大數據時代檔案管理信息化建設創新思路

丁艷波

摘要：隨著社會經濟和科學技術不斷發展，企事業單位對檔案管理工作也愈發注重，有效利用現代先進科學技術，推動檔案管理信息化發展進程。在大數據時代以后，將“大區云物智”高新技術融入檔案管理信息化創新建設當中，可以取得更為理想的檔案管理效果。本文聯系大數據時代檔案管理信息化的新特征，對當前檔案管理信息化建設存在的問題進行細致剖析，并從積極創新理念思路、促進數據深度融合、對接用戶實際需求、推進檔案智慧服務、強化檔案安全管理等方面提出建議，以供參考。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；信息化建設；思路創新

大數據時代，檔案管理信息化建設開始朝著智能管理、區塊鏈式儲存、智慧服務方向轉變，這就要求檔案管理工作者主動創新檔案管理信息化建設思路，為新時期企事業單位檔案管理提供有力的指導。[1]

一、大數據時代檔案管理信息化的新特征

大數據時代的到來，使檔案管理信息化呈現出許多新的特征，主要表現為：

（一）檔案信息管理高效化

在傳統信袋式管理模式下，需要檔案管理人員對相關檔案資料信息進行細致的梳理，即便是實現了信息化的處理，也只是將計算機作為儲存檔案資料信息的工具。從整體上來看，檔案信息依然處于孤立、離散的狀態，不利于發現更深層次的檔案信息。而大數據的出現，可以使檔案信息管理變得更加高效，并支持對檔案信息進行深度整合與處理，使流通和使用變得更加方便快捷。

（二）檔案管理技術高新化

隨著現代科學技術不斷發展，檔案管理信息化也正由傳統的網絡信息技術向 “大區云物智”高新技術方向轉變。在將大數據技術、區塊鏈技術、云儲存技術、物聯網技術和人工智能技術引入檔案管理信息化建設中后，就可以助力檔案數據信息深入分析與挖掘處理，并更加方便地實現信息自動采集與入庫管理，為后續高效、安全利用奠定良好的基礎。[2]

（三）檔案信息服務精準化

在檔案管理信息化中，大數據技術的有效應用極大地推動了檔案信息資源的互聯互通。特別是在用戶畫像分析、網上遠程查詢利用等方面，有了大數據技術的支持，檔案管理服務也會由被動轉向為主動，使檔案利用多樣化需求得到有效滿足。

二、大數據時代檔案管理信息化建設存在的問題

利用信息網絡技術加強檔案管理信息化建設，使檔案管理工作效率得到極大的提升。但是進入大數據時代以后，對檔案管理信息化提出更高的要求，特別是在數據庫系統建設、信息數據深度融合、檔案深度開發利用等方面，現有檔案管理信息化還存在諸多的問題，主要表現為：

（一）思想觀念落后

進入大數據時代后，檔案管理信息化、精細化、智能化等特點突出，各企事業單位應結合自身實際對檔案管理信息化進行優化完善，使之更加貼合新時期檔案管理信息化工作開展要求。然而從實際來看，檔案管理信息化建設的思想觀念還較為落后，具體表現為將注意力更多放在了對檔案管理系統的構建和功能完善上面，沒有從數據深度挖掘、提供優質服務等方面入手，對檔案管理信息化進行創新升級。

（二）數據融合不夠

檔案管理涉及的信息數據非常多，包括文本、圖片、音頻、視頻等類型，有時候各種類型數據信息還會交織在一起，這增加了檔案信息資料融合、分析和處理的難度，無法保障檔案信息可靠性，對后續檔案數據資料深入挖掘和有效利用工作的開展帶來極大的影響，需要緊跟時代發展步伐，促進各項檔案數據信息深度融合，以為各種決策制定提供精準服務。[3]

（三）技術水平較低

隨著現代科學技術不斷發展，大數據、云儲存、物聯網、人工智能等技術在檔案管理信息化建設領域也得到較為廣泛的應用，實現檔案管理模式的創新升級。但是結合實際發現，這些先進技術手段在檔案管理信息化建設中應用還比較少，特別是在依托大數據技術提供數據分析和數據挖掘功能、通過電子標簽和射頻技術實現檔案賦碼和信息自動采集等方面，還要結合實際進行優化完善。

（四）智慧服務欠缺

大數據的終極目標就是變數據為知識，使用戶的不同需求均得到滿足。要利用大數據技術對不同用戶畫像及需求進行了解與分析，并借助人工智能、情景模擬等技術，對檔案管理服務模式進行創新，使檔案管理信息化走向高級階段。不過從實際來看，檔案管理智慧服務還較為欠缺，尤其是在以用戶需求為目標驅動、協同大數據價值鏈實現信息服務向知識服務轉變方面，還要結合實際妥善處理好智能化數據庫、用戶有限認知、知識生產加工等的問題。

（五）忽略安全工作

大數據時代企事業單位檔案數據信息爆發式增長，再加上網絡開放性的影響，信息丟失、篡改等安全問題發生概率也會升高，加強檔案安全管理十分必要。然而實際工作中對該項工作還較為忽略，沒有結合實際對防火墻、區塊鏈、隔離網關等安全防護技術進行靈活有效應用，檔案信息資料的安全性、真實性無法得到保障。[4]

三、大數據時代檔案管理信息化建設的創新思路

（一）主動更新工作理念

大數據時代下，繼續沿用傳統理念開展檔案管理信息化建設工作已經不再適用，需要樹立正確的理念和形成科學的思路開展這項工作。具體措施包括：1.加強現代檔案管理信息化研究分析。在更新檔案管理信息化建設理念之前，應該先對現代檔案管理信息化的要求及特征進行深入研究與分析。執行時可以采用召開工作會議、多媒體宣傳教育等方式，讓企事業單位領導及相關人員對檔案管理網絡化、信息化、智能化等發展進程、主要內容、實現方式等有全面系統的認識與了解，并在此基礎上主動跟上時代發展步伐，讓檔案管理工作朝著這個方向逐步邁進。2.有效樹立檔案智能精細管理理念。檔案智能精細管理就是利用現代信息技術，在經過搜集數據、壓縮數據、傳遞數據并建立檔案以后，搭載云技術構建的巨大儲存空間，建立結構龐大、明細清楚的檔案信息資料庫，檔案人員和檔案使用者也能通過簡單操作實現數據庫自動智能信息檢索、分析、處理、查詢、篩選和使用。在圍繞這些內容向企事業單位領導及相關工作人員進行細致講解以后，能引導他們自覺主動地更新檔案管理信息化建設發展工作理念，并積極投入到大數據時代檔案管理信息化建設創新發展當中。[5]

（二）促進數據深度融合

由于大數據是結構化、半結構化和非結構化數據的集合，并且大數據時代的檔案信息也涉及許多種類型，常見的有文本、圖片、音視頻等。因此，要實現對這些檔案信息數據的有效整合處理、深度挖掘和開發利用，就要在新時期開展檔案管理信息化建設工作時，對數據深度融合引起高度重視。具體措施包括：1.整合共享信息資源。操作中可以利用大數據技術，將海量、零散的檔案數據信息進行有效整合，并依托現代信息網絡技術使檔案信息資源得到高效的傳遞與共享，構成龐大的信息資源，為實現最高形式的檔案資源利用打下良好的基礎。2.加強數據分析挖掘。開展檔案管理信息化建設工作，要將小數據和大數據有效融合起來，助力一些常規性的問題得到更好的解決。在檔案領域，小數據是儲存在關系數據庫中結構化的傳統數據，在借助大數據、云計算等技術對這些數據信息進行深層次分析處理以后，就可以形成與大數據關系密切的檔案信息資源庫，為后續結合實際需求構建相應分析決策模型提供強有力的支撐，檔案管理信息化、智能化發展進程也會進一步加快。

（三）應用最新科學技術

隨著各種高新技術手段的出現，將之運用到檔案管理信息化創新建設中，就能驅動檔案治理現代化的新引擎，使之由數字化逐步過渡到數智化階段。具體措施包括：1.檔案管理流程智能化再造。在檔案管理信息化的基礎上，有效融入大數據、物聯網等技術，使檔案管理各項工作流程聯系更為緊密，并在加強檔案數據信息高效流通和共享中，實現對數據庫系統的有效建設和縮減不必要的工作流程，進而為檔案管理自動智能發展進行賦能。[6]2.有效融入各種高新技術。新時期檔案管理信息化建設工作的開展，要結合實際有效融入大數據、物聯網、區塊鏈等高新技術，以更好地實現信息采集與自動入庫，在面對龐大檔案數據信息資源時，也可以通過云儲存進行有效的管理。另外，將現代人工智能技術應用到檔案管理信息化建設當中，還可以對檔案音頻、影像等資料進行修復著色，并以更加形象生動的方式展現出來，促進這些檔案資料得到有效保管與利用。

（四）推進檔案智慧服務

檔案智慧化服務是大數據時代檔案管理信息化建設創新中的一項重要內容。企事業單位開展檔案管理工作，其最主要的目的就是充分利用檔案存在的有價值信息資源，以此推動企事業單位獲得更加健康穩定的發展。在依托大數據分析、人工智能等技術對檔案開發利用模式進行創新升級以后，除了可以將檔案管理服務模式由被動轉變為主動，還可以為人們提供更加精準和個性化的檔案服務。具體措施包括：1.依托大數據技術進行用戶圖像分析。在有效利用數據挖掘分析技術對用戶信息進行深度挖掘和對用戶行為進行跟蹤分析以后，就可以有效探測到用戶的興趣愛好。然后圍繞所得信息資料，對不同的檔案使用產品進行開發制作，所生產的各種檔案服務產品也能切實滿足不同用戶的需求。2.利用多媒體技術再現檔案真實歷史原貌。執行時可以從虛擬現實技術入手，使檔案管理徹底擺脫依靠圖像、視頻等的分散式管理方法，整個過程實物檔案也不會發生毀壞、丟失等情況。[7]3.構建數字化檔案知識服務系統。操作中要先對用戶的需求目標進行有效了解，再協同大數據價值鏈，以大規模和智能化的知識庫作為基礎，實現對數字化檔案知識服務系統的有效構建。同時，結合實際需要對知識源、知識庫等管理功能進行開發完善，使檔案信息管理逐漸轉向檔案知識管理，并在這過程中實現對檔案知識的有效生產、加工與應用，實現檔案管理服務優化升級。

（五）強化檔案安全管理

要更好地應對大數據海量信息沖擊和網絡開放性對檔案管理信息化帶來的安全威脅，在加快檔案管理信息化建設創新時，要將檔案安全管理作為一項必不可少的工作融入其中。具體措施包括：1.防火墻訪問防范。防火墻是內部網絡與外部公共網絡之間的第一道屏障。從理論上來看，防火墻位于網絡安全的最底層，主要負責網絡間的安全認證與傳輸工作。在推進檔案管理信息化建設創新時，也要注重使用防火墻技術，有效完成傳統的過濾任務，并在此基礎上為各種網絡應用提供相應的安全服務。2.網絡入侵檢測防御。通過網絡入侵防御設備可以在網絡入侵行為進入被保護網絡之前，通過報警、阻斷等方式實現有效攔截。在檔案信息化管理中，某些網段也需要通過網絡入侵檢測系統，實現對網絡侵入的有效監測、自動識別和攔截處理，以此保證網絡運行和檔案信息安全性。[8]3.網關病毒防御。傳統病毒防御大多是依靠計算機終端殺毒軟件實現，無法取得提前預防、控制和處理的效果。在建立網關病毒防御體系以后，就可以對出入網絡的數據信息進行查找和殺毒，針對黑客對應用服務器群的入侵與破壞也能進行有效阻截，保證信息安全。

四、結束語

進入大數據時代，檔案管理涉及的信息資料變得越來越多，對檔案管理信息化提出嶄新的要求。企事業單位開展檔案管理信息化建設活動，要綜合靈活應用大數據、物聯網、云儲存、區塊鏈、人工智能等技術，對檔案管理信息化進行優化創新，使之朝著智能化、精細化等方向轉變。對于檔案信息服務也可以借用大數據技術實現檔案知識服務的升級，助力新時期檔案管理水平與質量得到進一步的提升。

參考文獻：

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[8] 張晨.大數據時代醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2020（15）：63-64.