信息時代高校財務網上報銷模式優化思路

李蕓

［摘 要］高校規模擴張，資金收支大幅增加，報銷業務數量和難度也逐漸增加，越來越多的高校開始實行網上審批報銷的財務報銷模式，突破了當面審批、柜臺報銷的時空限制，大大提高了財務工作效率。隨著智慧校園建設的推進，財務網上報銷也面臨一些新的問題。高校應結合科學的管理理念，借助先進的網絡信息技術，以服務師生為落腳點，在政策宣傳、系統完善、流程優化、網絡鞏固等方面創新優化網上報銷的思路，實現業務流程一體化，系統操作智能化，財務管理信息化，切實推進智慧校園的建設。

［關鍵詞］高校；網上報銷；信息管理平臺；流程優化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.13.012

［中圖分類號］F810.6；F232 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）13-0043-04

0? ? ?引 言

從面對面窗口式報銷模式到現在大力推廣的網上審批報銷模式，師生普遍反映的“報銷煩瑣、報銷困難”一直是高校財務管理中關注度極高卻未能根本解決的問題。隨著互聯網技術的運用領域拓展和運用程度加深，高校的管理工作逐步轉向數字化和信息化，其中財務管理模塊是校園信息化建設的重點之一。高校應當抓住機遇，充分利用信息技術，積極創新財務報銷模式，主動探索網上報銷的優化途徑，實現業務流程一體化、系統操作智能化、財務管理信息化。

1? ? ?高校傳統財務報銷模式的弊端

1.1? ?傳統報銷模式的類型

高校傳統的財務報銷模式主要有三類：窗口式報銷、投遞式報銷、網上預約式報銷。需要說明的是，這里所說的網上預約式報銷不等同于網上審批報銷模式，預約式僅僅指報銷人通過網上預約系統預約將要報銷的時間和報銷類型。預約式和投遞式報銷模式在一定程度上緩解了報銷人現場排隊的困境。這些模式的共同點就是所有業務環節全部在線下完成，包括事前申請、票據附件整理、報銷單填寫、領導審批、財務審核、資金支付，以及后期的會計憑證整理［1］。

1.2? ?傳統財務報銷模式的弊端

1.2.1? ?脫離預算管理，預算超支現象頻發

財務核算系統獨立運行，與預算系統、其他職能部門的業務系統之間無關聯，而且財務核算在經濟業務的最末端，無法實現財務預算管控功能。學校負責人無法實時了解各部門及整個學校的預算執行情況，到年底時預算超支現象頻發，審計問題凸顯［2］。

1.2.2? ?業務流程煩瑣，工作效率低下

對報銷人來說，繁多的紙質票據及附件需要歸類整理，分類填寫單據，審批環節復雜，反復被退單；對財務人員來說，審核支付、賬務處理工作量大，尤其是年終決算封賬前，與師生的正面沖突增多，耗時耗力，財務人員缺乏學習新知識、提升專業技能的時間和機會，嚴重影響工作效率［3］。

1.2.3? ?信息傳遞滯后，容易產生誤解

高校財務報銷存在多頭管理現象，不同類型經濟業務涉及不同職能部門，報銷標準非財務部門單獨制定，由此造成文件落實有偏差、信息傳遞不及時等問題。此外，報銷人通常都是非財務人員，他們缺少了解財務知識的渠道，對財務知識了解甚少。這些都會造成退單率居高不下、報銷矛盾激化等問題。

2? ? ?網上報銷模式在高校財務管理中的應用分析

網上審批報銷是目前高校財務報銷的發展趨勢，也將是主流模式。其主要依托互聯網技術，在會計電算化發展的基礎上，以財務信息管理系統為基礎平臺，實現網上填單、數據傳輸、網上審簽、電子分單、財務審核、電子支付的有機結合［4］。

2.1? ?業務流程

財務信息管理平臺融合了網絡報銷、收入查詢、經費查詢、預算管理等業務系統模塊。一般業務流程為：報銷人登錄財務信息管理平臺，進入網上報銷模塊，根據不同的經濟業務類別選擇不同的報銷錄入入口，選擇對應的經費支出項目，填寫經濟事項和報銷有關信息，整理并上傳相關票據附件或其他需要提交的報銷材料，由系統自動判斷推送至各級負責人進行線上審批，待各級審核無誤后報銷人打印相關報銷單據，與原始票據附件一起遞交至審核柜臺，再進行支付。如審核不通過，報銷人可根據退單理由及提示進行信息更正、補充，重新發起報銷申請。各環節都可通過網絡或者短信提示，對報銷人、審批人進行業務操作提醒。

報銷人可同時在線查詢報銷業務的進度和審核情況、個人收入情況（報銷勞務收入到賬情況），各部門負責人可實時了解管理權限范圍內的項目經費預算及執行情況。

2.2? ?相較于傳統報銷模式的優勢

網上審批報銷模式是高校會計管理的一個重大變革，提升了高校財務管理綜合水平，促進了財務管理信息化發展。

2.2.1? ?實現了資源共享，加強了預算管理

預算系統與網絡報銷系統的模塊對接，將預算經費管理貫穿于經濟業務的事前預算、事中審核、事后監督全過程，對超預算指標的報銷業務進行預警并禁止操作，有效控制了超預算支出的現象。各級負責人能夠實時了解權限范圍內的預算支出情況，提升了財務核算和預算執行的公開性和透明度，保證了學校預算績效管理的良性發展。

2.2.2? ?降低了財務風險，強化了學校內控

綜合考慮學校各類經費審批管理辦法，在網絡報銷系統初始設置時期將審批權限和審批流程規范化、程序化，報銷人發起報銷有效遏制了人為干預審批行為，一定程度上分散了財務風險，有助于學校內控建設的完善。

2.2.3? ?規范了業務流程，提升了財務服務質量和服務水平

網上審批報銷突破了地域和時間的限制，減少了正面沖突，有利于師生合理安排時間，極大地減少了報銷人單據填寫錯誤、簽批難、排隊難的問題，方便審批人隨時隨地審批或查詢，財務人員也不再受排隊長龍的壓力。通過系統設置，對各類經濟業務報銷手續和附件要求形成固定格式要求，規范了報銷流程，降低了因報銷附件問題退單的概率。

2.3? ?存在的主要問題

綜合考慮學校各項經濟業務，網報系統還是存在“重管理，輕服務”的問題，還有優化提升的空間。

2.3.1? ?業務系統相對獨立，系統功能單一化

學校各職能部門分管不同的經濟業務，不同類型的報銷業務在報銷審批環節上存在差異，如設備采購、工程維修、勞務費審批發放等，還有涉及多部門聯合審批的經費支出，而且多種業務系統之間脫節無連通，影響財務報銷審批的整體進度。

就財務部門內部而言，網絡審批、財務核算、資金支付各系統之間也未完全實現對接。網簽單據還得通過財務核算系統進行人工制單；再加上國庫集中支付系統的獨立性和對資金支付安全要求的特殊性，資金支付環節仍顯得滯后拖沓；會計檔案歸集整理仍沿用全手工模式。

2.3.2? ?報銷信息不對稱，單據返工時有發生

財務制度一直以來存在種類多、范圍廣、更新快的特點，報銷人非財務工作者，無法像財務人員那樣及時、主動地熟悉各種報銷政策要求。即使財務部門提煉并宣傳報銷要點和熱點，但仍有部分老師因各種原因未及時關注，尤其是同時承擔教學任務、科研任務或行政工作任務的教師，只有到了需要報銷的時候才倉促準備，常常因為附件缺失、單據不合規等原因被退單［5］。

2.3.3? ?系統操作性有待加強，師生體驗感不佳

網上審批報銷系統在高校的投入使用還處在起步階段，系統界面的操作仍存在缺乏人性化設計的缺點，師生們很容易對各種操作產生誤解；對各種財務術語理解不當，把握不到審核關鍵點，常常會為同一類型的報銷業務反復咨詢，既降低了師生體驗感，又增加了財務人員的工作量。

2.3.4? ?紙質會計資料管理成本大，重復工作增加

網上審批報銷沒有徹底擺脫紙質單據，只是利用網報系統將報銷單填寫、領導審批等環節由線下搬到線上，部分報銷信息傳輸至財務核算系統。審批結束后，報銷人仍需將整套會計資料打印、收集、整理，再投單至財務部門，財務人員對紙質單據復審后進行賬務處理、資金支付、憑證歸檔。單據傳遞、返單、移交過程中，容易發生丟單等問題。

3? ? ?高校優化網上報銷模式的新思路

3.1? ?加強政策宣傳和人員培訓

提高思想認識，加大宣傳力度，增加師生對財務報銷有關政策法規的認知和了解，提高各層面人員對網絡報銷系統的接受度和使用率。

一方面對師生定期開展財經政策、報銷制度、業務流程、系統操作等有關財務方面的專題培訓，轉變報銷理念。豐富培訓內容，拓展培訓渠道，走進學院，跟師生面對面交流，通過展板、校園網、微信公眾號等多種方式宣講法規和操作說明。

另一方面對財務人員加強專業培訓。采用多元化學習方式，通過小組討論、集中學習、實操鞏固等形式，提升財務人員的綜合素質，打造一支高素質、高水平、標準化的財務團隊。定期收集整理師生的體驗反饋，總結管理經驗，將服務精神融入財務管理中，以更好地提升財務服務水平。

3.2? ?完善網上審批報銷系統的操作功能

結合財務信息化建設，充分開發財務信息管理平臺功能，優化網絡報銷系統操作，滿足師生多層次需求。增加操作界面可視性浮窗提醒或在線咨詢小助手，師生在錄入界面不必臨時翻閱各種報銷手冊說明。增加需單獨說明的特殊事項審批環節，避免事后補充各類報銷材料。增加多部門聯合審批功能，解決同一經濟業務涉及多部門管理、多項目經費支出問題［6］。

3.3? ?優化經濟業務整體流程

從學校整體層面強化內部控制建設，從源頭上優化整體業務流程，強化預算管控。將預算控制前移至采購或勞務發放的源頭，改變“事先預算、事中控制、事后審計”的傳統管理理念，實現各業務系統全面對接網報系統，協調、關聯、融合各職能部門的需求，將不同的業務操作按照不同業務需求細化至操作環節的最基本需求。構造事前申請、費用支出、財務報銷、資金支付的業務閉環，將網報系統與電子發票平臺、公務卡等外部系統，以及預算系統、人事系統、固定資產管理系統、財務核算系統等內部系統一體化集成，實現師生“一次性錄入”業務操作［7］。

例如，教師因為科研工作需求，計劃用個人橫向科研經費購置一臺價值五千元的設備。在確認橫向科研經費時，將預算細化和預算項目在預算系統中初始化，同時將數據傳輸至各相關業務系統；將校內采購系統與網上報銷系統和財務核算系統對接，教師在采購界面申請采購時，選擇需要支出的預算項目、經濟科目，然后按照采購管理的相關規定進行采購的審批；完成采購審批后，即可下單、購置、獲取票據，收到貨后進行線上資產驗收；完成驗收后，教師可通過點擊一鍵同步，即可將前期的網上采購申請、電子發票、電子驗收單同步傳輸到網上報銷系統，由系統自動提交審批、財務分單等工作，最后由財務核算系統提取網上報銷系統審批后的信息，進行財務處理。教師不需要因為一件采購事項，登錄不用的界面重復錄入類似的信息。

3.4? ?鞏固網絡信息安全建設

財務管理對網絡安全的要求很高，網上審批報銷是對校園網絡安全建設的重大考驗之一。高校應重視網上業務辦理的流程監控，加強各環節的電子化管理。

建立有針對性的防范機制，預防財務風險。不斷完善基礎設施建設，確保硬件系統性能穩定，做好日常維護和數據備份。積極構建防火墻系統，防止財務信息和個人信息被竊取、篡改，防范病毒攻擊。在申請、審批、查詢等各環節進行業務管理和權限設置，加強風險防范，確保數據安全。建立嚴格的網絡安全使用操作流程，對網站的使用規則、后期維護、系統升級以及相關人員的職責權限做出明確的規定。

4? ? ?結束語

高校在進行智慧校園建設的進程中，有必要對財務體系的業務系統進行智慧化升級，轉變財務管理理念，不斷優化網上報銷模式，探索現代化報銷手段，實現財務系統管理需求與服務理念的融合，既可以提高資金安全水平，又可以提高財務服務質量，進一步提升高校財務綜合管理能力。

主要參考文獻

［1］吳麗龍.基于互聯網背景下的高校財務報銷模式研究［J］.辦公室業務，2021（22）：75-76，82.

［2］黃弦和，姚小玲，汪茹，等.“智能財務時代”高校財務報銷模式的演變與探索：以W大學為例［J］.國際商務財會，2021（2）：49-53.

［3］王澤霞，郜鼎，江乾坤.高校云報銷平臺的運作模式及解決方案［J］.財務與會計，2018（4）：58-60.

［4］牛星，陳桂榮.“互聯網+”環境下高校財務報銷模式變革探析：以K高校為例［J］.會計之友，2018（10）：105-109.

［5］吳林.“互聯網”環境下高校網絡報銷模式優化探析［J］.會計師，2020（3）：57-59.

［6］張慧.信息化建設下的高校財務網絡報銷模式探索［J］.財會學習，2022（20）：14-16.

［7］劉暢.“最多跑一次”改革下高校財務報銷模式研究［J］.納稅，2021，15（29）：81-82.