新時期自然資源部門檔案管理信息化建設分析

林詩藝

［摘 要］自然資源是國家發展的重要基礎和戰略資源，對于實現可持續發展和保護生態環境具有重要意義。隨著信息技術的飛速發展，信息化已成為推動各行各業進步的重要動力。檔案作為記錄和保存信息的重要載體，在自然資源管理中發揮著不可替代的作用。文章基于新時期背景，對自然資源部門的檔案管理信息化建設進行分析，首先指出傳統檔案管理所面臨的問題，其次重點探討檔案管理信息化建設的重要性，最后提出自然資源部門檔案管理信息化建設路徑，期望能為自然資源部門的決策者和檔案管理人員提供參考。

［關鍵詞］自然資源部門；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.061

［中圖分類號］G270.7；F205［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）22-0188-03

0? ? ?引 言

自然資源部門的檔案管理體系由各級機構和部門共同構成，負責收集、整理、保存和利用與自然資源管理相關的各類檔案資料［1］。這些檔案記錄了自然資源的分布利用情況、環境狀況，以及資源規劃和管理的重要信息。然而，傳統的檔案管理模式已經難以滿足日益增長的信息處理需求和高效決策的要求。因此，檔案管理信息化建設成為必然的趨勢和重要的發展方向。信息化建設將帶來檔案管理工作的變革，提高檔案信息的管理效率、利用率和安全性［2］。然而，在實踐中，自然資源部門也會面臨一系列技術、人才、安全和合作等方面的挑戰。因此，本文深入研究新時期自然資源部門的檔案管理信息化建設，旨在為推動自然資源部門檔案管理信息化建設提供有益的參考。

1? ? ?自然資源部門傳統檔案管理存在的問題

1.1? ?利用效率低且安全性風險大

在傳統檔案管理模式下，自然資源部門人員要找到特定的檔案信息需要逐個檢查文件夾，耗時耗力。同時，由于檔案信息沒有經過數字化處理，人們無法進行高效的檢索和數據分析，限制了對檔案信息的深入挖掘和利用［3］。另外，紙質檔案容易受到自然災害（如火災、水災等）或人為破壞的影響，一旦檔案損毀，可能造成重要信息的永久丟失。此外，檔案管理中可能出現錯放、丟失或遺漏等情況，導致檔案信息不完整或不準確。這些安全性和可靠性風險對自然資源部門的檔案管理工作和決策科學性構成威脅。此外，自然資源管理涉及多個地域和部門之間的協作，傳統的檔案管理模式下，不同地域之間的檔案信息共享面臨困難，而且存在信息不一致和數據不統一的問題，影響各地區和部門之間的協作。

1.2? ?檔案信息數據孤立與重復

數據孤立是指在檔案信息化管理中，不同部門或系統之間采用獨立的信息系統，導致檔案信息在各個系統中孤立存在，無法實現跨部門共享與協同［4］。這種情況可能會造成以下問題：①不同部門或系統內的檔案信息無法相互共享，導致信息割裂，用戶難以獲取全面的信息，影響決策和工作的科學性、全面性；②由于信息系統孤立，不同部門可能需要重復錄入相同或類似的檔案信息，增加了工作量，降低了工作效率；③每個部門都可能獨立建設信息系統，導致資源浪費和重復投入，不利于信息化建設的整體效益；④不同系統中的檔案信息可能存在差異，如數據格式、內容描述等，導致信息不一致，給信息共享與使用帶來困難。

1.3? ?技術落后

技術落后是傳統檔案信息化管理存在的一個不足之處。在信息化建設中，如果采用的技術和系統過時或不適應當前的需求，將影響檔案管理的效率和質量。落后的技術可能導致系統運行緩慢，數據處理時間過長，用戶等待時間增加，從而降低檔案管理的效率。過時的系統可能缺乏一些現代化的功能和特性，如智能化檢索、數據挖掘等，這限制了用戶對檔案信息的全面利用。另外，舊的技術很可能不兼容現代化的硬件設備和軟件系統，最終導致系統不穩定，甚至崩潰，影響信息的安全性和可靠性。

2? ? ?自然資源部門檔案信息化建設的重要性

隨著信息技術的高速發展，檔案信息化建設已成為推動自然資源部門檔案管理現代化的迫切需求。信息化建設將利用先進的技術手段，實現檔案數字化轉型、智能化檢索與分析，從而解決傳統檔案管理所面臨的問題［5］。信息化建設的重要性主要體現在以下幾個方面：①信息化建設能夠實現檔案信息的快速檢索和共享，提高工作效率，使決策過程更加科學、快捷，為相關部門和公眾提供更加便捷、高效的服務；②數字化檔案可以采用加密、備份等措施，提高信息存儲和傳輸的安全性，避免因意外事件出現信息丟失的風險，確保檔案信息的可靠性和完整性；③信息化建設可以打破部門之間的信息壁壘，基于統一的檔案信息平臺，實現檔案信息的共享與協同，提高資源利用效率，避免信息重復錄入，減少資源浪費。

3? ? ?自然資源部門檔案管理信息化建設路徑

3.1? ?加強檔案數字化轉型

首先，檔案數字化轉型的第一步是掃描紙質檔案，將紙質文件轉化為數字化圖像，這可以通過專用掃描設備或高像素數碼相機來實現。掃描后的數字化圖像以電子文件的形式存儲在計算機或服務器上。數字化存儲使得檔案信息可以實現無損壓縮和備份，大大減少物理空間，同時防止紙質檔案因時間的推移、自然災害或人為破壞而受損或丟失。其次，將紙質檔案轉換為數字化形式后，需要對這些數字化文件進行有效的管理。建立檔案數據庫是實現這一目標的關鍵。檔案數據庫可以對檔案文件進行分類、編目和索引，實現檔案信息的智能化管理。合理的分類和編目方案能夠更加便捷和高效地檢索檔案信息，用戶可以通過關鍵詞、時間范圍、相關屬性等進行精確檢索，快速找到所需信息。最后，數字化轉型后的檔案信息可以通過數據備份實現信息的長期保存和恢復。自然資源部門要定期備份數據，避免因系統故障、病毒攻擊或人為操作失誤等導致檔案信息丟失。在數據損壞或丟失的情況下，自然資源部門通過備份可以快速恢復數據，保障檔案信息的完整性和可靠性。

3.2? ?應用信息技術進行智能化檔案檢索

自然資源部門可以利用數據挖掘技術、自然語言處理（Natural Language Processing，NLP）技術，以及先進的檢索方法等實現智能化檔案檢索。首先，數據挖掘是從大量數據中發現潛在關聯和規律的過程。在檔案管理中，自然資源部門通過數據挖掘技術，可以深入挖掘和分析檔案信息，找到隱藏在數據背后的有價值信息。數據挖掘技術包括聚類分析、關聯規則挖掘、分類算法等，可以幫助自然資源部門更好地了解資源分布和利用狀況，預測資源變化趨勢，為決策提供科學依據［6］。其次，人工智能技術在檔案檢索中發揮著重要作用。NLP技術可以使計算機理解和處理人類語言，幫助用戶通過自然語言進行檔案檢索。用戶無須掌握復雜的檢索語法，只需提出問題或描述需求，系統就能智能地理解并自動處理相關信息。此外，圖像識別技術可以自動識別和提取檔案圖像中的文字或特定信息，實現檔案信息的自動分類和索引。再次，自然資源部門要想智能化檔案檢索，要采用先進的檢索算法，這樣不僅可以實現全文檢索，還可以實現語義檢索和相似性檢索。語義檢索能夠理解用戶查詢的含義，將查詢拓展到相關的領域，提供更全面的搜索結果。相似性檢索能夠根據用戶提供的示例或樣本，尋找相似的檔案信息，幫助用戶找到更多相關信息。最后，自然資源部門還可以引入推薦系統來實現智能化檔案檢索，根據用戶的檢索歷史、興趣和偏好，推薦相關的檔案信息。這可以提高用戶的滿意度，讓用戶更快速地找到所需信息，同時也有助于用戶發現和利用更多有用的檔案資源。除此之外，自然資源部門可以采用并行計算技術進行智能化檔案檢索，利用多核處理器或分布式計算集群，加快檔案信息的檢索速度，提高系統的響應能力和吞吐量。這對于處理大規模檔案信息和滿足多用戶同時訪問的需求尤為重要。

3.3? ?加強信息安全與隱私保護

第一，檔案信息安全管理是確保檔案信息不遭受未經授權的訪問、使用、修改的關鍵措施。基于此，自然資源部門要建立完善的信息安全策略和制度，明確權限分配和使用規則，對檔案信息進行分類和分級管理。通過權限控制，只有獲得授權的人員才能訪問和使用特定的檔案信息，以確保信息的機密性和可靠性。第二，對檔案信息進行加密是防止非法訪問和信息泄露的有效手段。自然資源部門要通過使用加密算法，將檔案數據轉化為一系列密文，只有擁有正確密鑰的人員才能解密并查看原始數據。采用數據加密技術可以確保即使數據在傳輸或存儲過程中發生泄露，黑客或未經授權人員也難以獲取有用的信息。第三，檔案信息泄露可能發生在各個環節，如網絡傳輸、存儲設備丟失、人為疏忽等。因此，自然資源部門需要采取多重措施防止信息泄露。例如，建立安全的網絡通信協議和傳輸加密機制，限制外部設備的接入權限，對存儲設備進行加密保護，加強員工的信息安全意識培訓等。第四，自然資源部門要做好檔案信息安全管理工作，制定審計和監控措施，以及時發現異常行為和安全漏洞。自然資源部門通過記錄和監控檔案信息的訪問、修改和傳輸等行為，能夠快速發現潛在的安全威脅和漏洞。及時的安全審計和監控可以幫助自然資源部門采取相應措施加強安全防護，防止信息泄露和數據丟失。第五，加強信息安全不僅依賴技術手段，還需要有良好的安全意識和培訓機制。自然資源部門要對員工進行信息安全培訓，讓他們了解信息安全的重要性和注意事項，提高他們的安全風險認識。第六，檔案信息化建設需要遵守相關的法律法規和隱私保護規范。自然資源部門需要確保檔案信息的采集、存儲和處理符合相關法律要求，特別是涉及個人隱私信息的法律保護條款。同時，建立健全檔案信息管理機制，明確檔案信息的使用規則和范圍。

3.4? ?強化多部門協同與共享

在現代社會，自然資源管理涉及多個部門，這些部門之間需要緊密協作和信息共享，以實現資源管理的高效性和協同性。第一，建立跨部門合作機制。自然資源部門應該與其他相關部門和機構建立聯絡渠道和合作橋梁，明確責任分工和信息共享的機制。通過定期會議、聯席工作組等方式，促進不同部門之間的信息交流和合作，避免信息孤立和重復。第二，多部門之間可能使用不同的數據格式和標準，這會導致信息交流和共享不暢。為了實現信息的無縫對接，自然資源部門應開展數據標準化工作，確保數據的互通性和一致性。同時，建立信息交換協議，規范數據的傳輸和共享過程，確保信息的安全性和可靠性。第三，自然資源部門可以與其他相關部門共同建立信息共享平臺，將各部門的檔案信息集成到一個平臺上。該平臺可包括檔案數字化庫、數據交換接口和智能化檢索系統等，實現數據的集中存儲和管理，便于各部門之間的信息共享和協同。第四，在實現信息共享的同時，需要確保信息的安全性，做好隱私保護。自然資源部門和其他相關部門應該制定統一的信息安全策略，明確安全控制措施和權限管理規則。同時，加強員工的信息安全培訓，提高其信息安全意識，防止信息泄露和數據丟失。第五，信息共享應該是高效的，以便各部門能夠及時獲取所需信息，提高工作效率。自然資源部門可以引入智能化檔案檢索和推薦技術，幫助用戶更快速地找到所需信息。同時，通過優化數據交換和傳輸的流程，減少信息共享過程中的煩瑣操作，提高信息交流的效率。第六，多部門協同與共享不應是一時的行動，而應是長期、長效的過程。自然資源部門可以與其他部門簽署合作協議，明確雙方的合作內容和義務，確保信息共享的持續性和穩定性。同時，要建立信息共享的績效評估機制，及時反饋共享效果，為后續的合作改進提供依據。

4? ? ?結束語

信息化建設將給自然資源部門的檔案管理帶來巨大的變化，使檔案管理更加高效、智能和便捷。數字化轉型為檔案信息提供了持久保存的條件，智能化檢索將極大地提高信息的利用價值，多部門協同與共享能夠實現資源的高效整合，而信息安全與隱私保護則是確保信息化建設安全穩健進行的重要保障。通過這些創新性舉措，自然資源部門能夠提高工作效率、決策科學性，更好地滿足社會發展需求，為保護和合理利用自然資源作出更大貢獻。我們相信，在信息技術快速發展的大背景下，自然資源部門借助先進技術不斷優化檔案管理，并與信息技術專業人才合作，可推動自然資源保護和利用工作達到新的高度。

主要參考文獻

［1］湯沛淳.基于大數據時代下的自然資源部門檔案管理創新［J］.蘭臺內外，2021（13）：37-39.

［2］趙德章.新時期背景下自然資源檔案信息化管理的建設分析［J］.科技創新導報，2022（19）：188-190.

［3］張曄.自然資源檔案信息化之庫房自動化管理探索：內蒙古自治區自然資源廳三維虛擬庫房建設的分析［J］.檔案管理，2020（5）：79-80.

［4］朱秀峰.新形勢下自然資源檔案管理工作存在的問題與對策探討［J］.新絲路，2021（19）：165.

［5］袁偉.自然資源部門檔案管理現狀及其改進策略［J］.辦公室業務，2021（14）：131-132.

［6］陳海文，邱玉霞，王藝凝.大數據背景下自然資源和規劃檔案信息化建設幾點思考：以日照市自然資源和規劃局為例［J］.蘭臺內外，2023（3）：25-27.