新形勢下城建檔案開發利用工作探析

摘? 要：在城市建設發展過程中相關的信息記錄工作至關重要，伴隨我國城鎮化建設速度的不斷加快，在城市發展建設過程中，為保證整體規劃的合理性需要對以往數據進行充分應用，城建檔案的重要性不斷提升。在新形勢下，應當結合時代發展的實際需要對檔案的開發利用進行探討，實現對內部信息的有效發掘，從而實現檔案管理效率的提升。

關鍵詞：新形勢;城建檔案;開發利用

新形勢下我國城鎮化建設水平的不斷提升，城市內部的建設規模也在不斷擴大，其中涉及多種信息都需歸納到城建檔案之中，導致城建檔案管理工作難度有所提升。為充分開發利用城建檔案，應當從實際出發結合管理需求，對其中的信息進行深入分析，充分發揮出城建檔案的利用價值，為之后的城市建設發展提供參考。

一、不斷完善管理制度，避免檔案信息損失

就當前城建檔案管理工作來看，在管理制度上仍然存在一定的缺陷，不能夠保證信息的完整性。在開展相應工作的過程中，部分檔案管理人員認為只要將信息歸檔就已經完成相關工作，而忽略后續的開發與應用需求，導致檔案內容缺失。同時，在以往開展城建檔案管理的過程中，通常會選擇人工書寫錄入的方式，由于人工書寫速度受限，同時字跡不一，容易出現難以辨認、消耗錄用人員精力，實際工作效率低下等情況[1]。同時受到入住人員本身工作能力的影響可能出現資料不全或錯漏的現象，此時需要對整體文書檔案進行重新歸納，最終導致工作人員浪費過多時間與精力。

為推動城建檔案的有效開發與應用，應當從管理制度的完善出發，將檔案信息質量管控工作重視起來，通過制度的完善與管理方式的改變，實現對管理人員行為的制約。在檔案信息記錄過程中應當注重檔案信息管理制度的明確，借助主題標引和分類標引，提升信息歸納的系統性，避免存在檔案信息混亂的情況。同時應當充分發揮當前計算機本身強大的計算歸納能力，在開展檢索時，可以按照多個或一個著錄項進行項目顯示。另外，在實際進行檔案標識編制時，錄入人員應當堅持以快為準的原則，如可以將城建進行編號分類，從而避免對主題進行再度標識，減少數據錄入量，提升歸檔效率，并節約計算機儲存空間[2]。其次可以分類匯總使用頻率較高的文件，建立起豐富獨立的數據庫，在保證城建檔案的信息完整性的同時實現系統性歸納，為后續檔案的調動與信息篩查提供相應條件。

二、引入先進管理體系，優化檔案管理措施

城建管理工作不僅是對相應信息的收集與歸納，同時也要注重后續的運營工作，在開展管理時應當引入更加先進的管理體系，實現系統化管理。現代社會，信息技術與計算機技術處于高速發展的階段，當前大部分計算機都具備高效的檢索系統。同時伴隨互聯網軟件的不斷豐富，檔案信息管理系統已經逐漸發展成熟。通過利用信息研究系統能夠實現對大量檔案信息的儲存，并利用多種編目方式進行信息條目分類，從而建立起更加科學的基礎檔案目錄檢索體系[3]。

目前在開展絕大部分文書檔案歸檔工作的過程中，都開始逐漸引入信息檢錄系統。但當前受到城建檔案特殊性的影響，在部分情況下仍然選擇紙質文檔作為主要歸檔方式，而在進行紙質文檔查找時，不僅需要知道精確的時間、檔案名等信息，同時查找工作會工作人員浪費過多的時間和精力。此時可以利用信息檢索系統與掃描設備進行電子化掃描，將紙質檔案轉化為電子版檔案，再次進行分類匯總以及深度加工，從而實現檔案查找速度的提升。最終通過對檔案的系統性管理，為未來檔案信息的利用提供便利。

三、積極利用先進設備，培養高質管理人才

利用傳統方式開展城建檔案管理的過程中，通常會利用過多的紙質材料，由于其存在體積較為龐大，同時具有使用年限限制、保管條件較為嚴格、復原難度較高，因此直接導致檔案信息儲存質量下降。并且在這利用傳統方式開展紙質檔案，歸檔的過程中為保障資料外觀整齊，檔案工作人員需要手工裁剪文書資料不僅浪費時間，同時也容易出現文件損傷的情況，而計算機儲存系統占用空間較小，同時具備更快的運行速度，且能夠實現無限期信息保存。因此，為重點開發利用城建檔案應當注重先進設備的引入，通過計算機技術實現信息數據化。與此同時，也需要注重專業管理人才的應用，避免存在設備引入之后難以發揮自身作用的情況。

城建檔案內部所包含的數據內容較多，因此在實際利用信息儲存技術的過程中，首先應當選擇完備的硬件設施通過利用大容量的儲存設備和移動設備開展檔案信息的存儲和備份，避免由于空間不足，導致后續工作難以開展。然后，則需要選擇合適的軟件系統，根據文書檔案歸檔需要進行數據庫和信息平臺建立。當前青年一代在互聯網時代下成長，通常具有良好的信息素養，對于各類先進設備學習速度較快。檔案管理部門可以從青年人才入手進行相關技能培訓，并發揮其輻射作用，由青年人才帶動其他管理人員進行技能學習。最終，實現自身管理設備的優化與人才水平的提升，推動城建檔案利用效率的提升。

結束語：

城建檔案管理工作對于城市建設和發展具有一定影響，在未來城市建設過程中，能夠為各項建設提供相應的信息支持，為未來城市的規劃提供數據支撐。在新形勢背景下，應當將城建檔案管理工作的優化重視起來，不斷完善管理制度，避免檔案信息損失的可能性，保證城建檔案的完整，并積極引入先進管理體系實現相關管理措施的優化，最終利用先進設備提高工作效率并培養高質量管理人才，推動檔案管理工作的全面創新，適應當前檔案信息開發與利用的實際需求。

參考文獻：

[1]劉蓉.從城建檔案利用實例探究檔案的開發利用工作[J].管理學家，2020：77-79.

[2]張玉秀.新形勢下檔案利用服務工作創新思考[J].經濟技術協作信息，2019：22-22.

[3]孫靜云.試論新形勢下的城建檔案工作合作需求[J].檔案與建設，2020：60-62.

[4]王曉紅，李志強.探析新形勢下建設項目工程檔案管理[J].辦公室業務，2020：127-127.

作者簡介：鄒一敏（1978.01-），女，漢族，湖南湘潭人，學歷：大學本科，職稱：助理館員，研究方向：城建檔案。