E企業(yè)費用管理體系研究

鄭雨晨

摘要：對于企業(yè)的財務(wù)管理而言，費用管理是不可或缺的一部分。在國家提倡節(jié)約，遏制浪費的大背景下，企業(yè)的內(nèi)源節(jié)支是實現(xiàn)效益提升的管理手段之一。目前，對于集團型企業(yè)而言，集團總部的管理層關(guān)注的是如何進(jìn)行降本增效，合規(guī)經(jīng)營。因此，提高費用管理的能力，發(fā)揮保駕護(hù)航的作用，利用企業(yè)財務(wù)管理工具，為長短期決策提供有利的支持。在信息化的時代，大多數(shù)企業(yè)可以利用科技化、智能化等技術(shù)，對大數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，給企業(yè)帶來便捷的同時，也對企業(yè)管理提出了更高的要求。從目前企業(yè)運營過程來看，費用管理依舊存在不少問題，比如，費用預(yù)算與企業(yè)戰(zhàn)略脫節(jié)、費用合規(guī)意識淡薄、費用控制執(zhí)行不精準(zhǔn)、信息系統(tǒng)不完善等。針對涉及的問題，文章從企業(yè)的費用預(yù)算應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、不斷加強員工費用支出合規(guī)意識、建立完善的費用考核機制，以及加強財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)等方面進(jìn)行了研究探索。通過理論指導(dǎo)實踐，同時在實踐中不斷改進(jìn)并加以完善，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。推動企業(yè)在中國市場上，乃至國際市場上具有更大的競爭力和更多的話語權(quán)。

關(guān)鍵詞：集團企業(yè)；會計信息化；費用管理

一、E企業(yè)費用管理的概況

（一）目標(biāo)設(shè)定

企業(yè)在費用管理過程中，首先為實現(xiàn)企業(yè)的短期戰(zhàn)略目標(biāo)而努力。在開展費用管理工作時，實現(xiàn)費用動態(tài)管理，以月度、季度為周期，科學(xué)設(shè)定費用管理目標(biāo)，將動態(tài)費用管理工作落實到位，合理控制費用支出，從而提升整體財務(wù)管理水平。

早期E企業(yè)費用管理主要是在目標(biāo)制定的過程中，對于外部數(shù)據(jù)的獲取相對困難。通過集團財務(wù)云平臺，利用連接外部的公共云以及內(nèi)部的私有云，就可以獲取外部的行業(yè)數(shù)據(jù)，同時也能夠獲取內(nèi)部生產(chǎn)、財務(wù)、銷售等相關(guān)數(shù)據(jù)。然后針對內(nèi)外部數(shù)據(jù)進(jìn)行SWOT分析，就可以聚焦費用預(yù)算的總體目標(biāo)。SWOT分析工具在進(jìn)行戰(zhàn)略分析中，可以從內(nèi)、外部兩個角度進(jìn)行處理，一是分析其外部環(huán)境，通過波特五力模型，從其相對應(yīng)的五個維度來對企業(yè)的機會與威脅加以分析。二是按照企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息，從而分析自身的優(yōu)勢與劣勢，以此來明確企業(yè)的實施戰(zhàn)略，并且將戰(zhàn)略作為基本導(dǎo)向，這樣才能夠表現(xiàn)出企業(yè)的根本戰(zhàn)略目標(biāo)。

企業(yè)需要提高費用管理的認(rèn)知水平，與戰(zhàn)略成本管理的要求相結(jié)合，運用戰(zhàn)略思維，將成本費用與同行業(yè)市場環(huán)境進(jìn)行對標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)合理配置資源；同時將省下的資金投放在企業(yè)抗風(fēng)險的資產(chǎn)上，從而提升企業(yè)競爭力。

（二）管理方法

1.制度管理

在國家法律法規(guī)的大框架下，企業(yè)管理的各個方面都需要有規(guī)則、有依據(jù)，可謂無規(guī)則不成方圓。在企業(yè)的費用管理中，制度規(guī)范了費用標(biāo)準(zhǔn)、審批流程、費用使用人員范圍等相關(guān)內(nèi)容。

2.計劃管理

各成本中心為一個預(yù)算單位，按照年度工作計劃，制定預(yù)算單位的年度費用預(yù)算，經(jīng)過“二上二下”的溝通方式進(jìn)行費用使用額度協(xié)調(diào)分配。

3.定額管理

根據(jù)費用管理規(guī)定，每項費用均有標(biāo)準(zhǔn)，對部分費用根據(jù)其特點采用定額管理的方式給予資源支持，超過定額的經(jīng)濟業(yè)務(wù)要分析超標(biāo)準(zhǔn)的原因，判斷其合理性后再作處理。

4.精細(xì)化管理

在信息化時代的洪流中，對于企業(yè)的變動費用，可以通過精細(xì)化管理，把費用項目的顆粒度把握的更加精細(xì)準(zhǔn)確，力爭節(jié)省下每一分不該花的資金。

（三）管理內(nèi)容

E企業(yè)對費用支出主要從預(yù)算管理、合規(guī)管理和費用考核評價進(jìn)行全面管理。

1.預(yù)算管理

根據(jù)上年實際發(fā)生的費用金額和本年工作計劃，對年度費用支出做出總體預(yù)算安排，再分解到各成本中心。

2.合規(guī)管理

什么錢該花，什么錢不該花？在企業(yè)執(zhí)行過程中，業(yè)務(wù)部門要有合規(guī)支出意識，財務(wù)部門要對業(yè)務(wù)支出進(jìn)行合規(guī)審核，對于不符合規(guī)定的，有權(quán)予以拒絕。

3.考核評價

企業(yè)應(yīng)當(dāng)階段性對各成本中心進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析，同時，與考核績效評價掛鉤，做到獎懲并舉，起到引導(dǎo)示范作用。

二、費用管理的流程和管控的關(guān)鍵點

（一）費用管理流程

費用管理的流程是通過每年第四季度編制費用預(yù)算；待權(quán)力機構(gòu)批準(zhǔn)后，下達(dá)預(yù)算年度金額。企業(yè)根據(jù)需要，可以“分步式”下達(dá)預(yù)算，也可以全部下達(dá)預(yù)算；在業(yè)務(wù)發(fā)生時，對費用進(jìn)行預(yù)申請；再對審批后的費用進(jìn)行報銷支付；費控平臺可對支付后的單據(jù)進(jìn)行推送，到達(dá)核算平臺記賬；最后核算平臺將準(zhǔn)確無誤的數(shù)據(jù)推送到預(yù)算平臺進(jìn)行分析考核。

（二）管控關(guān)鍵點

企業(yè)利用預(yù)算管理手段，建立費用管控體系，通過事前、事中、事后全過程管理，對于業(yè)務(wù)過程中的出現(xiàn)的各種浪費及時發(fā)現(xiàn)并對其進(jìn)行糾正和消除，從而幫助企業(yè)降低費用支出，提高整體利潤水平。

1.事前

E企業(yè)對于費用管控，采用事前編制費用預(yù)算，利用智能財務(wù)平臺中預(yù)算編制模塊，按照集團的總體發(fā)展戰(zhàn)略和年度的經(jīng)營指標(biāo)，對各成本中心發(fā)放同期費用支出實際情況，便于成本中心編制下一年度預(yù)算。

在預(yù)算編制時，結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，采取費用增長不高于收入增長的原則，對費用支出進(jìn)行總體安排。同時，對不同成本中心分配額度，按照貢獻(xiàn)度大小原則進(jìn)行差異化分配。即使成本中心報送了下一年度的費用預(yù)算，財務(wù)部門對各成本中心之間進(jìn)行調(diào)整，向可以為企業(yè)創(chuàng)造效益的部門傾斜。預(yù)算編制結(jié)果直接影響當(dāng)期的費用支出，因此，資源分配應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎。

2.事中

企業(yè)運營過程中，對預(yù)算執(zhí)行管理，可以按照分布下達(dá)預(yù)算的方式進(jìn)行控制，對于部分費用預(yù)算可以按月按季進(jìn)行釋放，有效提示使用部門企業(yè)的資源是有限的，要對當(dāng)年重點項目適當(dāng)支持。因此，在執(zhí)行過程中，需要全方位管理，進(jìn)行追蹤、監(jiān)管和提示，提高各部門費用預(yù)算執(zhí)行效果。

另外，在執(zhí)行過程中，經(jīng)常發(fā)生費用預(yù)算調(diào)整等工作。作為大型的企業(yè)集團，由于日常的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)額相對較大。所以，E企業(yè)就需要利用財務(wù)云平臺來做好財務(wù)、成本以及資金管理，并且結(jié)合對應(yīng)的模塊，將其相互聯(lián)系起來，從而精準(zhǔn)把控各模塊之間的聯(lián)動關(guān)系，通過費用管理系統(tǒng)，有效的預(yù)算控制和調(diào)節(jié)每一個模塊。

E企業(yè)通過費用管理云平臺，有效連接了財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門。當(dāng)發(fā)生業(yè)務(wù)支出時，平臺以通過預(yù)設(shè)的預(yù)算金額為上限，控制費用在預(yù)算內(nèi)支出，同時，數(shù)據(jù)通過平臺直接到達(dá)財務(wù)部門，及時對實際發(fā)生數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控與指導(dǎo)，進(jìn)一步加快業(yè)財融合。當(dāng)預(yù)算可用額不到百分之二十時，費用管理云平臺就會進(jìn)行預(yù)警，以“紅黃燈”的形式提示業(yè)務(wù)部門。超出預(yù)算支出的部分會被凍結(jié)，所以相關(guān)責(zé)任人和管理人員應(yīng)隨時查看預(yù)算的執(zhí)行情況，并且做好預(yù)算支出的合理安排，從而將費用控制在數(shù)據(jù)范圍之內(nèi)。不難看出，在費用管理云平臺使用之后，有效提升了費用管理的可靠性、相關(guān)性和實時性。

3.事后

以費用預(yù)算為目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)關(guān)注執(zhí)行部門，對費用執(zhí)行情況進(jìn)行分析和考核，預(yù)算考核作為企業(yè)實現(xiàn)激勵約束的重要方式之一，應(yīng)用時需關(guān)注費用預(yù)算是否超出預(yù)算，是否存在節(jié)余現(xiàn)象，并查找預(yù)實差異的原因。將執(zhí)行結(jié)果與績效掛鉤，提高每位員工的參與度，從而提高費用管理水平。

E企業(yè)通過建立智能費用管理系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)、財務(wù)部門連通，初步做到了業(yè)財融合。在財務(wù)部內(nèi)部，將報銷中心、財務(wù)核算中心、數(shù)據(jù)中心以及財務(wù)管理中心連通，使每一個員工都能通過費用管理系統(tǒng)查看年度費用支出情況。同時，財務(wù)部門可以看到企業(yè)或個人的支出情況，并加以分析，將分析的結(jié)果與年度績效薪酬掛鉤，將員工的實際經(jīng)濟利益和企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績直接掛鉤，這樣就可以滿足預(yù)算的有效考核。

通過考核結(jié)果，財務(wù)部門會對企業(yè)的整體資源進(jìn)行有效分配。將有限的資源，用到更加合理的地方，避免造成浪費，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。

三、費用管理的現(xiàn)狀和問題

（一）費用預(yù)算與企業(yè)戰(zhàn)略脫節(jié)

企業(yè)戰(zhàn)略是通過合理分析企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境，對企業(yè)未來生存與發(fā)展指明方向，費用預(yù)算是保障企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)的一部分。所以，重視費用預(yù)算對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略尤為重要。各成本中心的預(yù)算編制人員應(yīng)當(dāng)了解本中心的工作計劃和企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，但由于部分成本中心的人員缺少信息交流渠道，對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與實際情況不了解，同時，亦無法獲取企業(yè)外部的信息。因此，產(chǎn)生了信息不對稱的情況，難以合理編制企業(yè)的費用預(yù)算，難免會脫離企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，導(dǎo)致費用預(yù)算與企業(yè)戰(zhàn)略出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。

每年底財務(wù)部組織總公司職能部門編制下年度費用預(yù)算，編制依據(jù)是預(yù)測本年利潤率和1-10月實際執(zhí)行數(shù)相結(jié)合的方式，這種方法均采用當(dāng)年數(shù)據(jù)為基數(shù)，編制下一年度費用預(yù)算，脫離了下年的工作計劃，與業(yè)務(wù)規(guī)劃匹配度低，難免會出現(xiàn)預(yù)算偏差。在項目的費用管控上，各項目缺乏明確的費用使用目標(biāo)。導(dǎo)致年度內(nèi)費用超支情況頻出，各部門頻繁增加預(yù)算，增加了財務(wù)人員的工作量。

（二）費用合規(guī)意識淡薄

部分員工費用合規(guī)意識淡薄，超范圍開支、超標(biāo)準(zhǔn)開支、虛假列支甚至越權(quán)審批開支，不重視企業(yè)收入費用使用效率。在業(yè)務(wù)發(fā)生之前與財務(wù)人員就支出項目有效性和合規(guī)性缺乏溝通，致使事后不好處理費用支出項目及業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門之間的關(guān)系。

（三）費用控制執(zhí)行不精準(zhǔn)

目前的科技手段可以使企業(yè)財務(wù)管理實現(xiàn)數(shù)字化、智能化、精細(xì)化，促使企業(yè)對費用成本管控的顆粒度更小、管控手段更精準(zhǔn)，從而提高費用管理水平。但在E企業(yè)里，費用管理的顆粒度還不夠細(xì)致，無法將費用管控精準(zhǔn)到單個成本中心、費用項目，以至于無法快速提供企業(yè)管理層需要的費用數(shù)據(jù)，難以達(dá)到精準(zhǔn)管理的目的。

（四）信息系統(tǒng)不完善

目前E公司的財務(wù)系統(tǒng)分別有費用報銷系統(tǒng)，費用預(yù)算系統(tǒng)，用友賬務(wù)系統(tǒng)，但各系統(tǒng)之間集成不到位，非無縫連接，預(yù)算系統(tǒng)目前的編制功能非常弱，更多的只是在費用報銷環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，利用預(yù)算科目控制費用支出，但預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)的預(yù)算使用，并不與年度考核相掛鉤。

日常的費用分析報表，無法提供有效支持、效率較低，基本全靠人工完成，財務(wù)人員從賬務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出明細(xì)數(shù)據(jù)，根據(jù)預(yù)算對費用進(jìn)行各職能部門、費用分類等歸集，再根據(jù)管理需要深入分析。各系統(tǒng)基本無法提供制式報表。全人工的操作，準(zhǔn)確性及時效性均無法得到保證，效率較低。在做同比分析或多年度的趨勢分析時，更需要耗費大量的人力和時間，無法有效支持業(yè)財整合和業(yè)務(wù)伙伴的財務(wù)目標(biāo)定位。

四、費用管理體系建設(shè)的建議

（一）確定與企業(yè)發(fā)展相一致的費用管理目標(biāo)

工作思路：從目標(biāo)管理及考核配套入手，基于合理的資源分配邏輯，定性定量的目標(biāo)導(dǎo)向，匹配董事會目標(biāo)，建立全考核體系。

編制預(yù)算時，確定適當(dāng)?shù)哪甓荣M用支出率，配合各職能部門年度工作計劃，這些部門的費用多為固定費用，與業(yè)務(wù)達(dá)成的線性關(guān)系不大，將采用預(yù)算定額管理的方式。

E企業(yè)在基于財務(wù)員的費用管理體系的建立健全中，其主要包含了委員會、預(yù)算工作組、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)部門和對應(yīng)的財務(wù)部門，而核心就在于費用管理云平臺系統(tǒng)。在費用管理系統(tǒng)中，通過財務(wù)云平臺的合理使用，就可以將外部的環(huán)境數(shù)據(jù)后期，并且與內(nèi)部的經(jīng)營數(shù)據(jù)以及財務(wù)數(shù)據(jù)相互結(jié)合起來，這樣就可以提供數(shù)據(jù)方面的決策依據(jù)，服務(wù)預(yù)算目標(biāo)的制定以及預(yù)算工作組的預(yù)算編制工作。

E企業(yè)中的管理委員會、預(yù)算工作機構(gòu)以及相對應(yīng)的業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門，通過費用預(yù)算云平臺就可以實現(xiàn)相互之間的對接，這樣就可以滿足預(yù)算的上傳下達(dá)，同時也可以確保預(yù)算的監(jiān)督、反饋與調(diào)整，將其中重復(fù)的、多余的環(huán)節(jié)剔除。通過財務(wù)云共享模式的應(yīng)用，E企業(yè)費用管理也將傳統(tǒng)的體系框架打破，通過費用管理云平臺，基礎(chǔ)財務(wù)基礎(chǔ)，這樣就為集團提供了全面的服務(wù)，實現(xiàn)管理層級的簡化，最終滿足相互之間預(yù)算信息的交流與傳遞，同時也將集團預(yù)算流程功能的重疊問題消除，從而幫助企業(yè)節(jié)約預(yù)算管理成本，實現(xiàn)管理效率的全面提升。

（二）加強企業(yè)員工費用合規(guī)意識

為貫徹落實中央八項規(guī)定精神，強化合規(guī)意識，嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律，加強企業(yè)員工費用支出合規(guī)意識，特別是業(yè)務(wù)人員。強化預(yù)算管控、審批管理，嚴(yán)格交易真實性管理，并將其納入內(nèi)部審計重點內(nèi)容，加大監(jiān)督力度。同時，加強企業(yè)宣貫工作，將費用合規(guī)意識貫徹到每位員工，特別是一線執(zhí)行操作的員工，使各項規(guī)章制度入心入腦。

（三）建立費用使用考核機制，完善費用閉環(huán)管理

建立完善的費用管理機制，形成以費用預(yù)算、審批控制、合規(guī)支出、以及年終對費用指標(biāo)執(zhí)行情況進(jìn)行分析考核的閉環(huán)管理過程。更好的引導(dǎo)成本中心對費用支出的行為，創(chuàng)建節(jié)約型的組織，推動企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略。對于執(zhí)行率高的單位，給予適當(dāng)資源支持；對于執(zhí)行率低的成本中心，給予適當(dāng)懲罰。

（四）加強信息系統(tǒng)建設(shè)，提高費用管理效率

建設(shè)信息系統(tǒng)來全面支持費用管理就是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，這樣才可以確保費用管理的實時性、科學(xué)性與準(zhǔn)確性。為了更好的研究集團企業(yè)的費用管理問題，從財務(wù)信息化整體藍(lán)圖進(jìn)行描繪及規(guī)劃。將費控系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)打造為一體化系統(tǒng)，從費用立項申請、預(yù)算鎖定、款項申請、預(yù)算占用及釋放、會計核算、財務(wù)報表、費用分析報表等，希望通過系統(tǒng)實現(xiàn)自動化、智能化，從而釋放人力，提高管理有效性及工作效率。同時，根據(jù)業(yè)務(wù)需要可將信息進(jìn)行協(xié)同共享，將資源進(jìn)行有效分配，避免造成浪費，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。

五、結(jié)束語

總而言之，伴隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的不斷提高，對內(nèi)部控制的要求也在持續(xù)提升，這就需要落實費用管理。因此，作為集團企業(yè)，就需要真正的將費用管理和現(xiàn)有的財務(wù)云平臺結(jié)合起來，這樣就可以將費用管理真正落到實處。因此，集團企業(yè)基于財務(wù)云平臺的合理使用，就可以找到集團運行過程中出現(xiàn)的各種問題，從而通過財務(wù)云平臺的合理使用，最終減少費用管理帶來的影響，以此來促進(jìn)集團的可持續(xù)發(fā)展，真正實現(xiàn)與時俱進(jìn)。

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