市政工程檔案信息化建設探討

高翔

摘 要：當今隨著科學技術的飛速發展，檔案信息化管理工作也發揮著有效的保障作用，促進一系列市政工程檔案信息得到了有效的留存和梳理，為后續建設提供必要的借鑒作用。現階段大數據和計算機技術的發展和演變，為市政工程檔案信息管理工作開拓了新興領域，在經濟社會發展和建設的進程中可以促進信息資源的整合，加強一系列的數據管理工作，提升市政工程檔案信息的保障性作用。因此，就要融合信息化技術，應用于檔案信息管理領域，以電子信息技術為依托，促進整體市政工程檔案管理效果的不斷提升。

關鍵詞：市政工程;檔案;信息化建設

現階段大數據和信息技術不斷的發展，應用于社會生活的各個領域。市政工程檔案的管理模式也在發生變化，必須結合數字化管理技術，促進有效的電子檔案管理工作有效開展。隨著信息化管理手段的應運而生，極大地提升了市政工程檔案的管理效率和效果，大大提高了檔案管理的保障性作用。因此，檔案管理部門就要結合技術手段的提升，促進傳統的紙質檔案向電子檔案過渡，符合未來社會發展進程中檔案現代化發展的趨勢。因此，內蒙古紅山物流園區管理委員會檔案管理部門也在進行積極的探索，進而在有效地保存原始檔案的基礎上，融合信息化的技術手段，加快檔案管理的現代化進程。

一、現階段市政工程檔案信息化建設的發展現狀

（一）缺乏具體的管理制度，整體發展無序化

現階段的市政工程檔案信息化建設進程中，只是具有初步的探究和設想，缺少落地的制度和實施策略，因此就會造成國內發展中的無序化，限制整體工作的推進速度。因此，就要首先直面制度的缺失問題，建立起有效的約束和保障制度，突破目前電子檔案管理方面的實際問題。現階段，由于制度的缺失會帶來一系列的負面效應，整體工作持續中呈現出一定的盲目性和松散性，造成工作的推進速度受限，同時實際的推進效果不彰，這些都成為現階段市政工程檔案信息化建設進程中亟需解決的問題。因此，檔案管理部門就要結合實際的檔案管理工作需求，建立起嚴格的檔案管理制度。并且結合有效的敬業精神和職業態度，促進這一制度的執行和落地，改變現階段的無序化管理狀態，提升整體的信息化進程。市政工程檔案信息化建設的意義重大，因為本身這些檔案中就包含著眾多城市發展和建設的信息，必須結合這些信息的記錄綜合考評城市建設工作的實際得失，在此基礎上不斷的調整和進步。因此，就要通過市政工程檔案信息化建設電子檔案的管理制度，促進信息技術在檔案管理領域中得到實際應用，并且在使用過程中解決應的安全管理問題，提升信息化檔案管理發展的進度。

（二）缺少檔案管理的流程，發展方向不明確

現階段市政工程檔案信息化建設的整體工作還處于初始階段，在此進程中缺少相關的技術流程，也會導致實際的發展方向不夠明確，進而影響實際信息化管理的推進效果。而在具體的市政工程檔案信息化建設過程中，傳統的紙質管理還具有一定的技術滯后性，在檔案留存、管理和信息共享的過程中具有很多的實際弊端，并且由于管理措施和手段的落后，和電子檔案管理效果也有很大的差異。因此，檔案管理部門必須建立信息化管理技術改造的流程和方法，從而明確整體技術的推進手段和發展方向，進一步的促進這項工作的開展和進行，實現科技化的工作手段，保障整體市政工程檔案信息化建設的有序推進，從而在電子檔案管理過程中具有實效性，系統的解決檔案管理和留存過程中的實際問題，同時有效的建立起數字化存儲體系，保障整體市政工程檔案的安全問題。因此，檔案管理部門就要結合實際的操作規范，在目前的大環境中積極的推動數字化改造，伴隨著大數據技術和電子政務的廣泛應用，改變現有的檔案文件存儲方式。

（三）工作人員培訓缺失，缺少信息管理能力

現階段隨著大數據技術和計算機技術的發展，市政工程檔案信息的管理手段發生了巨大的變化，電子文件結合其較多的技術優越性，也逐漸取代了傳統的紙質文件，在整體檔案管理的進程中發揮著重要的調節作用。但是現階段很多傳統的檔案管理人員不具備與時俱進的學習能力，缺少崗位技術培訓，使得相關的管理工作存在著嚴重的滯后性，限制整體市政工程檔案信息化建設的進程。因此，就要結合有效的崗位培訓，促進整體管理人緣素養的提升，使得市政工程檔案管理工作變得更加的現代化、科技化，進而達到高效化、便捷化的管理和共享局面，實現信息化管理手段的技術優越性，促進整體檔案管理進程中，把電子檔案成為重要的檔案存儲形式，方便珍貴的歷史資料的留存，同時也促進具有保存價值的紙質資料得到較好的保護。

（四）整體檔案信息不完整，數據更新速度慢

同時，市政工程檔案信息也是在不斷的發展和變化的。在此進程中，工作人員必須結合信息化的管理技術，及時的進行檔案記錄內容的增補和填充，促進檔案信息的有效性，為城市建設的歷程進行綜合的記錄，便于后續建設中展開具體的規劃和評價，提升整體城市的建設水平，服務于社會建設和人民的生活幸福。因此，檔案管理部門必須結合信息化技術，開展信息的整合和填充工作。在此過程匯總，檔案管理人員必須要采用電子檔案的保存方法，便于在后續工作中實施具體的調整手段。為了提升檔案管理的便捷性，就要結合信息技術實施內容的增補，才能保證文件的完整性，以及在后續的存續過程中永久留存。但是目前電子檔案的發展過程中，由于工作人員缺少信息捕捉的敏銳性，以及相關技術水平的欠缺，電子檔案管理還不能夠做到面面俱到，如實的反饋市政工程檔案中的全部信息，因此必須提升工作人員的履職精神， 提升數據的更新速度，進而提升檔案管理的預期效果。

二、市政工程檔案信息化建設的改進措施

（一）建立管理制度，規范市政檔案信息管理目標

在進行市政工程檔案信息化改造的工作進程中，必須建立起有效的管理制度，才能保障這項工作的有序推進。在城市規劃和建設的過程中，為了更好地促進整體規劃措施的有效留存，務必要重視城市建設檔案工作，在此基礎上實施有效的技術革新手段，發展電子檔案管理模式，不斷提高整體檔案的實際效果。本人自接管內蒙古紅山物流園區管理委員會市政工程檔案管理部門工作以來，嚴格執行檔案管理制度，做到明確的責權利的落實，促進檔案管理工作人員具有嚴格的履職態度，以及有效的操作技術水平，最終保障檔案管理工作的信息化改造進程。在管理本單位市政工程檔案的工作中，筆者結合單位的實際情況，先后制定了《檔案管理員的職責》、《保密工作制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案接收制度》、《檔案保管制度》、《檔案整理制度》、《檔案登記制度》、《檔案資料征集制度》、《檔案鑒定工作制度》、《檔案檢查工作制度》、《檔案管理工作程序》、《檔案管理目標任務獎懲辦法》等一系列制度，并上墻公示，確保檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。

任何一項工作效果的落實，都必須圍繞著有效的制度建設，才能在制度的引領下循序漸進的開展實際工作，促進工作內容的不斷分解和落實，同時也建立起明確的工作標準，促進整體工作水平的不斷提升。現階段電子檔案管理的高效性得到了業界的普遍認同，因此管理部門就要結合這一技術的有效應用，提升具體的制度規范性，從工作的開展以及完成標準方面不斷的規范，促進嚴格的管理制度來指導工作的有序開展。因此，就要首先從制度的制定入手，既要保障制度的科學性，同時也要促進制度的有效實施，引導全體檔案管理人員遵循制度章程，履行制度規范，最終提升整體市政工程檔案信息化改造的工作效果，采取有效措施來促進信息化進程的不斷演變和推進，最終達到理想的檔案記錄和管理效果。同時，還要結合制度的規范，落實電子檔案利用過程中的安全管理問題，從而確保重要信息的有效留存，以及普通信息的資源共享。在整體市政工程檔案信息化改造中，制度的建立和遵守也是重中之重，必須結合制度的嚴肅性，改變現階段電子檔案的管理現狀，有效的縮減保護技術差異，針對系統的檔案開展有效管理和分析，根據實際情況實施可行的保護措施。

（二）確定工作流程，建立有效的管理模式和標準

長期以來，在城市檔案管理工作的運行過程中，由于缺少制度的規范，以及工作流程的保障，很多檔案管理的沒有形成固化的操作流程。因此在實際操作和管理中，就會由于管理人員的差異，具備管理的無效性特點。這也會導致管理工作出現混亂的局面。因此，就要在整體市政工程檔案信息化改造時，制訂具體的操作流程和標準，才能保障大體量的紙質文件進行數據化的轉變，進而提升檔案的科學性能，在后續的保管過程中做到方便快捷，改變原有檔案管理的機械化、刻板化局面。因此，就要遵循檔案管理中的存儲、增減、電子格式轉換等一系列工作的開展，進行技術流程的確定。現如今，如何高效保管市政工程檔案一直是檔案管理的重點。由于傳統的紙質檔案管理較為低效，同時管理的措施手段以及方式方法單一，都會制約檔案的信息化改造效果。因此，就要制定操作的藍本，促進檔案管理人員可以結合有效的技術流程指導，進而便捷的進行操作，提升整體檔案管理的效率和效果。內蒙古紅山物流園區管理委員會在制定了有效的管理制度以后，輔助具體的管理措施和手段，提升了本單位對于檔案管理工作的重視程度，改變原有紙質檔案的管理簡單存放的從業狀態，實施城市檔案管理工作中的專業性管理。2021年，我單位把檔案硬件設施建設作為重要工作之一抓緊抓好。一是撥出專款設置檔案100余平方米，并實施改造、維護，增大了檔案容量;二是購置了鐵質文件柜10個以及大批消防、防盜、防蟲、刻錄機等設施和物品，提高了安全防范能力;三是按行政、業務、兩大類檔案設置1臺電腦作為總信息庫，并與全單位10余臺電腦聯網，加強了內部信息聯系和共享，提高了檔案管理的信息化水平;四是各科室資料的收發、登記、信息傳遞和電子文件的存放均實現了辦公自動化，檔案管理的科技含量倍增。

現階段必須提升具體的管理措施和手段，保障檔案管理人員結合電子檔案管理方式的應運而生，逐步的提升自身的管理能力，將傳統管理工作轉變為電子檔案管理模式，切實的突破一系列技術難題和管理難題，做到與時俱進，構建現代化的新型電子檔案管理模式，更好進行檔案的歸納管理，突破現有檔案管理中的技術瓶頸，實現全新的工作局面。因此，要落實具體的操作規范，在科學技術飛速發展的階段，就要不斷結合信息化元素，改變原有的檔案管理觀念和措施，通過大數據技術實施管理改造，建立數字化的檔案資源庫，實現電子檔案管理的全新局面，提升檔案管理效果，促進檔案管理工作信息的整合和使用，做到檔案管理思想和操作行為的與時俱進，力求達到電子檔案工作的有效性。

（三）開展技能培訓，促進人員的信息化管理能力

為了促進檔案管理工作人員有效的開展檔案信息化改造工作，檔案管理部門還要開展有效的崗位技術培訓。現階段，很多檔案管理工作還處于起始階段，并且由于檔案管理條件差異，也會出現工作效果良莠不齊的局面。由于很多技術人員習慣了原有的管理技術手段，在實際工作中不能夠實施全新的數字換管理技術，從而限制了整體管理技術水平的提升。因此，檔案管理部門必須進行有效的業務培訓，進而提升從而人員的能力水平，促進整體技術改造的順利推進和運行。現如今計算機技術和大數據技術的發展，為很多工作的開展提供了便利。但是同時也需求從業人員有效的把握和駕馭這種技術，促進市政工程檔案信息化管理的發展和應用，從而有效的規避紙質檔案存儲的弊端，進行檔案內容的有效計算機錄入和整理升級，從而滿足實施數據化信息管理條件，滿足檔案的“十防”要求，切實的達到相關技術要求，避免原有紙質檔案存儲的風險隱患。電子檔案管理工作是一項綜合的技能，需要工作人員掌握較好的計算機操作能力水平，同時對于電子信息的錄入和分類管理具備操作能力，從而結合新的信息化技術開展全新的檔案管理工作。內蒙古紅山物流園區管理委員會為了保障信息技術操作的效果，2020年初，單位組織了為期三天的檔案員培訓，作為單位市政工程檔案管理人員，課上我認真做筆記，課后提問消化，不但順利完成了培訓任務，并取得了結業證書。在進行培訓的進程中，不僅僅要注重理論知識的學習，還要結合實際的操作和指導提升管理人員的實際運用能力，確保可以獨立的開展檔案信息化管理工作。因此，相關的培訓內容就必須涉及理論和實踐的有效結合，在培訓的過程中以電子信息技術作為技術支撐，同時指導工作人員如何構建檔案的存儲條件，結合電子檔案的優越性，進行電子信息技術的革新。總之，就要結合一系列的培訓，提升管理人員的技術水平，以及管理人員的技術素養，發揮電子檔案的管理優越性。檔案的存儲和信息化改造必須經歷一個漫長的過程，在此階段對于實際的操作人員是具有嚴格要求的。因此，還要結合對于管理人員工作態度的引導，促進檔案管理人員在原有的存儲環境下，實現檔案的規范化留存以及相關的技術改造。同時，在培訓工作的過程中，必須具有嚴格的物質和設備保障，引進計算機、掃描儀等設備，實現整體環境構建的數字化、信息化，是促進檔案管理工作建立科技化的必要手段。在實現檔案信息化的過程中，還要注意網絡系統的建立，促進城市管理中的檔案信息有效的錄入，對于共享內容能夠及時的上傳至數字化網絡，結合設備聯網設施的引用，形成共享的信息平臺，建立起數字化的管理手段，從而保障城市建設和規劃的信息處于一個互聯互通的網絡環境之中，實現信息共享，搭建起便捷化、電子化的檔案存儲和分享環境。

三、總結

市政工程檔案信息化管理的意義重大，可以大大的提升信息的留存效果，同時結合信息化技術手段的改造，促進信息的交流和共享，為城市的發展和規劃提供有效的數據支持和保障。因此，市政檔案管理部門就要做到與時俱進，建立起嚴格的管理制度和操作規范，在人才引進的過程中做到專業對口。同時結合崗位技能培訓提升檔案管理人員的專業素養。同時還要在崗位培訓中做到理論聯系實際，促進市政檔案管理人員實踐技能提升，從而積極的投入工作，推動市政建設檔案電子化工作的快速發展。

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