檔案管理信息化建設(shè)思考

摘 要：檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵步驟，各職能機(jī)構(gòu)應(yīng)積極推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，改善檔案管理現(xiàn)狀。本文簡(jiǎn)要分析了檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐意義，并通過(guò)健全檔案室基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、完善信息化管理制度、組建信息化管理團(tuán)隊(duì)、引進(jìn)多元化高新技術(shù)等路徑，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化管理模式；電子檔案；信息管理系統(tǒng)

檔案管理信息化建設(shè)實(shí)則是借助信息化技術(shù)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，繼而經(jīng)過(guò)對(duì)電子檔案信息的匯總，使其充分發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，為后期檔案資料的統(tǒng)籌化管理給予保障。據(jù)此，應(yīng)充分結(jié)合檔案管理要求，編制科學(xué)的信息化建設(shè)規(guī)劃，以滿足新時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新需求，提升檔案管理效率。

一、檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐意義

1.提高檔案管理現(xiàn)代化水平

檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目的推進(jìn)，有助于提高檔案管理現(xiàn)代化水平。以往，由于多以紙質(zhì)版檔案為主，致使管理者常通過(guò)人工分類、整理、歸檔等方式對(duì)其進(jìn)行有效管理。雖然傳統(tǒng)管理模式確實(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的合理保存與利用，但整體效率、便捷性以及時(shí)限上多有不足。信息化管理模式的應(yīng)用，可在加快檔案信息化建設(shè)速度的同時(shí)，使其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，繼而優(yōu)化檔案管理工作成果。尤其對(duì)于天然氣戰(zhàn)略規(guī)劃、石油開(kāi)發(fā)企劃書(shū)等重要檔案資料，可在信息化管理下，以電子檔案的形式予以保存，最終可達(dá)到高效管理效果。基于此，信息化管理既能實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整性保管，又能適當(dāng)減緩管理者工作壓力，由此營(yíng)造良好的管理氛圍。

2.優(yōu)化社會(huì)服務(wù)效果

針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型，能夠進(jìn)一步優(yōu)化社會(huì)服務(wù)效果。無(wú)論是對(duì)職能機(jī)構(gòu)還是企業(yè)單位，檔案一直都作為重要的信息資料予以保存。特別是對(duì)于部分保有社會(huì)公共相關(guān)檔案信息的場(chǎng)所，其社會(huì)公共服務(wù)要求日益嚴(yán)苛。為了滿足新時(shí)代檔案管理需求，應(yīng)當(dāng)合理開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，以供相關(guān)人員能夠按照賬號(hào)登錄、身份驗(yàn)證等方式合法獲取檔案內(nèi)容，最終為檔案的安全保存與合理利用帶來(lái)保障。

3.提高檔案信息利用率

檔案管理者需要針對(duì)檔案信息做好歸類、整理、記錄等工作，不但能夠在集中管理?xiàng)l件下，為相關(guān)人員精準(zhǔn)查找有用檔案，還能夠在檔案外借后及時(shí)回收，這樣才能增加檔案信息完整度，而信息化建設(shè)可在原有基礎(chǔ)上提高檔案信息利用率。與傳統(tǒng)管理模式相比，信息化管理手段的應(yīng)用，查閱者可直接從信息平臺(tái)上輸入關(guān)鍵詞搜索檔案條目。由此，簡(jiǎn)化了頻繁歸檔、查收步驟。因此，信息化管理可對(duì)檔案信息的利用起到促進(jìn)作用，調(diào)動(dòng)檔案利用積極性。

二、檔案管理信息化建設(shè)路徑

1.健全檔案室基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

檔案管理者主要承擔(dān)著檔案信息的整理、收集、服務(wù)、共享等職責(zé)。在信息化建設(shè)期間，應(yīng)當(dāng)先行健全檔案室的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。所謂的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施大體上涵蓋計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)線路等，只有這些軟硬件設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備齊全，才能為下一項(xiàng)信息化管理模式的推行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第一，對(duì)于硬件設(shè)備，要求購(gòu)進(jìn)的計(jì)算機(jī)、路由器等設(shè)備具有穩(wěn)定的性能。對(duì)于最為主要的軟件設(shè)備，一要考慮其功能與檔案信息化管理模式的匹配度；二要分析軟件是否適用于當(dāng)前檔案管理環(huán)境；三要判斷選用的軟件平臺(tái)合作商是否資質(zhì)合格且能夠簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，以免浪費(fèi)過(guò)多時(shí)間用于新軟件的篩選，而且保證選擇的軟件開(kāi)發(fā)商具備定期維護(hù)能力，由此提高軟件運(yùn)行的穩(wěn)定性。

第二，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建立還要求管理者應(yīng)當(dāng)聯(lián)合設(shè)備維修人員，加強(qiáng)設(shè)備安全維護(hù)，以免出現(xiàn)硬件故障、軟件卡頓等情況，必要時(shí)可購(gòu)進(jìn)新設(shè)備。其中，還需要格外注意軟件內(nèi)存問(wèn)題，由于檔案信息屬于遞增狀態(tài)，隨著檔案資料數(shù)量的增加，造成電子檔案中的信息存儲(chǔ)空間多面臨不足，可及時(shí)對(duì)其進(jìn)行清理，又或是借助百度網(wǎng)盤(pán)等工具做好備份轉(zhuǎn)移工作，使信息化建設(shè)具備良好的軟硬件實(shí)操條件，加快信息化管理推廣速度。

第三，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施配置環(huán)節(jié)，檔案管理員還應(yīng)當(dāng)注重系統(tǒng)兼容性與硬件設(shè)備配套性。例如，在選擇掃描儀等設(shè)備時(shí)，對(duì)其電源線路以及運(yùn)行場(chǎng)地具體要求等都要做好規(guī)劃，以免產(chǎn)生閑置資源，導(dǎo)致信息化檔案管理工作遇到阻礙。同時(shí)，也要對(duì)其參數(shù)進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)，既要保證采購(gòu)的新設(shè)備質(zhì)量合格，又要嚴(yán)控成本，以免在信息化建設(shè)中投入過(guò)多資金，違反企業(yè)的綠色發(fā)展理念。

第四，要盡量選擇具有保修期的硬件設(shè)備。考慮到初步應(yīng)用時(shí)，會(huì)存在一定的不適應(yīng)情況，或者容易出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。因此，可以在保修期內(nèi)不斷對(duì)硬件設(shè)備的功能與性能予以適應(yīng)調(diào)節(jié)，就此幫助企業(yè)節(jié)省信息化改革成本。在選擇軟件設(shè)備時(shí)，除了考慮兼容性外，也要將新系統(tǒng)的學(xué)習(xí)、新軟件操作流程的認(rèn)知列入檔案部重點(diǎn)工作，以免檔案管理工作單純從設(shè)備設(shè)施采購(gòu)上予以完善，忽視了后期的實(shí)踐應(yīng)用效果。企業(yè)應(yīng)組織人力合理接受全新的管理模式，也要采集檔案管理員反饋的建議，保證檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度得到有效控制，促進(jìn)檔案管理工作的良性發(fā)展。

2.完善信息化管理制度

檔案信息化建設(shè)還需要在實(shí)踐操作中，進(jìn)一步完善信息化管理制度。以往對(duì)于檔案管理工作頒布的檔案管理?xiàng)l例、檔案管理規(guī)范缺乏一定的適用性，因此，應(yīng)當(dāng)就信息化管理要求以及管理內(nèi)容，重新修改完善管理制度，促使管理者能夠充分借助管理制度約束相關(guān)人員的工作行為，參照管理制度梳理管理步驟。

在信息化管理制度完善中，應(yīng)當(dāng)編制科學(xué)的執(zhí)行方案，結(jié)合《檔案法》等法律法規(guī)調(diào)整管理制度的內(nèi)容，完善后的管理制度要涵蓋下述內(nèi)容：

第一，對(duì)于電子檔案中形成的電子工具，如網(wǎng)盤(pán)、光盤(pán)以及磁帶等，均應(yīng)當(dāng)選擇合法的渠道進(jìn)行使用與查閱，不可用于牟利項(xiàng)目泄露檔案內(nèi)容。

第二，電子檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)統(tǒng)一管理的方式，在各部門(mén)之間進(jìn)行共享，無(wú)論是檔案的驗(yàn)收、校正以及保存都應(yīng)當(dāng)由檔案管理者予以負(fù)責(zé)。

第三，電子檔案在檔案信息系統(tǒng)管理下，應(yīng)當(dāng)注重其真實(shí)性，并根據(jù)制度要求做好充分保管工作，以免電子檔案信息泄露，引起不必要的損失。

第四，電子檔案應(yīng)當(dāng)支持多種保存格式，如txt、jpeg、ape、bmp等，以供不同軟件進(jìn)行查閱。

第五，對(duì)于電子檔案，應(yīng)當(dāng)由各科室匯總后，統(tǒng)一交給檔案管理者，并做好信息收錄工作。其中，匯總時(shí)間可設(shè)置在年中。

對(duì)信息化管理制度中的各項(xiàng)規(guī)定，還應(yīng)當(dāng)依據(jù)處罰制度對(duì)違規(guī)人員進(jìn)行懲處，防止部分人員出現(xiàn)竊取電子檔案信息等情況，損害機(jī)關(guān)單位以及企業(yè)效益。至于檔案信息化管理制度中的各種細(xì)節(jié)內(nèi)容，還需要根據(jù)各單位的實(shí)際情況予以優(yōu)化，應(yīng)當(dāng)控制好制度的推行范圍，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)。在檔案管理者出現(xiàn)失誤或者重大錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)由企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)其行為進(jìn)行評(píng)判，并指導(dǎo)管理者及時(shí)改進(jìn)工作問(wèn)題，以便信息系統(tǒng)能在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，滿足新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新需求，踐行企業(yè)的信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo)。

3.組建信息化管理團(tuán)隊(duì)

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)人力支持，無(wú)論是軟件操作還是硬件維護(hù)以及新技術(shù)的應(yīng)用，都需要得到人才支持。因此，在推行檔案信息化管理模式期間，還應(yīng)當(dāng)先行從信息化管理人才培養(yǎng)上出發(fā)，提升管理者的信息化管理能力，積極轉(zhuǎn)變檔案管理者的管理理念，防止受人為因素影響，導(dǎo)致信息化管理流于形式，不能在檔案管理部門(mén)體現(xiàn)出實(shí)踐價(jià)值。對(duì)于信息化管理團(tuán)隊(duì)的組建，可從下述兩個(gè)方向進(jìn)行研究：

其一，對(duì)于現(xiàn)有人才，可從技能提升、理論學(xué)習(xí)等方面，為其定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)在職人員積極參加研修班。例如，2020年11月份，為了進(jìn)一步加深對(duì)新《檔案法》的解讀，人資社保部門(mén)以及國(guó)家檔案局專門(mén)為各單位、各企業(yè)以及各高校檔案管理者提供了檔案信息化建設(shè)學(xué)習(xí)班，經(jīng)過(guò)此次活動(dòng)，可為管理者信息化管理水平的有效提高給予助力。因此，各個(gè)地區(qū)的檔案管理者都應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)信息管理系統(tǒng)操作技巧，這樣才能儲(chǔ)備堅(jiān)實(shí)的人才力量。

其二，對(duì)于外聘人員，即新入職管理者，可從信息技術(shù)基礎(chǔ)以及自主學(xué)習(xí)能力上予以考核，并在入職前對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)達(dá)一周的技術(shù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使其學(xué)會(huì)運(yùn)用信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行采集記錄，而且還需從職業(yè)素養(yǎng)上培養(yǎng)管理者的責(zé)任心，使其在履行自身職責(zé)期間，也能成為檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的重要“接班人”。在招聘渠道上，可借助智聯(lián)招聘、58同城等平臺(tái)廣納人才，選出優(yōu)秀人員組成信息化建設(shè)小組，為此項(xiàng)目的順利開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。

檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)人才的支持，即使具有性能優(yōu)良、易于操作的信息管理系統(tǒng)，若缺乏人才基礎(chǔ)，也會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)項(xiàng)目流于形式。因此，除了需要及時(shí)引進(jìn)新系統(tǒng)、采購(gòu)充足的硬件設(shè)備設(shè)施外，也要進(jìn)一步夯實(shí)人才基礎(chǔ)。既要按照上述兩項(xiàng)舉措，擴(kuò)充人才規(guī)模、提升人才質(zhì)量，又要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的積極培養(yǎng)，從檔案管理團(tuán)隊(duì)中選出優(yōu)秀人才，納入重點(diǎn)培養(yǎng)隊(duì)列中，也可以將其培養(yǎng)成“領(lǐng)頭人”，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其他檔案員實(shí)施有效培養(yǎng)，從而形成合力，共同參與到人才培養(yǎng)計(jì)劃中。隨著人才質(zhì)量的提升，能夠適當(dāng)擴(kuò)大信息化建設(shè)范圍，讓更多企業(yè)具備豐富的實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，以期在人才培養(yǎng)中獲取預(yù)期建設(shè)成果。高質(zhì)量管理團(tuán)隊(duì)的打造，是信息化建設(shè)的核心力量，應(yīng)引起高度重視。

4.引進(jìn)多元化高新技術(shù)

信息化管理模式的應(yīng)用，還要求檔案管理者在日常工作中，加強(qiáng)對(duì)高新技術(shù)的引進(jìn)。新技術(shù)作為信息化管理的重要依托，應(yīng)當(dāng)?shù)玫焦芾碚叩闹匾暋Ｐ畔⒒芾聿⒎侵皇菃渭兊貙⒓堎|(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，最為主要的是善于借助高新技術(shù)對(duì)管理流程予以簡(jiǎn)化，從而在減緩管理者工作負(fù)擔(dān)前提下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效化管理。

本文以RFID技術(shù)為例，此項(xiàng)技術(shù)成熟度較高，能夠在自動(dòng)通信技術(shù)以及自動(dòng)化識(shí)別掃描技術(shù)等多個(gè)輔助技術(shù)參與下，對(duì)紙質(zhì)版檔案信息快速進(jìn)行采集，而且還能幫助相關(guān)人員精準(zhǔn)查詢檔案信息。與以往使用的掃描儀比較，其整體效率大幅度提高。同時(shí)，此技術(shù)在實(shí)踐應(yīng)用環(huán)節(jié)，還可依靠身份驗(yàn)證技術(shù)，設(shè)置用戶訪問(wèn)權(quán)限，既能增加檔案管理安全性，又能擁有更充足的檔案存儲(chǔ)空間。因此，高新技術(shù)的引進(jìn)是檔案信息化建設(shè)的重要途徑，理應(yīng)引起管理者的高度重視。

此外，在新技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，管理者應(yīng)從技術(shù)成本、應(yīng)用優(yōu)勢(shì)上擇優(yōu)選擇，盡量選擇投入成本低、性能良好、效率高的技術(shù)，為檔案管理者提供信息化管理指導(dǎo)服務(wù)，還可聯(lián)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)，對(duì)檔案管理部門(mén)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，繼而獲得可靠的管理成果。同時(shí)，也可以組織檔案管理員前往其他引進(jìn)新技術(shù)的單位，了解不同技術(shù)的應(yīng)用情況，而后參照自身管理需求，確定最適合本單位的管理技術(shù)。

5.有效應(yīng)用信息化管理原理

針對(duì)檔案實(shí)施信息化管理是目前檔案管理工作創(chuàng)新改革的重要舉措。在推行信息化管理模式過(guò)程中，應(yīng)遵循一定的應(yīng)用原則，如標(biāo)準(zhǔn)性、最優(yōu)化以及整合性等。基于信息時(shí)代背景，在檔案管理信息化建設(shè)階段，應(yīng)當(dāng)將檔案劃分為不同類型，可以對(duì)信息進(jìn)行安全等級(jí)的劃分。例如，保存在信息系統(tǒng)中的機(jī)密檔案信息，需要為其設(shè)置多重加密保障，以免危及檔案安全。而對(duì)于普通檔案，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，如檔案信息的精準(zhǔn)采集與安全傳送等，都需要為其制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，指引管理者完成管理任務(wù)。信息化管理模式本身是為了給管理者創(chuàng)造便捷的工作條件，但并不代表為其帶來(lái)更松懈的管理環(huán)境。因此，為信息化建設(shè)事項(xiàng)制定完善的管理計(jì)劃，也是管理原理進(jìn)行合理應(yīng)用的關(guān)鍵內(nèi)容。

此外，在信息化建設(shè)中，還要求管理者應(yīng)用動(dòng)力管理原理。信息化管理確實(shí)能夠幫助管理者減輕整理、歸檔、分類等工作的負(fù)擔(dān)，但很容易導(dǎo)致管理者無(wú)法形成工作動(dòng)力。因此，在加強(qiáng)信息化建設(shè)時(shí)，也要充分考慮激發(fā)管理者工作的主動(dòng)性，可以為此制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，包括系統(tǒng)隱患自查獎(jiǎng)金、優(yōu)秀管理者獎(jiǎng)金等激勵(lì)措施，從精神與物質(zhì)雙重層面增加管理者對(duì)信息化管理的接受度，使之保持高漲的工作熱情，在信息化建設(shè)事項(xiàng)上投入更高的關(guān)注度，由此達(dá)到預(yù)期工作效果。

另外，管理者也要適當(dāng)應(yīng)用反饋管理原理。即在檔案管理期間，需要從信息管理系統(tǒng)以及其他工作人員的工作成果中汲取經(jīng)驗(yàn)，采集精準(zhǔn)檔案信息，從中獲取所需的反饋結(jié)果。

例如，在使用系統(tǒng)掃描檔案信息時(shí)，若出現(xiàn)掃描失誤情況，應(yīng)當(dāng)立即查明原因，而后制訂改進(jìn)計(jì)劃，確保下一次分配的信息掃描任務(wù)能夠符合精準(zhǔn)要求。應(yīng)用反饋管理原理是為了避免管理者過(guò)于依靠信息系統(tǒng)，造成自身職業(yè)能力不斷下降，甚至喪失對(duì)檔案信息的敏銳度，長(zhǎng)此以往，勢(shì)必在檔案管理工作中失去檔案信息辨別意識(shí)，不利于推動(dòng)檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理者在信息化建設(shè)中，需要堅(jiān)持立場(chǎng)，以一種學(xué)習(xí)的心態(tài)敢于接受信息化管理項(xiàng)目的挑戰(zhàn)，要加強(qiáng)個(gè)人對(duì)信息系統(tǒng)的了解，促使檔案信息得到有效利用。

三、結(jié)論

綜上所述，檔案管理在其實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)找到明確的信息化管理方向。對(duì)此，應(yīng)從檔案室基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、信息化管理制度、信息化管理團(tuán)隊(duì)、多元化高新技術(shù)等方面著手，便于檔案管理人員能在信息化管理?xiàng)l件下，提升管理有效性，為我國(guó)檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展提供新指引，達(dá)成檔案信息化管理目標(biāo)。

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（作者單位：山西大學(xué)教育科學(xué)學(xué)院）

基金項(xiàng)目：2020年度山西省研究生教育改革研究課題，課題號(hào)：2020YJJG024。

作者簡(jiǎn)介：韓曼茹（1978—），女，漢族，山西呂梁人，碩士研究生，館員，研究方向：高校檔案管理。