事業(yè)單位檔案信息化的重要性及建設(shè)路徑探析

摘 要：事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代的必然趨勢(shì)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步背景下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，能夠保障檔案的安全性和完整性，提升檔案利用效率，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，優(yōu)化工作流程，提升公共服務(wù)水平。因此，本文主要分析事業(yè)單位檔案信息化的重要性，并提出建設(shè)路徑，旨在發(fā)揮事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化建設(shè)；檔案；重要性

引言

隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案作為歷史文化遺產(chǎn)和重要的社會(huì)資源，對(duì)于公眾、企事業(yè)單位和政府機(jī)構(gòu)都有著重要的參考價(jià)值。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著許多問(wèn)題，如信息不透明、查詢不便和管理不規(guī)范等。這些問(wèn)題不僅影響檔案管理的效率和質(zhì)量，也制約著檔案資源的有效利用和共享。因此，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，不僅是一個(gè)重要的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，也是一個(gè)深遠(yuǎn)的歷史問(wèn)題。

一、事業(yè)單位檔案信息化的重要性

1.保障檔案的安全性和完整性

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)可以將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，通過(guò)信息化技術(shù)手段，將檔案以數(shù)字的形式保存在計(jì)算機(jī)或服務(wù)器上，避免檔案出現(xiàn)遺失、損壞和篡改等風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化檔案可以通過(guò)密碼、權(quán)限控制和備份等技術(shù)手段來(lái)確保檔案的安全性和完整性。此外，數(shù)字化檔案還可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程備份和跨地域共享等功能，進(jìn)一步提高檔案的安全性和完整性。

2.提高檔案利用效率

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、查詢和共享，大大提高了檔案利用效率。傳統(tǒng)的實(shí)體檔案需要人工檢索和查閱，效率較低且容易出錯(cuò)，而數(shù)字化檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)全文檢索和關(guān)鍵詞搜索等功能，大大提高了檔案的檢索和查詢效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案還可以實(shí)現(xiàn)共享功能，多個(gè)用戶可以在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)共享檔案信息，方便快捷，節(jié)省時(shí)間和成本，為事業(yè)單位的決策和管理提供有效支持，使其能夠更加準(zhǔn)確和快速地獲取所需的檔案信息，做出更加科學(xué)、合理的決策。

3.促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、自動(dòng)化和信息化，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理方式存在管理不規(guī)范、信息不全面、效率低下等問(wèn)題，而數(shù)字化檔案管理可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理和信息化管理，規(guī)范檔案管理流程，提高管理效率和管理水平。數(shù)字化檔案還可以實(shí)現(xiàn)檔案的在線申請(qǐng)、借閱和歸還等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和信息化，使檔案管理更加科學(xué)、便捷和高效。此外，數(shù)字化檔案還可以通過(guò)數(shù)據(jù)分析和挖掘等技術(shù)手段，提供更加科學(xué)、準(zhǔn)確的檔案管理決策支持，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。

4.優(yōu)化工作流程

檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案管理和工作流程的優(yōu)化，提高工作效率和工作質(zhì)量，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力支持。傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理工作流程煩瑣，需要大量的人力、物力投入，而數(shù)字化檔案管理可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理和信息化管理，進(jìn)一步優(yōu)化工作流程，提高工作效率。數(shù)字化檔案可以在多個(gè)環(huán)節(jié)自動(dòng)化處理，可以實(shí)現(xiàn)檔案的在線共享和協(xié)同工作，使工作流程更加高效和便捷。因此，檔案信息化對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的意義。

5.提高公共服務(wù)水平

檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的公開(kāi)和透明，提高公共服務(wù)水平，增強(qiáng)公眾對(duì)事業(yè)單位的信任和支持。數(shù)字化檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案的在線共享和公開(kāi)，方便公眾查詢和獲取相關(guān)信息，提高信息的公開(kāi)透明度。數(shù)字化檔案還可以提供多種查詢方式，如關(guān)鍵詞搜索和按時(shí)間順序查看等，方便公眾快速查詢所需信息。公開(kāi)、透明的數(shù)字化檔案，能夠促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)路徑

1.提升對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，形成科學(xué)管理意識(shí)

首先，要樹(shù)立正確的思想觀念，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，將其作為事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的重要內(nèi)容和支撐手段。要堅(jiān)持不懈地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，把其作為事業(yè)單位轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要載體和項(xiàng)目，積極爭(zhēng)取政府和社會(huì)的支持，為檔案信息化建設(shè)提供必要的條件和資源。其次，要堅(jiān)持不懈地抓好職工思想工作，加強(qiáng)職工思想政治教育，提高職工的思想覺(jué)悟和工作積極性。要通過(guò)多種形式來(lái)開(kāi)展職工思想工作，加強(qiáng)對(duì)職工的關(guān)心、引導(dǎo)和幫助，讓他們?cè)诠ぷ髦懈臃e極主動(dòng)、團(tuán)結(jié)協(xié)作，為檔案信息化建設(shè)提供有力的支持和保障。最后，要重視檔案信息化建設(shè)工作，明確工作目標(biāo)、任務(wù)和責(zé)任，將領(lǐng)導(dǎo)的組織和管理作用展現(xiàn)出來(lái)，制定科學(xué)的管理制度和規(guī)范，加強(qiáng)技術(shù)支持和保障，不斷提高檔案信息化建設(shè)的管理水平和效率。只有這樣，才能使檔案信息化建設(shè)工作落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位全體工作人員上下聯(lián)動(dòng)和配合，進(jìn)而取得預(yù)期的效果，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展提供有力支撐。

2.制定檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合共享

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該制定相關(guān)管理制度，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合與共享，具體而言，可以從以下幾種方式入手：

第一，創(chuàng)建檔案信息化工作小組，根據(jù)檔案信息化建設(shè)的具體情況，確定工作小組成員，包括檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人、信息技術(shù)人員和檔案工作人員，明確各自的職責(zé)分工，包括檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)行和維護(hù)等方面。同時(shí)，制訂詳細(xì)的工作計(jì)劃和時(shí)間表，明確各項(xiàng)工作的進(jìn)度和負(fù)責(zé)人，并細(xì)致梳理檔案信息化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案信息的采集、整理、存儲(chǔ)、查詢和利用等流程，制定相應(yīng)的操作規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案存儲(chǔ)格式，如元數(shù)據(jù)格式和數(shù)字化存儲(chǔ)格式等，保證檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。另外，根據(jù)具體實(shí)施情況，建立健全檔案管理制度，包括檔案信息的分類(lèi)、命名、存儲(chǔ)、備份和恢復(fù)等方面的規(guī)定，使檔案信息化建設(shè)有章可循、有據(jù)可依。

第二，整合各種檔案數(shù)據(jù)資源，推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程，特別要關(guān)注基礎(chǔ)性建設(shè)。事業(yè)單位信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌考慮各類(lèi)要素，如硬件設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)，將其作為檔案數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)和利用的基礎(chǔ)性條件，提升信息化建設(shè)質(zhì)量和效果，在滿足當(dāng)前需求的同時(shí)，還能為今后的發(fā)展提供充足的空間條件。為確保信息化建設(shè)順利進(jìn)行，還要充分考慮事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，綜合當(dāng)前狀況的數(shù)據(jù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，可視化管理各類(lèi)檔案資源，提升數(shù)據(jù)分析和梳理的能力。另外，為確保檔案安全，要明確檔案安全管理職責(zé)和制度，制定相關(guān)規(guī)章制度和操作規(guī)程，建立健全檔案安全管理體系，增設(shè)各類(lèi)防火墻和殺毒軟件，加固和加密網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保障檔案信息的安全性。并且，建立網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、異常監(jiān)測(cè)和應(yīng)急處理機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，做好突發(fā)事件應(yīng)對(duì)和處置工作。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)人才管理，提升人才隊(duì)伍素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)人才管理是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中非常重要的一環(huán)，做好人才管理，可以提升人才隊(duì)伍素質(zhì)，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的人才保障。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要制訂完善的人才培養(yǎng)計(jì)劃，包括培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和交流，確保檔案信息化建設(shè)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能不斷提升，在有必要的情況下，通過(guò)制訂合理的招考和選調(diào)計(jì)劃，吸納一些具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力的人才，完善人才隊(duì)伍。需要注意的是，在招考和選調(diào)中，除關(guān)注專(zhuān)業(yè)素質(zhì)外，還要注重招考和選調(diào)對(duì)象的綜合素質(zhì)，如創(chuàng)新能力、溝通能力和團(tuán)隊(duì)合作能力等。同時(shí)，還要加強(qiáng)教育和培訓(xùn)工作的落實(shí)，為新進(jìn)人員提供學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì)，讓其能夠了解并掌握最新的檔案管理技術(shù)，不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力。另外，還可以制定合理的薪酬制度、晉升機(jī)制和獎(jiǎng)勵(lì)制度等，建立良好的團(tuán)隊(duì)氛圍，鼓勵(lì)檔案管理人員之間的合作與交流，提高團(tuán)隊(duì)的凝聚力和協(xié)作效率。

4.充分應(yīng)用先進(jìn)的區(qū)塊鏈技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

當(dāng)前，很多事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，數(shù)據(jù)體量較大，涉及內(nèi)容較多，雖然現(xiàn)階段區(qū)塊鏈的發(fā)展較快，但仍處于初級(jí)階段，還需要進(jìn)一步的技術(shù)創(chuàng)新和應(yīng)用探索等方面的努力。因此，為確保事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性，防止數(shù)據(jù)被篡改、丟失或泄露，就要充分應(yīng)用先進(jìn)的區(qū)塊鏈技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

（1）結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)區(qū)塊鏈結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中，如圖1所示，由多個(gè)GH塊構(gòu)成樹(shù)枝節(jié)點(diǎn)，10秒就可以對(duì)哈希值進(jìn)行計(jì)算，得到Gufh樹(shù)的樹(shù)根。在計(jì)算過(guò)程中，要注意數(shù)據(jù)安全，避免出現(xiàn)被篡改的情況。因此，可以應(yīng)用混合共識(shí)機(jī)制，共享檔案數(shù)據(jù)，還能將原始檔案的數(shù)據(jù)通過(guò)多重加密的方式存儲(chǔ)到DFG中，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

首先，初始化處理。在這一環(huán)節(jié)，處理應(yīng)用的公式如下所示：

其中，為訪問(wèn)權(quán)限（公開(kāi)、私有），GID為全局唯一標(biāo)識(shí)符，c為文件完整性，為歷史記錄（修改記錄、審核記錄、訪問(wèn)記錄），M為元數(shù)據(jù)（文件名稱(chēng)、創(chuàng)建時(shí)間、作者信息、文件格式）。

其次，上傳請(qǐng)求合法性驗(yàn)證。在檔案數(shù)據(jù)上傳過(guò)程中請(qǐng)求合法性驗(yàn)證是非常重要的一步，在GH1節(jié)點(diǎn)接收到上傳請(qǐng)求后，先要合法性驗(yàn)證，包括驗(yàn)證上傳的數(shù)據(jù)是否符合規(guī)定格式、數(shù)據(jù)是否存在重復(fù)和是否存在安全隱患等。如果數(shù)據(jù)合法，那么就要對(duì)數(shù)據(jù)采取加密操作，將其存儲(chǔ)到DFG中，并在GH塊中記錄相關(guān)數(shù)據(jù)信息。在GH1節(jié)點(diǎn)無(wú)法處理上傳請(qǐng)求時(shí)，可以將請(qǐng)求轉(zhuǎn)發(fā)給GH1中的其他節(jié)點(diǎn)進(jìn)行處理，以便及時(shí)處理上傳的請(qǐng)求，以確保上傳的數(shù)據(jù)安全可靠，并方便后續(xù)的查詢和管理。

最后，數(shù)量檢查并發(fā)起共識(shí)信息。在Guhf樹(shù)中，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都有一個(gè)共識(shí)算法，用于計(jì)算新的區(qū)塊和驗(yàn)證其他節(jié)點(diǎn)的區(qū)塊。當(dāng)GH塊的數(shù)量超過(guò)10個(gè)時(shí)，Guhf樹(shù)上的節(jié)點(diǎn)就需要對(duì)自己的區(qū)塊計(jì)算，以獲取新的區(qū)塊K。這個(gè)計(jì)算過(guò)程可能需要一定的時(shí)間，需要耐心等待直到計(jì)算完成為止。計(jì)算完成后，節(jié)點(diǎn)就可以向其他節(jié)點(diǎn)發(fā)起共識(shí)消息。需要注意的是，在發(fā)起共識(shí)消息之前，節(jié)點(diǎn)需要確保自己的區(qū)塊是最新的，并已經(jīng)通過(guò)共識(shí)算法的驗(yàn)證。

其中，為輸入?yún)?shù)（第 k 個(gè)節(jié)點(diǎn)的區(qū)塊信息，可能包括區(qū)塊頭、交易記錄、難度值等），為中間變量（第 k 個(gè)節(jié)點(diǎn)的輸出當(dāng)值節(jié)點(diǎn)，可能是一個(gè)節(jié)點(diǎn)的地址、公鑰、哈希值等），為常量（該數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)的簽名參數(shù)，可能是一個(gè)數(shù)字簽名或其他形式的驗(yàn)證信息）

（2）安全共享機(jī)制構(gòu)建

在上述完成事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)區(qū)塊鏈結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)之后，為提升信息化建設(shè)的安全性和有效性，還可以構(gòu)建安全共享機(jī)制，讓用戶與檔案數(shù)據(jù)之間實(shí)現(xiàn)共享，這一機(jī)制主要由系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)、分賬比結(jié)構(gòu)、迅速檢索機(jī)構(gòu)和控制訪問(wèn)機(jī)構(gòu)等構(gòu)成。

系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)：系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)是整個(gè)檔案數(shù)據(jù)區(qū)塊鏈系統(tǒng)的核心，負(fù)責(zé)維護(hù)區(qū)塊鏈的完整性和一致性。系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)需要確保每個(gè)區(qū)塊鏈節(jié)點(diǎn)都按照規(guī)則上傳數(shù)據(jù)和驗(yàn)證，并負(fù)責(zé)處理數(shù)據(jù)的共識(shí)和同步，保證數(shù)據(jù)的一致性和完整性。

分賬比結(jié)構(gòu)：分賬比結(jié)構(gòu)是為確保數(shù)據(jù)在共享過(guò)程中的隱私性和安全性而設(shè)計(jì)的，是一個(gè)基于Hath樹(shù)的結(jié)構(gòu)，這是Merkle樹(shù)的變種，它可以支持哈希樹(shù)的所有操作，也支持動(dòng)態(tài)節(jié)點(diǎn)插入和刪除。在分賬比結(jié)構(gòu)中，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都有一個(gè)獨(dú)立的賬戶，用于記錄其對(duì)檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和使用情況。每個(gè)用戶的賬戶都與其公鑰相關(guān)聯(lián)，以確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私性。當(dāng)用戶請(qǐng)求訪問(wèn)數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)會(huì)先驗(yàn)證用戶的身份和訪問(wèn)權(quán)限，然后根據(jù)用戶的請(qǐng)求提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)。由于每個(gè)系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)只接收一個(gè)用戶的請(qǐng)求，所以，增加系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)的個(gè)數(shù)可以提高數(shù)據(jù)互通效率。同時(shí)，分賬比結(jié)構(gòu)的使用可以保證數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)被泄露。

迅速檢索機(jī)構(gòu)：迅速檢索機(jī)構(gòu)是為提高數(shù)據(jù)的檢索速度和準(zhǔn)確性而設(shè)計(jì)的。在這個(gè)機(jī)制中，迅速檢索機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建立索引和搜索引擎，以便用戶能夠快速地找到自己需要的數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，迅速檢索機(jī)構(gòu)也需要確保查詢接口的安全性和可靠性，防止惡意攻擊和數(shù)據(jù)被泄露。

控制訪問(wèn)機(jī)構(gòu)：控制訪問(wèn)機(jī)構(gòu)是為保證數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和使用權(quán)限而設(shè)計(jì)的。在這個(gè)機(jī)制中，控制訪問(wèn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理用戶的訪問(wèn)權(quán)限和角色，以便用戶能夠按照需要訪問(wèn)和使用數(shù)據(jù)。控制訪問(wèn)機(jī)構(gòu)需要確保訪問(wèn)權(quán)限的安全性和可靠性，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)被泄露。

通過(guò)這些機(jī)制的構(gòu)建和協(xié)同作用，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的安全共享和有效利用，提高信息化建設(shè)的水平和效率。同時(shí)，也需要不斷優(yōu)化和完善這些機(jī)制，以應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)不斷變化的安全性挑戰(zhàn)和需求。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，也可以保護(hù)檔案的安全性和完整性，為事業(yè)單位的發(fā)展和決策提供更加可靠和科學(xué)的依據(jù)。

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作者簡(jiǎn)介：李根（1988—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。