事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)研究

摘 要：事業(yè)單位檔案是我國各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要記錄與信息載體，具有再現(xiàn)歷史、汲取經(jīng)驗(yàn)、提煉規(guī)律、指導(dǎo)發(fā)展等重要價(jià)值。基于人口結(jié)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)模式和科技水平等產(chǎn)生巨大的嬗變，我國各項(xiàng)事業(yè)紛紛進(jìn)入轉(zhuǎn)折期，各種挑戰(zhàn)紛至沓來，倒逼事業(yè)單位進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理質(zhì)量保障體系，以更好地為社會(huì)公眾提供服務(wù)。本文在闡明事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障基本訴求的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析問題所在，從制度、技術(shù)、人員和物理四個(gè)維度，提出檔案管理質(zhì)量保障體系的建設(shè)途徑，以供廣大事業(yè)單位參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；基本訴求；建設(shè)途徑

作者簡介：李全喜（1969—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

所謂“事業(yè)單位”泛指經(jīng)由國家設(shè)置、堅(jiān)守公益宗旨、基于職能分工、提供多元服務(wù)的組織，如各級(jí)學(xué)校（教育服務(wù)組織）、醫(yī)院（衛(wèi)生服務(wù)組織）和圖書館（文化服務(wù)組織）等。由于事業(yè)單位在社會(huì)事務(wù)管理方面滲透度高，業(yè)務(wù)范圍廣泛，導(dǎo)致所產(chǎn)生的檔案規(guī)模龐大、種類繁多，且具有重要的留存和利用價(jià)值，因此，需要建立科學(xué)的資源管理體系與有效的質(zhì)量保障體系。前者側(cè)重于檔案資源的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)及利用等，后者側(cè)重于檔案內(nèi)容的可靠性、安全性和規(guī)范性價(jià)值實(shí)現(xiàn)。只就“質(zhì)量保障體系”而言，事業(yè)單位檔案管理過程中存在許多漏洞，如事業(yè)單位缺乏檔案管理質(zhì)量保障意識(shí)，在質(zhì)量保障體系建設(shè)方面缺乏長期規(guī)劃、持續(xù)投入，檔案管理所需硬件、軟件設(shè)備設(shè)施陳舊落后，以及檔案管理手段單一、缺乏規(guī)范性等。從某種意義上說，構(gòu)筑堅(jiān)實(shí)的質(zhì)量保障體系，是廣大事業(yè)單位開展檔案管理工作的前提。

一、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系的基本訴求

在探討“質(zhì)量保障體系”之前，有必要對(duì)事業(yè)單位檔案管理的“質(zhì)量”內(nèi)涵進(jìn)行界定，很顯然，此“質(zhì)量”不同于一般意義上的“產(chǎn)品質(zhì)量”或“服務(wù)質(zhì)量”，它所對(duì)應(yīng)的主體是具有特殊價(jià)值、意義和功能的信息。從檔案學(xué)角度說，“原始記錄性”被定義為檔案的根本屬性，它是人們了解以往歷史、事實(shí)和人物等的一手資料，因此，所謂“質(zhì)量”既要遵循“原始記錄性”的特點(diǎn)，又要保障“現(xiàn)實(shí)可用性”的需求，同時(shí)，一經(jīng)歸檔的信息要素、工具及媒介等，不允許發(fā)生任何形式的篡改或變動(dòng)。據(jù)此，事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系的基本訴求主要包括三個(gè)方面。

1.可靠性訴求

質(zhì)量保障可靠性訴求主要是針對(duì)檔案信息的來源而言，由于事業(yè)單位具有官方性質(zhì)，承擔(dān)政府職能，對(duì)待檔案要保持一定的嚴(yán)肅性和權(quán)威性態(tài)度，因此，“來源可靠”是檔案管理質(zhì)量體系的基本訴求之一。這意味著在檔案資源收集過程中，事業(yè)單位檔案部門及相關(guān)人員必須明確對(duì)接組織、技術(shù)系統(tǒng)和傳遞方式等，以確保歸檔后的信息內(nèi)容不存在錯(cuò)誤節(jié)點(diǎn)。整體上，可靠性訴求涉及三個(gè)方面的質(zhì)量保障：

（1）事業(yè)單位組織管理的質(zhì)量保障，即強(qiáng)調(diào)參與檔案工作的人員必須具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，檔案管理部門必須形成完善的內(nèi)部監(jiān)督及管控機(jī)制。

（2）事業(yè)單位技術(shù)條件的質(zhì)量保障，即強(qiáng)調(diào)檔案資源收集過程中采取合理、實(shí)用的技術(shù)要素，包括硬件設(shè)備、軟件工具和工藝方法等。

（3）事業(yè)單位過程控制的質(zhì)量保障，設(shè)計(jì)檔案的歸檔過程、移交過程、流轉(zhuǎn)過程及利用過程等，強(qiáng)調(diào)檔案業(yè)務(wù)實(shí)施過程中遵循相關(guān)法律法規(guī)、內(nèi)部制度和審核手續(xù)等。

2.安全性訴求

質(zhì)量保障安全性訴求主要是針對(duì)“檔案歸檔”之后的一系列操作而言，包括檔案如何存儲(chǔ)、如何移交、如何轉(zhuǎn)化和如何利用等，特別要預(yù)防的是檔案信息變動(dòng)，主要影響因素有用戶資質(zhì)、使用權(quán)限和結(jié)構(gòu)形態(tài)等。安全性訴求緣起于兩個(gè)方面，一是檔案管理的本身價(jià)值。直觀上看，事業(yè)單位所編制的檔案文本是對(duì)社會(huì)特定領(lǐng)域和區(qū)域的歷史記錄，對(duì)未來社會(huì)發(fā)展有著重要的指導(dǎo)與啟發(fā)價(jià)值，如“氣象站”長期累積的氣候數(shù)據(jù)和自然災(zāi)害記錄等，對(duì)于周期性的洪水、海嘯和山火等預(yù)防具有重大參考意義。在充分滿足檔案管理質(zhì)量保障的安全性訴求前提下，能夠大幅度增強(qiáng)我國公共事業(yè)管理的效能；二是檔案管理的外部挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案已經(jīng)演變?yōu)橹匾纳a(chǎn)資料，甚至關(guān)系到社會(huì)穩(wěn)定與國家安全，因此，容易被敵對(duì)勢(shì)力與不法分子覬覦，尤其是科技檔案、商業(yè)檔案和人口檔案等，因此，事業(yè)單位更要關(guān)注檔案管理質(zhì)量保障的安全性訴求，以維護(hù)國家和人民的根本性利益。

3.規(guī)范性訴求

質(zhì)量保障規(guī)范性訴求主要是針對(duì)事業(yè)單位檔案管理程序而言的，它可以作為衡量事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)相關(guān)制度認(rèn)同性和遵從性的指標(biāo)。例如，《檔案法》針對(duì)事業(yè)單位檔案管理采取何種模式、何種流程和何種方法等作出了明確規(guī)定，規(guī)范性訴求則是對(duì)相關(guān)規(guī)定的認(rèn)同與遵從。除此之外，規(guī)范性訴求涉及三個(gè)方面的質(zhì)量保障：（1）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面的質(zhì)量保障，日臻完善的檔案管理工作/標(biāo)準(zhǔn)體系為質(zhì)量保障體系構(gòu)建提供了支持，如《檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》（DA/T 92-2022）、《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T 25-2022）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范》（DA/T 77-2019）、《檔案庫房空氣質(zhì)量檢測(cè)技術(shù)規(guī)范》（DA/T 81-2019）等，要求事業(yè)單位在檔案系統(tǒng)建設(shè)及檔案管理活動(dòng)中，必須嚴(yán)格遵循對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。（2）執(zhí)行流程方面的質(zhì)量保障，能夠按照檔案記錄信息方式（即不同介質(zhì)）執(zhí)行檔案管理流程。（3）部門部署方面的質(zhì)量保障，主要取決于事業(yè)單位檔案部門人員，涉及行政人員、技術(shù)人員、維護(hù)人員等，能夠依據(jù)現(xiàn)實(shí)需求設(shè)計(jì)職能崗位，保障檔案業(yè)務(wù)安全和高效開展。

二、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系的問題分析

從事業(yè)單位內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)來看，檔案質(zhì)量保障體系屬于檔案管理體系的組成部分，而管理問題的產(chǎn)生主要源自“人員、技術(shù)、資金”三個(gè)方面，具體問題分析如下。

1.重視不足

從“人”的角度出發(fā)，事業(yè)單位相關(guān)主體，如主要領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門主管及業(yè)務(wù)員等對(duì)于檔案工作缺乏正確態(tài)度，未能意識(shí)到檔案管理及質(zhì)量保障體系建設(shè)的重要性。例如，一些事業(yè)單位將檔案工作等同于存儲(chǔ)資料，只要保障這一職能存在即可，至于管理效果如何和效率如何等，并未給予足夠的重視。又如，一些事業(yè)單位對(duì)檔案工作存在認(rèn)知偏差，即將宏觀的檔案管理等同于微觀的人事檔案管理，在主觀上弱化了檔案管理的價(jià)值，難以確保立卷歸檔制度的嚴(yán)格執(zhí)行。以上情況都不利于質(zhì)量保障體系的建設(shè)，容易造成制度建設(shè)不完善、業(yè)務(wù)流程形式化和人員專業(yè)水平低等現(xiàn)象。

2.技術(shù)落后

現(xiàn)階段，我國社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化階段，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”是一個(gè)必然的趨勢(shì)，它強(qiáng)調(diào)在檔案管理與質(zhì)量保障體系建設(shè)方面，應(yīng)加速先進(jìn)技術(shù)的滲透與應(yīng)用。然而，相當(dāng)一部分事業(yè)單位的檔案管理工作并未與時(shí)俱進(jìn)，如在紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化、檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)和檔案資源存儲(chǔ)硬件設(shè)備運(yùn)維等方面，長期處于“淺嘗輒止”的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。客觀上，事業(yè)單位檔案管理技術(shù)落后的問題會(huì)隨著時(shí)間延伸越發(fā)凸顯，由此所暴露的質(zhì)量保障體系漏洞也會(huì)逐漸增多，尤為突出的是硬件設(shè)備、軟件開發(fā)與技術(shù)人員培養(yǎng)三個(gè)方面。其中，硬件設(shè)備方面的技術(shù)落后，會(huì)讓檔案管理質(zhì)量保障體系缺乏建立基礎(chǔ)，如許多重要資料只能存儲(chǔ)在辦公電腦上，增加了泄露和丟失的風(fēng)險(xiǎn)；軟件開發(fā)技術(shù)落后，則會(huì)極大影響檔案共享效能與更新頻率，使其淪為“死檔”“廢檔”；缺乏技術(shù)人員或技術(shù)人員得不到培訓(xùn)機(jī)會(huì)，成長停滯，則會(huì)影響整個(gè)檔案管理工作的執(zhí)行，也無法為質(zhì)量保障體系構(gòu)筑牢固堤壩。

3.資金匱乏

事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)事實(shí)，即檔案管理工作與事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)是同時(shí)起步、同向而行的，因此，檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)不是一蹴而就的，它是一個(gè)需要長期堅(jiān)持、持續(xù)投入的項(xiàng)目。然而，在事業(yè)單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，檔案部門很少產(chǎn)出對(duì)外服務(wù)的價(jià)值，加上事業(yè)單位自身的公益性特征，整個(gè)組織運(yùn)轉(zhuǎn)的資金源自事業(yè)撥款。因此，為了確保其他部門對(duì)外服務(wù)的正常化，事業(yè)單位往往會(huì)有限削減檔案部門的資金。相對(duì)應(yīng)的，資金匱乏必然會(huì)造成檔案部門陷入困境，在質(zhì)量保障體系建設(shè)方面出現(xiàn)“無米之炊”的窘境，更無力進(jìn)行檔案管理技術(shù)升級(jí)、人員培訓(xùn)等，由此陷入惡性循環(huán)。

不難看出，人員、技術(shù)、資金三個(gè)方面是相互羈絆的，事業(yè)單位“人的主觀意識(shí)”出現(xiàn)問題，就會(huì)影響對(duì)檔案管理技術(shù)和資金的分配，而技術(shù)持續(xù)落后，就會(huì)造成檔案管理價(jià)值弱化，造成人們的進(jìn)一步忽視。在質(zhì)量保障體系方面資金投入不足，也就難以滿足軟硬件和人員培訓(xùn)等需求，造成技術(shù)層面的持續(xù)落后。

三、事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)途徑

為了打破事業(yè)單位檔案管理“人員、技術(shù)和資金”的三重困境，構(gòu)建可靠、安全和規(guī)范的質(zhì)量保障體系，可以從以下三個(gè)方面著手。

1.通過思想政治教育手段，樹立事業(yè)單位檔案管理主體的先進(jìn)職業(yè)理念

事業(yè)單位的優(yōu)勢(shì)之一是便于針對(duì)在編人員展開思想政治教育工作，基于這一優(yōu)勢(shì)手段能夠很好扭轉(zhuǎn)全體人員（尤其是檔案管理部門人員）的觀念，促使其端正檔案管理的工作態(tài)度，自覺提高對(duì)質(zhì)量保障體系的重視。在思想政治教育實(shí)踐中，一個(gè)重要任務(wù)就是幫助事業(yè)單位檔案管理主體樹立先進(jìn)的職業(yè)理念，一方面，職業(yè)理念的基本內(nèi)涵是社會(huì)主義核心價(jià)值觀，引導(dǎo)他們?cè)跈n案管理工作的質(zhì)量保障體系建設(shè)方面堅(jiān)持敬業(yè)、誠信、愛國和法治等原則。同時(shí)，建立健全事業(yè)單位檔案管理部門的考核機(jī)制、績效機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制、培訓(xùn)機(jī)制和晉升機(jī)制等，把構(gòu)筑可靠、安全和規(guī)范的質(zhì)量保障體系視為職業(yè)價(jià)值；另一方面，職業(yè)理念的貫徹落實(shí)可采取“雙導(dǎo)向”模式，即“問題導(dǎo)向+能力導(dǎo)向”。在問題導(dǎo)向下，事業(yè)單位檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，重點(diǎn)貫徹落實(shí)立卷歸檔制度，形成自上而下的質(zhì)量保障體系，如對(duì)各部門人員提出文檔材料處理要求，具體到材料格式、書寫清晰度和信息完整性等，部門審批環(huán)節(jié)具體到簽字筆顏色、多人簽字制度和部門公章加蓋等，送達(dá)檔案管理部門后嚴(yán)格審核是否為原件、是否存在涂改、是否準(zhǔn)確反映事業(yè)單位工作內(nèi)容等。能力導(dǎo)向下，基于“人員為中心”的發(fā)展理念，全面評(píng)估檔案管理人員理論素養(yǎng)和專業(yè)能力，篩選特定人員進(jìn)行針對(duì)性業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化其安全意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)等，使其成長為質(zhì)量管理體系建設(shè)的中堅(jiān)力量。

2.搭建“一中心、多節(jié)點(diǎn)”的協(xié)同管理架構(gòu)，消除事業(yè)單位檔案管理技術(shù)缺陷

客觀上，固定地域內(nèi)不同事業(yè)單位的技術(shù)水平及資源配置等是存在差異的，如果僅基于一個(gè)事業(yè)單位“內(nèi)生動(dòng)力”驅(qū)動(dòng)，不僅難以打破檔案管理技術(shù)瓶頸，也很難保障質(zhì)量保障體系的長期建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位可以通過搭建“一中心、多節(jié)點(diǎn)”的協(xié)同管理框架，該框架的基本原理是“檔案共享、優(yōu)劣互補(bǔ)”，即以提高檔案利用率為前提，實(shí)現(xiàn)多個(gè)事業(yè)單位之間的技術(shù)互助。例如，區(qū)域消防隊(duì)為“一個(gè)中心”，區(qū)域醫(yī)院、社區(qū)、高校等為“多個(gè)節(jié)點(diǎn)”。首先，消防隊(duì)采取主動(dòng)介入的方式，了解其他“節(jié)點(diǎn)”消防內(nèi)容變化、年度消防計(jì)劃等，以此為基礎(chǔ)制定消防隊(duì)年度消防檔案工作計(jì)劃；其次，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管，消防隊(duì)按照國家、地區(qū)及行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)，以及消防工作的實(shí)際需求等，制定統(tǒng)一的消防檔案標(biāo)準(zhǔn)、制度及要求文本，傳遞給其他節(jié)點(diǎn)要求配合實(shí)施，并動(dòng)態(tài)監(jiān)控各節(jié)點(diǎn)消防工作內(nèi)容和需求的變化，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容及方法的實(shí)時(shí)更新；再次，采取協(xié)同備案的方式，確保消防工作檔案的信息對(duì)稱性，如各節(jié)點(diǎn)消防設(shè)備的更新、位置變化、新生隱患等，既要在“一中心”的檔案內(nèi)容中有所體現(xiàn)，也要確保“對(duì)應(yīng)節(jié)點(diǎn)”上檔案內(nèi)容的積累；最后，在這一過程中，如果高校、科研機(jī)構(gòu)等事業(yè)單位在檔案管理質(zhì)量保障體系方面具有技術(shù)優(yōu)勢(shì)，但在消防安全知識(shí)、技能方面等存在劣勢(shì)，通過雙方的優(yōu)劣互補(bǔ)，則可以很好地克服技術(shù)缺陷的問題，甚至可以通過互派人員培訓(xùn)的方式，形成事業(yè)單位檔案管理長效互助機(jī)制。

3.設(shè)置檔案專款專用制度，加速完善事業(yè)單位檔案管理信息化保障體系

制度是事業(yè)單位運(yùn)行及管理工作的生命線，以檔案部門“專款專用”制度為抓手，有助于加速完善事業(yè)單位檔案管理信息化保障體系。“專款專用”在事業(yè)單位檔案管理工作中表現(xiàn)為兩種形式，一是事業(yè)經(jīng)費(fèi)撥款中專門用來完善檔案管理的資金，這一部分資金要嚴(yán)格禁止挪作他用；二是事業(yè)單位獲得的整體經(jīng)費(fèi)中，每年分配出一定比例，專門用作檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)，原則上分配經(jīng)費(fèi)比例應(yīng)每年增加，至少應(yīng)做到持平，這樣才能有效補(bǔ)齊事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的短板。“檔案管理信息化”既是手段也是目的，它是檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的必然方向，在專款利用方面應(yīng)遵循“分清主次、循序漸進(jìn)”的原則。前期階段，將專款資金應(yīng)用在“雙軌制”檔案管理模式改革上，即在全面梳理、存儲(chǔ)和保護(hù)檔案原件的同時(shí)，加強(qiáng)原始檔案的數(shù)字版本轉(zhuǎn)化，這是保障事業(yè)單位檔案管理“安全性”的途徑；中期階段，將專款資金應(yīng)用在設(shè)備升級(jí)及人員培訓(xùn)方面，逐步提升事業(yè)單位自身的檔案管理技術(shù)水平，以此提升檔案文本的收集、處理、流轉(zhuǎn)和利用等環(huán)節(jié)工作效率，這是保障事業(yè)單位檔案管理“可靠性”的途徑；后期階段，將專款資金應(yīng)用在檔案管理部門制度化建設(shè)及崗位建設(shè)上，通過優(yōu)化檔案管理流程和確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，打通整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部各部門的“檔案壁壘”，這是保障事業(yè)單位檔案管理“規(guī)范化”的途徑。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位作為我國社會(huì)的重要服務(wù)組織，在檔案管理思維、方法和模式等方面應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，要將“質(zhì)量保障體系”視為檔案管理的有機(jī)組成部分，而非可有可無的配套機(jī)制。在建設(shè)途徑方面，事業(yè)單位可基于人員、技術(shù)和資金三要素分析自身存在的不足，正面“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”帶來的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，通過樹立先進(jìn)職業(yè)理念、搭建“一中心、多節(jié)點(diǎn)”的協(xié)同管理架構(gòu)、設(shè)置專款專用制度的方式，徹底扭轉(zhuǎn)檔案管理質(zhì)量保障體系落后的問題。

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（作者單位：山東省濱州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）