人工智能技術在城建檔案管理中的可能應用場景及推進策略

孫琳 陳著 劉謹銘

摘 要：人工智能技術自主性、交互性、自我優化和并行處理等特點能夠滿足城建檔案管理現代化要求，文章首先基于城建檔案特點，指出人工智能技術應用在城建檔案管理工作中具有可行性；其次指出，檔案智能檢索與利用、檔案開放鑒定、檔案智慧服務、檔案分類整理和檔案安全保護是其中可能的應用場景；最后提出，城建檔案部門應當推進數字轉型、制度建設和人才培養，以期為新時代城建檔案管理提供思路和參考。

關鍵詞：城建檔案；檔案管理；人工智能技術

新時代城建檔案的種類和數量呈現出日益增長的趨勢，傳統的檔案管理方式已無法滿足現今繁雜龐大的城建檔案的管理要求，城建檔案管理工作面臨新的挑戰。目前，我國許多城市正在探索城建檔案管理新的方式和可能性，如將人工智能技術引入城建檔案管理。在理論研究方面，已有學者對城建檔案中人工智能的應用進行了探討，但多為宏觀層面的分析，未很好地結合城建檔案的特征，對具體的城建檔案管理工作指導性有限。因此，文章結合當今人工智能技術的發展情況，在指明城建檔案特點以及人工智能技術應用的可行性基礎上，提出人工智能技術在城建檔案管理中的可能應用場景，最后提出未來人工智能技術在城建檔案管理中應用的推進策略，以期為新時代城建檔案管理提供思路和參考。

一、 基于城建檔案特點的人工智能技術應用可行性

人工智能（Artificial Intelligence，簡稱“AI”）是研究、開發用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及其應用系統的一門新的技術學科。1956年，人工智能第一次作為一門學科由“人工智能之父”John McCathy于美國達特茅斯達大學召開的會議上提出，其后的近70年里，人工智能發展迅速，至今仍是高端技術的焦點，甚至被諸多國家列入國家發展戰略。人工智能技術不斷創新，為檔案管理帶來了新的機遇，契合城建檔案自身的特性及管理需求。

第一，城建檔案具有綜合性。城市建設是一項綜合且復雜的系統工程，城市的規劃、建設和管理等工作之間存在著千絲萬縷的聯系，這就決定了城建檔案內容的廣泛性和類型的多樣性。

第二，城建檔案具有成套性。城建檔案記錄著城建項目立項、規劃、準備、施工和竣工驗收等全過程，是一個相對獨立又緊密聯系的有機整體，反映了城市建設的整個過程，具有較強的成套性。

第三，城建檔案具有動態性。城市建設和發展處于一個動態變化的過程中，城建檔案工作必須能夠跟上城市建設的步伐，進行必要的動態跟蹤管理，對原存檔案進行及時補充、更新，使城建檔案能夠全面、準確地反映出城市建設的實際情況，以滿足城市管理、維護等各方面的工作要求。

在現代化城市建設進程中，參與城市建設的各部門、各管理系統之間聯系更加緊密，對城建檔案管理的工作量及數據的準確度提出了更高的要求，而城建檔案保持完整成套的特性，要求檔案部門能夠及時對接城市建設項目的各相關方，緊密跟隨各項工程的進度變化，全面準確地把牢工程建設各環節的文檔工作，并且充分發揮城建檔案的參考、憑證、資政等服務價值。這種現實變化客觀上對能夠高效處理各相關部門間的數據對接、文件歸檔、檔案形成與管理，特別是內容層面甚至語義層面的檔案利用服務提出了需求，但城建檔案部門出于體制機制、人力物力等方面的限制，很難真正實現這些要求。而人工智能旨在了解“智能”的本質，生產出能以與人類智能相似的方式反應的智能機器，該領域的研究包括機器人、語音識別、圖像識別、自然語言處理等，其關鍵技術主要體現在計算機視覺、機器學習、深度學習、自然語言處理技術、腦機接口技術、知識圖譜、人機交互、自主無人系統技術等，目前在社會方方面面已有著廣泛的應用。2022年11月，ChatGPT作為AI界的新貴火速“出圈”，迅速席卷互聯網，更是將人工智能技術帶到了新的高度。這些人工智能技術如果能夠在城建檔案管理工作中加以應用，將為解決城建檔案管理現代化要求與城建檔案管理部門資源不足的矛盾提供路徑。

二、 人工智能技術在城建檔案管理中的可能應用場景

1. 檔案智能檢索與利用

大數據時代，城建檔案來源廣、數量大[1]，對城建檔案進行精確檢索是將其充分應用于城市建設和管理的基礎。在傳統城建檔案管理中，檔案搜索主要依靠人工完成，但面對大數據時代海量的檔案資源，人工搜索的方式必定要耗費大量的人力、精力和時間。在這種情況下，人工智能技術中的自然語言處理技術為之帶來了解決方法。城建檔案管理依托人工智能強大的自然語言處理能力，可以實現某一檔案內容或主題的智能化檢索，為城建檔案的開放和利用提供基礎。如濟南市高新區城建檔案館便部署了“智慧一體化平臺”、無人庫房、智能交互引導虛擬機器人和國內數量屈指可數的智能取檔與歸檔機器人，這些智能化技術及手段，實現了城建檔案接收、存儲、保管、利用等環節的信息化管理。

2. 檔案開放鑒定

檔案鑒定是檔案管理的重中之重，也是較為消耗人力、精力的一項工作。早在1993年，我國就有相關學者提出建立一個檔案鑒定專家系統的設想，該系統依據《文書檔案保管期限表》開發，用Turbo Prolog人工智能程序設計語言編寫，具有較強的推理分析能力、人機對話能力和自身行為的解釋能力[2]，以計算機輔助檔案價值鑒定代替完全的人工鑒定，為檔案價值智能鑒定提供了新的思路。城建檔案涉及的專業廣泛，包括土建、安裝、園林綠化、裝飾、裝修、給排水等多個領域，極具專業性，因此其鑒定難度較大，需要相關領域的專家參與或輔助。而人工智能中的專家系統是一個智能計算機程序系統，利用人工智能和計算機技術，結合系統中的知識經驗推理判斷，模擬人類專家決策復雜問題，能夠為城建檔案開放鑒定提供強大的支持。

3. 檔案智慧服務

城市的發展、完善、擴展等需要城建檔案及時、準確、全面、完整地反映城市建設的真實狀態，以滿足城市規劃、建設、維護和管理的需要。在城市快速發展和信息海量增加的今天，對于城建檔案提供利用也提出了新的更高的要求。需要結合利用者的需求，深入了解與跟蹤利用者的利用偏好，做好調查研究，為城市建設提供精準完整的城建檔案資源。如大連市住房城鄉建設事務服務中心和大連市城信所，在數據整合和流程整合基礎上，結合知識圖譜、BIM、CIM等構建了城建檔案大數據系列可視化分析模型和應用系統，在城市功能分區分析、建筑物抗震性能排查、災后救助分析、城市空間開發強度以及重點公共設施可達性等場景進行探索挖掘，并以二三維一體化、圖檔一體化方式直觀展現成果，提供輔助決策支持。[3]

4. 檔案分類整理

城建檔案涉及的檔案數量繁多，且多以非結構化形式存在，需要進行分類、標引才能有效管理和利用。此外，城建檔案涉及社會生活的方方面面，具有一定的復雜性，較為考驗檔案專業人員的專業能力。而利用人工智能技術，可以大大提高分類和標注的準確度和效率。如，ChatGPT具有自然語言處理和自監督學習能力，可以將其訓練成一個文本分類器，對大量檔案文本進行處理和分析，提取文本的關鍵信息和語義特征，實現城建檔案按時期、地域、主題等不同維度的分類。[4]此外，城建檔案涉及內容廣泛，分類體系復雜，其分類需要依據信息資源中提取到的細節性信息，形成層次化結構管理模式，依據所劃分的層次，開展智能化分類。[5]通過人工智能技術的ocR文字識別技術等文字處理技術對其進行智能分類，能夠輔助城建檔案分類體系的梳理與建立，使分類更加科學。

5. 檔案安全保護

傳統的檔案管理主要采用人工的方式，一定程度上就有資源損耗、信息安全等隱患，而城建檔案具有較強的專業性，從城建檔案產生、傳輸到管理、利用等整個過程涉及人員較多、流程復雜，其安全問題備受矚目。通過人工智能技術，能夠實現城建檔案智能化管理和監控，通過搭建智能化管理平臺，依靠人臉識別、虹膜識別、指紋識別等生物特征識別技術，以及智能防火墻系統等，能夠實現城建檔案管理的權限控制、風險監控、安全預警、入侵攔截等，有效維護和保證城建檔案信息的安全。生物特征識別技術、智能防火墻等相關人工智能技術在檔案管理領域已有廣泛的應用，為城建檔案的安全搭建起了一道堅實的防護墻。

三、 人工智能技術在城建檔案管理中應用的推進策略

1. 推進數字化轉型工作，夯實城建檔案資源基礎

通過分析人工智能技術在城建檔案管理中應用的可行性和可能應用場景可以發現，數字化場景是其重要基礎。這要求城建檔案部門進一步推動城建檔案的增量電子化、存量數字化和整體系統化。第一，因為城建檔案的形成主體來源廣泛，從監管層面涉及自然資源、住建等一系列主管單位，從工程運營層面又涉及建設、監理以及其他參建單位，傳統紙質形式的檔案流轉一方面難以保證檔案完整性，另一方面也不利于人工智能技術的集中應用。因此，需要通過推進電子文件與電子檔案管理系統建設，完善各方面系統銜接，加速城建檔案增量電子化進程。第二，傳統意義上的城建檔案載體形式多樣、表現形態復雜、管理要求較高。推動存量城建檔案數字化，可以降低對于人工智能技術的應用要求，拓展應用領域，并且極大程度提升城建檔案的安全保護程度。第三，無論是城建檔案智慧服務，還是當前爆火的以ChatGPT為代表的大語言模型，其歸根結底在于大量高質量的、成體系化的語料投入。人工智能技術在城建檔案管理工作中作用的高效發揮，同樣離不開將系統化、體系化的城建檔案資源用于人工智能模型訓練。這就要求城建檔案部門在增量電子化、存量數字化的基礎上，進一步歸集整合城建檔案資源，為人工智能技術的應用奠定系統化的資源基礎。

2. 推進體系化制度建設，確保城建檔案總體安全

人工智能技術的應用是大勢所趨，但是不同于其他領域，也不同于其他種類的檔案資源，城建檔案記錄了我國城市建設的全過程、全狀態，從總體國家安全觀的角度而言，其中所記載的相關原始記錄在某種程度上具有戰略性意義。例如2021年滴滴出行赴美上市被緊急叫停的重要原因之一便是其擁有海量的我國道路信息。因此，必須把牢城建檔案資源的內容安全。但人工智能技術在城建檔案管理工作中的應用場景和應用基礎決定了城建檔案資源的內容無法被技術所回避，也很難避免技術所有公司的接觸。所以，城建檔案部門應當以體系化的制度安排來回避這些風險。一方面，明確人工智能技術公司的選擇標準和安全要求。人工智能技術的尖端性和更替性決定了城建檔案部門無法自行加以研發，只能以合作引入的形式加以應用，這便需要嚴格合作公司的篩選標準，從來源降低安全風險。另一方面，加強人工智能技術使用過程安全管控制度建設。從人工智能的“智慧”培養到人工智能技術在城建檔案管理各環節中的應用，都有著各種潛在的安全風險，城建檔案部門必須嚴抓每一工作節點的安全把控，以制度化形式加以明確，確保城建檔案資源內容總體安全。

3. 著力綜合化人才培養，提高城建檔案治理效能

人工智能與檔案管理屬于兩個相差較遠的學科，而城建檔案管理工作不同于一般的文書檔案管理，它對檔案工作者的城市建設相關知識儲備提出了要求。在此前提下，同時具備人工智能技術、檔案管理知識、城市建設知識的人才更是少之又少，而人工智能技術在城建檔案管理中的應用需要這幾個領域的高度融合交匯。因此，應加強協同，開展跨專業合作，促進多方面人員的交流溝通。[6]比如，可建設技術交流服務中心等專業化平臺，使得相關人才可以利用該平臺來進行相應的技術交流，促進人工智能技術與檔案管理工作同步展開，保持二者的同步性與協調性。實現管理結構、應用層次的優化，給檔案管理中的智能搜索、分類等流程提供更大的技術可能性。在未來的人工智能技術應用和發展過程中，應以專業場景的應用和技術調整作為支撐，不斷增強人工智能與城建檔案管理的高度融合，開創城建檔案管理新模式。

注釋與參考文獻

[1]關于《上海市城市建設檔案管理辦法》的政策解讀[EB/OL].[2023-06-27]. https：//www.shanghai.gov. cn/202309zcjd/20230505/b66c5184355c42a1b6eefab8f9ba3df1.html.

[2]鄭子建，黃燕芳，鄭瑋.計算機輔助檔案價值鑒定專家系統[J].檔案學研究，1993（S1）：49.

[3]智慧住建.大連市城市建設決策支持系統通過科技成果評價，有效實現海量城建“死檔案”變數字共享“活信息”[EB/OL].[2023-07-16].https：//mp.weixin.qq.com/s/ AGmJ9VHGthP6kgXoMkYjzQ.

[4]周文歡.ChatGPT在檔案領域應用和意義[J].中國檔案，2023（3）：62-63.

[5]陳丹.公路工程科技檔案管理中人工智能的應用[J].黑龍江交通科技，2021（6）：2.

[6]贠疆鵬，加小雙，王妍.人工智能在我國檔案管理中的應用現狀與對策分析[J].檔案與建設，2023（2）：62-65.