對集團單位采購與付款內部控制的思考

李曄

摘 要：采購與付款業務是公司經營的重要環節，做好采購與付款環節的會計控制，對公司內部管理有著非常重要的意義。傳統的采購與付款控制，僅僅是指對流程的內部控制，而現代觀念則是從風險角度上講內部控制，除了防范各環節中的內部控制風險外，還包含防范經營管理風險、信息系統風險、信用風險，通過全方位的風險控制，保障公司整體目標的實現。本文主要研究集團單位采購與付款內部控制的相關內容，希望可以全面提高集團單位采購與付款內部控制的效率，提升集團單位資金資源的利用率。

關鍵詞：集團單位；采購；付款；內部控制

對于集團單位來講，由于規模相對較大，而且旗下子公司數量眾多，集團負責人很難在有限的時間內對全部經濟往來活動和業務流程進行系統的監管和有序歸類。當前部分單位的采購與付款內部控制工作流于形式，甚至存在采購人員以權謀私、以次充好的行為，不僅嚴重影響了單位的發展效益，同時也不利于增強集團單位的經營成本管控效益。因此，要求單位負責人以及財務主管部門能夠設計有效的采購與付款內部控制制度，規范各部門的采購和支付行為，并明確合同條款內容，全面提高集團單位采購與付款內部控制的改進效率，為單位的持續發展奠定制度基礎。

一、采購與付款內部控制的目的

第一，為了能夠記錄貨物購買數據，滿足購貨方的基本權益。在記錄的過程中，無論是賣方發票、驗收單還是訂購單、采購清單，都要附著在付款憑證當中，使采購單據清晰完整。

第二，為了記錄已經發生的購貨業務量，需要將賣方發票、驗收單、訂購單以及請購單事先做好編號，然后登記入賬。

第三，為了正確評估單位記錄的購貨業務內容。例如要科學核準采購的折扣和價格，按照相應的計算比例對采購金額進行會計核查。

第四，要確保供貨業務的分類清晰、正確，對貨物的會計科目進行歸類和核查，發現分歧及時清理。

第五，為了能夠使購貨業務被有效計入到單位的應付賬款和存貨明細賬目當中，做好科學的匯總。

二、集團單位采購與付款內部控制的流程

（一）制定明確的采購計劃

集團單位在落實采購與付款內部控制工作之前，需要先進行預算分析工作，對采購項目以及采購物資進行系統嚴格的監管。采購部門需要做好市場調研的工作，制定采購清單，經過上層的審批，合格后才能開啟采購行動。與此同時，單位內部也應該明確采購申請制度，根據各類物資的特點和價格，確定不同的管理部門，授予相應權限，明確有關責任，制定有序的采購程序，防止出現分散采購和重復采購的情況，全面降低采購成本，提高采購效率。除此之外，采購部門也應明確采購計劃。針對一些以預算為前提的零配件和原材料的采購，要認真填寫采購清單，申請審批，在審批報告單中明確各類物資的用途、規格、數量和名稱等。對于一些資金量較大的項目，要根據單位實際的生產能力，制定一次性采購計劃和分批采購計劃等，防止盲目采購出現存貨過度積壓的問題。

（二）優化采購流程

集團單位采購部門需要結合單位內部即將要開發的項目或者進行的生產活動，縷清要采購物資的數量以及規格等。實踐中，需要與信譽好且質量高的物資供應商建立長期的合作，明確從哪里采購以及何時發訂貨單等。采購人員需要將訂單內容和反饋信息及時移交給倉庫部、財務部或請購部等，根據審批后的請購單結果，與供應商簽訂相應的合同，并且在合同中列出售后服務信息、交貨日期、交貨方式、折扣條件、物料的規格、數量、單價和名稱等，合同交由授權人審核批準之后蓋章完畢才能生效。發貨時間敲定之后，便要執行合同內容。采購人員還需要及時驗收和監督貨物是否質量完備，發票核對工作是否妥善完成，確保訂貨單及時生效[1]。

（三）科學驗收貨物

采購訂單執行完畢之后，集團單位需要制定更為嚴格的驗收制度，并確定合理的物資檢驗方式。例如當物資到達集團單位的生產加工部門后，需要倉儲部、質檢部以及生產部按照合同規定對物資的質量、規格、數量、名稱等進行全部審查或部分抽查，確認準確無誤后再簽收。整套流程不僅能夠控制和驗收貨物的質量，同時也有利于杜絕存貨大量積壓，滋生浪費現象。

（四）加強付款控制

集團單位在落實采購與付款控制工作的時候，必須要加強對付款流程的管理，明確付款環節，并賦予付款審核人員較大的權利和責任，使他們能夠嚴格審核。采購單據憑證合同以及預算報告等內容準確無誤之后，再交由相關部門辦理付款。與此同時，審核人員也需要對采購付款的流程進行動態跟蹤，一旦發現問題，如供應商提供的物資質量參差不齊或存在信譽危機等，需要立即停止付款，并及時上報，避免出現經濟損失。集團單位的財務會計部門在付款時也要審核驗證證明資料、結算憑證文件以及采購發票的有效性、合法性和真實性，發現弄虛作假的行為或數據失真情況，需要立即上報并科學處理，提高定金、預付賬款和應付賬款的管理效率。付款完畢之后，審核人員需要詳細記錄款項支付、入庫憑證、采購合同以及供應商情況等信息，確保采購記錄和會計記錄與最終倉儲記錄核準一致，為后續的審核和結算工作提供保障。

三、采購與付款內部控制中的問題分析

（一）采購計劃控制不到位

大型D集團單位在落實預算工作的時候，并沒有設置明確的獎懲機制，例如按照預算執行情況開展采購計劃的決定之后，就會導致采購資金支出明顯多于預算，不僅增強了采購的隨意性，而且還會滋生采購風險。而且D集團單位的采購部門提出采購申請計劃之后，該計劃并沒有經過倉儲經理、采購部長以及項目管理部長的層層審批，而是直接交由管理層蓋章交付，不僅采購計劃的審核力度不足，而且也為部分采購人員的投機行為提供了可乘之機。例如故意選購一些質量低劣的物資或物料，嚴重影響了該單位生產。采購程序過于混亂，使單位風險大大增加[2]。

（二）供應商管理機制存在問題

選擇合適的供應商，能夠幫助集團單位提高生產質量。因此集團單位在落實采購與付款內部控制工作的過程中，需要建立科學的供應商管理制度。對于D集團單位來講，大多業務以生產制造為主，在器械加工時涉及的零部件種類較多，而且規格不統一，必須要選擇多個供應商才能確保生產工作順利實施。但是D集團單位在選擇主物資供應商的時候，一般以長期合作的廠家為主，管理制度往往流于形式。而其他輔料的供應一般則由合作客戶推薦或采購員推薦，在管理上存在較大的漏洞，容易出現供應商和推薦人員相互勾結，惡意增加采購單價的情況，為單位的采購工作增添風險。

（三）合同管理混亂

雖然D集團單位設置了專門的法務部門，對相應的采購合同進行審核和監管，但是與合同相關的簽訂和談判工作大多由采購工程師或采購部長負責。此外，他們還承包了與物資供應商溝通的任務，但是這些采購人員并不是法學人士，在擬定合同和簽署文件的時候，并沒有對相關的細則內容進行系統的研究和考察。例如多數采購人員在合同中，諸多條款的設定目的在于降低采購成本，但是針對物資的規格、單價和采購風險等內容并沒有明確的規劃，導致后期D集團單位在履行合同的時候容易出現采購風險。

2018年D集團企業在履行完上一個采購合同之后，由于價格沒有談攏，始終未與長期合作的供應商簽訂續約合同，但是雙方的物資供應業務又沒有終止，這就導致該集團內部的商估價格雖然入賬，但是出賬時并沒有獲得正規渠道授權審批，在內部財務上滋生了大量的預付賬款，使單位增添了風險隱患。除此之外，D集團單位管理合同原件的時候，與正在執行中的合同混淆存放，業務完畢之后容易滋生合同原件丟失的問題，需要重新申請追溯手續，浪費時間和資源。

（四）付款審核不科學

針對采購流程的預付款項，要求D集團單位的采購工程師或采購人員能夠根據預先擬定的合同，嚴格履行付款申請單中的內容，并對清單細則進行嚴密審核，然后交由總經理、財務部長等上層領導開展審批工作。最終，賬單應該交由計劃保障部門和供應商共同確認，簽字核對。但是當前，D集團單位并沒有按照發票價格將這些錢款納入到應收賬款當中。再加上很多財務賬單或采購賬單是由該單位采購人員自行編制的，缺乏外部的監督與審查，更沒有獲得供應商的簽字確認，容易出現舞弊的情況。2017年D集團單位的采購人員與外部供應商負責人相互勾結，共侵吞集團采購資產超過20萬元，不僅后續追蹤程序復雜，而且還給單位造成了巨大的損失[3]。

四、采購與付款內部控制的改進對策

（一）提高采購計劃控制效率

對于大型集團單位來講，D企業單位在落實采購計劃控制工作的時候，必須要加強預算管理，這也是采購與付款循環內部控制的源頭和起點。實踐中要求單位的管理層能夠對預算工作加以重視，發揮預警和監督的作用，引導財務人員定期編制預算報告，使業務部門、生產部門以及采購部門能夠嚴格根據采購預算標準，制定和執行采購計劃。過程中也可以引入適當的績效考評機制，規范采購人員的工作和行為，提高預算管理的執行效率。另外，則要求D集團單位的負責人能夠協同采購部門或項目經理優化預算流程。針對一些大型的生產加工項目，采購預算編制需要其他部門的共同配合，生成一套編制預算、審核預算、合并預算、批準預算和執行與評價預算的采購管理體系。需要注意的是，針對一些大宗臨時的采購計劃，要求采購人員能夠在規定的期限內填寫采購申請單，在其中標明物資的名稱、規格、采購數量等，審批結果合格后才能開啟正式的采購工作。

（二）建立明確的供應商管理機制

首先，D集團單位內采購部門在確定物資供應商的時候，必須要根據以往合作供應商的信譽狀態以及經營現狀等，結合物資采購要求，對其基本情況加以調查，然后質量管理部門、技術中心和采購部要協同分析供應商的優勢，判斷該供應商是否與單位的整體發展需求相一致，將總體的判斷結果交給采購部長審批，最終確定合適的供應商。其次，還要求D集團單位應建立科學的供應商績效考察體系，制定更完善的審核程序機制，隨時根據供應商的信譽問題、質量情況更新清單。針對連續幾個月績效排名靠后的供應商需要立即終止合作，防止采購物資出現質量問題，引發更大的損失。最后，應該制定針對供應商信息的詳細檔案，包括信用等級信息、資質審核信息以及議價流程信息等，以此作為與供應商后續溝通合作的依據。而且該檔案也方便D集團單位在緊急的狀況下，迅速確定供應商的組合范圍，防止由于物資采購不及時影響單位生產加工效率，并且要及時更新和完善，做好線上資料歸檔的有關工作。

（三）加強合同管理

首先D集團單位可以在內部設立專門的法務部，針對采購合同內容進行系統的法條審核，檢查其中的條款是否符合國家規定以及行業規范。尤其針對需要和供應商協商的內容，需要在合同中充分體現出來，包括供貨方式、時間、合作期限、供貨價格、售后服務內容以及違約責任等，防止由于合同條款不清出現對D集團單位經營不利的問題。其次，要求D集團單位的管理層能夠設置明確的監管人員，管控采購合同的審批環節，即采購人員擬定完采購合同之后需要接受部門負責人的審核，將審核結果提交給總經理進行復批。整套流程完畢之后，由采購部負責人與供應商洽談合作，簽訂采購合同。監管人員全權監督，防止采購人員和供應商之間存在利益勾連，影響單位的持續發展。

（四）嚴格審核付款流程

針對月度付款內容，要求采購人員能夠與供應商核準一致，將發票或賬單報送給財務部財務人員，第一時間查詢物資入庫數量和申請單中的數據是否一致，金額能否對得上，如果出現問題需要立即向采購人員追責，確保采購賬目清晰統一。核準一致后，要求財務人員能夠利用信息系統自動生成應收賬款模板，采購部門配合核對發票金額以記錄應收賬款的具體數額。需要注意的是，采購人員在填寫完付款申請單后，需將申請單交給生產部負責人或計劃保障部負責人簽字，隨后移交給財務部，對收到的付款申請單進行核準，并核對當月的付款預算報告。如果核對賬目準確無誤，且付款申請單的數據內容符合預算范圍，可以直接通知出納付款，并打印付款憑證。只有付款流程準確無誤，才能保證D集團單位內資金資源得到最大限度的利用，防止出現利益勾連或鋪張浪費的情況[4]。

結束語

集團單位的規模較大，而且涉及的生產加工項目眾多，在落實采購與付款內部控制工作的時候，要求領導層能夠協同采購部、財務部以及后勤保障部等制定更為明確的采購計劃管理機制，并提高付款內部控制工作的執行效率，建立科學的供應商管理機制，加強合同管理和付款流程管理等，全面提高集團單位采購與付款內部控制工作的效率，為單位的持續發展提供保障。

參考文獻：

[1]閆晶.D公司采購與付款內部控制研究[D].河北大學，2021.

[2]徐仁桂.BR公司采購與付款控制制度的優化研究[D].江蘇大學，2021.

[3]李朋濤.D公司采購與付款業務內部控制評價研究[D].寧夏大學，2021.

[4]劉曉瓊.S公司采購與付款循環內部控制優化研究[D].西南科技大學，2020.