淺析機關文書檔案管理中的常見問題及解決策略

楊麗

【摘要】文書檔案管理意義重大，對機關資料保管的完整性發揮著重要的影響力，決定著檔案資料的處理質量。在機關檔案管理工作中，做好文書檔案管理，不斷完善文書檔案管理機制，將文書檔案管理工作規范化、標準化，有利于提高機關檔案管理工作的效率和質量。本文探討的主題是文書檔案管理工作，首先分析了文書檔案管理工作中的常見問題，隨后分析了解決策略，最后進行總結。

【關鍵詞】機關;文書;檔案;管理;常見問題;分析策略

文書檔案是十分有保存價值的文件，是各個機關、企業、團體等組織在領導和管理過程中形成的重要文件，也叫管理性檔案。文書檔案管理工作是機關檔案管理工作中的重點，是各個機關單位檔案管理工作的重要組成部分之一。做好文書檔案管理工作，有助于提升機關文書檔案管理工作的整體水平，并直接關系到檔案資料的完整性。在機關文書檔案管理工作中，只有將工作不斷規范化，才能真正做好這項工作。目前我國一些企業和機關的文書檔案管理工作中存在一些較大的問題，在日后的管理工作中，需要不斷改進，提高文書檔案管理工作的質量和效率。

一、機關文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對機關文書檔案管理工作的認識不到位。目前我國的機關文書檔案管理工作，存在著一定的問題，對文書檔案管理工作重要性的認識不到位，就是其中一個較為嚴重的問題。任何工作的開展只有在意識到其重要性和必要性的基礎上才能順利進行，文書檔案管理工作更是如此。雖然文書檔案管理工作并不是機關單位的直接利益和效益來源，但是對于機關單位的長期發展來講，卻是不可或缺的工作。目前許多機關單位并沒有意識到這一點，對于文書檔案的管理工作十分漠視，認為這項工作可有可無。這種做法對單位的管理產生了很大的制約，在一定程度上阻礙了單位的發展。一些機關單位的員工對于自己的文書檔案管理工作也不夠重視，玩忽職守，沒有承擔起相應的責任。

（二）文書檔案的連接混亂。文書檔案管理工作中的文書和檔案是兩個不同的組成部分，他們二者之間存在著差別，但是卻相輔相成，互相作用，互相連接。當前一些單位對于文書和檔案這兩部分有所混淆，對于順利完成文書檔案的管理工作產生了一定的影響。文書作為檔案工作的必要條件，是一個基礎性的存在，對檔案工作產生一定的制約。順利連接和區分文書與檔案，是機關單位的文書檔案管理工作的重點。如果將二者混為一談，那么將影響文書工作的準確度，導致檔案工作的不規范和混亂現象的發生，影響機關文書檔案管理工作的正常進行。

（三）檔案管理人員的素質有待提高。由于許多單位對于文書檔案管理工作都不夠重視，導致在招聘相關崗位的工作人員時并沒有進行嚴格正規的篩選，上崗的員工大多缺乏文書檔案管理工作的專業知識，工作經驗也十分匱乏。大部分文書檔案管理工作人員在工作中態度不太端正，對這項工作的相關要求十分模糊，操作起來不夠熟練，影響了工作的效率和工作的質量。隨著我國經濟和社會的不斷發展進步，信息化高速發展，我國的許多機關文書檔案管理工作邁向了信息化，這就對文書檔案管理工作人員提出了更高的要求，工作人員除了要掌握相關的專業知識能力之外，還要具備一定的計算機應用能力。

二、提高機關文書檔案管理水平的措施

（一）提高對文書檔案管理工作的重視度。機關單位領導對文書檔案管理工作的重視程度直接影響單位員工的工作態度，領導干部首先要端正態度，提高對文書檔案管理工作的重視度。首先，領導要重視這項工作，認識到其重要性，加強對文書檔案管理工作的管理程度，促使檔案管理工作高效進行。其次，領導干部要協調好各部門的工作，為檔案管理部門配備高素質的專業化人才，保障檔案管理部門的團隊質量。同時，積極調動各部門之間的配合和交流，提升檔案管理部門工作人員工作的積極性和主動性，全面提升機關文書檔案管理工作的質量。

（二）理清文書和檔案管理工作之間的關系。對于文書檔案管理工作，理順文書和檔案之間的關系是重要工作。文書和檔案管理工作人員要樹立強烈的責任意識，虛心接受監管人員的監督，認真配合相關部門的工作，在實際的工作中認真完善各類檔案的歸檔，確保文件檔案的完整性和準確性，科學分類、合理劃分，在文件材料之間形成有機聯系。在接受檔案的時候首先要進行嚴格的核對，做好整理之前的把關，對于不合格的檔案一律返回，嚴格要求。

（三）加強文書檔案管理工作的監督和指導。文書檔案管理工作人員要樹立高度的責任意識，做好自己的本職工作，同時接受上級部門和監管部門的監督和管理。相關部門要加強對文書檔案管理工作的監督，切實發揮這個部門的作用，保證機關檔案資料的管理工作質量。檔案管理工作人員要與相關監管部門保持溝通，保障檔案信息等資料的收集渠道通暢，提高工作的效率。

（四）提升檔案管理工作的數字化程度。目前計算機和互聯網工程的飛速發展必然要求檔案管理工作不斷向信息化邁進，檔案管理工作要充分利用信息技術的便利之處，簡化文檔收集整理過程，節約工作時間，提升工作效率。

三、結語

機關文書檔案管理工作是機關可持續發展的重要前提，相關的領導和工作人員要充分認識到這項工作的重要性，積極創新改革工作方式，引入信息化的管理方式，提高機關文書檔案管理工作的質量，切實做好檔案管理工作。

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