歷三變 促五有 構建辦公管理新模式

摘??要??2018年，成都市成華區啟動“智慧教育示范區”創建工作。為更好地融入示范區建設，成華區教育技術裝備管理服務中心除牽頭開展示范區頂層設計、硬件升級、智慧實踐等工作外，在辦公室等內部科室也開展了信息化辦公管理的探索。

關鍵詞??教育信息化；教育管理信息化；信息技術；智慧教育示范區；騰訊文檔

中圖分類號：G434 ???文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2022）09-0014-03

0 ?引言

教育信息化是教育現代化的重要內容，是實現教育現代化的重要步驟，而教育管理信息化作為教育信息化的基礎和重要組成部分，在全面深化教育領域綜合改革，加快推進教育治理體系和治理能力現代化等方面起到重要作用。為加快推進教育管理信息化，實現信息技術在教育行政部門和教育機構（學校）管理活動中的廣泛應用，2013年7月，教育部出臺《國家教育管理信息系統建設總體方案》，旨在提高教育管理決策、監測評價、公共服務工作的信息化和科學化水平，為實現教育現代化提供有力支撐與堅實保障。2021年3月，教育部又在《教育部關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》中指出：“要利用新一代信息技術提升教育管理數字化、網絡化、智能化水平，促進教育行政辦公數字化，推進教育督導和監管信息化。”[1]

2018年，為貫徹落實《教育信息化2.0行動計劃》和《教育部辦公廳關于“智慧教育示范區”建設項目推薦遴選工作的通知》等相關文件精神，成都市成華區啟動“智慧教育示范區”（以下簡稱“示范區”）創建工作，利用信息技術轉變管理理念、創新管理方式，提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務被寫入示范區建設任務。為更好地融入示范區建設，成華區教育技術裝備管理服務中心（以下簡稱“技裝中心”），除牽頭開展示范區頂層設計、硬件升級、智慧實踐等工作外，在辦公室等內部科室也開展了信息化辦公管理的探索。

1 ?騰訊文檔助力辦公管理

1.1 ?順應時代發展需要——思變

技裝中心是負責成華區教育技術裝備建設、管理、應用、研究、培訓，區域智慧教育推進，教育城域專網管理及維護保障工作的教育局直屬事業單位，轄區內有公辦小學23所，九年一貫制學校11所（含民辦），中學12所，職業中學兩所，幼兒園120余所（含民辦）。筆者所在的技裝中心辦公室主要負責中心內部行政事務處理、重要事項安排、督查與落實、公文管理及黨務、人事、工會、檔案和領導交辦的其他工作等，除此之外，還要負責與轄區內學校、幼兒園等單位之間工作協調和相關事務，線多面廣，工作量大。如何優質高效地完成這些工作，是筆者一直思考和探索的問題。

在示范區建設啟動之前，筆者使用騰訊QQ（PC版和APP版）、微信軟件（PC版和APP版）、電子郵件等助力辦公室日常工作，但這些軟件大多效率低、時效性差、便捷性不高。示范區建設啟動后，按照技裝中心“開展信息化管理模式探索”的有關要求，筆者利用騰訊文檔開啟辦公管理新模式的探索實踐之路。

1.2 ?認識騰訊文檔——求變

騰訊文檔是一款可多人同時編輯的在線文檔軟件，支持的文件類型包括Word、Excel、PPT等常用文件，以及收集表、思維導圖、流程圖等多種圖表。騰訊文檔有網頁版、APP版、小程序等多個版本，適用于PC、移動終端、Pad等多種設備。騰訊文檔的特點是：

1）在設備上能隨時查看、修改、保存文檔，權限安全可控；

2）無須單獨注冊，使用本人QQ或微信賬戶信息即可登錄，可跨平臺使用；

3）支持本地文檔導入、在線文檔導出，且擁有一鍵翻譯語音輸入轉文字、圖片OCR文字提取、表格智能分裂、查看歷史修訂記錄等特色功能。

筆者選擇騰訊文檔的主要原因是：

1）因工作需要，每天都要登錄騰訊TIM和微信軟件，登錄后，即可以直接從TIM網盤進入騰訊文檔；

2）騰訊文檔讓騰訊TIM、微信的聯系人開展協同編輯十分便捷，且支持多人同時編輯；

3）作為早期用戶，筆者享有100?G的網絡存儲空間，可滿足長期使用的需要。

1.3 ?探索辦公管理——嬗變

自2018年開始，筆者一直堅持在工作中使用騰訊文檔，四年來已經創建了包括學校督查情況收集、學校目標考核、技裝中心健康摸排、支部工作等10個文件夾、千余個文檔，在信息收集、資料查閱、疫情防控、黨建學習等方面提高了工作和服務的效率。

1.3.1 ?助力信息收集，讓辦公管理更有“效” ?辦公室處于承上啟下、聯系左右、協調各方、服務大局的中心樞紐位置，工作瑣碎繁雜，因此，高效率工作尤為重要。由于工作原因，筆者每年要進行技裝中心、公（民）辦學校等單位的100余項信息的收集和報送工作，但通知文件無論是以郵件群發還是發到QQ（微信）群中，均需要經過“創建—發送—接收—填寫—返回—下載—完成”這個流程，期間還要答疑、催促、修改等。

以收集參會的人員信息為例，2011年，第62屆中國教育裝備展示會在成都舉辦，應成華區教育局要求，技裝中心要組織中心及學校等相關人員觀展并上報參會名單，當時筆者要通過六個步驟來完成這項工作，如圖1所示。

1）創建相關文件，即通知、表格等；

2）通過電子郵件、QQ（微信）群等將文件發送給填報學校（人）；

3）填報學校（人）填寫文件；

4）以原渠道返回文件；

5）下載文件至本地；

6）經整理、核對、確認、復制、粘貼、匯總、編輯后形成正式文件并上報。

整個工作歷時三天，發送、下載郵件各67封，復制、粘貼、編輯、核對表格67個，其間還多次以電話、QQ等方式與學校溝通、確認，整個流程費時、費力。

而2021年第80屆中國教育裝備展示會時，筆者通過騰訊文檔將同樣的工作縮減為四步，如圖2所示。

1）創建在線協作文檔，即通知、表格等文件；

2）將文件自動生成的鏈接（二維碼）推送至學校（人）；

3）填報學校（人）在線填寫表格（可多人同時進行）；

4）將在線文件導出，生成正式文件，確認無誤后上報。

同樣的工作這次不到半天就完成了，與原有方式相比，使用騰訊文檔收集信息方便快捷，避免了大量重復性勞動，節約了時間，工作效率得到極大提升。

1.3.2 ?助力共享查閱，讓辦公管理更有“底” ?辦公室是技裝中心的資料中轉站和保管室，除涉密文件外，如工作表（歷）、健康摸排表等常規工作使用的文件需要經常被查閱、使用。按照原有的管理方式，在筆者按照查閱（使用）人的需求找到文件后，紙質版文件需要按規定辦理借閱登記手續，電子版文件通過郵件或QQ等方式直接發送，手續煩瑣，時效性和便捷性都不高。在使用騰訊文檔后，筆者可以將常用的文件、資料收集并存放在云端，以共享的方式提供即時查閱和使用，還能對某些工作追溯反查。

如工作周（年）報、疫情防控健康表等屬于每天（周）都要填寫，且領導需要隨時調用、查詢的常規工作報表，可以按圖3所示步驟完成。

1）制作報表模板。制作疫情防控健康表、周（年）工作報表模板。

2）導入報表模板到騰訊文檔。每周定期打開騰訊文檔導入這個模板，并設置權限。

3）分享報表鏈接并填報。將生成的鏈接發送至技裝中心的QQ（微信）群，并要求在限期之內填報。

4）查閱調用。報表完成后存放在云端，便于領導和同事隨時查閱、回顧。

2018年至今，經過四年的使用積累，筆者已建成包括200余期周工作報表、四期年工作歷和100余期的每周健康摸排表（疫情暴發后）等在內的云端資料室，為技裝中心的多項工作提供了便利，受到領導和同事的好評。

1.3.3 ?助力跟蹤督辦，讓辦公管理更有“招” ?技裝中心有很多需要辦公室進行流程跟蹤、督辦的工作，這類工作要求及時反饋、按時完成、規范填報。原有的工作方式在進度、質量跟蹤、結果匯總等方面費時費力，缺乏時效性和實效性。筆者通過使用騰訊文檔構建的信息化跟蹤督辦模式，可以確保分工明確，隨時跟蹤工作進展，及時開展督辦，讓辦公管理有新“招”。

以政府履職工作自評表和印證資料的收集工作為例，政府履職工作自評是成華區政府應成都市政府要求開展的教育履職自評工作，目的是匯報各項教育工作推進落實情況，因此，技裝中心每年都要將政府履職工作自評表和印證資料上報給區教育局。接手這項工作后，通過使用騰訊文檔，筆者將工作分為五個步驟完成（圖4），取得良好的效果。

1）制作報表。將項目分解到具體執行人并制作報表，報表中要注明自評內容，如自評等級、工作成效、存在問題、整改措施、佐證資料等。

2）導入報表到騰訊文檔。

3）發送鏈接并填報。將生成的報表鏈接推送給執行人，并要求限期在線填報。

4）跟蹤督辦。中心領導可按推進的時間節點，隨時查看工作進度，提出要求。

5）導出上報。填報完成后，筆者將報表從騰訊文檔導出并上報。

1.3.4 ?助力考核評價，讓辦公管理更有“據” ?為推進教育裝備工作開展，掌握相關工作的完成情況，技裝中心每年都要對中心內部和轄區學校進行量化考核。以學校教育技術裝備目標年度考核工作為例，按照以往工作流程，由于考核涉及全區每所學校，且技裝中心要從多個方面對學校的工作進行評價，因此，筆者需要匯集、整理、提交、上報的資料涉及面廣、種類繁多，不但費時費力，共享性差，查閱不便，而且不便反查，容易出現爭議。

為讓辦公管理更有“據”，自2018年起，筆者嘗試利用騰訊文檔的問卷收集自評和印證資料功能助力此類工作，不但節省了大量的時間，而且讓評價有據可查，做到公平公正公開。具體做法見圖5。

1）制作相關報表。將學校的自評項目如名稱、項目自評分、扣分原因等按分類制作為問卷統計表；按技裝中心各業務科室的分工和評分項目制作評分表，并導入騰訊文檔。

2）分享自評鏈接。將問卷統計表生成的鏈接分享給學校，要求限期自評并上傳相關資料。

3）分享評分鏈接。將業務評分表和學校問卷統計表（含印證資料）生成的鏈接分享給評審人員。

4）上報評分。將學校自評和業務科室評分導出后上報，供相關領導查閱、核實、評分，并整理好相關資料以備隨時調用、查閱。

1.3.5 ?助力黨建學習，讓辦公管理更有“力” ?黨建學習作為技裝中心黨支部的重要活動之一，能提高支部黨員干部的思想和理論水平，提升教育技術裝備工作能力素養。為助力黨建學習，筆者利用騰訊文檔開展發言收集、知識競賽、感悟填報等活動，讓黨建學習的形式更加豐富、更有活力。

2 ?結束語

教育信息化的不斷發展，讓信息技術與教育管理深度融合，有效促進了教育管理信息化的轉型與發展。在智慧教育治理新模式下，利用騰訊文檔在線協作等功能，探索辦公室日常管理信息化模式，能夠讓辦公管理更加有效、有底、有招、有據、有力，轉變管理理念，創新管理方式，提高管理效率，有效促進“智慧教育示范區”建設與發展。

參考文獻

[1]教育部關于加強新時代教育管理信息化工作的通知（教科信函〔2021〕13號）[J].中華人民共和國教育部公報，2021（4）：33-37.

注：掃描二維碼可查看文中案例。

作者：符明春，成都市成華區教育技術裝備管理服務中心，中小學一級教師（610051）。