新時代教育系統人事檔案信息化建設的路徑探究

摘 要：社會在不斷進步，我國的計算機網絡技術也得到了十分廣泛的應用，人事檔案管理也逐漸朝著信息化方向不斷發展。傳統的人工檔案管理模式存在較多弊端，如效率低、保密性不足等。本文通過闡述教育系統人事檔案信息化建設的優勢，分析了當下教育系統人事檔案管理存在的各種問題，并在此基礎上以信息化建設為著力點，提出了教育系統人事檔案的優化路徑，旨在為有關工作者提供參考建議。

關鍵詞：教育系統;人事檔案管理;信息化建設;路徑

所謂教育系統人事檔案管理信息化，就是指有關人員在開展人事檔案管理工作時，通過多媒體、網絡等信息技術，借助計算機編程方式代替原有的人工操作模式，強化檔案信息增加、刪除、查詢、統計以及拷貝等各環節的操作流程，使人事檔案管理在實際應用時更加方便，提升檔案管理效率。教育系統人事檔案管理信息化建設能讓原本的檔案管理工作更加合理、科學且規范化，也能讓教育系統內的人事檔案管理水平得到顯著提升。鑒于此，強化人事檔案管理信息化建設有著十分重要的實踐價值。

一、加強人事檔案管理信息化建設的意義

人事檔案記錄的主要是政治思想、個人經歷、工作表現以及實際績效等，也是教育系統選拔人才的最主要依據。對教育系統來說，人事檔案對了解人才、考核人才以及選拔人才的作用十分明顯，應當不斷適應新時代的發展需求。當下，我國的教育系統也在積極推進人事檔案信息化建設工作，取得的成效也比較理想。但是從實際情況來看，仍有部分部門在開展信息化建設工作時，存在功能開發程度不足、數據庫不夠匹配等問題，還有部分單位缺乏既掌握信息技術又掌握檔案管理知識的綜合型人才，導致內部的檔案信息化管理水平有待加強。

1.人工管理人事檔案的劣勢

一直以來，我國的很多單位在開展人事檔案活動時，采用的都是傳統的人工方式。這種方式存在的弊端也十分明顯，如機密性差、效率低等，且在不斷管理的過程中產生的人事數據以及工作文件數量巨大。在查找、更新以及維護時存在較大難度，不得不耗費較多的人力開展陳舊的人事檔案管理工作，不僅增加檔案管理人員的實際工作量，還讓員工在工作時面臨較大的負擔，壓力較大。長此以往，工作人員在十分負面的狀態下開展工作，也無法保證檔案管理工作的準確性、機密性以及可靠性。此外，由于社會的不斷變化，很多單位的人員流動也較過去有了較大提升，傳統的人工記載資料的方式在實際遷移時也會不可避免地發生不同程度的丟失以及殘缺現象。如果在數字化、信息化不斷發展的當下，仍舊采用原本落后、陳舊的人工管理模式進行檔案管理工作，容易造成不同程度的紕漏，不僅浪費人力、財力，還與時代發展需求互相背離。

2.人事檔案信息化管理的優勢

隨著計算機技術的不斷出現，現有的計算機系統管理在逐漸取代原有的人工管理，信息化手段下的檔案管理體系也形成了初步發展規模，有關人員要不斷進行探索研究。創新教育系統人事檔案管理模式，利用計算機技術對人事檔案進行管理，有著十分顯著的管理優勢。例如，在對教育系統檔案進行檢索查找時，十分方便，且可靠性較強。

此外，計算機系統的出現也能存儲更多數據，成本較低。由于教育系統人事檔案管理系統是十分典型的管理信息系統，能讓用戶享受到更加方便快捷的信息數據查詢界面，且在實際維護時，采用的手段也比較多元化，可以十分精準地呈現最終的查詢結果。因此，強化教育系統人事檔案管理服務，也是當下人事工作、人事制度改革的最基礎需要，能讓教育系統內部的各項材料得到更加完整的保存。

而計算機也能夠創建與傳統管理模式不同的數據庫，通過整合信息數據，可以更加直觀地核實到個人業績與政績，并進行客觀評價，使人事檔案能夠用更加完整且動態方式呈現在人們面前，提供更加完整且準確的教育系統人事檔案，提升人事部門的實際工作效率。隨著社會的不斷發展，我國的人力資源也得到了較大改變，人事檔案管理工作與人事工作也需朝著信息化方向發展。

二、人事檔案管理面臨的問題與挑戰

1.對檔案管理工作重要性認識不足的情況普遍存在

部分檔案管理人員認為檔案管理工作只是一項基礎且常規的工作，不僅成果不夠明顯，且出效時間較慢，沒有充分意識到檔案管理工作對整個教育發展的重要性，也不夠重視檔案管理的信息化建設工作，具備的思想認知不夠。從教育系統的人事檔案管理工作來看，數字化的應用應該要從橫向與縱向兩個層面發展。橫向上，需要我國的檔案管理部門積極開展信息化建設工作;縱向上，每一個檔案管理部門要強化內部員工等信息化建設認知，使檔案管理工作能夠更加專業，積極開展更加全面且系統的信息化建設工作，使檔案管理技術能夠實現高效管理、快速檢索以及資源共享等眾多目標。但是，我國當下的教育系統人事檔案管理不管是橫向還是縱向發展，都存在比較滯后的情況。

2.檔案設備投資經費有限

由于存在經費緊張等情況，在檔案管理設備設施方面，沒有投入較多成本，對添置設備環節不夠重視，也沒有安裝相關的管理軟件。經費不足導致與檔案管理工作相關的計算機硬件設施也存在十分老化且落后的現象。

3.檔案管理工作人員專業知識亟待提高

部分教育系統檔案管理工作人員存在比較明顯的流動性特征，會隨意變換崗位，還有部分檔案人員在未參與專業培訓的前提下，直接上崗，專業知識不夠扎實，整體專業素質有待加強。還有部分教育系統沒有設置專業的檔案管理人員崗位，內部檔案管理工作主要由其他兼職人員負責。這些人員缺乏足夠的專業知識，專業素質也不強，職業道德也會有所缺失。對于部分管理機構來說，不僅員工會對信息化建設工作有所疏忽，甚至還有部分領導都不夠重視檔案管理信息化建設工作。社會發展的最基本需求就是信息化建設，對于教育系統檔案管理來說，信息化技術也正在不斷普及，但是整個系統呈現出的綜合型人才缺乏現象仍十分明顯。

4.歸檔材料不完整，檔案管理不夠規范

隨著我國教育事業的不斷改革，人事制度也在不斷發生變化，人才流動頻率也呈現不斷增加趨勢。部分單位因為人員變動頻繁，檔案管理人員也沒有及時整理數量眾多的人事檔案資料，就會存在多年未歸檔的檔案資料。此外，由于檔案管理人員的工作變動在實際交接時不夠完善，導致檔案會出現一定缺失。在人事檔案管理工作中，制度不夠完善、材料交接不夠嚴謹、檔案管理環節有所疏忽等，都會導致最終的人事檔案收集不夠完整。還有部分單位會存在部門各自為政，只根據自己部門的工作需求對檔案進行管理，加上各部門的信息系統創建管理模式、檢索等方式都存在不同，對最終的檔案信息綜合利用也存在一定負面影響，導致檔案的傳輸環節、使用環節都面臨較大阻礙，加之技術人員也沒有創建統一的技術規范，忽視標準建立。

5.檔案管理團體工作有待提高，信息資源難整合

人事檔案管理服務需要完善的信息數據庫，要充分利用信息技術、計算機網絡技術對各項檔案信息進行綜合整理，使人事檔案信息能夠在數據網絡的幫助下實現信息管理與數據加密。但是，由于信息技術在使用時不夠科學，運用也不夠完善，傳統的手工人事檔案管理工作仍是當下教育系統檔案管理采取的主要形式。一方面因為教育改革的不斷深入，人事管理制度也發生著較大改變，在引進人才時也呈現人才流動速度加快、檔案管理工作量增加的現象。另一方面由于教育信息化建設已取得一定成效，但是綜合整個信息資源的整體情況，能看出各部門會因為各種原因以及自身專業性的問題而發生各自為政情況，導致內部的信息資源無法進行統一整合。部門之間的人事資源整合難度也有所增加，部門內部涉及的業務高效化、信息化發展與信息開發成本高的現象也時常并存。這些都是教育系統各部門配合不到位的最終結果。地方分權對整個教育系統發展存在不利，教育系統的人事檔案管理工作還要顧全大局。各自分管檔案系統，不僅耗費時間精力，也會對整個教育系統的檔案信息化建設工作帶來較大挑戰。目前，教育系統人事檔案管理工作面臨的最大挑戰就是工作量的不斷增加、各部門之間的配合度不足等問題，需有關人員進行強化探討。

三、如何加強人事檔案管理信息化建設

1.建立科學完整的現代化管理體系

人事檔案管理工作好壞與單位能否獲得可持續發展存在直接聯系，也會對單位的正常運行決策帶來影響。但是，也有很多單位對人事檔案管理工作缺乏足夠認知，采用的仍舊是原有的陳舊管理模式，不僅耗費較多人力，還無法取得良好效果。這種現象對極速發展的社會以及教育系統存在十分負面的影響，教育系統一定要充分利用現代化的計算機技術以及專業人才，構建更加完善且科學的信息系統，使各項資源能夠得到充分使用，促進資源共享的信息化建設，及時改進不符合時代發展的各項規章制度，使人事檔案管理制度能夠更加科學、合理且規范。利用計算機技術實現人事檔案工作的完整性與準確性，創建更加立體的管理體系，配合人事部門的調配以及實際工作需求，使人事部門的工作效率得到有效提升。

2.注重系統的管理與維護

利用計算機技術對人事檔案進行管理時，需借助電力支持，這種先進的管理模式也存在一定局限。如果沒有電力支持，整個檔案管理系統也會進入癱瘓，因此我們在重視實體檔案管理的基礎上，也要把相關信息錄入計算機，使人事檔案能夠實現電子化管理。通過干部人事檔案信息、綜合分析干部隊伍，讓檔案的檢索以及查詢環節能夠變得更加高效便捷，為教育系統提拔人才、選用干部以及考核人員等提供重要的信息平臺。在錄入數據庫時，要積極創建個人檔案信息平臺，可以把姓名、崗位、本人照片以及身份證號當作是最重要的檢索標準，把人事檔案目錄當作條目鏈接，可以及時通過計算機對個人的考核、獎懲、教育成果等資料進行完善補充，讓檔案管理工作能夠實現動態化管理與補充管理。要想實現上述目標，教育系統需創建一定的軟件系統，還要添加與之對應的必要設備，如打印機、計算機、掃描儀等，要積極投入更多資金用于檔案管理工作，使教育系統的人事檔案管理工作能夠真正朝著信息化、現代化的方向發展。

3.確保檔案信息數據化和服務網絡化

人事檔案信息的收集工作最主要目的就是為了后期利用，實現資源共享目的。教育系統一定要創建以人事檔案信息系統為中心、以計算機網絡分系統為主要的模式。人事檔案管理系統要讓各項工作調配實現跨界處理，能夠更加方便快捷。例如，教育系統可以通過人事信息系統，強化內部的財務工資、系統人事的工資變動，可以借助網絡系統及時傳遞至財務科，也可以直接發到員工手里。由此，一目了然的數據化信息能為相關管理工作提供更加準確、科學的信息資料，讓信息管理者更加直觀地核實到個人以及單位的實際情況，提升檔案管理工作效率。

4.為人事檔案管理信息化提供硬件設施和技術保障

隨著科學技術不斷發展，計算機也在不斷推陳出新，教育系統一定要積極加大財力支持力度，引進先進的硬件設施與管理技術，使教育系統的人事檔案管理工作能夠適應社會發展。因此，各級領導一定要重視人事檔案管理工作，不僅要加大軟件開發力度，還要積極鼓勵人事檔案管理人員參與培訓，通過培訓掌握更加充足的現代化設備管理知識，提升檔案管理水平。此外，管理者也要積極開展人事檔案信息開發工作，使檔案管理工作能夠適應人力資源的開發步調。有關部門也可以有針對性地納入一些可以適合人事檔案信息化建設的綜合型人才，使檔案管理工作獲得更為可觀的發展前景。

5.進一步提升檔案信息化管理人才隊伍的建設

目前，我國的檔案信息化管理人才隊伍的整體水平有待加強，只有充分保證工作人員的檔案信息化意識，才能有效提升整個檔案管理工作的信息化建設效果，提升檔案管理質量。首先，對于教育系統人事檔案管理人員來說，在開展相關工作時，一定要具備足夠的耐心、責任心，用更加嚴謹的工作態度開展自身工作，在實際工作時要遵守職業道德。其次，各地方檔案管理部門也要積極完善內部的人事檔案干部培養體系，要從社會上積極引入更加優秀的綜合型人才，提升從業人員的綜合素質，使檔案管理工作得到有效保障。再次，在做好在職人員的培訓教育工作時，也要積極與檔案管理部門、高校進行深度合作，吸引更多高質量檔案管理人員。最后，我國各層級的檔案管理部門也要積極參與各地區的人事檔案管理交流會，使我國的人事檔案管理信息化工作得到順利推進，使各項檔案信息資源真正實現共享，提升管理效率。

6.強化檔案信息化管理的保密性，保證檔案的安全

強化教育系統人事檔案的保密工作，要積極從管理人員素質、管理系統專業等方面進行合理改進。首先，人事檔案管理人員一定要不斷提升自身的信息化管理水平，加大管理軟件的學習力度，提升信息化操作水平。其次，教育部門以及各學校也要定期維護相關管理系統，對軟件進行及時更新，使系統得到安全運行。最后，在軟件技術不斷發展的當下，檔案管理人員一定要及時、準確掌握每一種軟件具體的操作細則，避免發生人為失誤而引發的安全風險，杜絕人事檔案信息泄露等情況，使人事檔案管理工作可以科學進行，提升人員職業道德的同時也能進一步強化教育系統人事檔案管理工作的保密性。

四、結語

綜上所述，隨著我國經濟的快速發展，智能化管理模式已逐漸應用到各行各業。教育系統較為特殊，其內部的人員流動較大，流動性也較強，人員更新速度較快。因此，內部的檔案管理工作存在比較明顯的多變性與復雜性，要想提升教育系統的檔案管理工作效率，一定要積極完善內部的管理體制與管理模式，提升管理人員的專業性，才能真正發揮教育系統人事檔案的實際價值。隨著信息技術的不斷發展，信息化管理模式是未來檔案管理工作的必然趨勢，因此有關人員在未來的工作中也要不斷強化對人事檔案管理信息化建設的相關思考。

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（作者單位：菏澤市教育事業發展中心）

作者簡介：李春強（1990—），男，漢族，山東德州人，碩士，館員，研究方向：教育系統檔案管理和干部人事檔案管理。