辦公室電子檔案的大數據發展趨勢

李一

摘 要：隨著網絡信息技術的發展，辦公室電子檔案管理工作的展開，越來越趨于向大數據的方向進行發展。在本文中，將從辦公室電子檔案大數據發展的意義出發，來分析辦公室電子檔案的大數據未來發展趨勢，以通過相關措施的運用，實現辦公室電子檔案管理效率與質量的提升。

關鍵詞：辦公室 電子檔案 大數據發展

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）06-00-01

引言

在大數據時代的背景下，辦公室電子檔案信息中所包含的價值在相關技術的支持下，得到了深入的挖掘與充分的發揮。因此，為了保障信息管理的質量，就要從大數據的發展趨勢入手，來明確辦公室電子檔案管理在大數據影響下所發生的變化，從而推動檔案管理水平的進一步

提升。

一、辦公室電子檔案大數據發展的意義

隨著時代的發展，檔案信息的數量越來越龐大，而基于電子檔案的大數據發展，便可以使龐大的檔案信息得到高效的整理、歸納，令整體檔案工作在展開過程中的質量能夠得到明顯的提升。同時，通過大數據的應用來實現對數據檔案的分類化管理，也可以讓辦公室電子檔案在調取以及檢索時的效率得到大幅提升。運用電子數據檔案來代替傳統紙質檔案，不僅擺脫了紙質檔案的年限設置，也不需要占據過多的空間以及保養，使檔案資料在實際應用過程中的價值得到了明顯的提升。此外，電子檔案大數據的發展，對于實現單位職能的充分發揮而言，也有著十分重要的作用，其能夠有效節約調動檔案資源與存儲檔案資源的時間，令辦公室可以快速調動檔案來完成相應的服務以及職能。大數據電子檔案的使用也可以降低檔案管理的成本投入，使資金的利用效率得到提升與優化。

二、辦公室電子檔案大數據的發展現狀分析

現階段，大數據技術迅速發展，電子化辦公也得到了普及性應用。在這樣的大背景下，在檔案工作中引入“互聯網+大數據+云端”的管理方式受到更多關注。當前，更多的辦公室積極改變以往傳統的單一翻閱模式、電腦硬盤儲存模式，將日常檔案材料同步儲存掃描上傳至安全穩定的云端，同時合理的運用“互聯網+”大數據檔案思維，讓檔案材料不受時間、區域、人員等約束，被授權的調解員可隨時隨地用手機、電腦等，輸入關聯文字既顯示出相關檔案材料，即可實現對電子檔案在線預覽、查詢、下載、傳輸，實現快速高效的檔案提取比對。同時，在大數據技術日趨成熟的條件下，檔案大數據為檔案資源利用提供了更有力的支持，實現了與檔案管理工作的相互促進，電子檔案管理工作的展開豐富了檔案大數據;檔案大數據的應用強化了電子檔案管理的工作水平。

三、辦公室電子檔案的大數據未來發展趨勢

1.資源收集的強化

對于辦公室電子檔案來說，其自身有著十分重要的價值，而在大數據時代下，基于大數據的應用，電子檔案中所蘊含的價值能夠得到更加充分的利用，使其隱藏價值可以服務于單位的未來發展，令單位職能的發揮得到進一步優化與保障。而為了實現對檔案資源的充分利用，令檔案的價值能夠得到最大化的發揮，就要對資源收集工作的展開進行強化，認識到檔案資源的價值，配合對大數據特性的正確應用，組建優秀的團隊進行檔案資源開發，發掘其中的數據，并進行歸納整理。同時，數據資源作為大數據資源管理的基礎，在進行檔案管理的過程中，作為主要管理對象的數據以及信息，在完善性以及完備性上的表現也是確保大數據價值得以充分發揮的關鍵內容[1]。這就使得在大數據的背景下，對檔案資源建設力度以及資源收集力度的強化，成為辦公室電子檔案大數據發展的主要趨勢。

2.檔案管理的優化

在進行檔案管理的過程中可以發現，檔案資源往往具有一定的流動性。這就使得在大數據背景下，為了保障檔案管理的質量，就要確保檔案管理工作的秩序化與專業化展開，從而使其在展開工作的過程中，能夠基于對流動性資源的高效處理，來使電子檔案資源的歸納、收集與整理效率得到保障，并實現對檔案資源的分類化管理。以應對種類越來越復雜，涉及范圍越來越大的辦公室檔案資源。并且優化檔案管理工作，不僅要從檔案管理部門出發落實相關的管理措施，也應從員工方面入手提高其檔案管理與數據收集的意識與專業技術能力。隨著互聯網技術的不斷發展，檔案資源管理的大數據化趨勢使得辦公室在進行電子檔案管理的過程中也可以采取合作互補的形式與其他相關部門或是單位之間建立起大數據檔案信息管理平臺，以實現對檔案管理工作的補充與優化。

3.服務內容的創新

對于檔案管理工作來說，“服務功能”的發揮與強化，是其在大數據背景下展開工作的重要內容。為此，就要將數據的挖掘與分析作為展開工作的基礎，并通過建立起更加完善的服務體系，來保障電子檔案服務內容的創新力度。以某單位辦公室為例，其在進行電子檔案服務內容創新的過程，基于對云計算技術的使用，使檔案數據資源能夠得到充分的分析、挖掘與運用，從而令檔案數據資源的價值得到了充分的發揮，其工作人員在進行服務內容創新的過程中，結合檔案管理工作的實際展開需求，進行了“云部署方案”的設計，以通過對私有云以及公有云的合理利用，使檔案管理工作的計算能力與存儲能力得到提升，令電子檔案的服務內容更加廣泛與多元化。

4.保障體系的完善

在大數據的背景下，保障電子檔案信息的安全成為辦公室電子檔案管理工作的重要內容。為了應對多種可能威脅到電子檔案數據的信息，就要在展開工作的過程中，基于SSL安全階層協議層的應用，來實現對檔案數據節點與應用程序節點的有效保護，并完成對節點以及數據的加密。而且為了進一步完善檔案的安全保障體系，還要結合當前檔案管理工作實際展開需求，并遵循ISO27001信息安全技術標準建立起一個完善的制度體系，以實現對檔案數據管理過程中共享制度、保密制度、審計制度的完善，從而通過對檔案傳播范圍及其加密層級進行明確，以實現對檔案關鍵信息的識別機制的構成[2]。另外，也可以基于身份認證與權限控制的強化，來保障對檔案信息的安全管理效果。

結論

綜上所述，辦公室電子檔案大數據發展對于提升整體檔案管理工作的質量與效率有著積極意義。為此，就要結合其在資源收集、檔案管理、服務內容、保障體系等方面所表現出的發展趨勢，采取針對性措施進行應對，以推動檔案管理水平的進一步提升。

參考文獻

[1]陳健民.大數據視野下的檔案管理模式變化與創新[J].太原城市職業技術學院學報，2020，（01）：201-202.

[2]李立群.大數據時代企業檔案管理的發展趨勢[J].辦公室業務，2019，（19）：

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