強信息化建設力度

加強檔案管理信息化建設，借助各種先進的技術手段，提升檔案工作的網絡化水平，既要在檔案管理工作中發揮出信息化的作用，更重要的是要學習相關知識，推動信息化建設進程，加大軟件、硬件的建設力度，將財務管理和自身工作的各項活動結合在一起，保證檔案資料歸檔的有效性、實時性。另外，重視財務信息的收集和整理，及時升級相關數據，提高檔案資料的利用率，充分發揮檔案管理的效用。因此，需要完善檔案管理系統的功能，加強對管理人員的教育和培養，提升專業水平，提高信息化的建設效果。

四、結語

綜上所述，在技校檔案管理中重視管理人員職業素養的教育與培養，對提高其技能水平、綜合素養，促使檔案管理工作順利開展具有重要作用。因此，應加大對檔案管理人員的培訓力度，可從加強專業人才的引入和培養、加強專業業務培訓、強化服務意識等方面著手，進而更好地為技校發展提供服務，推動檔案事業發展。

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（作者單位：山東交通技師學院）