新建民辦本科院校教務秘書工作規范研究

姚萌萌

[摘 要]隨著高校改革的不斷深入，處于核心地位的教學管理工作逐步趨向科學化、規范化和制度化。教務秘書作為教學工作的基層管理者和執行者，對高校教學秩序的建立與運行起著十分重要的作用。對新建民辦本科院校來說，教務秘書工作規范建立尤為重要。在獨立學院轉設背景下，全國200多所獨立學院即將轉為新建本科院校。文章以南京工業大學浦江學院為例進行探析，發現新建民辦本科院校教務秘書工作存在工作職責不明確、工作程序不規范、工作態度不統一、工作能力不一致等問題，并從工作職責、工作程序、工作態度和工作能力等方面深入剖析教務秘書工作，探討如何明確工作職責、規范工作程序、端正工作態度、提高工作能力等路徑和對策。

[關鍵詞]工作職責;工作程序;工作能力;工作態度

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2022）04-0237-03

2018年12月27日，教育部辦公廳下發的《關于做好2018年度高等學校設置工作的通知》（教發廳函〔2018〕215號）指出，要“鼓勵支持獨立學院轉設”。2020年5月15日，教育部辦公廳發布的《關于加快推進獨立學院轉設工作的實施方案》（教發廳〔2020〕2號）指出：“到2020年末，各獨立學院全部制訂轉設工作方案，同時推動一批獨立學院實現轉設?！苯刂?020年8月11日，已有16所獨立學院完成轉設方案批復工作，其中轉為民辦本科普通高校11所，轉為地方公辦高校3所，撤銷建制2所，預示著全國200多所獨立學院大部分將轉設為民辦本科院校。

隨著高校改革的不斷深入，處于核心地位的教學管理工作逐步趨向科學化、規范化和制度化。教務秘書作為教學工作的基層管理者和執行者，對高校教學秩序的建立與運行起著十分重要的作用。若是教務秘書不能很好地完成教學管理工作，將會出現通知不到位、政策解讀不到位、工作拖沓等現象，造成所在教學單位甚至是全校教學管理工作的混亂。因此，建立教務秘書工作規范，對保障新建民辦本科院校教學秩序的正常運行尤為重要。

一、教務秘書工作的現狀及存在問題

（一）工作職責不明確

工作職責就是工作者具體工作的內容和所負的責任及達到崗位要求的標準，完成上級交付的任務。部分新建本科院校存在規章、制度、機構不健全的問題，各崗位職責沒有明晰、細化，工作文件中模糊各崗位之間的工作任務和分工，工作任務和分工根據人脾氣好壞來劃分，導致一部分教務秘書工作內容增加、工作難度加大，崗位職責外的工作影響了教務秘書本職工作的完成進度。有些學院（部）教務秘書工作變動頻繁，暫代教務秘書和新任教務秘書之間工作分工不明確，導致上傳下達容易出現紕漏。

（二）工作程序不規范

工作程序是按一定順序和方法工作的規則，規范工作程序是提高工作效率的關鍵。教務秘書在人事上隸屬本學院（部）， 由學院（部）管理，在業務上卻從屬于教務處，直接接受教務處安排。教務秘書既要做好各項教務管理工作，又要組織和安排好各項教學活動，還要在教務處與院部、教師之間、師生之間發揮好橋梁和紐帶作用。但教務秘書只是基層工作者，沒有任何權力去指揮工作，加之部分學院（部）領導對教務管理工作支持力度不夠，因此，教務秘書的教學管理工作開展更加困難。

（三）工作態度不統一

工作態度是對工作所持有的評價與行為傾向，包括工作的認真度、責任度、努力程度等。對工作認真負責，做事不推諉、不抱怨，有效完成本職工作職責范圍內的事情即可認為是積極的工作態度，若是能對工作進行思考和反思，不斷提高工作效率，即可認為是非常積極的工作態度。在實際工作中，只有部分教務秘書具有積極或者非常積極的工作態度，仍有部分教務秘書工作比較被動，需要不斷提醒和督促才能完成工作，甚至有極個別在工作時間內出現難以聯系的情況。

（四）工作能力不一致

在人力資源管理學上，工作能力是指對一個人擔任一個職位的一組標準化的要求，用以判斷其是否稱職。教務秘書的工作職責決定著教務秘書需要具備較強的文字寫作、溝通協調、言語理解、學習創新和執行能力。在實際工作中，部分教務秘書可以按時、有效地完成既定的教務管理工作，但仍有教務秘書與學院（部）同事之間關系緊張，對高校教務管理工作流程和規章制度不熟悉，做事不能分清輕重緩急，工作沒有條理、章法和反饋，不能按時、有效地完成既定工作。

二、教務秘書工作規范的建立

（一）明確的工作職責

1.做好教務管理工作的上傳下達

教務秘書需要詳細記錄和傳達主管教學職能部門下發的通知文件以及學校發布的有關教學文件，熟記各項關鍵的教學管理規章制度的條款，提醒學院（部）主管教學領導有關教學工作完成的時間和進度以便其做工作安排，提供學院（部）教學質量監控數據給主管教學領導以便其做工作決策，做好學院（部）主管教學領導的參謀和助手。教務秘書需要將規章制度討論稿的意見、教學檢查反映的突出問題、學院（部）教務管理工作情況等及時反饋給主管教學職能部門，從而促進學校教務管理工作的科學化、制度化和規范化。

2.做好部門同事之間的溝通協調

教務秘書工作職責需要與主管教學職能部門、學校其他教學單位、兄弟院校學院（部）、教師和各級領導之間保持密切溝通聯系，協調教務管理工作各項事宜。教務秘書尤其需要把握好本教學單位教學管理工作容易出問題的環節，提前與相關部門和個人做好溝通和協調，將問題解決前置化，從而避免教學事故的發生。

3.做好教師學生教學的管理服務

（1）檔案管理

檔案管理包括教學規章制度相關文件、課程教學檔案、教師檔案、學生檔案等教學相關文件的整理、編號和歸檔。課程教學檔案包括課程教學大綱、教學日歷、試卷、教學任務書、成績單等有關課程建設、運行和管理的教學文件。教師檔案包括教師個人信息、任教學科、任教經歷、教研教改項目成果、競賽獲獎等材料。學生檔案主要是對留級生、學業預警學生、結業生、復學學生等學生學業情況的建檔。

（2）學籍管理

從獲得招生錄取數據到學生畢業，學籍管理工作貫穿學生整個大學階段。學號編制、新生分班、新生報到信息匯總、學籍信息變更辦理、學籍證明、學生證辦理、學籍異動辦理（休學、退學、復學、轉專業、轉學、學業進程調整等）、學業預警、畢（結）業管理等各項學籍管理工作需要嚴謹、細致。

（3）課務管理

課務管理包含課程管理、排課、選課、調停課管理等工作內容。教務秘書要了解課程設置，熟悉課程管理規章制度，根據排課原則做出科學的課程安排。教務秘書要組織好學生選課工作，重點關注異動學生課程安排，提醒專業負責人和班主任根據人才培養方案要求指導學生做好選課（含重修、補修）工作。教務秘書要及時做好教師的調、停、補課管理工作。

（4）教材管理

教材征訂與發放工作需要細心周到，教務秘書要協助課程負責人或者任課教師及時篩選出適合師生使用的優秀教材，同時認真統計各門課程需要的教師和學生用書數量，以便將教材及時發放到師生手中，讓教師有充裕的時間備課，讓學生有充足的時間預習和學習，為順利開課做好準備。

（5）考務管理

在補（緩）考、期中和期末考試前，教務秘書要做好學院（部）考試編排，提醒任課教師做好出卷工作，將所有課程考試試卷于規定時間內送印，開考前做好試卷發放工作。考試中，教務秘書要巡查考場并及時解決突發問題，匯總監考情況報表，反饋考試整體情況?？荚嚭?，教務秘書要負責提醒任課教師按要求改卷、復查、登分和存檔。同時，教務秘書要協助主管教學職能部門組織學生參加英語、計算機、普通話等各類等級考試報名，協助落實考務和監考等人員安排工作。

（6）成績管理

成績管理是要教務秘書對入學成績、等級考試成績、初修成績、補（緩）考成績、重修成績以及各課程的平均成績、不及格率等進行全方位、多角度的跟蹤記載，為教師教育教學改革及教學方法的改進提供有效參考信息。同時協助主管教學職能部門做好成績錄入管理、成績單辦理、學生復查與教師成績變更等管理工作。

（二）科學的工作程序

教務管理工作涉及全校師生，因此，工作內容布置要自上而下。校長要主持召開校長辦公會和院長會議，做全校教學工作布置，協調跨部門教學工作分工;教學校長要召開教學院長會議，做教學工作安排;教務處要召開教務秘書會議，做具體教學安排;學院（部）要召開工作例會，做好教學工作分工。教務秘書要做教學領導的得力助手。

（三）積極的工作態度

教務秘書需要具備較強的責任感和較高的敬業精神。“教務工作無小事”，教學管理工作中的任何疏漏都可能帶來非常嚴重的后果。教務秘書雖是行政教輔人員，不直接教書育人，但可“管理育人”。教務秘書工作是高校教學管理中的一個重要環節，是主管教學領導進行決策的得力助手，是保證教學單位各項教學工作正常運轉的重要力量。因此，教務秘書一定要精準定位，用積極的工作態度發揮自己的價值。

（四）高效的工作能力

教務秘書的工作具有復雜性、周期性、時效性且工作難度大等特點。對教務秘書來說，課程表的合理編排、學生學業成績的分析、教師教學工作量的計算等都是必須掌握的工作內容。要提高教學管理水平，教務秘書必須掌握教育學、考試學、管理學等理論知識，將理論知識運用于教學管理實踐中。教務秘書要自覺提高自身的教學信息化和辦公自動化水平，有意識地收集、掌握國內外教育發展尤其是高等教育的政策和研究熱點，并進行匯總、凝練，為領導決策和教學管理服務。

三、教務秘書工作規范的實現路徑

新建民辦本科院校的教務秘書工作是學校教學管理工作的重要環節，教務秘書工作質量在一定程度上直接影響著全校的教學質量。在新建民辦本科院校中，如何使教務秘書擁有良好的工作狀態，如何激發教務秘書的工作熱情，如何提高教務秘書的工作能力從而使其更出色地完成本職工作，這對提高學校教學質量尤為重要。

（一）建立教務秘書工作規范

新建民辦本科院校要結合學校實際制訂教務秘書工作規范，明確任職要求、工作職責、工作紀律、考核機制等相關內容，將教務秘書工作規范制度化。任職要求包括思想政治、專業、學歷、年齡和基本能力等方面。教務秘書工作職責的制訂必定是圍繞教學管理工作，為本院（部）師生服務的，既有服務又有管理，因此，教務秘書工作職責需要具體、詳細并且具有可操作性。教務秘書工作職責包括教師的“教”和學生的“學”兩個方面相關的教學管理運行工作。工作紀律包括教務秘書的出勤、請假等相關規定?？己藱C制包括教務秘書考核原則、程序、方式、內容等。

（二）細化教務秘書工作考核

為激發教學秘書的工作積極性、主動性和創造性，建立教務秘書工作考核與獎懲機制是必須的。學校應從德、能、勤、績、廉這五個方面建立教務秘書工作考核指標體系，且指標體系要量化?！暗隆敝饕ㄋ枷肫返潞吐殬I道德，“能”包括業務水平、執行能力和合作精神，“勤”包括責任心和工作態度，“績”主要指實際工作效果，“廉”主要指工作的自我要求和自身修養。學校要建立教務工作評獎評優制度，成立教務秘書工作考核小組，規范教務秘書工作考核程序，發布教務秘書工作考核結果，為考核優秀者發放榮譽證書和獎金，考核不合格者應扣發工資或績效，連續兩次考核不合格者建議調離教學管理工作崗位或辭退。

（三）加強教務秘書工作培訓

教學秘書處在教學管理一線，工作既要有創新又要有章可循。學校應定期組織教學秘書培訓，以提升教務秘書隊伍的素質和能力。

1.樹立良好的職業道德

教學秘書要有高度的責任心， 始終堅持和遵守學校的規章制度， 按章程辦事，辦事時要細心、耐心。在工作中要嚴于律己，熱心服務，積極向上，做好教師和學生的助手和幫手。

2.具備嫻熟的業務能力

首先，加強教務秘書專業能力的培養。學校應定期組織教務秘書學習教學管理的相關知識技能（如辦公軟件操作）以及學校關于教學管理和運行的文件、規章和制度。學校要幫助教務秘書積極掌握和運用現代化信息系統，了解學校和學院（部）的特點，以便發揮他們的主觀能動性，做好教學管理服務工作，甚至為學校和院部發展建言獻策。

其次，加強教務秘書溝通能力的培養。教務秘書的工作需要與學校各職能部門人員、學院（部）領導、教師、學生等各方面人員打交道，而上傳下達、政策解讀都需要具備良好的溝通能力，應建立起和諧的溝通關系，只有這樣才能達到事半功倍的效果。

最后，加強教務秘書應變能力的培養。新建民辦本科院校的人員流動性大，導致教學管理的不確定性增大。教務秘書工作須及時應對發生的變化，分清事情的輕重緩急，以保證正常教學秩序為準則，妥善處理突發事件。

高校要重視教務秘書工作崗位發揮的重要作用，做到專人專崗，為教務秘書營造一個良好的工作環境。教務秘書自身要能認識和理解崗位的職責與意義，明確工作定位，樹立學習意識，增強自身素質，提高管理水平，跟上時代步伐，從而提高高校教學管理水平，促進高校教學質量的提升。

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[責任編輯：劉鳳華]