關(guān)于新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)的思考

摘 要：為響應(yīng)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》號(hào)召，踐行高校檔案信息化、現(xiàn)代化發(fā)展構(gòu)想，保障高校檔案管理效能的優(yōu)化提升，文章展開了深入系統(tǒng)探究。簡(jiǎn)要分析新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)的重要意義，探討高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀問(wèn)題及優(yōu)化路徑，并提出健全檔案信息化管理機(jī)制、完善檔案信息化設(shè)備設(shè)施、提高檔案信息化管理能力、創(chuàng)新檔案信息化服務(wù)模式等系列建議，希望能為高校檔案信息化轉(zhuǎn)型提供幫助和借鑒。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化時(shí)代，信息技術(shù)不斷發(fā)展，給高校的檔案管理工作提供新的方向和路徑，將各種先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠打破傳統(tǒng)以人工為主的管理模式，減少人工作業(yè)量，推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化發(fā)展，從而為高校的長(zhǎng)效健康發(fā)展注入源源不斷的動(dòng)力。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.提升檔案管理質(zhì)量

在信息化背景下，高新技術(shù)給各行各業(yè)開展工作都提供了便利，傳統(tǒng)單一片面的檔案管理模式，已經(jīng)無(wú)法滿足高校對(duì)檔案管理的需求，而基于信息化技術(shù)的新型管理模式，不僅能夠保障工作質(zhì)量和效率，還能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，以數(shù)字資源的形式永久保存下來(lái)，避免出現(xiàn)紙張風(fēng)化、丟失以及破損等問(wèn)題。與此同時(shí)，檔案管理人員想要查詢檔案資料，無(wú)須再投入大量的時(shí)間和精力，只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索關(guān)鍵詞即可。為此，檔案管理信息化建設(shè)，是高校現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)，有助于檔案管理質(zhì)量和效率的提升。

2.實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

高校的檔案管理工作涉及大量復(fù)雜且煩瑣的內(nèi)容，其中既包括學(xué)生學(xué)籍信息、教師管理信息，也包含科研信息、黨群信息、設(shè)備設(shè)施信息等，信息格式和類別不一，管理難度較大。想要應(yīng)用特定的檔案資源，就要耗費(fèi)時(shí)間和人力查詢，這種查詢方式難以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸和實(shí)時(shí)調(diào)閱，阻礙了管理人員快速、高效開展工作。而信息化的檔案管理模式，可利用各種技術(shù)軟件管理檔案資料，經(jīng)過(guò)授權(quán)后，管理人員登錄軟件系統(tǒng)，可快速獲取到所需資料，進(jìn)而打破時(shí)間和空間對(duì)檔案管理工作的限制，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享，提升檔案資料的綜合利用效益。

3.減少管理差錯(cuò)率

在傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式下，因工作量較大，管理人員每天要處理大量的檔案資料，在實(shí)際工作過(guò)程中，失誤率較高，極易出現(xiàn)檔案混亂、歸檔錯(cuò)誤、分檔不明等情況，給后續(xù)工作的順利實(shí)施造成了不良影響。利用信息化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案后永久保存，可降低人為失誤，為學(xué)校開展各項(xiàng)工作，提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.缺少檔案管理機(jī)制

現(xiàn)階段，部分高校受傳統(tǒng)工作理念影響較深，仍在沿用傳統(tǒng)粗放式的檔案管理模式，這種落后的檔案管理方式，無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展要求，針對(duì)性和實(shí)效性不足，長(zhǎng)期應(yīng)用這種管理模式，加大了檔案遺失、被泄露的概率，甚至出現(xiàn)了惡意篡改等不良情況，既無(wú)法保證管理質(zhì)量，還可能造成信息被泄露，影響高校的健康發(fā)展。此外，許多高校認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，并采取了一系列手段推進(jìn)信息化建設(shè)，但因檔案管理機(jī)制不完善，對(duì)相關(guān)人員的制約力度不足，導(dǎo)致信息化管理模式流于形式，未能切實(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中，不利于高校的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.軟硬件設(shè)備設(shè)施不完善

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工程，其需要有各種軟硬件設(shè)備設(shè)施的支持，才能夠達(dá)成理想的建設(shè)目標(biāo)。但從部分高校檔案管理信息化建設(shè)開展的情況而言，還存在諸多不足和欠缺，具體表現(xiàn)在，高校對(duì)檔案管理工作重視程度不足，投入的資金難以滿足軟硬件設(shè)備設(shè)施購(gòu)置需求，導(dǎo)致檔案管理信息化水平低下。軟硬件設(shè)備設(shè)施是高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，若軟硬件設(shè)備設(shè)施不夠完善，過(guò)于落后，不僅會(huì)給管理人員的工作造成阻礙，還會(huì)影響到高校的整體發(fā)展。

3.管理人員能力不足

當(dāng)前，許多高校都面臨著高水平復(fù)合型檔案管理人才緊缺的局面，根本原因在于，高校思想觀念落后，未能正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的作用和價(jià)值，忽視檔案管理人員的培訓(xùn)和引進(jìn)工作，致使管理人員綜合能力不足，無(wú)法熟練地操控硬件設(shè)備設(shè)施和軟件系統(tǒng)，浪費(fèi)了資源和資金。個(gè)別高校的檔案管理人員缺少服務(wù)意識(shí)，對(duì)該項(xiàng)工作認(rèn)知不夠全面，僅將其作為簡(jiǎn)單的資料存儲(chǔ)和分類工作，片面地認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)是非必要的，這種錯(cuò)誤的管理觀念，限制了檔案管理工作的信息化、數(shù)字化發(fā)展。

4.檔案安全性不足

在高校的檔案管理工作，保障檔案資料的安全性和私密性，是該項(xiàng)工作的重中之重，但在管理過(guò)程中，部分檔案管理人員未能明確工作重點(diǎn)，將工作重心放在檔案資料的儲(chǔ)存上，對(duì)于一些影響檔案資料安全性的危害因素重視程度不足，如檔案資料被盜竊、泄露以及惡意篡改等。信息化技術(shù)為檔案管理工作提供了極大的便利，但也存在一定的安全隱患，利用軟件系統(tǒng)儲(chǔ)存檔案資料，可能受到黑客的攻擊，加之電腦病毒的影響，容易出現(xiàn)檔案被泄露、竊取等問(wèn)題，將會(huì)造成較為嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，高校不僅要大力建設(shè)安全防護(hù)系統(tǒng)，將信息被泄露的概率控制在最小范圍內(nèi)，還要對(duì)檔案信息實(shí)行全過(guò)程管理、動(dòng)態(tài)化監(jiān)督，以增強(qiáng)檔案資料的安全性。

三、新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)策略

1.健全檔案信息化管理機(jī)制

科學(xué)、有效的管理機(jī)制，是檔案管理工作有序推進(jìn)的基礎(chǔ)保障。因此，高校要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，從僵化的檔案管理模式中脫離出來(lái)，依托于信息化技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化管理模式，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)真正意義上的創(chuàng)新發(fā)展。在完善檔案管理機(jī)制的過(guò)程中，可從以下幾方面入手：其一，明確信息化檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)。要重點(diǎn)統(tǒng)一信息化檔案目錄著錄格式、歸檔流程等，要求信息化檔案管理人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)操作標(biāo)準(zhǔn)，在歸檔時(shí)明確檔案保管期限、密級(jí)、歸檔部門和單位等。要通過(guò)嚴(yán)格的責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到部門、個(gè)人，使檔案管理人員重新定義自身的工作，深刻意識(shí)到自身所肩負(fù)的責(zé)任和義務(wù)，能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)與檔案管理相結(jié)合，強(qiáng)化檔案管理效果。其二，構(gòu)建科學(xué)、有效的監(jiān)督體系。在管理電子檔案的過(guò)程中，要時(shí)刻秉持安全第一的原則。高校信息化檔案內(nèi)容繁雜，涉及范圍較廣，既包含教職工人事檔案，也包含科研資料、學(xué)生學(xué)籍檔案等，管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，細(xì)化管理流程、規(guī)范工作程序，確保檔案資料的接收、傳輸以及儲(chǔ)存等符合規(guī)定要求，在增強(qiáng)檔案管理工作時(shí)效性的同時(shí)，防止信息被泄露。其三，制定定期維護(hù)機(jī)制。高校的檔案系統(tǒng)和硬件設(shè)施在運(yùn)行的過(guò)程中，面臨著老化、落后的問(wèn)題，一旦基礎(chǔ)設(shè)施老化，未能得到及時(shí)的維修和更換，就會(huì)影響檔案管理工作的正常推進(jìn)。為此，要定期檢測(cè)硬件設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行狀態(tài)，針對(duì)老化情況嚴(yán)重的設(shè)備設(shè)施要及時(shí)更換，并定期更新軟件系統(tǒng)，為管理人員落實(shí)工作提供堅(jiān)實(shí)的保障。其四，建立統(tǒng)一工作流程。在健全信息化管理制度的過(guò)程中，要根據(jù)《檔案法》等法律制度，靈活調(diào)整管理機(jī)制中的內(nèi)容，通過(guò)統(tǒng)一的工作流程，保證檔案管理的規(guī)范性。在具體實(shí)施中，針對(duì)電子檔案中的存儲(chǔ)工具，如網(wǎng)盤、光盤等，要采取合法合規(guī)的手段使用和查閱，嚴(yán)禁私自調(diào)取檔案。電子檔案的應(yīng)用也要遵循統(tǒng)一的工作模式，著重把控驗(yàn)收以及保存要點(diǎn)。

2.完善檔案信息化資源設(shè)施

軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵性內(nèi)容，高校要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，為高校檔案信息化管理提供可靠支撐。（1）完善信息化硬件設(shè)備設(shè)施。要結(jié)合實(shí)際情況加快數(shù)字化、電子化檔案轉(zhuǎn)換步伐，配備好高速掃描儀、文件服務(wù)器、高分辨率相機(jī)等，減輕信息化檔案資料庫(kù)建設(shè)人工負(fù)擔(dān)，為高校檔案信息化管理提供良好的物質(zhì)環(huán)境和基礎(chǔ)。（2）加快搭建大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)。在建設(shè)信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中，要將工作重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中，高校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)不僅服務(wù)于單個(gè)院系，還是服務(wù)于整個(gè)教職工系統(tǒng)、年級(jí)系統(tǒng)的龐大數(shù)據(jù)資源。只有依托于完善強(qiáng)大的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，高校之間才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案系統(tǒng)信息資源的實(shí)時(shí)共享。因此，要加快完善數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，使用My SQL等技術(shù)提高信息化檔案平臺(tái)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和分類能力，消除信息化檔案管理盲區(qū)，減少數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。（3）完善數(shù)據(jù)集成接口系統(tǒng)。高校信息化檔案類別眾多，信息格式和結(jié)構(gòu)均存在很大差異，因此，在實(shí)踐過(guò)程中還需要積極完善數(shù)據(jù)集成接口系統(tǒng)，以確保數(shù)據(jù)格式的順利轉(zhuǎn)換，提高檔案遷移、調(diào)用效率。在數(shù)據(jù)庫(kù)建成的基礎(chǔ)上，還要遵循以人為本的原則，切實(shí)提高平臺(tái)的服務(wù)效能和響應(yīng)能力，為相關(guān)人員查詢信息擇業(yè)就業(yè)等提供便利。

3.提高檔案信息化管理能力

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對(duì)高校檔案管理工作的信息化建設(shè)水平起著至關(guān)重要的作用。為此，高校要做好人員的開發(fā)、培訓(xùn)及引進(jìn)工作。首先，在培訓(xùn)檔案管理人員的過(guò)程中，要緊緊圍繞資料分類、歸納以及信息技術(shù)的應(yīng)用展開，為調(diào)動(dòng)相關(guān)人員參與培訓(xùn)的積極性和主觀能動(dòng)性，可建立考核機(jī)制，并將考核結(jié)果與評(píng)獎(jiǎng)評(píng)先、薪資待遇等掛鉤，使檔案人員意識(shí)到本職工作的重要性，能夠主動(dòng)參與到培訓(xùn)和信息化建設(shè)中，為檔案管理工作信息化水平的整體升高，奠定良好的基礎(chǔ)。其次，要健全高校檔案信息化管理考核機(jī)制，綜合分析崗位的重要程度、工作量、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等，搭建起與崗位適配的績(jī)效考核指標(biāo)體系，優(yōu)化分配指標(biāo)權(quán)重，采用年度考核、半年度考核等方式綜合評(píng)價(jià)檔案信息化建設(shè)成效和崗位貢獻(xiàn)度。用更加優(yōu)良的薪資福利待遇吸引更多高水平復(fù)合型人才加入檔案管理隊(duì)伍，為該項(xiàng)工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。最后，為激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，從根本上避免互相推諉、不作為等情況，還要建立公平、公正的激勵(lì)機(jī)制，針對(duì)工作態(tài)度積極、綜合素養(yǎng)強(qiáng)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)有突出貢獻(xiàn)的人員，要給予其精神層面的鼓勵(lì)和物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步，為該項(xiàng)工作的可持續(xù)開展儲(chǔ)備豐富的人力資源。

4.做好檔案信息化防護(hù)工作

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，讓高校的檔案管理工作邁向了信息化、數(shù)字化之路，但信息技術(shù)如同一把雙刃劍，在給工作帶來(lái)便利的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題層出不窮，無(wú)論是信息被泄露、DDos攻擊，還是黑客入侵、設(shè)備設(shè)施損壞，均會(huì)帶來(lái)較為嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)，給檔案丟失、數(shù)據(jù)失真埋下隱患。在這種背景下，高校對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，既要確保工作效率，還要重視安全管理，采取行之有效的防護(hù)手段，安全保存檔案資料。在檔案資料的安全管理中，政府及有關(guān)部門要針對(duì)高校的檔案信息，完善相關(guān)法律規(guī)章，為高校更好地管理檔案資料提供法律保障。基于相關(guān)法律法規(guī)，高校可按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容，最大程度上維護(hù)信息安全。同時(shí)，為防止檔案信息缺失，還要做好備份工作，一旦發(fā)生信息被泄露、丟失等情況，要迅速調(diào)取網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，并對(duì)信息丟失源頭實(shí)行全面調(diào)查，情節(jié)嚴(yán)重的要及時(shí)報(bào)警處理。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)的建設(shè)，提高防火墻等級(jí)，并提升高校檔案信息化管理人員的安全意識(shí)，定期舉辦檔案信息管理安全防護(hù)的主題會(huì)議，將常見(jiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題以及不法分子的違法手段作為主題會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容，促使高校檔案管理信息化建設(shè)水平進(jìn)一步提高。

5.創(chuàng)新檔案信息化服務(wù)模式

在檔案管理工作中，相關(guān)人員要將多元化的高新技術(shù)作為重要的依托，利用高新技術(shù)簡(jiǎn)化工作流程，減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)。以RFID技術(shù)為例，該技術(shù)功能強(qiáng)大且成熟度高，在多個(gè)輔助技術(shù)的支持下，如自動(dòng)化通信技術(shù)、識(shí)別掃描技術(shù)等，能夠快速采集到紙質(zhì)檔案中的信息，相較于掃描儀，該技術(shù)的工作質(zhì)量和效率要更高。同時(shí)，將該技術(shù)與身份驗(yàn)證技術(shù)相結(jié)合，可設(shè)置用戶訪問(wèn)權(quán)限，為檔案管理安全性的有效增強(qiáng)創(chuàng)造有利條件。此外，為減少檔案管理的成本，實(shí)現(xiàn)成本最小化、效益最大化，高校還要優(yōu)先使用成本低、性能強(qiáng)的技術(shù)，聯(lián)系自身對(duì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，合理規(guī)劃高新技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用方案。通過(guò)高新技術(shù)的應(yīng)用，逐步搭建起綜合性較強(qiáng)的集成應(yīng)用平臺(tái)，為檔案的調(diào)取使用、查詢檢索提供便利（見(jiàn)圖1）。

高校在推行信息化檔案管理模式時(shí)，要有效應(yīng)用信息化管理原理，根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將其劃分為不同的類型。例如，機(jī)密檔案就要設(shè)置多重加密保障，避免危及檔案資料的私密性和安全性。針對(duì)檔案信息的采集和傳輸工作，要全面貫徹高效安全的原則，并為其制定有針對(duì)性的工作機(jī)制，將歸檔、分類、檔案鑒定工作流程匯總成信息化操作手冊(cè)，為管理人員提供切實(shí)可行的操作指導(dǎo)，降低人為失誤率。在檔案管理信息化建設(shè)中，要結(jié)合信息技術(shù)的特征和優(yōu)勢(shì)，科學(xué)應(yīng)用信息化管理原理，明確不同環(huán)節(jié)的工作要點(diǎn)，指引管理人員沿著正確的方式落實(shí)工作。

綜上所述，高校的檔案管理工作在轉(zhuǎn)型升級(jí)的過(guò)程中要明確發(fā)展方向和目標(biāo)，以信息化管理為主要方向，結(jié)合自身對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需求，做好基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施引進(jìn)、人員培訓(xùn)等工作，通過(guò)一系列信息化建設(shè)手段，優(yōu)化檔案管理模式，強(qiáng)化檔案管理工作的有效性，為我國(guó)檔案事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：浙江水利水電學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：伍凌（1980—），女，漢族，陜西鳳翔人，碩士研究生，中級(jí)，研究方向：檔案管理。