船舶檢驗技術檔案工作提質增效的思考

李加才

摘 要：在信息技術與檔案管理不斷融合發展的時代背景下，傳統船檢檔案管理模式應對新時期船檢工作快捷高效的信息訴求已顯乏力。鑒于船檢檔案管理的獨特性，需不斷解放管理思想，拓寬工作思路，增強系統管理理念。積極推動船檢檔案信息化建設，構建船檢檔案知識圖譜，以更好滿足實際工作的需要。

關鍵詞：船舶檢驗；檔案；提質增效；知識圖譜

隨著經濟社會的不斷發展，航運業和造船業在經濟活動中扮演著愈發重要的角色，這對船舶檢驗工作帶來巨大的挑戰。船舶檢驗技術檔案（以下簡稱“船檢檔案”）是船舶檢驗工作的重要技術積累和信息資源支撐，船檢檔案管理水平的高低直接影響著船舶檢驗工作的質量和效率。然而，船檢檔案管理現狀卻未能及時跟上行業發展，傳統的檔案管理模式與快速高效的信息資源需求之間存在的矛盾亟待解決，推動船檢檔案工作提質增效是解決這一矛盾的有力舉措。

一、船檢檔案工作關鍵要素及面臨的新挑戰

1.船檢工作涉及面廣泛決定了船檢檔案工作的獨特性

船檢檔案是指船舶檢驗機構及驗船人員在船舶、海上設施和船用產品法定檢驗活動及其相關活動中直接形成的應當歸檔保存的技術文件材料[1]。主要形成于船舶/海上設施/產品的圖紙審批、建造檢驗、營運檢驗、船舶修理及改裝，船用產品檢驗、工廠認可、型式認可等工作過程。船檢檔案是船舶檢驗部門寶貴的信息資源，對其科學有序地管理和利用是船檢工作順利開展的重要基礎。

船檢檔案不同于一般科學技術檔案，有其鮮明的特征，主要表現在門類多、需求廣、連續性、協作性等方面[2]。船檢檔案的獨特性，源于船舶檢驗工作的專業性以及船舶生命周期及生態的關聯性。船舶檢驗工作涉及船體、輪機、電氣、材料、自動化技術等多個學科類別，具體到實際工作中又分為船舶審圖、產品審圖、船檢建造檢驗、船舶營運檢驗、船用產品檢驗、工廠認可、型式認可、供方認可等多個檢驗類別，每一項工作都需要專門技術人員進行操作。船舶檢驗各項工作之間的關聯性非常強，例如一條船從最初的設計、圖紙審批、建造檢驗到投入營運，涉及上述諸多環節，每一項工作之間都需要統籌協調、無縫對接。此外，在船舶運營過程中需要定期進行營運檢驗，每次檢驗的地點和人員隨著船舶航行的實際情況而定，無法保證始終在同一港口接受同一檢驗團隊的服務，這也對船檢工作提出了協同性和連續性的要求，由此，船舶檔案所承擔的參考憑證作用顯得極為重要。

2.新時期船檢檔案工作面臨新挑戰

信息技術飛速發展和大數據廣泛應用的時代背景下，對船檢電子檔案的需求越來越強，船檢電子檔案的作用也日漸凸顯。一方面，基于信息技術的運用，各種業務系統成為開展船舶檢驗工作不可或缺的部分，隨之產生大量電子信息，最終形成電子檔案；另一方面，為了便于信息傳遞、提高檔案利用效率，越來越多的紙質檔案被數字化。相比于傳統紙質船檢檔案，電子檔案的利用大大方便了日常工作的開展，但對船檢電子資源的管理能力和提供利用服務能力提出了更高的要求，大量電子信息如何組織和利用成為一個問題，如何讓船檢電子檔案高效服務于實際工作值得深入研究。

作為國家船檢主力軍的中國船級社，目前船檢檔案管理正處在傳統紙質檔案向電子檔案管理的轉型過渡時期。通過檔案立卷、歸檔和保管等一整套工作質量體系以及自主開發的檔案管理系統（DAMIS），建立了檔案管理與共享利用的基本工作機制。在以紙質檔案為重點的時期，這一工作機制起到了很好的協調管理作用。但面臨新時期電子檔案管理，尤其是在新修訂《檔案法》的新時代法制背景下，傳統管理模式還需進一步拓展和優化。存量檔案數字化工作需要進一步推動實施，檔案管理系統與業務系統的數據接口需要進一步優化，對于電子檔案的著錄標引需要進一步完善，檔案管理系統的響應速度需要進一步加快，電子檔案信息的整合等問題都需要加以關注。

解決檔案系統與業務系統融合性問題也迫在眉睫。在現有的工作模式下，檔案管理系統與多個業務系統存在接口，一項檢驗工作結束歸檔操作后，通過數據接口將相關文件遷移至檔案管理系統。在這一過程中，由于涉及業務系統眾多，而歸檔策略不統一，造成數據不完善。當在線完成歸檔操作后，業務系統中仍舊保存相關信息，檔案系統中的電子檔案僅是一種備份，若業務系統中相關信息進行變更，則會造成實際文件信息與歸檔內容不一致的情況，而且會導致數據冗余，給數據服務器造成壓力。除此之外，歸檔電子文件作為檔案，其保存價值被大大弱化。從信息安全的角度看，歸檔到檔案管理系統中的數據被作為檔案有效保存，在管理和借閱上遵循相應的管理規范，而存儲在業務系統中的電子數據被非授權人員在不受檔案利用制度約束的情況下隨意查閱，則將產生信息安全隱患。

二、推動船檢檔案工作提質增效的路徑思考

1.重構檔案管理系統與業務系統工作流，增強船檢檔案知識庫理念

要進一步理順檔案管理系統與業務系統之間的關系，做到數據一致、方便利用、保密到位。信息化環境中的檔案管理工作對系統的要求相對較高，因為相較于初期的計算機輔助管理，現階段檔案管理系統的功能和作用得到了進一步彰顯。由此產生的一個問題就是檔案管理系統與其他業務系統的協同性需要不斷加強。如前文所述，檔案管理系統不能僅是作為業務系統數據備份存在，更應該是一個船檢電子信息庫、知識庫，為船舶檢驗業務人員提供優質的檔案信息資源。根據大數據分析整合船檢信息資源，形成新的知識提供更加有效的信息支持，從而推動船檢事業高質量發展。船檢檔案管理人員，包括主管領導應增強船檢檔案知識庫理念。檔案工作雖不是核心業務，但也不可邊緣化，檔案部門要逐步從被動提供檔案借閱的角色向主動提供知識服務的主體轉變。

2.加快船檢檔案信息化建設，完善檔案信息共享利用方式

在信息技術高度集成和發展的新時代，開展信息化建設是各行各業無法回避的現實，任何拒絕信息化的行業都是沒有發展前景的，對于檔案行業來說，信息化也是檔案管理現代化的核心要義和發展方向。在這樣的發展趨勢下，船檢檔案管理部門應從基礎設施、應用系統、數字資源、保障體系等方面著手，盡快建立起船檢數字檔案室。實現船檢檔案存量數字化、增量電子化，不斷探索建立船檢檔案數字化常態機制，確保船檢電子檔案真實、完整、可用、安全。鑒于船舶檢驗現場工作的特性，應盡量打通業務人員獲取檔案信息資源的通道，如在滿足保密要求的前提下，從移動端獲取數據，為檢驗工作提供信息支持；推進全系統檔案數字資源共享，提高檢驗工作協同效率。

3.構建船檢檔案知識圖譜，促進船檢檔案知識增值

基于船檢檔案及其利用需求的獨特性，在開展電子檔案管理工作的基礎上，構建船檢檔案知識圖譜可以提供更加高效的檔案信息資源服務。通過對船檢檔案信息整流，不斷促進知識增值。信息整流是建立知識鏈的過程，從船檢電子案卷中按照相應的目標規則提取出知識單元，形成獨立的知識基礎，構成知識單元庫，對各種知識單元庫進行鏈接，從而構成船檢檔案知識圖譜，即廣泛的知識網絡庫。[3]簡單地說，檔案知識圖譜就是在大量的檔案電子資源中，經過一定的邏輯分析整合，將其中蘊藏的知識用圖的方式可視化表達。知識圖譜就是一張龐大的語義網絡圖，由現實工作中的各種實體或者概念及其關系構成。船檢檔案知識圖譜的構建，可以優化檔案數據的存儲和利用方式，為船檢檔案助力業務工作提供一種新的思路。知識圖譜能進一步拓展和深化船檢技術檔案的知識組織，可以對船檢電子檔案進行知識化整理，將復雜的電子信息資源進行語義化處理，從而提高船檢檔案利用的效率和質量。

構建船檢檔案知識圖譜需要從以下幾個方面進行考慮：一是電子信息資源準備，豐富完整的船檢電子檔案是基礎，需保證數據的真實可靠性，在此基礎上構建基礎數據資源庫。因此，檔案信息化是構建知識圖譜的重要基礎，目前，船檢檔案信息化工作主要分為存量數字化和增量電子化，總體來看都還處于比較淺層次的信息化階段。表現在：存量數字化工作上，系統內部各單位進度不一，信息共享程度比較低；增量電子化工作上，雖然檔案管理系統與大部分業務系統都有數據接口，但接口傳輸的電子數據存在不完整、數據響應不及時等問題。二是技術準備，包括技術工具和人力資源，通過專業人員選取適當的技術工具搭建船檢檔案知識圖譜體系架構。對船檢檔案管理進行需求分析并構建概念模型，進行船檢知識抽取和融合[4]，建立船檢數據資源庫、船檢數據挖掘平臺，形成船檢檔案知識庫、構建船檢檔案知識可視化平臺。船檢檔案知識圖譜可被劃分為數據層和邏輯層。數據層即船檢檔案數據資源庫，存儲的是基于每一項船檢檔案工作而形成的案卷中的基本事實信息，如船舶圖紙、檢驗報告、各類證書、裝載手冊等，可被視為船檢檔案元數據。邏輯層即船檢檔案知識庫，存儲的是經過提煉的知識，如某條船歷年的檢驗記錄及每次檢驗的發現項及整改措施、船上配備的產品、生產這些產品的廠家信息。從數據層到邏輯層需要經過數據抽取和數據整合，最終通過一定的檢索策略將船檢檔案知識可視化圖表形式展現在利用者面前。三是制度設計，基于現有檔案管理程序，更新完善相關管理制度。四是強化軟硬件設施，配置能夠實現船檢檔案知識圖譜體系架構的相關設施，包括軟件開發維護、數據庫配置等。

注釋與參考文獻

[1]中華人民共和國海事局.船舶檢驗技術檔案管理暫行辦法[Z].2003-06-16.

[2]劉俊.船檢數字檔案信息資源共享的實踐與思考[J].城建檔案，2018（6）：22-23.

[3] 溫有奎，徐國華，賴伯年.信息整流與知識增值服務[J].情報學報，2003（3）：273-277.

[4] 雷浩，趙瑞雪，李思經，鮮國建，寇遠濤.知識圖譜驅動的科研檔案大數據管理系統構建研究[J].數字圖書館論壇，2020（2）：19-27.