電子檔案在退役軍人檔案管理中的運用研究

張桂蓮

摘 要：退役軍人是社會中的特殊群體，對其檔案的管理需要格外重視，應不斷對退役軍人檔案管理的方法和形式進行優化和創新，從而滿足退役軍人檔案管理的實際需求。在信息技術的應用下，電子檔案管理邁向新的發展階段，大數據和云技術等均得以在電子檔案管理中應用，提升檔案管理的安全性和高效性。因此，在信息技術的支持下，將電子檔案管理運用到退役軍人檔案管理工作之中，可以更加有效地提升其管理質效。因此，本文分析了電子檔案管理運用到退役軍人檔案管理中的必要性以其存在的問題，并根據存在的問題制定相應的解決策略，從而推動退役軍人檔案管理工作順利開展。

關鍵詞：電子檔案；退役軍人；檔案管理

引言

退役軍人一直是國家及社會關注的群體，尤其是在退役后就業和福利待遇安排方面格外重視。國家專門針對退役軍人群體開設服務機構，即退役軍人事務部，將工作重點放在軍人退役管理服務方面。檔案管理是軍人退役管理服務的重點內容，必須針對退役軍人檔案展開精細化管理服務，從而獲取各項福利待遇，以及退役后就業提供服務支持，為國家的付出得到回報。電子檔案在檔案管理中應用已經持續較長時間，但在長期應用下，電子檔案管理仍停留在初期階段，即以文件的方式存儲于計算機硬盤、移動硬盤以及U盤等存儲設備中，雖然比較便于保管和存儲，但在檔案安全管理方面仍存在一定的弊端。例如，容易導致文件損壞和移動存儲裝置丟失等。隨著信息技術持續發展，電子檔案可以存儲于云空間之中，大幅提升電子檔案管理的安全性，彌補了電子檔案管理長期以來存在的不足。基于當前電子檔案管理所具備的優勢，將其運用于退役軍人檔案管理工作中具有一定的必要性。因此，本文重點研究將電子檔案運用于退役軍人檔案管理工作中存在的問題，通過探討相應的解決策略，為具體工作的開展提供支持。

一、電子檔案運用于退役軍人檔案管理中的必要性

1.提升檔案的安全性

以往退役軍人檔案管理工作主要是以紙質檔案管理結合傳統形式的電子檔案管理模式開展工作，雖然檔案管理已經實現電子化，但安全隱患依然存在。在對紙質檔案管理時，易出現檔案丟失、損壞和被泄露等風險，無法使檔案信息的安全性得到保證。傳統形式的電子檔案管理主要是利用計算機對電子檔案文件存儲，使檔案存儲于計算機某個硬盤之中。這種傳統形式的檔案管理方式雖然在一定程度上簡化了紙質檔案的管理流程，也便于檔案的存儲和調取，但仍存在一定的安全隱患。例如，退役軍人紙質檔案內容亂碼導致檔案信息丟失、電子檔案被植入木馬病毒導致文件損壞，或者電子檔案信息被他人竊取等，這些均屬于傳統形式電子檔案管理存在的安全隱患。隨著大數據和云計算等技術的發展，電子檔案可以借助系統軟件管理，也可以通過賬號登錄進入云端存儲，保證電子檔案的安全性。

2.提升檔案管理的質效

電子檔案可以借助功能強大的信息系統軟件管理，使信息技術融入檔案管理工作之中，無論是從檔案信息采集、整理以及分析方面，還是從檔案的存儲和調取使用方面，退役軍人信息系統軟件均能夠快速、準確以及高效地開展，最大限度地提升退伍軍人檔案管理的效率和質量。例如，將大數據技術應用于退役軍人檔案管理工作中，可以通過大數據的數據發掘和分析能力，對檔案的內容快速篩選，篩選出符合用人單位要求的退役軍人檔案，從而為退役軍人提供快速服務。若退役軍人的檔案保存在異地，在需要使用退役軍人檔案時，可以通過管理系統實現異地檔案傳輸，從而便于檔案管理服務工作的開展。

3.有利于跟進時代潮流發展

在大數據時代，電子檔案信息化管理是大勢所趨，尤其是當前退役軍人的數量正在逐年增多，檔案數量也會隨之增加，需要采用大數據和云計算等信息技術處理退役軍人檔案，這種處理方式符合大數據時代的發展潮流。同時，信息技術已經成為信息交流溝通的必要技術，若退役軍人檔案管理不采取電子檔案管理，必然無法與其他管理工作對接。因此，必須隨著時代發展步伐不斷創新發展，才能使退役軍人檔案管理工作的質量和效率得到提升。

二、電子檔案運用在退役軍人檔案管理中存在的問題

雖然電子檔案運用于退役軍人檔案管理中具有一定的必要性，但是，在對電子檔案管理實際運用過程中，仍存在一些問題，導致電子檔案管理達不到預期的效果。

1.缺少電子檔案管理復合型人才的支持

無論是常規的檔案管理工作，還是退役軍人檔案管理工作，均離不開檔案管理工作人員的支持，尤其是高素質、復合型檔案管理人才的支持。即便當前大數據和云計算等先進技術已經應用到檔案管理工作中，實現了檔案管理的自動化和智能化，但是，自動化和智能化檔案管理的背后仍需通過工作人員的操作。并且，檔案管理工作人員的專業技術水平和綜合素質，對檔案管理的效率會產生直接影響。當前，很多地區退役軍人服務中心配置的檔案管理工作人員，雖然具有一定的專業背景，但對檔案管理信息化的了解仍存在不足，未能有效掌握信息技術的應用，無法利用信息技術高效開展檔案管理服務工作，導致退役軍人檔案管理服務的質效受到影響。此外，由于信息技術發展速度比較快，很多退役軍人服務中心并未針對信息化檔案管理進行培訓，使檔案管理工作人員無法及時掌握檔案管理的新技術和新方法，造成檔案管理工作缺乏復合型人才的支持。

2.電子檔案管理基礎設備設施建設不足

在開展退役軍人電子檔案管理工作時必須具備完善的配套設備設施以及軟件服務支持，同時，還要盡量保證電子檔案管理的基礎配套設備設施的先進性。現階段，我國很多地區退役軍人服務中心對開展電子檔案管理所使用的基礎設備設施缺乏認識，認為沒有必要將資金投入基礎設備設施建設方面，這些機構所使用的軟硬件設備存在落后和未升級更新等問題，導致在退役軍人檔案管理工作開展過程中，電子檔案管理的效果不顯著，甚至對退役軍人檔案的安全性產生嚴重影響。同時，服務中心所使用的檔案管理平臺與檔案數據庫之間存在不兼容的情況，導致電子檔案應用以及存儲受到一定影響。

3.電子檔案管理意識薄弱

目前，退役軍人電子檔案管理工作存在的問題依然比較明顯，特別是電子檔案管理出現的遺漏和丟失問題，對退役軍人社會福利領取以及社保繳納等方面受到嚴重影響，說明當前退役軍人檔案管理的精細化程度不足。同時，在開展電子檔案管理時，檔案分級與分項管理意識薄弱，缺乏統一管理的理念，很多檔案管理工作人員嚴重缺乏責任意識，說明當前退役軍人檔案管理以及組織形式存在不容忽視的問題。

4.電子檔案管理缺乏規范性

目前，很多退役軍人服務中心在開展電子檔案管理工作時，并未采取分類管理的方法，而是以退役軍人的姓名為單位，將所有與之相關的檔案信息資料存儲在個人檔案名下。雖然檔案信息管理系統能夠通過退役軍人姓名對其電子檔案檢索，但檢索出的內容非常混亂，導致管理人員一時之間無法將其所需的信息資料完整提取，從而造成電子檔案的管理效率低下，存在比較嚴重的規范化管理不足問題。

三、退役軍人電子檔案管理工作存在問題的解決策略

電子檔案管理是信息時代退役軍人檔案管理工作的主要趨勢，開展電子檔案管理具有必要性，必須重視在退役軍人檔案管理中電子檔案運用方面存在的問題，積極采取策略，及時解決問題。

1.重視檔案管理工作人員的引進和培訓

由于退役軍人檔案管理具有突出的重要性，必須重視檔案管理工作人員的引進和培訓，服務中心可以招聘一些綜合素質較強的檔案專業人員，同時，還要重視檔案管理工作人員的培訓教育工作。從檔案管理人員的引進方面來講，用人單位應該適當設置檔案管理專業人才招聘的門檻，尤其是需要對管理經驗和學歷等方面作出硬性要求。從檔案管理工作人員培訓教育方面來講，首先，應該加強檔案管理工作人員的法律意識教育，通過學習退役軍人檔案管理相關法律法規以及制度要求，不斷優化檔案管理工作，使檔案管理工作人員做到以法律法規為依據開展退役軍人檔案管理工作；其次，應重視檔案管理工作人員的技能培訓，要求檔案管理工作人員不僅要具備專業技能，而且要具備一定的信息技術和計算機操作技能，重視通過信息技術對檔案進行分類處理和管理。同時，還要具備退役軍人檔案信息數據的分析、資料整理和錄入能力等。在開展培訓工作時，應將培訓重點放在實踐技能方面，完成培訓工作后，需要對檔案管理工作人員的各方面技能進行考核檢驗，若仍存在不足還需再次培訓，以避免開展實際工作時出現問題；再次，應重視提升檔案管理工作人員的規范化管理能力，重視電子檔案使用過程中的規范化和安全性。管理人員可以利用信息技術優化退役軍人檔案管理工作的形式，還要對軍人服役過程中的身體狀況、保險情況、精神面貌以及獎懲情況等信息實施統計分析，借助檔案信息管理系統對這些數據信息錄入和管理，從而達到規范化管理；最后，檔案管理工作人員還要與組織內部其他人員加強交流，通過交流分享檔案管理經驗，從而實現共同提升。

2.完善電子檔案管理基礎設備設施

在開展退役軍人電子檔案管理工作時，為了使檔案管理的質效得到全面提升，應該重視及時更新、升級檔案管理采用的信息技術，還要完善檔案管理使用的基礎設備設施，保證退役軍人檔案管理工作得以合理、有序開展。首先，要及時維護硬件設備設施，若在維護過程中發現計算機硬件出現問題，要及時更換，若出現問題比較復雜，需聘請專業技術人員進行維修。其次，要對軟件系統的更新和升級工作予以高度重視，在開展電子檔案管理工作時，軟件技術處于核心地位，應該重視檢查軟件系統是否及時更新，并利用殺毒軟件查殺病毒，避免病毒對電子檔案產生安全威脅；再次，完善檔案管理其他相關工作的設備設施。例如，檔案室應該加裝門禁系統并附帶人臉識別，只有有權限的工作人員方可入內；最后，相關檔案管理部門必須加強資金和技術的投入，完善現代化檔案管理所需的設備設施，提升檔案管理質效，構建檔案數據庫，集中管理退役軍人的檔案資料。同時，還要重視對退役軍人的檔案信息進行全面篩查，從而為電子檔案管理的有效運用提供支持。

3.更新檔案管理理念

為了確保電子檔案管理的高效性以及完整性，提升退役軍人的電子檔案管理價值，嚴格規范退役軍人檔案資料的管理，必須更新檔案管理理念，形成分類保存、統一管理的理念，并根據這一理念制定相應的制度規定。在開展檔案管理時，檔案若存在缺失或是不完整的情況，必須聯系檔案本人或者其所在單位，將資料予以補全，從而確保退役軍人檔案管理更加高效和精準。針對一些特殊檔案，應該具備安全管理理念和分類保管理念，如退役軍人的傷殘資料以及黨團志愿書等重要檔案資料信息，應該合理保存紙質檔案，并將電子檔案也一并保存，并做好備份，對于不同類型的檔案應該做好分類保管，以免退役軍人使用檔案資料時出現查閱困難的情況。

此外，統一管理是電子檔案管理的重要原則，管理人員必須堅持統一管理原則，并提升電子檔案統一管理的能力，利用先進的信息技術實現電子檔案統一管理，從而使電子檔案管理高效化，與當前時代發展對電子檔案管理的具體要求相符。例如，退役軍人服務中心的檔案管理部門在進行電子檔案管理時，應該按照電子檔案的類別以及時間準確分類，保證電子檔案分類的合理性。同時，在開展退役軍人電子檔案整理時，必須依照現行檔案管理制度以及計劃，開展統一的封面和編號，將電子檔案加設標簽，存儲于電子檔案數據庫之中，便于日后通過編號和姓名等標簽完成退役軍人電子檔案的檢索、查詢以及調檔等相關工作，使電子檔案管理更加高效化。

4.構建規范的退役軍人電子檔案數據庫

開展電子檔案管理要求必須有先進的信息技術支持，才能夠保證電子檔案管理的規范化。針對退役軍人的電子檔案管理工作，可以建立相關數據庫，利用先進的技術整合數據庫，對退役軍人檔案信息資料整理和細分，并針對其檔案信息設置細分項目的數據庫標簽，便于日后檢索和管理。例如，可以根據退役軍人的職級、求職意向、軍種以及專業設計相應的數據庫標簽，從而實現電子檔案的規范化管理。

四、結束語

綜上所述，在信息時代，電子檔案已經成為退役軍人檔案管理的主要形式之一，在開展退役軍人電子檔案管理時，必須依托高素質的復合型人才以及先進的信息技術，借助人才和信息技術進一步提升電子檔案管理的服務質量和規范性，滿足時代發展對退役軍人檔案管理工作的要求。

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（作者單位：鄆城縣退役軍人事務局）