人力資源理論視角下高校人事檔案管理工作研究

孫晶

[摘 要]人力資源管理對高校意義重大，高校可以根據具體發展訴求，做好人力資源配置，提高人崗協調程度，讓高校各類活動均由具備崗位勝任能力的人才推動，確保人事檔案管理工作的正常開展。高校在人力資源管理中會用到人事檔案，人事檔案管理是否有效、科學，將直接影響到高校人力資源管理工作的實施效果。文章介紹了高校人事檔案的特點，針對高校人事檔案管理的現狀，基于人力資源管理角度提出了高校在人事檔案管理方面的優化措施。

[關鍵詞]高校人事檔案；人力資源管理；檔案管理工作；教職人員

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）17-0078-03

高校人事檔案記錄教職員工的獎懲信息、工作履歷及研究成果等內容，為人力資源管理提供了真實且客觀的依據，也是高校領導在人才考核、選拔任用和定向培養等方面的重要憑據。人事檔案記錄學校教職員工的信息，保證檔案信息真實、可靠并挖掘檔案信息的潛在價值，可以成為人力資源管理任務落實的保障。高校有必要在發展中關注人事檔案管理工作，基于其在人員聘用、定向培養及考核評估等方面的需求，明確其在人事檔案管理方面的不足，并向先進院校取經，基于管理訴求創新管理模式，以此為高校的發展賦能。

一、高校人事檔案的特點

一是真實性。學歷學位、考核履歷、表彰獎懲及科研成果等材料，均為人事檔案較為重要的內容，可以記錄教職人員在校工作的信息。人事檔案通過相關內容也可以反映教職人員的成長過程，將個人全貌較好地呈現出來[1]。

二是全面性。高校人事檔案中的獎懲材料、學歷材料、履歷材料及教育教學成果等，都是真實存在的。高校人事檔案記錄教職人員的相關信息，信息內容必須以真實為前提。高校人事檔案的材料務必完整、真實，才能為高校人力資源開發提供支撐[2]。

三是保密性。人事檔案資料涉及教職人員的家庭信息、個人成長及工作成果等內容，具有相當重要的保密性質，相關內容不應被任何組織或個人私自保存和泄露[3]。

二、高校人事檔案管理現狀

（一）重視檔案管理，輕視資源開發

檔案管理能否根據高校在人力資源方面的需求提供有價值的意見，主要在于對檔案資料的整理和價值元素的挖掘。檔案以資源利用和開發為前提，但是高校在人事檔案管理中，由于基礎設施不完善、思想觀念落后，檔案工作只能提供較為基礎的服務，比如分類保存、歸檔、資料借閱和查詢，高校現有的能力無法為資源的深度開發與整合及信息共享等高級服務提供支持。管理人員作為人事檔案管理活動的主體，在檔案管理期間沒有隨著行業發展學習新知識，受能力限制，無法滿足高校在新時期對人事檔案管理工作的要求，也不能提高檔案管理工作的開發利用水平[4]。

（二）檔案管理制度建設遲緩，歸檔材料不完整

高校在人力資源管理中根據人力資源調配需求，提出關于人事檔案方面的要求。此項工作成為人力資源管理人員工作的考量要素。

在人事檔案管理中，有必要根據新要求，建立更加科學規范的管理制度。高校在近些年的發展中，已經認識到了人事檔案在人力資源管理中的重要性，也著手制定相關規章制度，提高人事檔案相關制度的完善程度，細化檔案接收標準的要求，以規避資料丟失的情況。但是大部分高校因在人事檔案管理工作期間視野受限，導致管理制度的優化仍存在很大的空間[5]。

在互聯網時代，電子檔案無疑成為檔案管理的主要發展趨勢，利用計算機與互聯網可以實現資料的便捷獲取，開展整理、分類和歸檔等工作，可以實時更新信息，便于信息管理工作的開展，同時避免資料在維護過程中出現丟失的情況。但是高校在現行的制度中并沒有給出具體條例，工作人員在規范要求不具體的情況下，不能在實務中結合具體情況做出有效處理，可能降低工作處置的有效性，不能做好人事檔案的開發工作[6]。

（三）檔案管理方式陳舊，資料利用水平低下

人事檔案資料的開發對高校人力資源管理意義重大，高校有必要根據人事檔案管理工作要求組建高素質的工作隊伍。該項工作還需要有相應的配套設施做支撐。雖然高校在人事管理方面投入了不少資源，也在不斷建設人事檔案管理的相關配套設施，但是人事檔案管理的方法仍過于陳舊，在檔案信息開發利用方面存在不足。

檔案管理人員在檔案信息處置中，為保證信息內容真實、可靠，會定期采集內部教職員工的信息，隨后調整相關人員的檔案內容，提高檔案資料的可信度。但是檔案管理人員在管理方式陳舊的情況下，將會在信息收集與整合期間花費不少的時間。大部分高校在人事檔案管理方面沒有配備足夠人員，如果針對教職員工依次開展信息采集、內容更新等工作，將會因工作體量龐大，導致不少教職員工的信息無法同步到檔案中，會制約檔案開發與利用等工作的開展[7]。

（四）管理人員的綜合素養不高，服務意識較弱

新時期，高校在人事檔案方面提出了新的管理要求，檔案工作人員必須基于崗位工作要求學習新的管理知識，提升綜合素養。高校人事檔案管理工作者在從業一段時間后，對部門規章制度有了足夠的了解，但是也會導致工作人員習慣于固有的工作形式。檔案管理人員在定式思維下，難以接受新的觀念，不愿意學習檔案管理領域新的知識和技能。檔案管理人員作為人事檔案的主要推動者，如果個人能力和崗位要求并不相配，將會影響人事檔案管理工作的開展。

高校在檔案信息化發展中，如果檔案管理人員沒有積極學習信息方面的技術知識，也沒有根據信息技術在檔案管理中的使用需求進行訓練，不具備良好的信息素養，將不能利用信息技術及時更新人事檔案內容。在此情況下，檔案管理人員就無法挖掘人事檔案中重要的素材，不能為高校的人事決策、人力資源管理提供重要的導向信息[8]。

三、人力資源管理視角下高校人事檔案管理的優化措施

（一）樹立檔案服務意識，開發檔案價值

人力資源管理活動會用到人事檔案資料，基于人力資源管理工作對信息的使用需求，有必要做好人事檔案開發和利用的工作。在人事檔案價值挖掘中，需要滿足檔案所有者在價值實現方面的訴求。

檔案管理人員需要以檔案所有者為服務對象，在人事檔案管理中加強對信息的監督與控制，保證檔案內容信息可靠且安全，為高校人力資源管理工作服務，不會出現信息泄密的情況。檔案所有者有權利查看自己的檔案信息，高校需要滿足檔案所有者的監督權、知情權，讓其擁有核實檔案內容的權力[9]。

在人事檔案管理中，需要以檔案使用者為服務對象，在人事檔案管理中整合檔案資料，為人力資源管理人員制定人事決策提供重要的考量信息。在信息的使用中，高校內部職務分配和崗位調派要基于人員的真實情況設置，提高人員與崗位的適配度。

（二）規范檔案管理制度，優化檔案管理流程

人事檔案管理涉及的內容不少，檔案信息的更新、歸檔、借閱、收集、轉交及銷毀等均是較為常規的檔案管理工作，基于相關工作有效推進的需求，有必要建立完善的規章制度，將其作為檔案價值開發、內容管理的重要保障。在檔案管理方面，有必要以制度的形式，確定各部門在人事檔案管理方面的職責。比如組織部門負責職級、職務及政治面貌的審核；人事部門負責審核科技處、教務處及組織部等工作信息，保障相關部門工作信息內容準確、全面且真實；人事部門應隨著各部門相關活動的開展，及時更新信息內容，確保各崗位各部門人員相互配合，有效落實人事檔案方面的任務[10]。

在人事檔案管理方面，要建立配套制度，關注工作細節，嚴格審核人事檔案，打印基本信息，由相關人員核實并簽字確認，最后留檔。同時，應明確各工作流程的具體內容，確保各流程人員均可明確工作內容，能夠按照具體規范開展相關操作。

（三）創新檔案管理形式，提高檔案利用水平

人事檔案作為檔案所有者信息記錄的主要工具，對高校人力資源管理也有重要作用。高校應基于人力資源使用需求，推進人事檔案的開發與利用，以實現人力資源的整合，突出高校的競爭優勢。高校在人事檔案管理中，有必要使用更加先進、科學且有效的方法。在編制專項預算方案時，工作人員可以根據檔案管理對硬件與軟件的需求，配置充裕的資源，完善基礎設施，為人事檔案管理人員開展檔案信息采集、整理和歸檔工作提供扶持。

在硬件、軟件的支持下，可以搭建信息化檔案管理平臺，根據人事檔案管理需求制定相應的管理程序。平臺在運行時自動接收信息，更新檔案，提高檔案管理的自動化水平。

檔案信息管理平臺的建設，能夠使管理人員快速獲取檔案信息并實現信息同步，以便提高檔案資料內容的完整性與有效性。高校人事檔案管理人員需要基于檔案管理需求，學習信息技術，豐富檔案管理方法，使用更加科學有效的手段，在高校提供基礎設施的條件下，開展人事檔案相關工作，為人力資源管理部門開展工作提供可信度高的資料。

（四）組織業務培訓活動，強化管理人員的服務意識

人事檔案成為高校領導較為重視的資源。高校在改革過程中，也對人事檔案管理工作提出了新要求。檔案工作人員必須在新要求下，學習新的工作技能，轉變管理觀念，注重提高職業素養水平。檔案管理人員必須具備較強的業務能力，可以在崗位活動中根據工作要求，靈活地利用技術手段，保證工作思路清晰，合理安排各項活動，得到較為可靠的信息。

高校應重視對人事檔案管理人員培訓活動的組織與設計，需要聘請專業人員，以座談會和實訓指導等多種方式，組織人事檔案管理人員學習工作方面的知識，讓相關人員在活動中形成較好的工作素養。

檔案管理人員擁有過硬的綜合實力，可以為檔案工作服務，做好檔案資源挖掘工作，開發檔案資源的價值。檔案工作者需要針對不同的檔案實施差異化管理，對于專業技術人員、科研人員及教學人員，在獲取其信息時應重點收集能反映相關人員的專業培訓、科研能力、教學成果及技術專長等方面的資料。對于后勤、行政等管理服務人員，在資料收集時，側重于反映相關人員的服務水平、行政管理能力等方面的資料。在收集資料的過程中，檔案管理人員需要明確提高資料完整度的方法，采用相關方式并落實工作任務，通過檔案反映在職人員的真實情況。

四、結語

人事檔案作為高校在人力資源調配方面的重要支撐，與人力資源管理工作有著非常緊密的聯系。高校應重視人事檔案管理工作，基于人力資源管理要求，確定人事檔案管理的工作目標，重視人員培訓和配套制度建設，隨著時代發展，根據人事檔案使用需求的轉變，建立更加科學的檔案管理模式。

此外，高校還應基于內部教職員工科學調配的訴求，關注人事檔案相關工作，通過人事檔案管理，保證檔案資料記錄的教職員工信息真實、可靠，使其為人力資源管理服務，能夠在高校發展中發揮自身優勢，為高校吸引優質人才提供助力。

參考文獻：

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