企業檔案管理信息化建設的問題及創新路徑分析

陳曉琛

［摘 要］近年來，各行業市場競爭愈加激烈，企業需要及時調整自身發展方向，在大力發展自身業務的同時重視各項管理工作的完善，不斷壯大企業的綜合發展實力，從而在激烈的市場競爭中獲得更大的發展空間。檔案管理是企業管理體系中的重要內容，在信息時代背景下，企業應積極展開檔案管理的信息化建設工作，注意結合檔案管理工作中的具體問題，采取有效措施展開管理創新，積極探索檔案管理信息化建設的有效路徑，從而為企業整體發展機制的健康運轉提供有力保障。文章首先針對企業檔案管理信息化建設的意義展開分析，其次提出檔案管理信息化建設工作中面臨的主要問題，最后針對創新檔案管理、加強信息化建設的有效路徑展開研究，希望能夠為我國企業的轉型與長效發展提供一定參考。

［關鍵詞］企業檔案管理；信息化技術；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.064

［中圖分類號］F272；G270.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）18-0197-03

0? ? ?引 言

近年來，信息技術飛速發展，目前各種以信息技術為依托的專項技術已經滲透到各行業中，一度成為人們工作、生活與學習中不可或缺的內容。企業在信息化環境中也要順應時代發展趨勢，提高對檔案管理工作的重視程度，加強信息技術的應用，建立完善的檔案管理信息化體系，借此實現企業檔案信息收集、整合、分析以及儲存等處理工序的快速、高效落實，從而為企業的可持續發展提供更加強大的力量支撐。但是，結合當前我國各地企業在檔案管理工作的信息化建設實際情況來看，仍存在一定的問題，限制了檔案信息在企業發展中應用優勢的全面發揮?；诖?，企業在自身管理工作創新過程中還需針對檔案管理信息化建設展開更加深入的研究，并結合具體問題及時采取有效措施對檔案管理信息化路徑展開優化與創新，從而更好地助力企業健康發展。

1? ? ?企業檔案管理信息化建設的意義

1.1? ?符合時代發展要求

隨著市場經濟體制日益完善，企業在業務經營與日常工作管理中會產生大量的數據信息，企業需要對這些信息進行規范化管理，借此為自身各項決策的制定、發展方向的調整及管理機制的優化等提供可靠的信息支持。與此同時，在信息化時代背景下，信息技術與各行業專項工作進行了深度融合，切實推進了我國社會生產力水平的提高。而檔案管理作為現代化企業管理工作的重要組成部分，傳統的人工管理方式顯然已經無法滿足當前時代發展要求，企業只有緊跟時代的發展方向，通過信息技術手段實現檔案管理工作的創新才能夠順應信息化時代發展趨勢，促進企業發展，為企業綜合實力的提高提供更加有利的條件［1］。

1.2? ?實現檔案信息管理的簡單化

傳統模式下的企業檔案管理是以人工的方式進行紙質信息的收集、處理、分析及儲存等，工作量大且工序煩瑣，而企業針對檔案管理工作建立專項的信息化管理操作平臺可以有效簡化信息處理流程，在提高檔案管理效率的同時還可以通過電子檔案的方式避免紙質檔案因受環境影響而失真或者丟失等，可更加有效地保證檔案信息的完整性［2］。

1.3? ?實現檔案信息查詢的便捷化

企業通過檔案管理信息化建設不但能夠提高相關工作效率與質量，同時還開設了線上的檔案信息查詢通道，實現了檔案信息查詢的便捷化。在傳統的檔案管理模式下，想要完成檔案信息的精準查詢，需要花費大量時間在眾多紙質文件中篩選和查找。而通過建立電子檔案，相關工作人員只需登錄企業檔案管理系統，按照特定路徑檢索即可快速完成檔案信息的精準查詢。而針對企業的重要檔案信息，在信息化建設過程中會增設加密處理工序，只允許企業高層或者特定工號的工作人員進行查詢，能夠避免重要檔案信息泄露。

1.4? ?實現檔案信息管理的規范化

企業的檔案信息與企業業務經營、人員管理及企業發展等均有著直接的聯系，需要通過規范化的檔案管理來保證材料應用價值的充分發揮。檔案管理信息化建設可以快速分類歸檔保存檔案信息，明確標記所有檔案的整理日期等信息，并且針對各類文件的調用、文件數據分析等制定相應規則，如檔案信息資料查詢權限設置、登錄者的身份驗證等，能夠大大提高檔案信息管理的規范性，降低人為誤差的發生率。

2? ? ?企業檔案管理信息化建設面臨的主要問題

2.1? ?對檔案管理信息化建設不夠重視

部分企業管理層針對檔案管理信息化對于企業良性發展的重要意義缺乏合理的認知，對該項工作不夠重視，片面追求經濟效益而忽略了檔案管理工作的優化與革新，導致檔案管理工作質量與效率始終無法得到提高，對企業業務發展及經營管理均產生一定的影響。甚至還有些企業認為檔案管理工作可有可無，并將該部門歸為精簡部門的行列，試圖借此來降低企業經營管理成本、擴大效益空間，那么在這種管理思維下想要完成檔案管理信息化建設的可能性更低。

2.2? ?信息化建設缺乏足夠的資金支持

檔案管理信息化體系的建設需要足夠的資金用于專項設備及技術的引進與應用維護等，在信息化管理體系中，無論是軟件系統，還是硬件設施，均必不可少，二者的結合也是檔案資料信息化管理工作實現的重要基礎。但是，當前我國仍有很多企業尚處于初級發展階段，一方面，由于資金短缺而很難負擔信息化建設的成本投入；另一方面，企業對資金投入的分配不合理，對于檔案管理改革方面的資金投入無法滿足信息化建設的實際需求，這就給信息化設備及技術的引進增加了很大的難度。

2.3? ?工作人員綜合素養有待提升

相比于傳統模式下的檔案管理工作，新型信息化檔案管理需要工作人員在掌握檔案管理基礎工作理念及基本技能的基礎上，根據企業檔案資料的信息化管理工作需求提高自身信息技術素養。但是，就目前來看，在企業普遍展開信息化管理系統建設的環境下，很多在崗的管理人員的信息化操作技術水平較低，限制了信息化檔案管理系統實際作用的全面發揮，不但無法保證檔案管理工作效率，同時也在一定程度上造成了企業資源的浪費。

2.4? ?檔案信息安全性有待提升

結合近年來我國各類型企業的檔案信息化管理工作實際情況來看，企業檔案資料的安全保障體系建設仍存在一定問題。在這種情況下，企業重要檔案資料一旦泄露，輕則為企業的發展增加阻力，重則直接關系企業的生死存亡，導致企業陷入巨大的風險之中。尤其是在當前各種惡意攻擊軟件以及黑客肆意橫行的網絡環境下，企業還需結合自身檔案管理信息化系統所存在的問題，及時展開技術調整與優化，加強檔案資料整個管理工作過程中的安全保障，避免受到人為因素及環境因素的干擾而造成企業重要檔案資料的丟失，避免給企業帶來無法彌補的經濟損失［3］。

3? ? ?企業檔案管理信息化建設的創新路徑

3.1? ?提高對檔案管理信息化建設的重視程度

企業檔案管理工作的創新需要以管理理念的創新作為開端，以發展的觀點看待檔案管理信息化建設，提高對該項工作的重視程度，并以理念的創新促進信息化建設工作實踐的有序落實［4］。一方面，企業管理層應建立企業發展大局觀，并堅持以人為本、服務先行的檔案管理工作基本方針。另一方面，應結合企業發展實際情況及未來發展需求，全面梳理與革新當前的檔案管理工作內容，為信息化建設的落實奠定良好基礎。此外，企業管理者應充分發揮自身對于全體員工的行為意識導向性作用，帶動所有員工共同提高對于檔案管理信息化建設的重視度，這樣才能更加有效地提高各部門對檔案管理信息化建設工作的支持與配合度。

3.2? ?增加檔案管理信息化建設資金保障

足夠的資金投入是推進企業檔案管理信息化建設工作有序進行的必要條件，因此，企業需要結合自身檔案管理工作的改革需求，制訂科學的工作創新計劃，同時與第三方技術機構針對專項管理系統的建設展開詳細的協商，在滿足企業檔案管理工作各項要求的基礎上盡可能地提高資金的利用率。對于企業管理結構尚待調整的企業，應增加對于檔案管理信息化建設工作的關注，并結合信息化系統建設要求，適當增加資金供應，這樣才能夠保證信息化體系的實際建設質量。另外，檔案信息化管理系統在實際運行中還需要進行系統故障的檢查與處理、技術的升級、系統的維護等工作的跟進，企業還需結合該部分工作需求而提供相應的資金支持［5］。

3.3? ?建立完善的信息化檔案資料庫

在系統設計方面，應當合理設置數據采集加工、信息查詢、系統維護、系統幫助及用戶權限分配等子模塊，同時通過互聯網技術實現檔案管理系統和企業不同部門之間的互聯，以此達到檔案信息自動化管理的目的。在這當中，數據采集加工模塊包括不同業務部門的數據信息，而信息查詢應當結合不同用戶的權限配置予以其相應的查詢范圍，并設置簡單、快捷的檔案資料數據庫登錄入口，通過關鍵詞條的輸入即可快速完成檔案信息的精準化搜索。而管理人員可以通過專項的入口將紙質文件內容掃描輸入，轉換成電子文檔，并對檔案展開分類處理與儲存管理，將企業機密檔案進行加密設置，避免其暴露在平臺的開放頁面［6］。要想進一步提升工作效率，就需要對傳輸文件結合批辦次序在局域網中進行傳閱，同時預設催辦時間。如果文件無法按照預定時間規劃，催辦程序就會向承辦人發送提醒信息。在完成文件處理以后，系統還會自動安排預歸檔，確保文件材料準確、完整歸檔。企業檔案信息的安全性是信息化建設重點關注的內容，在文檔材料加密等基礎安全保障的前提下，還應通過數據備份及身份認證等方式防止黑客與病毒的入侵，以免造成重要檔案材料的丟失。同時，企業還應確保硬件設施的運行安全，定期檢查服務器和網絡運行狀態，防止受外界因素影響造成數據丟失。另外，企業還應積極采用自動報警系統及時處理網絡安全問題，同時配合防火墻等技術提升檔案管理工作的安全性［7］。

3.4? ?提高檔案管理人員綜合素養

工作人員是企業檔案管理工作的主體，也是管理技術的載體，企業在建設檔案管理信息化體系的同時，一定要加強專項管理隊伍的建設，通過對內定期培訓、對外吸收優質人才的方式促進管理人員綜合素養的全面提升［8］。一方面，企業應定期組織檔案管理人員開展系統性的專業技能培訓，在基礎工作技能培訓的基礎上加強信息化管理技術的應用，包括計算機處理技術、信息化檔案系統應用技術等，使管理人員掌握信息化的檔案管理理念與技術方法，這樣才能充分發揮出信息化檔案管理體系的優勢。另一方面，企業應對外吸收優質的檔案管理信息化人才，要求他們在熟練掌握檔案管理知識的前提下，也要知曉信息技術，并對相關法律法規具備一定的認知，以此進一步優化企業檔案管理人員結構，并帶動全體工作人員的共同成長與進步［9］。

3.5? ?建立完善的檔案管理工作制度

檔案管理信息化建設中，企業應不斷更新檔案管理制度與機制，加強工作創新，健全與現代化信息相匹配的管理工作制度，做好檔案的歸檔、保存與完善工作。在檔案資料整理與保管時，要科學規范工作流程，做到按章辦事，層層落實責任。另外，要建立崗位責任制度，包括相應的獎勵和懲罰制度。單位的領導層要率先垂范，重視制度建設并帶頭遵守制度規定，扛起第一責任人的職責，其他領導及部門、員工都有相應責任，保證權責明確，實現用制度管人，用制度做事，營造積極向上的企業氛圍［10］。

4? ? ?結束語

在信息化時代背景下，企業要想在激烈的市場競爭過程中獲取足夠的發展空間，一定要堅持以發展的眼光做好自身管理工作的優化與創新。而檔案資料作為企業發展的重要資源，需要通過科學的管理以保證檔案資源的有效利用。為進一步滿足檔案資料管理實際需求，企業需積極開展檔案管理信息化建設工作，并在實踐中結合具體問題進行信息技術的應用調整與優化，充分保證檔案資料信息化管理的高效性、精準性與安全性，從而為企業發展提供更大的助力。

主要參考文獻

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［10］張愛娥.企業檔案管理體系數字化與信息化建設研究：評《企業檔案管理體系的建設與運行》［J］.人民長江，2021（5）：229.