檔案管理工作的現狀與時代融合

摘 要：檔案管理工作對于理清工作中的各個關鍵環節，強化檔案邏輯歸納，形成原始信息保存和相關信息記錄都具有重要意義。隨著信息技術的推進和移動互聯網技術的迅速發展，在信息化時代，如何做好檔案管理工作，如何有效促進檔案管理與時代新思維、新技術、新要素相互融合，有效加強檔案管理工作的智能化、信息化水平，是檔案管理工作在當前迫切需要思考的問題。本文正是在這一背景下，就檔案管理工作的現狀和時代融合問題進行深入研究，對當前檔案管理工作存在的問題進行深刻剖析，并且提出了檔案管理的時代融合策略，以期能夠為檔案管理工作提供有益的借鑒。

關鍵詞：檔案管理;現狀;時代融合

隨著社會經濟的不斷發展，電子信息化技術的廣泛應用，檔案管理工作在發展中也引出了新的發展路徑和時代融合途徑。如何在新時代有效利用好信息技術，廣泛結合大數據、云計算等移動互聯網技術來實現檔案管理智能化，是新時代做好檔案管理工作的重要研究方向。

一、檔案管理工作的現狀

隨著近年來智能化、數據化檔案管理工作的推進，我國在檔案管理工作中也與時俱進，發展出許多信息化手段來參與檔案管理工作，在檔案管理思路方面也有一定轉變。受移動互聯網發展的影響，越來越多的人認識到檔案管理工作不能只局限于原來的“老三樣”，必須因勢利導，重新進行現代化的改進。檔案管理水平持續優化提高，通過近些年檔案管理工作的推進，《檔案法》得以有效貫徹落實，形成了一套行之有效的檔案管理工作機制。檔案工作管理中新的途徑、方法不斷提升，工作效率也有了顯著的提高。特別是檔案管理工作在行政單位、事業單位中進行的業務流程再造，使得檔案管理工作節省了不必要的中間環節，工作效率大幅度提高，為下一步檔案管理工作深度融合發展打下了堅實的基礎。總之，當前階段檔案管理工作取得了一系列的成績。然而，面臨著新的發展機遇和日新月異的信息化技術，檔案管理工作顯然在思想重視程度、人員管理水平、信息化標準建設和信息開發能力上還存在著不少有待進步的空間。這是檔案管理工作下一步需要著重改進的地方。

二、當前檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理思想重視工作不足

在新時代，檔案管理工作面臨的一大問題是思想重視程度不足。不論是企業還是行政管理單位，受到傳統的思想約束，仍然沒有完全轉變思維方式和態度。長期以來，許多單位仍然將檔案管理作為邊緣性工作與業務工作相互區別對待。許多人在檔案管理工作中認為這一工作可有可無，僅僅是對已有的業務工作的歸檔、分類和資料收集。在檔案管理的信息要素開發融合方面，許多單位認為檔案管理僅僅是將原有的各類紙質檔案進行分類歸檔，電子檔案進行收集存儲，沒有充分在思想上端正態度，沒有認識到檔案管理工作是一個單位事業發展壯大的重要基礎性力量。這種等、靠、要和輕視檔案管理的思想，使得檔案管理工作往往處于邊緣化的工作狀態，領導重視不足，開發能力有限。特別是許多領導干部對于檔案管理進行信息化技術開發模式不太重視，這也使得檔案管理工作在一部分單位中僅僅浮于表面，未能深度挖掘檔案管理給單位帶來的有效作用。

2.檔案管理人員水平不足

檔案管理人員水平不足，也是當前檔案管理工作中存在的重要問題之一。由于檔案管理工作思想重視不足，導致一些單位在對檔案管理進行人員調配時，往往派一些臨時性人員參與檔案的工作管理。然而，檔案管理畢竟是一個系統化、高度集合化、復雜化的工作。檔案管理工作人員需要掌握檔案管理的基本要素和基本管理原則，還要有豐富的檔案管理、歸納知識，同時要有應用現代化信息技術進行檔案管理的水平。這就使得實際檔案管理工作需求人員基本要素與單位進行檔案管理的真實工作人員管理水平不足之間產生了巨大矛盾。檔案管理絕不是憑空將基本的檔案直接放到某些位置即可，而是需要按照基本的檔案管理規范，將分散的、多樣化的、不成體系的相關檔案文件進行分類歸納，有效匯總、校對整理，這對檔案管理工作人員有嚴格的專業素質要求。檔案管理人員專業能力、認真負責的態度、及時有效的溝通，都對檔案整體管理狀況有息息相關的影響。當前階段，許多檔案管理人員往往是兼職進行檔案管理工作，缺乏專業化的檔案管理知識應用，使用信息技術進行電子檔案歸類管理、分類區別、建檔立案的能力嚴重不足，更是無法將檔案管理和信息化開發技術、跨平臺檔案融合技術進行有效應用。這些都使得現代檔案管理工作中管理能力缺失，檔案管理與時代融合的有效度不足。

3.檔案管理標準化不足，管理混亂

檔案管理標準化不足，檔案的收集和管理相對混亂，是當前階段檔案管理工作中存在的顯著性問題。目前，各單位在進行檔案管理時，為了有效進行標準化統一，出臺了一系列的檔案管理政策，下發了一系列的檔案管理文件，也對相關人員進行了一定程度的培訓。然而，落實到實踐中，在真實的檔案管理過程中，仍然出現了檔案管理混亂、檔案收集繁雜等現象。特別是在檔案管理的過程中，有的檔案管理標準僅僅是各個單位內部形成的自我標準，而沒有在整個系統性層面上形成統一有效的全局性檔案管理標準，檔案管理標準的局部性統一和整體性混亂是當前檔案管理標準化不足的顯著矛盾。檔案管理標準化不足使得檔案在標準化建設方面與時代融合交叉滯后。在許多檔案管理的內部構造層面中，伴隨著機構改革、人員調整等過程，使得檔案的統一化管理被全面打亂，檔案管理標準化的缺失、整體缺乏頂層標準化設計，使得檔案管理不能有效與信息化時代的檔案管理方式進行深度融合，不能與當前階段檔案管理要求統一化接口、統一標準應用相符。特別是在檔案管理具體的信息化改進過程中，檔案管理的具體方案、操作指標和檔案管理統一的管理年限分布以及不同的電子檔案歸口設計，這些問題的不統一，使得各單位在進行統一化的檔案管理，以及標準電子信息接口建設過程中無法完成標準化的信息接口統一，造成內部檔案查閱的過程中，需要多次登錄賬戶進行多次的操作才能將不同的檔案歸納匯總到一起，大大增加了檔案查閱的時間，降低了檔案查閱應用的效率，阻礙了檔案在信息化時代與信息建設融合的步伐。

4.檔案管理信息化融合不足

檔案管理信息化融合不足，建設不夠，是當前階段檔案管理工作在時代融合中亟待解決的問題。在信息化時代，檔案管理由線下向線上線下共同應用演進。然而，在線上電子檔案規范化標準建設滯后的前提下，對于大數據、云計算等的應用相對滯后，這大大制約了電子檔案智慧化服務、一體化平臺建設的推進力度和廣度。以科技支撐和信息化要素為統領的智能電子檔案管理系統，本來可以利用數據挖掘、數據清洗、數據歸納匯總，將不同的電子信息化檔案進行一體化建設，更可以用數據運算、物聯網和云計算等將電子檔案信息可視化處理，深度挖掘電子檔案的內部信息，進而有效將電子檔案的信息進行深度應用。然而，就當前階段檔案管理工作中的實際來看，信息化電子檔案管理系統的開發大大滯后，雖然個別的檔案管理單位廣泛應用了云計算、數據挖掘、數據清洗和可視化等技術對檔案進行直接的平臺化管理，但大量單位仍然使用較為傳統的線下檔案管理系統。即使有一部分進行了線上電子化檔案信息歸口管理，然而也僅僅是利用了信息化技術的初步應用，只是進行了電子檔案歸類管理，沒有做到對電子檔案的深度開發和廣泛應用，更不能有效發揮數字化時代，電子信息技術與檔案融合發展的強大作用，導致許多電子檔案開發應用受限，推廣力度不強。

三、檔案管理的時代融合策略

1.加強檔案管理思想重視

針對檔案管理過程中對檔案管理不重視這一問題，應該更新管理理念，開拓工作思路，加強對檔案管理工作的重視。首先，要從理念的重新設定做起。改變過去領導重視檔案管理工作才能影響其他人員重視檔案管理工作這一理念，從思想、心態上進行轉換。一方面是通過多渠道、多方式讓廣大領導干部明白檔案管理的重要性，使他們自覺擔起重視檔案管理工作的內容，另一方面也要設置新的檔案管理思路、理念，強化檔案管理、激勵考核制度。其次，積極探索開發出新的管理原則和管理制度，通過將主動作為與主動擔當相結合，積極研究強化檔案管理的服務意識和服務能力，真正將檔案管理工作與單位的業務實際相融合，用高質量的檔案管理服務來推動業務管理工作，以進一步實現二者的全面融合，從而使檔案管理理念與業務工作理念充分嵌套，為檔案管理工作擺正思維，提高其協同其他部門工作的效率。

2.加快檔案管理制度融合

制度是建立和開展檔案工作，進一步加快檔案管理與現代社會其他管理制度融合的關鍵點。為此，必須強化檔案管理制度體系建立。一是堅持頂層設計。加快從總層面上出臺檔案管理流程全系列要素的相關制度體系建設。二是堅持因地制宜，分類施策，實事求是，檔案管理單位應該著眼于廣泛結合其他的較為先進的管理制度，將檔案管理制度融合進去，使檔案管理制度有效與其他工作制度相互嵌合，從總體上更大效率地發揮檔案管理所帶來的作用和功能。三是強化檔案管理制度的約束性。要明確提升檔案管理制度的強制性和約束性，對制訂的檔案管理制度應該增強約束力和強制力，提升檔案管理工作各方的重視意識和重視程度。四是應該進一步強化檔案管理制度中的獎懲機制，提出明確、具體、行之有效的檔案管理獎懲制度，做到有法必依，違法必究，執法必嚴，獎罰分明。進一步從制度層面強化激勵約束，從而使檔案管理制度與現代管理制度中的其他激勵制度有效融合，加快檔案管理制度的體系化、規范化運行。

3.著力提高檔案管理人才水平

不斷提高檔案管理人員的水平和素養。人才是振興檔案管理事業發展的核心因素之一，是實現檔案管理可持續發展的核心動力，所以應當采取有效措施全面促進檔案人才培養。一是要廣泛強化檔案管理人員的招收門檻。在招收檔案管理人才時，應該注重選拔專業性強、素質過硬、能力好的人員，要注重選拔方式方法的靈活性，注意選拔檔案人才的特殊性，要主動進行檔案專業性對比選拔，對檔案知識、檔案管理要素等進行有效的選題設計，從而增強選拔人才的專業對口性，選拔的人才要具有真才實干。二是要不斷強化現有的檔案管理工作人員能力素養和職業素養，堅持“走進來，引出去”。一方面派出業務骨干不斷向先進地區學習檔案管理能力，利用外部培訓等方式，加強現有檔案管理人員的職業能力提升;另一方面廣泛聘請優秀的檔案管理工作老師、專家學者，對內部單位檔案管理工作人員進行全覆蓋式的職業能力培養。要科學制定培訓課程，有針對性開展培訓要素的整合，將檔案管理中的具體知識，內涵要素，全部進行梳理總結，按照教學培訓標準進行全面培訓，針對檔案管理程序、檔案信息化保護、檔案融合管理等進重點培訓。三是強化督導考核，充分發揮考核機制在檔案管理工作中的作用，強化考核對檔案管理人員進行工作能力再督促、再學習的主動性作用。一方面可以通過月度季度等時間節點進行考核，形成常態化考核機制，從而增強檔案管理人員的工作積極性。另一方面，可以針對考核內容加大工作績效考核，圍繞檔案管理保護意識、檔案管理效率檔案管理規范的執行狀況等進行考核，從而使檔案管理人員有效增強管理意識，早日走上專精職業道路。

4.加快檔案管理標準化融合

加快推進檔案管理標準化融合。一方面，要將檔案管理工作有機融合到其他管理工作中，特別是在管理標準方面，要主動與其他管理工作進行對接，實現二者的不斷融合，有利于檔案管理工作在其他管理工作中發揮更大的職能作用。另一方面，應該全力推動加快全面統一化的檔案管理標準化體系建設。在檔案管理信息化統一接口建設方面統一要素，要求線下檔案管理與線上檔案管理對接標準一致，制訂行業性統一化檔案管理標準，最終使得內部的檔案管理各個節點能夠被打通，使不同的檔案單位有統一的檔案接口。實現數據傳輸、互動和共享應用，以及線下檔案的規范化保存利用，這些都能夠大大增強檔案管理的效能，使檔案管理的作用發揮越來越大。

5.推進檔案管理信息化融合

加快推進檔案管理信息化能力建設。一是要強化線下檔案管理向線上檔案管理轉移推進的步伐，逐步將線下檔案管理分類指導向線上進行遷移。二是廣泛應用新型電子信息技術和互聯網平臺化管理思維。加大對大數據、云計算、區塊鏈與檔案管理、信息化開發相結合的力度，強化檔案管理的數據集合性、安全性和多接口性，打通檔案管理內部生態系統。強化利用數據挖掘、數據清洗、數據歸納匯總得到數據開發能力，使檔案管理信息被隨時隨地、方便、快捷的調用，將檔案信息一體建設多平臺應用。三是建立檔案管理平臺化管理思維，強化各平臺對檔案管理的通用化技術開發，避免檔案管理壁壘過多，同時強化各端口技術的研發，就檔案管理信息化融合不斷進行深度挖掘和深度加工，通過智能終端、電子檔案制訂推送等技術的應用和開發來增強電子檔案的體驗感。

總而言之，只有全面推進檔案管理與信息化融合，強化檔案管理重視程度，推進檔案管理制度化、標準化的統一建設，大力提升檔案管理人才水平，才能夠有效地在信息化時代全面、綜合地提高檔案管理與現代社會管理的融合程度，進一步發揮檔案管理的有效職能，提升檔案管理質效。

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（作者單位：泰安市泰山區文化和旅游局）

作者簡介：劉靜（1969—），女，漢族，山東泰安人，本科，館員，研究方向：檔案管理。