信息化背景下檔案數字化外包實踐與優化策略

摘 要：信息技術的快速發展和檔案利用需求的日益增長，使得以紙質檔案管理為主的傳統檔案管理模式難以滿足現代社會的要求。因此，將傳統檔案數字化處理，對數字副本管理和直接利用，成為新時期檔案工作的發展趨勢。本文通過分享檔案數字化外包實踐經驗，針對外包中存在的問題和風險隱患展開分析和總結，提出優化策略，旨在為檔案數字化外包工作提供參考或借鑒。

關鍵詞：檔案數字化；外包；實踐；優化策略

傳統檔案管理方式在檔案保管、查找利用和數據統計等方面耗時費力、效率低下，隨著信息技術的快速發展，檔案利用需求不斷增長以及利用方式的轉變，使得傳統檔案管理模式難以適應新時期檔案工作的需要，檔案數字化建設成為檔案部門實現檔案數字化轉型和管理提質增效的必要途徑。紙質檔案數字化副本方便存儲、節省空間、檢索便捷、共享高效及安全保密性更強，對于提高檔案管理效率和管理質量具有重要意義。由于檔案部門存在人力、財力以及物力不足等問題，難以通過自身力量完成繁重的數字化任務，因此，檔案業務外包成為推動檔案數字化、信息化建設進程的一種有效的解決方式。

一、檔案數字化外包實踐

我館擁有大量的紙質檔案，包括文書、地質、聲像、基建和會計等各類檔案。早在2008年，我館就組織內部人員開展檔案數字化工作，然而，由于工作量大，人手有限，且只能在日常工作閑暇之余開展，導致進展緩慢。近年來，為應對新時期檔案工作新挑戰，加快推進檔案信息化建設，我館決定通過外包方式加快檔案數字化建設步伐，切實提高檔案管理水平和服務能力。通過本次外包，共完成56萬頁紙質檔案數字化副本的制作，采用世紀科怡V5.0檔案管理系統對其展開管理，實現了檔案數據的集成，大幅提升檔案的查找、利用效率和服務能力，緊密契合了新時期檔案工作的要求，為后續數字檔案室平臺建設奠定堅實的數據基礎。為確保本次外包工作的順利開展，我館采取了一系列措施，并取得了良好的效果。

1.開展充分的前期準備

在數字化外包前，成立了由單位領導、檔案業務部門、辦公室和財務部門主要人員組成的項目管理團隊，明確了各方職責和主要任務。負責清點館藏檔案中未數字化的檔案數量，擬對該部分檔案全部數字化，明確按照《歸檔文件整理規則》《紙質檔案數字化規范》等標準要求開展數字化工作，通過市場詢價，并邀請外包公司實地核查檔案現狀，估算單價、工期和項目總費用等。

2.選擇了可靠的外包服務商

按照政府采購要求，通過招投標的方式采購本次服務，并設定競標要求，如要求競標者必須持有涉密載體印刷資質證書，重點對競標者的營業執照、相關資質、設備設施、人員情況、專業技術能力和工作經驗、管理能力、信譽度以及報價等信息展開綜合評估，經館評審委員會評審，最終選擇一家具有多年數字化工作經驗且聲譽良好的企業，并與之簽訂外包服務合同和保密協議。經過嚴格的審查和核實程序，提高了承包商的可靠性。

3.制定了科學、合理的工作方案

要求外包公司按照規范要求并結合實際，制定檔案數字化工作方案，經館評審委員會審批后嚴格執行。該方案包括目標任務、工作范圍、組織管理、設備投入、技術路線和方法、執行標準、保障措施等內容，明確檔案數字化各個環節的具體要求。例如，檔案出入庫履行交接手續，掃描環節要求按盒逐件逐頁掃描，分辨率不低于300dpi，全部采用彩色模式掃描，圖像文件采用JPG和PDF雙格式保存，膠裝成冊的檔案要求不拆裝，直接使用高拍儀掃描，還要形成《紙質檔案掃描工作單》等過程文件。

4.實施嚴格的管控措施

檔案數字化實施過程中嚴格管理和控制人員、設備設施、場所、過程和質量。一是實行外包公司項目人員報備制度，項目實施過程中不得隨意更換人員，數字化前項目人員必須經過崗前培訓，培訓內容包括檔案數字化相關的標準、規范、安全和質量要求等方面，逐項培訓并重點指導。二是要求外包公司配備滿足不同需求的掃描儀，安全性檢查、造冊登記和全程監控所有設備設施，確保設備設施使用的可追溯性，電腦、打印機、掃描儀等與互聯網物理隔離，拷貝數據必須使用我方提供的登記在冊的光盤，項目結束后將外包方自帶設備的硬盤與其他移動存儲介質一同移交我方。三是采取了一系列措施確保數字化加工環境的安全可靠。例如，將數字化加工場所選在毗鄰庫房的獨立工作間，工作間安裝防盜系統，設立檔案臨時存放的鐵皮柜，檔案不在加工場所過夜，工作人員進入工作場所時不得攜帶與工作無關的手機、相機和背包等私人物品。四是要求形成檔案數字化工作流程單，詳細記錄數字化加工環節的情況，確保工作流程單隨數字化成果資料同步流轉。五是制定了細致的質量控制標準，涵蓋了數字化全流程的質控，定期檢查著錄質量、掃描質量、圖像處理質量、掛接質量和檔案裝訂質量，形成相應的檢查記錄。

5.制定了詳細的成果驗收標準

首先，質量驗收。要求外包公司質檢合格后，由我方采用人工抽檢的方式開展最終質檢，抽檢比例不低于5%，目錄數據與圖像數據對應準確性達到100%，其他內容的抽檢合格率不低于95%；其次，檔案實體驗收。隨機抽取一定數量的檔案實體，重點檢查檔案是否損壞、排序是否準確、是否缺頁以及裝訂是否準確等，要求準確率達到100%；最后，過程文件的驗收。要求檔案數字化加工過程中形成的各種工作文件、日志、記錄和元數據等齊全完整。只有滿足上述要求，項目才能通過驗收。成果驗收合格后，采取“兩式三份”備份策略展開成果資料備份，即采用PDF和JPG兩種格式，服務器、移動硬盤和光盤三種介質備份。

二、實施過程中存在的問題與風險隱患

檔案數字化外包為檔案部門節省了人力、物力和財力，大幅提高了工作效率，但也存在一些問題和風險挑戰，主要包括服務質量問題、檔案安全風險、外包公司自身風險和檔案部門管理風險。

1.服務質量問題

一是目錄著錄不規范、不準確。實施過程中常見檔號、題名、時間、頁數和責任者等著錄項出現缺著、錯著等問題。例如，責任者著錄時使用多種不規范的簡寫表示同一責任者；日期著錄時收文日期、歸檔日期、形成日期混淆不清；頁數著錄時將目錄和備考表的頁數分別統計到首件和末件檔案；因字跡模糊、檔案缺損、手寫字潦草、繁體字和不規范的簡體字，導致難以識別出現著錄錯誤。

二是圖像質量問題。數字化過程中，會遇到一些與掃描和圖像處理相關的質量問題。其中，掃描質量問題主要表現為圖像清晰度差、失真、分辨率低以及出現圖像錯掃、漏掃、掃描不完整及有異物等情況。此外，還存在圖像歪斜失色、裁剪、糾偏和去污等圖像處理不當造成的質量問題，這些問題都會影響檔案后續的使用效果。另外，還有PDF格式保存的圖像文件中存在錯頁跳號、信息缺失、頁面倒置、多件檔案混淆的情況。

三是掛接質量問題。因工作量大、工作人員粗心以及前期目錄和圖像質量檢查不到位等原因，導致檔案數字化圖像與目錄數據的掛接準確性不夠、已掛接數字圖像與實際掃描數量的不一致、圖像無法正常打開等問題。

2.檔案安全隱患

檔案安全問題是檔案工作的底線。檔案數字化外包各個環節均存在一定的安全隱患，需要引起高度重視。第一，隨意擴大外包范圍會增加檔案信息被泄露的風險。如果將涉密、重要或不宜對外公開的檔案外包給沒有相關資質的承包商，可能導致檔案信息被泄露。第二，從業人員的專業素養不高或保密意識缺乏可能導致檔案安全問題。第三，數字化加工環節多、周期長、經手人多，任意環節的疏漏都可能導致檔案實體出現錯亂、丟失、被盜或損壞等風險。例如，檔案拆裝操作不當可能導致檔案順序混亂、撕裂、破損或遺失；而一些老舊、脆化、紙張較薄的檔案，在高速掃描儀掃描時容易撕裂、碎片化及破損。第四，檔案數字化場所不符合庫房“八防”要求，可能給檔案實體帶來丟失、被盜等潛在風險。第五，檔案數字化副本容易復制和傳播，雖然為檔案利用帶來了便利，但也增加了檔案信息安全風險。檔案信息可能被隨意拷貝、下載和傳播，而且不留下痕跡，很難追溯。

3.外包公司自身風險

外包公司作為檔案數字化加工的直接實施者，對檔案數字化加工效率、成果質量和檔案安全產生直接影響。一是缺乏市場規范導致外包公司的準入門檻較低，一些資質普通的公司也能注冊為檔案服務企業，難以保證檔案安全和數字化質量。二是部分外包公司的內部管理較差，沒有建立完善的規章制度，內部監管不嚴，從而使得數字化質量失控，存在合同履行風險。三是外包公司以營利為目標的服務理念與檔案部門渴望獲得優質服務、加快檔案數字化建設的愿景不符，存在過于注重項目進度而忽視工作質量的風險。四是外包人員的配置、個人素養和技術能力，以及使用不達標的掃描設備，直接影響檔案數字化加工的效率、質量和安全等問題。選擇外包商時，不僅要關注價格因素，還要全面考慮資質、專業水平、業務能力和服務信譽等因素，以降低潛在的風險。

4.檔案部門監管風險

外包公司擁有獨立運作權，如果檔案部門缺乏監管或監管不到位，會引發潛在問題和風險。首先，人員監管風險。外包公司的從業人員，特別是臨聘人員，存在專業素養不高、安全保密意識薄弱、工作流程不熟悉、操作不規范、工作不細致、人員更替頻繁等問題，缺乏有效的監管將會對數字化進程、質量和安全產生影響。其次，軟硬件監管風險。外包公司的硬件設備設施和軟件系統可能存在安全隱患，如未經過安全檢查、未采取必要的信息輸出裝置或端口封閉措施、設備和存儲介質的交叉使用，以及使用質量不達標的硬件設備設施，這些問題都會帶來潛在的風險。最后，流程監管風險。外包公司通常采用流水線式的工作方式以提高效率，如果監管機制不完善，流程管理過于松散或者過于注重結果而忽視過程監督，可能會導致質量和安全方面的隱患。例如，外包公司不按質量管理要求開展質量控制，或者只是做表面工作以應付檢查，缺乏有力監管將導致質量和安全問題無法及時被發現。

三、檔案數字化外包優化策略

針對檔案數字化外包實踐中存在的問題和風險隱患點，可從以下幾方面進一步優化。

1.規范外包市場

檔案數字化外包，優選外包公司是確保外包工作順利開展和高質量完成的重要一步。然而，由于缺乏嚴格的市場準入標準和管理機制，致使檔案服務行業進入門檻比較低，外包公司內部管理水平和專業技術水平參差不齊，給檔案部門優選企業帶來了困惑和風險。為了解決這個問題，政府部門應加強對檔案服務企業的規范管理，制定市場準入機制和備案登記制度。通過審查評定企業的規模、設備設施、人員、專業資質、業績和信譽等方面，確定其是否具備進入檔案外包行業的條件，備案登記符合準入條件的企業及其從業人員，以便對其經營活動展開監督和管理。通過規范管理外包市場，有助于提高外包公司的整體素質和服務水平，為廣大用戶提供更優質服務，保障用戶的利益和檔案的安全。這樣一來，檔案部門可以根據自身需求，在政府備案的企業中選擇可信賴的外包公司。

2.建立有效的溝通協調機制

檔案數字化外包過程中，建立有效的溝通協調機制至關重要，可以確保雙方對整個項目有清晰的認識，避免因工作協調不暢引起無謂的爭端，能夠及時協商解決實施過程中出現的問題，保障數字化加工項目順利開展?？赏ㄟ^確定主要聯系人、建立微信工作群、舉辦定期會議、提供進度報告、建立問題反饋和問題解決機制、共享信息和經驗等方式保持良好的溝通，及時交流信息、交換意見、解答疑問和解決問題，確保外包工作高效、順利開展。

3.實行“合理分批，動態調整”策略

在選擇外包商時，盡管外包商可能提供了令人信服的競標材料，但其真實的服務能力很難完全了解，加上各個單位檔案管理存在差異性，給項目的實施帶來了一定的風險。為了降低外包風險，及時發現問題，避免同類問題的累積而造成大量返工，可采用“合理分批，動態調整”的策略。具體而言，可將外包任務分為若干批次實施，每完成一批任務就驗收一批，并根據實際情況動態調整和優化。通過這種方式，可以實現以下目標：一是能降低整體風險，及時發現和解決問題，避免問題的擴大化；二是能及時追蹤問題，可以在每批任務完成驗收后評估和反饋外包商的工作，及時調整和優化后續任務的實施；三是能適應變化，通過動態調整可以更好地適應不同類別和不同保管狀況的檔案，確保數字化工作順利開展。

4.外包和自主數字化相結合策略

考慮到部分檔案的保密性、重要性和數量相對較少等特點以及一些外包公司可能缺乏相關資質（如保密資質），如果檔案部門擁有足夠的人力、財力、物力和技術能力，可以考慮對這類檔案展開自主數字化處理，以降低泄密風險?？梢园盐諜n案數字化外包的契機，鼓勵本單位的檔案人員參與檔案外包全過程，通過提供崗前培訓、自主學習和技術交流等方式，不斷提升檔案人員在檔案數字化、信息化和檔案信息管理方面的自主能力。此舉既能保證檔案的安全可控性，又能夠培養內部專業人才，提升隊伍整體水平。

四、結語

檔案數字化外包是一種重要的檔案資源建設方式，能夠提高檔案數字化建設效率和質量，降低成本，節省時間并釋放人力。然而，也不能忽視外包所面臨的服務質量、檔案安全、外包公司自身管理和檔案部門監管等風險和挑戰。除了做好前期準備工作、優選外包公司、加強全程監管、制定科學合理的工作方案和驗收標準外，還應從規范外包市場、建立有效的溝通協調機制、實施“合理分批，動態調整”策略、推行外包和自主數字化相結合策略等方面不斷優化，以確保數字化外包工作順利開展。隨著檔案部門對檔案數字化外包工作日益重視，外包行業也會逐漸成熟，未來檔案數字化外包的發展前景將更加廣闊。

參考文獻：

[1]吳艷玲.如何認識和應對檔案數字化外包工作中存在的風險隱患[J].黑龍江檔案，2021（02）：64-65.

（作者單位：廣東省核工業地質局檔案館）

作者簡介：楊磊（1987—），男，漢族，湖南衡陽人，本科，館員，研究方向：地質檔案管理與檔案信息化建設。