“互聯網+”時代人事檔案管理信息化建設

摘要：人事檔案資料管理是一項十分復雜的工作，信息處理的工作量也較為繁重，長期以來一直是檔案管理工作中的重點內容。尤其是近年來，隨著互聯網信息技術的發展，檔案管理逐漸呈現出數字化、信息化的發展態勢?；诖耍疚氖紫汝U述了在“互聯網+”時代下，實施人事檔案管理創新的重要價值，之后分析了檔案管理在工作中存在的不足，最后提出了推進人事檔案管理信息化的具體實施策略，希望對檔案資源的有效管理提供一些建議。

關鍵詞：“互聯網+”時代;人事檔案管理;信息化建設

一、引言

隨著社會主義市場經濟體制的日益完善，檔案管理的工作逐漸由傳統的人工化轉為科學化與高效化。檔案資源的信息化管理被廣泛應用于各個行業，并在社會經濟發展過程中發揮了重要作用。在此背景下，相關部門及人員必須努力提升人事檔案資料的信息化管理水平，積極引入信息化管理技術，從而實現檔案管理的科學化，以確保企業的平穩有效發展。

二、“互聯網+”時代下，實現人事檔案管理信息化建設的重要性

在開展人事檔案管理的工作過程中，通常會涉及大量的信息和材料。為了促進信息資源的有效使用，必須進行與之協調的文件管理工作，以便為人事檔案管理的有效發展提供明確的指導方向和參照依據。從實際來看，人事檔案信息是檔案管理中極其關鍵的一部分，具有十分重要的價值。從這個角度來看，人事檔案資源可以說是一種特殊財富，為企業及社會相關行業帶來十分深遠的影響，并為其提供真實有效的參照依據。特別是在知識經濟時代的背景下，信息處理和資源利用逐步成為衡量檔案資源管理發展成果的重要條件。在此過程中，對人事檔案管理工作也提出了更加嚴格的要求。從具體的實踐流程來講，管理工作應以企業內部員工作為服務對象，同時，必須對相應的檔案工作實施定期地更新、優化與整改，以便為提高人事檔案管理質量提供重要保證。

此外，在“互聯網+”時代背景下，計算機信息技術得到了充分發展，為了迎合時代的發展需要，人事檔案管理也必須積極引入信息技術。只有不斷提高檔案管理的技術水平，才能充分實現人事檔案管理工作的創新性與科學性。同時，通過提高檔案管理的標準化水平，可以實現對檔案信息管理的精準調控，讓相關用人單位能夠迅速地找出關鍵信息。除此之外，在對人事檔案進行管理時，可以對其中蘊含的信息進行深入挖掘，有助于推動人事檔案管理工作效率的不斷提升[1]。

三、人事檔案信息化管理的發展優勢

（一）保證了檔案文件的科學性與真實性

首先，加強對人事檔案信息化管理順應了“互聯網+”時代發展的需要，實現了檔案文件的科學性與真實性。其次，企業可以利用檔案電子化管理來對各部門及員工的工作情況開展監督與考核。例如在對檔案進行電子整理與歸檔的過程中，每一個文件的來源都有明確的體現，并遵守嚴格的流程要求，同時受到企業的有效監管。同時，電子檔案具有科學性與系統性的特點，為企業提供了寶貴的檔案信息資源。

（二）有利于企業獲得更加全面的信息

人事檔案資料信息化管理的首要任務是在與企業進行內外溝通時，為企業及時提供并傳遞各種有效的重要信息。在整理人事檔案資料的過程中，各業務操作流程的最終結果是實現資料的歸檔。在這種情況下，檔案部門成為企業獲取信息的重要渠道，為企業所有業務的運營帶來可靠準確的依據，推動企業各項事業的平穩發展。在對人事檔案進行管理的過程中，在項目投資、審核、驗收等方面，檔案電子管理起著重要的監察作用，為優化企業內部管理奠定了重要基礎。

（三）有助于實現企業經營管理的規范化

通過對人事檔案的信息化管理，不僅改進了傳統的檔案工作流程，也推動了檔案資源的信息化建設。在具體操作中，有些企業不僅發布了相應的檔案管理文件，還制定了有相關的電子信息管理制度，用于檔案管理工作中的技術資料歸檔、核對、查閱等。同時對工作流程進行合理的規劃，檢查記錄的充分性和相關性，確保信息真實準確。通過對企業人事情況、生產經營狀態、外部監察等信息的收集、登記、梳理和存儲，實現了企業日常管理的規范化。同時，確保了企業各項經營活動的高效平穩開展，讓企業在人事管理過程中能夠嚴格遵守相關法律及規章制度，實現企業的健康發展[2]。

四、“互聯網+”時代背景下，人事檔案管理工作中存在的不足

（一）企業不重視對人事檔案的管理工作

從整體上看，我國經濟發展呈現出不斷上升的趨勢，這種趨勢在一定條件下影響著我國不同行業的發展，因此相關行業領域的檔案管理工作及方向也在發生變化。以往的檔案管理模式長期以來對各行各業的檔案管理人員和業務人員產生了不利的影響，導致各階層的管理人員都忽視了檔案管理工作的重要性，檔案工作的規范化沒有得到有效應用。其次，許多企業只專注于自身的產品業務和相關業績，卻忽略了對檔案管理的建設工作，大大降低了檔案管理工作的品質與效益。

（二）企業忽視了對信息技術的應用

最后，由于在檔案管理工作中涵蓋了大量的文件材料，因此如果企業不加強對信息技術的有效利用，會直接導致檔案管理工作的效率低下，而且在具體的管理工作中會出現很多問題。例如在匯總和整理數據時，人工整理的錯誤率會稍高，從而影響檔案管理質量，降低檔案資料準確性與有效性。同時，傳統的紙質檔案管理模式也不利于文件的保存，容易出現文件丟失或損壞的現象，影響了檔案資料的正常使用。

（三）管理部門沒有對檔案工作進行明確分工

人事檔案管理在企業整體管理中占據著重要位置，對實現企業的平穩良好發展具有重要意義。然而從實際的管理情況來看，相關的管理部門在進行人事檔案管理的過程中，沒有對管理內容進行合理分工，工作體系不夠完善。此外，由于人事檔案管理工作中要涉及眾多內容與人員，在管理時呈現出十分混亂的管理狀態。

例如，在涉及多個管理內容時，管理部門及人員擔任著不同的管理事務，然而由于權責界限的不清晰，導致崗位功能發生交叉和重復。因此，在出現問題時很容易發生責任推諉等情況，不利于實現人事檔案管理工作的規范化發展。

（四）工作人員的管理觀念及方法較為落后

從目前人事檔案資源的實際管理情況來看，比較明顯的問題是工作人員的工作觀念和工作內容較為落后。首先，從觀念上來看，相關管理人員在進行人事檔案管理工作過程中缺乏正確的服務觀念，沒有從實際情況出發，不能為相關員工提供貼心而全面的服務，從而降低了人事檔案管理工作的有效性和保障性。其次，從檔案管理的工作內容來看，管理部門沒有將我國國家機構管理的實際情況納入管理過程，也沒有引入科學的管理體系，不利于人事檔案管理工作的順利開展。

五、“互聯網+”時代下，實現人事檔案信息化管理的具體策略

（一）樹立正確的檔案管理觀念

工作態度對工作效果有著重要影響，要想真正提高人事檔案管理工作的規范化，首先要樹立科學的管理觀念。在“互聯網+”時代背景下，人事檔案管理工作除了要保證檔案資料的嚴謹性以外，更應具有高效性，這符合時代發展的需要。在這種情況和要求下，有必要制定相應的行為規范的制度規則，從檔案的錄入到保管，以及最終檔案信息的研發與應用，都必須創建嚴格的操作程序和管理系統，對每個階段、每個環節的工作內容都要做出明確的要求。在人事檔案錄入的初步階段，收集工作必須要詳盡、嚴格、全面，后續的歸檔與管理工作必須合理、有效、規范，并注重對檔案資料的安全保管[3]。在具體實施中，要明確每個人員的工作職責與義務，以提升管理人員對工作的嚴謹性和責任感。同時，由于相關部門缺少有效的管理制度，導致國家檔案管理水平呈現出不均衡、實用性差的問題。對此，要積極建立統一高效的管理制度，從而實現人事檔案管理工作的規范化。

（二）積極推進信息化建設

人事檔案管理工作在社會與相關行業的發展中發揮著重要價值。在信息技術不斷改革和發展的背景下，檔案管理工作的模式也在發生重大變化，高新技術和軟件系統在檔案管理中的使用范圍也不斷擴大。為了提升人事檔案管理工作的水平和質量，必須積極推進檔案管理信息化建設。在進行人事檔案管理工作時，必須不斷完善基礎設施，配備現代化的硬件設備，以便為檔案信息化管理提供充足的技術支持。此外，應及時開發并更新檔案管理實踐中使用的信息軟件和數據系統，使系統的相應功能與實際檔案管理需求相適應，從而有效解決系統程序繁瑣、檔案管理操作不便的問題。在進行人事檔案管理工作的過程中，各項任務的運營與開展都必須嚴格遵守相應的要求與標準。同時，管理部門應以標準和規范的管理制度為準則，制定出相應的文件檔案、電子檔案、音像檔案等，為相關部門進行各種考核、審查、驗收等工作提供重要依據。同時，要努力保證人事檔案文件的科學性與真實性。

從檔案管理部門的職能來看，人事檔案管理和檔案管理部門之間有著不可分割的關系。首先，國家通過檔案管理部門來引導、推進人事檔案的科學化管理;其次，檔案管理部門借助檔案管理對部門內部的管理工作開展監督與考核。在對人事檔案進行整理與歸檔的過程中，每一個文件的來源都有明確的體現，同時遵守嚴格的流程要求，并受到有關部門的有效監管。此外，將檔案制度與和實踐技術相結合，保證了檔案文件的科學性、真實性及有效性，為管理部門及相關行業提供了寶貴的檔案信息資源。

（三）重視對高新技術資源的應用

在“互聯網+”時代背景下，計算機和互聯網技術得到了不斷發展及廣泛應用，世界發生了巨大的變化。鑒于當前形勢下對人事檔案管理工作的要求，以往的檔案管理方式難以滿足實現檔案資源管理的規范化與高效化。如果能夠將信息技術等高新科技手段引入到檔案管理工作中，用于電子文件的收集、分類、儲存、統計與應用，將會大大提升人事檔案管理工作的效率與質量。為了滿足信息時代日新月異發展的高要求，應當充分實現檔案資源應用的最大價值。

同時，積極打破傳統的檔案工作管理理念，努力實現檔案管理工作的現代化與信息化，為檔案工作的規范化提供重要保障[4]。首先，現代的數字信息技術與互聯網技術能夠更加密切地融合于檔案管理工作的具體實施中;其次，檔案管理部門可根據文檔保存情況而設定管理流程及軟件系統，來提高人事檔案管理和利用的工作效率。通過借助高新技術資源，可以有效增強人事檔案管理工作的透明度，以盡量減少管理過程中的違規行為，推動人事檔案管理工作的創新化發展。

（四）創新檔案管理模式，完善檔案管理工作系統

在開展人事檔案管理工作中，工作人員應結合時代發展趨勢及企業自身的實際情況，對檔案管理模式及方法進行積極創新。同時，借助“互聯網+”的技術優勢，提升檔案管理工作的實效性。首先，檔案管理人員在工作中應結合企業發展的實際狀況，創建科學性的檔案信息管理平臺，以此提升檔案信息的管理水平。其次，借助科技的力量，打造集錄入、分析、查找、整合于一體的檔案管理模式，以更好消除傳統人事檔案管理工作模式中存在的缺陷。從自動化辦公的角度來說，在檔案管理工作中，工作人員應將檔案管理工作與信息技術相結合，實現紙質檔案向電子檔案的有效過渡，以滿足目前檔案管理工作的時代化與多元化需求。

除此之外，在開展檔案管理工作的過程中，必須對檔案管理系統進行逐步地完善，這是由于檔案管理系統的完善程度對檔案管理工作過程的規范化和嚴謹性具有直接影響。從人事檔案資料的種類來看，相關部門創建的檔案由于所處的發展階段工作模式不同，在內容和形式上也存在較大差異。因此，在進行具體的人事檔案工作管理時，必須建立并完善適應檔案管理需要的相應系統，加強檔案管理研究工作，提高檔案管理內容的綜合性和系統性。此外，要對日常的檔案管理工作進行細化，針對薄弱的基礎環節，應由專門的管理技術人員實施科學的技術指導，使檔案管理系統能夠適應實際的人事檔案管理工作。

（五）加強培訓工作，提升檔案管理人員的專業水平

通過對人事檔案資源的有效創建與管理，可以將相關員工在工作中所產生的各項信息進行合理的分類與存儲，為企業的內部管理工作提供了有效的借鑒價值，同時也為相關用人單位提供了重要的參考依據。為了實現“互聯網+”時代背景下，人事檔案管理工作信息化發展，相關管理人員必須具有良好的專業技能，并能夠有效地承擔管理任務。首先，應加強對管理人員的培訓工作，努力提升檔案管理人員的專業資質，以確保工作人員的專業素養能夠滿足目前檔案管理工作的要求。專業素養主要包括，工作人員首先要充分意識到人事檔案管理工作的重要性[5]。同時，熟悉并掌握當前先進的檔案管理模式及具體操作方法，具有專業的從業資格和相應的專業經驗，接受過系統全面的專業培訓等等。其次，要高度重視相關管理人員的教育工作。隨著科技的進步以及高標準的企業管理要求，認識檔案管理工作的方式發生了很大的變化。只有通過專業系統的專業培訓，管理人員才能夠及時熟悉并掌握先進的檔案管理技術，做到與時代共同發展，不斷改進檔案管理的業務水平，實現認識檔案管理工作的創新性發展。

六、結束語

總之，在進行人事檔案管理工作的過程中，必須樹立正確的管理意識和觀念。同時，順應“互聯網+”的時代背景，積極引入高新技術，加強對管理人員的培訓與教育，不斷創新管理內容及方法，從而提高人事檔案管理的工作效率，實現檔案管理工作的信息化發展。

作者單位：郗穎? ? 青島市市南區江蘇路街道黃縣路社區衛生服務中心

參? 考? 文? 獻

[1]王靜茹.探究“互聯網+”時代人事檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化，2020，23（16）：184-185.

[2]卜曉.“互聯網+”時代人事檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2020（02）：91-92.

[3]柳芳.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略研究[J].辦公室業務，2021（24）：175-176.

[4]丁夏，程燕霞.大數據時代人事檔案管理信息化建設分析[J].辦公室業務，2021（21）：148-149.

[5]王琇.人事檔案管理信息化建設創新路徑[J].黑龍江檔案， 2021（04）： 334-335.