[摘 要]在當(dāng)今復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境下,國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)作為維護(hù)國家糧食安全的關(guān)鍵主體,亟須規(guī)范內(nèi)部控制體系,提高內(nèi)部控制的有效性。然而,國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)內(nèi)部控制中存在諸多問題,導(dǎo)致采購、儲(chǔ)存和銷售等關(guān)鍵環(huán)節(jié)混亂,影響企業(yè)的運(yùn)營效率和經(jīng)濟(jì)效益。基于此,文章首先闡述國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)內(nèi)部控制的重要意義,然后分析國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題,最后提出國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策,旨在推動(dòng)國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。
[關(guān)鍵詞]國有糧食儲(chǔ)備企業(yè);內(nèi)部控制;糧食儲(chǔ)備
0" " "引 言
國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)在確保國家糧食安全、應(yīng)對(duì)市場(chǎng)波動(dòng)、保障居民生活等方面扮演著至關(guān)重要的角色。然而,在市場(chǎng)競爭日益激烈、全球經(jīng)濟(jì)一體化趨勢(shì)不斷深化的背景下,國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)面臨著來自內(nèi)外部環(huán)境的多重挑戰(zhàn)。特別是在內(nèi)部控制方面,流程不規(guī)范問題導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)發(fā)生混亂,影響企業(yè)的整體運(yùn)作效率,增加了潛在風(fēng)險(xiǎn)。基于此,國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)亟待優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)制,提高內(nèi)部控制水平。
1" " "國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)內(nèi)部控制的重要意義
1.1" "保障糧食安全
國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)是保障國家糧食安全的關(guān)鍵力量,通過建立健全內(nèi)部控制體系,能夠有效監(jiān)控糧食的收購、儲(chǔ)存、運(yùn)輸?shù)雀鱾€(gè)環(huán)節(jié),確保糧食質(zhì)量和數(shù)量穩(wěn)定。內(nèi)部控制不僅限于對(duì)物流流程的監(jiān)管,還包括對(duì)糧食質(zhì)量的檢測(cè)和評(píng)估,以及對(duì)儲(chǔ)備糧的合理分配和調(diào)度,能全面提升儲(chǔ)備糧的質(zhì)量和可用性,確保國家在面臨災(zāi)害、糧食價(jià)格波動(dòng)等情況下有足夠優(yōu)質(zhì)的糧食應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)。
1.2" "有效配置資源
國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)管理著龐大的糧食資源,通過內(nèi)部控制手段的科學(xué)運(yùn)用,能更加有效地配置這些資源。內(nèi)部控制可以優(yōu)化糧食的采購、儲(chǔ)存、銷售等流程,降低管理成本,提高資源配置效益。
1.3" "防范風(fēng)險(xiǎn)和減少損失
國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)面臨著來自市場(chǎng)波動(dòng)、自然災(zāi)害等多方面的風(fēng)險(xiǎn),通過建立健全內(nèi)部控制機(jī)制,可以更及時(shí)地發(fā)現(xiàn)、評(píng)估和應(yīng)對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制不僅包括對(duì)儲(chǔ)備糧物流和質(zhì)量的管理,還包括對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、金融風(fēng)險(xiǎn)等風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警和防范。通過內(nèi)部控制,國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)在面臨外部沖擊時(shí)能夠更加從容地應(yīng)對(duì),減少損失,保障國家的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定。
2" " "國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題
2.1" "信息管理系統(tǒng)不完善
信息管理系統(tǒng)不完善導(dǎo)致數(shù)據(jù)錄入、更新和存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性不高,這主要是因?yàn)橄到y(tǒng)中的錯(cuò)誤配置、過時(shí)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)則或者數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)的人為失誤等。如果數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,儲(chǔ)備糧的數(shù)量、品質(zhì)等關(guān)鍵信息就會(huì)被錯(cuò)誤地記錄,最終導(dǎo)致企業(yè)對(duì)糧食實(shí)際儲(chǔ)備情況的誤判。信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性直接關(guān)系到系統(tǒng)的正常運(yùn)行,系統(tǒng)頻繁崩潰、卡頓或者長時(shí)間停機(jī)會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)毀損、遺漏、延誤,甚至導(dǎo)致企業(yè)無法及時(shí)獲取重要的信息,最終影響到企業(yè)對(duì)糧食儲(chǔ)備情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控[1]。在國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)中,各個(gè)部門、系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成、整合、共享存在不同程度的問題。不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能無縫銜接、互聯(lián)互通,信息流通的暢通性受到威脅,信息“孤島”現(xiàn)象隨處而見。不完善的信息管理系統(tǒng)存在信息安全隱患,如缺乏有效的數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制機(jī)制不健全等,這導(dǎo)致儲(chǔ)備糧的重要信息被未經(jīng)授權(quán)的人員訪問、竄改或者泄露,威脅到企業(yè)信息的機(jī)密性和完整性。另外,部分國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)的信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施老化,不能適應(yīng)當(dāng)前業(yè)務(wù)開展,導(dǎo)致系統(tǒng)性能下降、容量不足,以及無法滿足新技術(shù)應(yīng)用需求等問題,這影響了企業(yè)對(duì)糧食儲(chǔ)備進(jìn)行更加智能化、精準(zhǔn)化管理的能力。還有的國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)雖然引進(jìn)了先進(jìn)的信息管理系統(tǒng),但對(duì)內(nèi)部員工缺乏必要的培訓(xùn),造成系統(tǒng)濫用、誤操作等問題。在發(fā)生災(zāi)難性事件時(shí),如果企業(yè)不能迅速、有效地恢復(fù)信息管理系統(tǒng),將影響對(duì)糧食儲(chǔ)備和流通問題的緊急應(yīng)對(duì)能力。
2.2" "企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理不到位
國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)在運(yùn)營過程中未能充分評(píng)估外部市場(chǎng)的波動(dòng)性,包括糧價(jià)的變動(dòng)、供需關(guān)系的變化等。市場(chǎng)波動(dòng)具有不可預(yù)測(cè)性,企業(yè)未能建立完善的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系,缺乏對(duì)市場(chǎng)變化的敏感性和應(yīng)對(duì)能力。自然災(zāi)害是糧食生產(chǎn)和儲(chǔ)備面臨的重要風(fēng)險(xiǎn)之一[2],但多數(shù)國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)未能科學(xué)評(píng)估和應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn),包括洪澇、旱災(zāi)、臺(tái)風(fēng)等影響糧食生產(chǎn)和儲(chǔ)備的災(zāi)害。缺乏全面的自然災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,導(dǎo)致企業(yè)在自然災(zāi)害發(fā)生時(shí)無法迅速作出應(yīng)對(duì)決策。國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)的運(yùn)營離不開龐大的供應(yīng)鏈,包括糧食生產(chǎn)、采購、運(yùn)輸?shù)榷鄠€(gè)環(huán)節(jié)。然而,企業(yè)未能全面評(píng)估和管理供應(yīng)鏈中的各種潛在風(fēng)險(xiǎn),如供應(yīng)商的信用風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)輸環(huán)節(jié)的物流風(fēng)險(xiǎn)等。缺乏供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理,導(dǎo)致生產(chǎn)和儲(chǔ)備環(huán)節(jié)中斷,影響企業(yè)正常運(yùn)營。另外,國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)與金融市場(chǎng)關(guān)系密切,涉及企業(yè)資金管理、投資等方面,因此金融市場(chǎng)的波動(dòng)也是一個(gè)潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。但企業(yè)并未重視金融市場(chǎng)的變化,缺乏應(yīng)對(duì)變化的措施。糧食儲(chǔ)備行業(yè)受到政府政策法規(guī)的直接影響,政策的變化會(huì)對(duì)企業(yè)的運(yùn)營產(chǎn)生重大影響。然而,部分國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)未能及時(shí)、科學(xué)地評(píng)估政策法規(guī)變化對(duì)其經(jīng)營的潛在影響,導(dǎo)致在政策調(diào)整時(shí)無法迅速調(diào)整經(jīng)營策略,增加經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。
2.3" "過度依賴個(gè)別管理人員
國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)過度依賴個(gè)別管理人員,導(dǎo)致決策集中化,使得企業(yè)在面對(duì)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境時(shí)無法迅速作出決策。個(gè)別管理人員的經(jīng)驗(yàn)固然重要,但如果整個(gè)決策流程高度依賴個(gè)別人員,企業(yè)在處理問題時(shí)就會(huì)缺乏多元的思考和創(chuàng)新的觀點(diǎn)。過度依賴個(gè)別管理人員還會(huì)產(chǎn)生信息不暢通的問題,因?yàn)樾畔⒃趥€(gè)別管理人員之間無法有效共享,這會(huì)導(dǎo)致不同部門之間缺乏合作,影響全員了解企業(yè)狀況、共同參與決策的能力[3]。如果企業(yè)未建立規(guī)范的授權(quán)機(jī)制,個(gè)別管理人員承擔(dān)過多的權(quán)責(zé),而其他員工則缺乏足夠的決策權(quán),這種不均衡的權(quán)責(zé)分配機(jī)制將導(dǎo)致管理層過度負(fù)擔(dān),也限制其他員工的發(fā)展空間和創(chuàng)新能力。過度依賴個(gè)別管理人員的經(jīng)驗(yàn),使得企業(yè)缺乏制度化的知識(shí)傳承機(jī)制和民主集中決策機(jī)制。當(dāng)關(guān)鍵管理人員離職或發(fā)生變動(dòng)時(shí),企業(yè)會(huì)面臨重大的經(jīng)驗(yàn)流失和經(jīng)營波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。
2.4" "企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程不規(guī)范
采購環(huán)節(jié)的流程不規(guī)范,導(dǎo)致采購人員難以準(zhǔn)確、高效獲取所需物資,延誤采購周期,進(jìn)而增加采購成本。國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)缺乏明確的采購流程和供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制,導(dǎo)致質(zhì)量和信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)增加,影響企業(yè)在市場(chǎng)上的聲譽(yù)和競爭力。儲(chǔ)存環(huán)節(jié)的操作流程不規(guī)范,導(dǎo)致貨物損耗、過期和滯銷,進(jìn)而影響庫存管理的正常開展。庫存管理混亂,使貨物難以準(zhǔn)確找到,增加了取貨和發(fā)貨的時(shí)間與成本,降低了整體儲(chǔ)存效率[4]。銷售環(huán)節(jié)的操作流程不規(guī)范,導(dǎo)致訂單處理滯后、客戶服務(wù)不到位,影響客戶滿意度。國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)還缺乏規(guī)范的銷售數(shù)據(jù)分析流程,使企業(yè)難以及時(shí)了解市場(chǎng)需求和銷售趨勢(shì),進(jìn)而無法制定出有效的市場(chǎng)發(fā)展戰(zhàn)略。
3" " "國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策
3.1" "加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理,加快完善信息管理系統(tǒng)
國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)可以建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理規(guī)范,明確數(shù)據(jù)錄入、更新和存儲(chǔ)的流程和標(biāo)準(zhǔn),并確保每一步都有明確的責(zé)任人和操作規(guī)范。國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)還可以實(shí)施數(shù)據(jù)驗(yàn)證機(jī)制,通過數(shù)據(jù)校驗(yàn)、審核等手段確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。企業(yè)可以考慮升級(jí)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng),定期檢查硬件設(shè)備,確保其性能和穩(wěn)定性,并對(duì)老舊設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新和升級(jí)。引入監(jiān)控系統(tǒng)工具是關(guān)鍵,要能實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部各信息管理系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題,確保系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行[5]。另外,國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)可采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),以確保各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠無縫銜接。實(shí)施平臺(tái)集成也是一種有效的手段,通過統(tǒng)一接口實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互,提高信息流通效率,減少數(shù)據(jù)集成問題。建立完善的權(quán)限管理機(jī)制,確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員能夠訪問敏感信息,同時(shí)定期開展安全審計(jì),以發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的漏洞,保障信息系統(tǒng)的安全性。通過制訂系統(tǒng)更新計(jì)劃來定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)升級(jí),確保系統(tǒng)能夠適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求和技術(shù)趨勢(shì)。引入新技術(shù)也是提升信息管理系統(tǒng)智能化水平和先進(jìn)性的途徑,如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)。除此之外,國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)可以定期開展培訓(xùn),提高員工對(duì)信息管理系統(tǒng)使用的熟練度。編制詳細(xì)的使用手冊(cè),方便員工隨時(shí)查閱和學(xué)習(xí),有助于提高員工的信息素養(yǎng)。企業(yè)需要建立完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃或突發(fā)事件應(yīng)急處置方案,包括備份策略、緊急響應(yīng)流程等。定期演練是必不可少的步驟,通過演練測(cè)試災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃的可行性,及時(shí)彌補(bǔ)不足之處,以確保在災(zāi)難發(fā)生時(shí)系統(tǒng)能夠迅速恢復(fù)和正常運(yùn)行。
3.2" "提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理水平
國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)可以建立完善的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系,包括全面收集市場(chǎng)信息、分析市場(chǎng)趨勢(shì)、了解競爭對(duì)手動(dòng)態(tài)等內(nèi)容,以更準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)市場(chǎng)的變化。建立風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)和監(jiān)測(cè)系統(tǒng),實(shí)時(shí)監(jiān)控市場(chǎng)變化,及時(shí)制定靈活的市場(chǎng)變化應(yīng)對(duì)策略。建立市場(chǎng)溝通渠道,與相關(guān)政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)等保持密切聯(lián)系,獲取第一手的市場(chǎng)信息,為制定決策提供有力支持。例如,企業(yè)可以與氣象部門合作,采用先進(jìn)的氣象預(yù)測(cè)技術(shù),實(shí)施自然災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)的早期預(yù)警系統(tǒng),通過地理信息系統(tǒng)(Geographic Information System,GIS)等技術(shù)手段,對(duì)潛在自然災(zāi)害的影響范圍進(jìn)行模擬和分析,以制定科學(xué)的決策。制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案,明確人員疏散、物資調(diào)度等措施,確保在自然災(zāi)害發(fā)生時(shí)能夠迅速、有序地展開應(yīng)對(duì)行動(dòng)。企業(yè)還可以建立供應(yīng)鏈透明度提升機(jī)制和合作伙伴關(guān)系維護(hù)機(jī)制,通過與關(guān)鍵供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系來共享信息,共同應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件。實(shí)施供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,識(shí)別和評(píng)估供應(yīng)鏈中的潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),建立供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)地圖,有針對(duì)性地制定應(yīng)對(duì)策略。加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通,提高對(duì)供應(yīng)鏈的實(shí)時(shí)監(jiān)控水平,以便迅速應(yīng)對(duì)供應(yīng)鏈中的異常情況。企業(yè)還可以采用多元化的投資組合,分散投資風(fēng)險(xiǎn),減少對(duì)單一金融工具的依賴。建立靈活的資金管理機(jī)制,通過合理的財(cái)務(wù)規(guī)劃、資金調(diào)配,確保企業(yè)在金融市場(chǎng)波動(dòng)時(shí)能夠靈活運(yùn)用資金,降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。除此之外,企業(yè)可以建立與相關(guān)政府部門溝通的渠道,參與政策制定過程,及時(shí)了解政策動(dòng)態(tài)。建立政策研究團(tuán)隊(duì),深入研究相關(guān)政策法規(guī)對(duì)企業(yè)的影響,并制定應(yīng)對(duì)策略。加強(qiáng)政府關(guān)系管理,通過行業(yè)協(xié)會(huì)等渠道,與政府保持緊密合作,爭取政策支持。
3.3" "減少對(duì)個(gè)別管理人員的過度依賴
設(shè)計(jì)規(guī)范的決策流程,明確不同層級(jí)和部門的決策權(quán)限。建立跨部門的決策協(xié)同機(jī)制,促進(jìn)信息共享和協(xié)同決策。打造信息透明、開放的企業(yè)文化,通過內(nèi)部溝通平臺(tái)、例會(huì)制度等促進(jìn)信息共享。確保關(guān)鍵信息能夠被迅速傳達(dá)給各個(gè)部門和員工,加深全員對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略和決策的理解。建立清晰的授權(quán)機(jī)制,明確不同崗位與層級(jí)的職責(zé)和權(quán)限,通過培訓(xùn)和激勵(lì)機(jī)制激發(fā)員工的責(zé)任心和創(chuàng)新力,減少對(duì)個(gè)別管理人員的過度依賴。制定完善的知識(shí)管理政策,建立知識(shí)庫、培訓(xùn)體系等,以確保企業(yè)的核心經(jīng)驗(yàn)得以保存和傳承。建立傳幫帶體系和執(zhí)行民主決策機(jī)制,鼓勵(lì)員工積極分享經(jīng)驗(yàn)、參與決策,促使知識(shí)制度化。
3.4" "提高企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性
一是制定明確的采購流程,包括采購需求提報(bào)、供應(yīng)商篩選和評(píng)估、合同簽訂等環(huán)節(jié)。確保每個(gè)步驟都經(jīng)過規(guī)范的程序,以提高采購的透明度和準(zhǔn)確性。引入采購管理系統(tǒng),通過自動(dòng)化的方式記錄和跟蹤采購流程,確保信息準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)傳遞,降低人為錯(cuò)誤發(fā)生的概率,提高采購效率。設(shè)立供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),包括質(zhì)量、信譽(yù)、交貨準(zhǔn)時(shí)性等方面,定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估,并根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整采購計(jì)劃,以降低潛在的風(fēng)險(xiǎn)。二是利用現(xiàn)代化的倉儲(chǔ)管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控庫存情況,確保貨物準(zhǔn)確入庫和出庫,減少由于儲(chǔ)存環(huán)節(jié)不規(guī)范引起的損耗和滯銷。開展定期的庫存盤點(diǎn),確保庫存數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致,防止過期、損耗等情況發(fā)生,提高庫房整體管理水平。三是設(shè)計(jì)明確的銷售流程,包括訂單接收、處理、發(fā)貨等各個(gè)環(huán)節(jié)。提高銷售流程的規(guī)范性,確保訂單能夠被及時(shí)、準(zhǔn)確處理,通過客戶關(guān)系管理(Customer Relationship Management,CRM)系統(tǒng)實(shí)時(shí)追蹤客戶需求和訂單進(jìn)展,提高對(duì)客戶服務(wù)需求的及時(shí)響應(yīng)能力,提升客戶滿意度。提升銷售團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素養(yǎng)和客戶服務(wù)水平,確保團(tuán)隊(duì)能夠了解市場(chǎng)需求,從而更有效地開展銷售活動(dòng)。四是建立全面的企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的信息共享和協(xié)同。通過ERP系統(tǒng),國有糧食儲(chǔ)備企業(yè)可以實(shí)時(shí)了解各環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況,提高整體流程的協(xié)同性。
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[收稿日期]2023-10-15
[作者簡介]賈洪芝(1987— ),女,山東臨沂人,統(tǒng)計(jì)師,主要研究方向:工商經(jīng)濟(jì)管理、糧食儲(chǔ)備安全。