探究中小企業行政管理人員績效管理

杜琳

【摘 ?要】中小企業行政管理人員績效管理具有復雜性，管理難度較大，中小企業要采取恰當有效的管理策略，對行政管理人員進行績效管理，從而激發行政管理人員的工作積極性，提高其工作效率和質量，促進企業的持續發展。論文對中小企業行政管理人員的工作特點、實施行政管理人員績效管理的必要性進行研究和分析，并提出了幾點對行政管理人員實施績效管理的策略，以期為相關人員提供參考。

【關鍵詞】中小企業；行政管理；績效管理

【中圖分類號】F272.92；F276.3 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2023）02-0117-03

1 行政管理人員績效管理概述

企業的績效管理工作包含績效考核和管理兩部分，對行政管理人員開展績效管理工作，不僅能夠提升相關人員的工作執行能力，還能激發其工作熱情和積極性，從而改善中小企業的管理活動和效率。企業的行政管理工作涉及企業業務開展的全過程，行政管理工作主要統籌管理經營和生產的所有工作流程，不僅對人力資源、辦公事務、財務事務等進行管理，還包括對文書材料搜集、制作和管理等日常事務，行政管理工作任務具有瑣碎性、復雜性，工作內容較多、較為繁雜，主要以日常事務為主。對企業的行政管理與生產管理、營銷管理不同，它對企業的經濟效益沒有直接的影響，管理的效果不會在短期內顯現出來，因此企業容易將工作的中心集中到生產和營銷方面，將時間和精力投入到能夠直接影響經濟利益的部門，對行政管理部門的重視不夠，忽視對行政管理人員的工作質量和績效的考察，導致行政管理人員的績效管理方式具有單一化、表面化的特點，且由于行政管理工作的特殊性，難以運用定量的考核指標來考察、檢測相關人員的工作績效和效果，導致行政管理人員的績效管理落后，阻礙了企業對行政管理工作的深入實施，打擊了行政管理人員的工作積極性，妨礙其職能價值的實現[1]。

2 中小企業行政管理人員的工作特點

2.1 績效考評工作難度較大

中小企業一些行政管理團隊屬于臨時組建的團隊，具有短暫性和階段性，且中小企業為了能夠降低人力投入成本，就會要求行政管理人員一身兼任多職，要求其不僅要做好自己的本職工作，還要做一些非本職工作內容，導致行政管理人員工作強度較大，工作量較多，對其績效考核工作難度增加。

2.2 難以進行定量評價

行政管理人員主要是管理一些日常瑣碎的事務，且工作范圍較廣，不僅包括材料信息的搜集、管理，還包括文書制作、辦公用品的購買和管理等，工作任務較多、較為瑣碎，會涉及多個環節和流程，因此難以從定量評價的角度進行考核。

2.3 工作具有復雜性

中小企業行政管理人員的工作內容較為煩瑣，不僅要對日常事務進行管理，還要對突發事務進行管理，如員工發生工傷或急病、發生火警事故等，要建立應急機制組，制定應急情況處置程序，有效解決和處理緊急情況，因此工作具有突發性和復雜性，不容易對其工作績效進行考察和管理[2]。

3 中小企業對行政管理人員實施績效管理的作用

3.1 激發行政管理人員的工作積極性

中小企業對行政管理人員實施績效管理，能夠對相關人員的工作質量、工作績效、工作成果進行客觀評價，通過工作績效進行工資的分配，將績效管理與工資、職位掛鉤，讓績效與行政管理人員的利益保持一致，能夠提升績效考核結果的公正性，實現以實際的工作能力和質量為依據，從而激發相關人員的工作積極性和潛力，使員工能夠更好地投入到工作過程中，為員工提供自我價值實現的機會，從而提高相關人員的工作熱情，增強團隊的整體作戰能力，從而促進企業的發展。

3.2 提高工作效率和質量

對行政管理人員進行績效管理，就是為行政管理人員制定明確的考核項目和定性定量指標，將績效考核與員工的利益捆綁，將工作成果與薪資、職位直接掛鉤，將責任和利益進行精細化，使員工能夠主動改進工作方法以提升業績。中小企業預先制定行政管理人員績效管理目標，根據不同的崗位和能力，制定不同的績效管理目標，并將目標進行分解和精細化，為后續的考核提供基礎，還要制定績效考核和管理的過程規范，明確規范的內容、項目、程度以及考核的內容，使員工明確自身責任應該落實到什么程度。將績效考核和管理與利益相聯系，并督促相關人員進行業績改進，形成持續的改進機制，從而使員工能夠以正確和積極的態度執行工作，防止產生工作沖突，提高工作效率和質量，提高中小企業行政管理的實效性[3]。

4 中小企業對行政管理人員實施績效管理的策略

4.1 轉變思想觀念，提升重視程度

中小企業要轉變思想觀念，高度重視行政管理隊伍建設，重視對行政管理人員的招聘、選拔和任用，根據行政管理人員的實際工作情況和工作能力，建立科學的績效管理體系，制定績效計劃，確定關鍵績效指標，明確部門人員的業績衡量指標，從而做好績效管理，確保績效考核的公平公正性與績效反饋的及時性。建立員工關鍵績效指標管理卡、員工業績檔案技術卡、員工績效改進計劃等，建立完善的行政管理人員績效管理機制。

除此之外，中小企業還要研究績效管理理論，包括績效考核的重要性、績效考核的內容、考核標準，以及行政管理人員績效管理的主要原則、常見問題和根本目的。要創新績效管理方式，做好績效考核執行工作，預先制定最近一年的工作目標，如營業額、利潤額、客戶數量等，并將工作目標精細分解到行政管理部門工作人員上，將目標量化、明確化，設計考核表格，如個人績效考核表、績效反饋、面談記錄表等。還要安排相關考核人員進行績效考核能力培訓，考核人員要定期進行績效期間檢查，調整績效指標，發現績效考核問題，根據績效考核的結果，對員工進行獎懲，從而保證績效管理工作的推進有序化、高效化[4]。

4.2 績效管理考核指標優化

中小企業要根據戰略目標以及行政部門管理人員的具體工作情況、工作業績等，優化績效管理考核指標，科學設計績效管理考核指標的權重比例，科學分配每一個績效指標在總分中所占的比重，對各項指標的重要程度進行權衡和評價，要根據平衡分布的原則進行指標權重的設計。行政管理工作人員的績效指標可以是5～10個，每個指標的權重設定在5%～30%，防止指標權重過高或過低，防止某一個指標被相關人員忽略，可以將指標權重設計為5%的整數倍。還要以導向原則進行指標權重的設計，在設計過程中要根據企業戰略的發展方向和發展目標進行設計，增加與企業戰略目標相契合的指標的權重，還要根據崗位差異性原則進行指標權重的設計，若行政管理人員崗位較高，要增加其財務性經營指標和業績指標權重，而流程類指標的權重較小。要根據重點突出的原則進行指標權重的設計，如果行政管理崗位重要指標有兩個，那么每個重要指標的權重要在30%以上，要優先設定定量類指標權重，確保其權重大于定性類指標權重。中小企業還要根據企業的階段性發展目標以及工作人員的不同工作狀態、工作階段，動態化調整指標權重。

中小企業要融合定性、定量指標來評估行政管理人員的工作績效。定量指標能夠體現企業的近期工作成果，量化的考核結果可以在個人和企業之間進行比較。定量指標能夠根據準確的數據來進行“是”或“非”的判斷和決定，常見的量化指標包括：是否減少了浪費和返工，是否達到了減少成本的目標，是否推出了新產品，是否達到了管理和領導方面的要求，是否提高了客戶的滿意程度，考核的結果可以被加以測算。由于行政管理人員工作的特殊性，難以對其工作績效進行準確的定量考核，因此要將定量、定性指標相結合。對行政管理人員的行為指標要從定性上確定，考核員工的工作行為、管理能力、溝通能力等，劃分為優秀、良好、合格等層次，并進行適當的打分。對行政管理人員的知識和技能進行定性指標考核，對相關人員的價值觀、工作態度、個性品質、工作積極性、工作內驅力制定相應的定性指標，考察相關人員的實際貢獻、在工作中展現的能力或技能，要對行政管理人員的文件整理、簽訂和保管方面進行定量指標設計[5]。

中小企業要明確行政管理部門中各個崗位的關鍵績效指標，改變傳統的形式化考核。企業關鍵績效指標簡稱KPI，能夠明確部門人員的績效指標。中小企業要將KPI與公司戰略目標相結合，針對不同職位來進行設定，是公司戰略對每個職位工作績效要求的具體體現。要確保KPI指標對重點行政管理活動進行衡量，包括對行政費用預算控制、對車輛進行調度、對辦公用品進行購買、對消防安全事故進行有效管理等。KPI指標還包括客戶的滿意程度、行政辦公設備的完好率、部門協作滿意程度、培訓計劃完成率等。

4.3 績效管理實踐過程優化

第一，明確考核對象和考核主體。中小企業考核對象的范圍較為廣泛，對行政管理部門的考核上到行政部門高層，下到基層員工，都可以是績效考核的對象，在對行政管理部門部長進行考核時，可以運用權重切分的方法，將部長本人的考核分數與部門的考核分數相結合，將二者的考核分數進行權重劃分，并得出考核結果。考核的主體主要是兩種：一種是上級，即上級給下級員工打分，上級對下級進行考核；另一種是內部客戶對相關工作人員進行打分，從而實現對行政管理人員的精準化考核。中小企業還要將員工的基礎信息當作考核機制的核心，對每個崗位的工作內容、工作職責、工作流程、工作標準都進行明確化，從而提高考核的真實性和效率，從而明確不同員工在同一任務中的工作質量和工作貢獻，從而避免考核結果的偏差。中小企業還要將行政線內容都納入考核體系中，將關鍵指標、日常指標、加分事項指標納入考核體系中，按照崗位考核指標進行打分，從而能夠評估不同員工的工作質量和工作效率，全方位地了解行政管理人員的工作狀況。

第二，優化考核流程。目前部分企業的行政管理人員考核流程不適應企業戰略發展的要求，各個崗位的協作不到位，且考核結果沒有實現有效對接，評價結果缺乏可觀性和準確性。中小企業行政人員考核機制缺乏項目線方面的考核，無法準確判斷和測算相關人員在項目方面的工作成績和工作質量。因此中小企業要構建完善的行政管理人員考核流程，使項目化考核工作可以沿著行政線和項目線兩條路線進行。行政負責人要對行政管理人員進行行政線考核，項目經理要對行政管理人員進行項目線考核，并根據項目績效要求明確考核結果，初步確認考核結果，收集一些對考核結果的反饋意見，并將其進行公布。中小企業還要明確行政線、項目線考核方式的權重，進行考核權重比例分配，根據相應的公式以及經營項目的輕重程度來計算各項考核比例，兩條線要相互溝通和協調進行比例設計，確保行政線的權重在20%以上，根據比例來計算考核得分，并計算最終考核結果，從而確保項目線獲得充分的考核權，確保行政管理人員的績效考核結果與真實情況相契合。除此之外，中小企業要確定考核等級，每級管理者對下級員工和子項目的考核結果統一采用五級評價方式，五分優秀，四分良好，三分及格，兩分待改進，一分差，實行2∶3∶2∶2∶1強制分布，采取“先定兩頭再定中間，兩頭四舍五入，中間補齊”的計算原則，設定每一個等級的區間，用分數來表示，以便后續的考核成績計算和總結[6]。

4.4 加強文化建設，注重員工關懷

中小企業要營造良好的企業文化氛圍，激發員工工作的積極性和潛能，從而為行政管理人員績效管理工作起到支持和輔助作用。中小企業要結合自身發展目標，如產量與產值、銷售額、利潤額、開發新產品的項目等目標，再調研行政管理人員的實際需求，如薪資需求、晉升需求、發展前景需求、安全需求、尊重需求、工作環境需求等，還要了解員工對企業發展的意見和建議，從而建立多元特色的企業文化活動，激勵員工參與企業文化建設，創建良好的企業文化環境，使員工認識到自身崗位的價值，明確崗位的職責和工作內容，建立務實、嚴謹、激情、協作的團隊文化，打造團隊合力和凝聚力，實現員工能力提升和企業發展的共贏。

除此之外，中小企業還要注重員工的心理需求，包括尊重需求，員工希望得到領導對自身的關注和尊重，渴望得到領導的賞識，希望領導能夠尊重自身的人格、知識、才能和勞動，因此領導在進行處罰時，要注意說話的態度和處罰的方式，還包括自我實現需求，許多行政管理人員志向遠大、不甘于現狀，希望自身能夠得到更加廣闊的發展空間和機會，愿意為企業多作貢獻，因此領導要珍惜愛護行政管理人員的才華和奮發向上的精神，可以開展一些評比和競賽，從而實現員工的自我價值。員工還需要社交需求，希望與同事能夠協同合作，因此中小企業可以舉辦多樣化的聯誼活動、精神文化活動，如書法、攝影活動、讀書活動、生日晚會活動等，滿足行政管理人員熱切交友的需求，從而增強團隊的凝聚力。中小企業領導要理解員工、激勵員工、認可員工，激發行政管理人員工作的激情和自覺性，使員工感受到家的溫暖，從而鼓勵員工作出更大的貢獻，促進中小企業持續不斷地發展。

5 結語

中小企業對行政管理人員實施績效管理，先要轉變思想觀念，提升對績效管理的重視程度，建設完善的、具有豐富經驗的行政管理人員隊伍，制定績效計劃，確定關鍵績效指標，做好績效考核執行工作，確保績效管理工作推進的有序化，中小企業還要優化績效管理考核指標，設計績效管理考核指標的權重比例，要融合定性定量指標來評估相關人員的工作業績，明確各個崗位的關鍵績效指標。中小企業還要優化績效管理實踐過程，明確考核對象和考核主體，優化考核流程，提高績效考核的準確性和全面性，加強文化建設，注重員工關懷，增強團隊的凝聚力，實現員工能力的提升和企業發展的共贏。

【參考文獻】

【1】徐慧穎，王雪坤.中小企業行政管理人員績效管理問題研究——以M公司為例[J].投資與創業，2022，33（07）：198-200.

【2】林小雅.國有企業行政管理人員績效管理問題及解決對策[J].中國集體經濟，2021（27）：118-119.

【3】陶春慧.國有企業行政管理人員績效管理現狀、問題及原因分析[J].現代商貿工業，2021，42（18）：64-65.

【4】紀照燕.企業行政管理人員的績效管理研究[J].現代商業，2020（24）：119-120.

【5】楊曉燕.中小企業行政管理人員績效管理問題研究[J].環渤海經濟瞭望，2020（07）：104-105.

【6】蔣婧碩.中小企業行政管理人員績效管理問題研究[J].管理觀察，2015（18）：72-73.