基于教學秘書的高校教學管理工作方法探討

王 炫

（濟南職業(yè)學院學前教育學院，山東濟南 250103）

所謂教學秘書，具體是指在高等院校以及其他各級各類學校中幫助學校主要領導者實施教學管理活動的一類人員的統稱。教學秘書的主要職責是協調好領導，做好教學設計工作，教學組織工作以及其他的指揮、協調、監(jiān)督和控制工作。教學秘書需要具備良好的知識結構以及強大的工作能力，同時還要具備抗負荷能力和抗壓能力，其工作具有業(yè)務量大、服務性強、實踐性強、工作繁雜、政策導向明顯、責任重大等特點，其工作職責更加復雜多變，需要針對教學秘書的日常工作以及工作方法進行深入研究，這樣會對高校的教學管理工作產生進一步的推動作用，提高教學與管理活動的有效性。本文將針對高校教學秘書的工作職責、工作特點、工作要求進行探討，形成高校教學管理工作優(yōu)化路徑。

一、高校教學秘書工作職責以及工作特點介紹

（一）高校教學秘書工作職責

首先，高校的教學秘書需要做到上令下達，及時準確地將學校教務處的規(guī)章制度以及上級部門的各項規(guī)定，原原本本地傳達給高校院系的各個教研室，甚至是每位教師和全體學生，確保教學工作井井有條。對于各種臨時性通知也要做到及時落實，如調課停課通知、教學任務通知、教學檢查通知、學生選課通知、四六級考試通知、其他各級各類補考及重考通知等。

其次，要做到客觀公正的下情上報，教學秘書承載了收集教情和學情的重要職責，需要全面公正客觀地收集任課教師對學校的各類通知的疑問，對正常教學與管理工作的意見，學生對于教師授課和學校管理的意見等。按照程序整理并上報給相關領導，采取有效措施進行應對，進而解決問題。專業(yè)主任、院系主任的教研與工作繁忙，所接觸到的信息需要進行加工和處理的時間更短，這就需要教學秘書承擔更多的收集和整理任務。

再次，還需要配合主管領導處理日常工作，讓教學和管理雙模式可以合理運作。教學秘書應當協助領導檢查教師的考勤情況、備課情況、調研情況、課程進度、學生意見，寫出詳細的報告并呈送相關科室和領導，踐行領導決策和學校既定部署。

最后，要承擔日常教學管理任務，主要分教師和學生兩個方向：需要幫助教師調整專業(yè)教學計劃以及實驗大綱，安排教學任務、教師課表、教學日歷、調停各項考試并且安排考試內容，幫助教師完成量化統計，并對教師的教學質量進行評估，對教師獲獎與處分材料進行初步審核等；針對學生而言，需要做好學生的專業(yè)分流工作，對學生名單要做到條分縷析，對于學生的課程表以及考試試卷要進行整理，要組織好補考考試、重修考試、學生四六級考試、計算機考試、普通話考試，還要做好學籍檔案管理工作，畢業(yè)生管理工作如畢業(yè)質量調查、畢業(yè)生證書發(fā)放、實習教育活動、畢業(yè)生返校所組織的一系列活動等。還要協助領導做好學校的品牌特色專業(yè)建設工作，教學實驗改革項目對各種會議進行記錄等。

除此以外，要加強檔案材料管理工作，針對教學計劃、教學日歷、學生信息、過往資料進行全方位管理。可以這樣說，教學秘書的管理工作涵蓋了高校教學管理的方方面面，需要著重加強相關管理策略的探究工作。

（二）基于教學秘書的高校教學管理工作的特點

首先，服務性更突出，高校的教學管理工作是圍繞著高校學生而展開的，服務于學生的學習和工作，而教學秘書的服務宗旨則更是為教學服務，為教師服務，為學生服務。教學秘書的服務對象更加多樣化，年齡、職稱、學歷，各有不同，服務難度更大，更需要奉獻精神，才能做好服務工作，學校的管理者和教學秘書應當做到全心全意為學生的發(fā)展、為教師的工作而服務。

其次，綜合性更強，高校教學管理不再是由教學管理、學生管理、后勤管理的簡單疊加而組成的，既需要完成內部管理，還需要完成外部管理，既需要開展社會包聯工作，還需要爭取更多的社會資源，助力學校的辦學活動，教學秘書更是要協助領導全方位管理本系本學院甚至本校的一系列具體事務，還需要完成教務處和主管領導臨時交代的任務。因此，教學秘書的工作更加復雜，同時體現出了綜合性強的特點，這和學校的教學管理工作的特點如出一轍。

再次，時效性和繁雜性也相對更為突出，高校教學管理要強調效率，要強調提高管理的質量，對于教學資源要進行有效配置，對于人員調動要做到精準高效，高校各部門之間的協調力度更強，常規(guī)的日常管理更加規(guī)范，突發(fā)性教學問題的處理更加及時，這涉及諸多方面。因此，高校教學管理工作的復雜性更大，并且實效性也更強，教學秘書的工作同樣也是如此。

最后，是靈活性的特點，高校教學面臨的突發(fā)情況更多，對管理者以及教學秘書的考驗也更大，需要在決策和執(zhí)行決策的過程中體現出靈活多變的特點，在不違背教學原則和管理規(guī)范的基礎上可以靈活地處理。對于有可能出現的社會輿情，要進行及時的應對，采取更加多樣化的形式宣傳本校，以更加靈活的形式來提高管理的質量和效率。

二、開展高效教學管理工作提高管理效率的有效策略

（一）明確高校教學管理工作具體要求，著力培養(yǎng)五種意識

在探索高校教學管理工作方法的過程中，高校的領導者和部門的管理者以及教學秘書需要明確高校教學管理工作的具體要求，同時著力培養(yǎng)五種意識，這樣才能提高管理效率。仍然以教學秘書為例，教學秘書需要做到熱愛工作，甘于奉獻，在工作之余還要認真學習黨和國家相關的教育政策、學校的教學文件，提高自己的理論教育水平。在此基礎上，協調各部門以及教師做好教學計劃，確保教學秩序，對于日常的調課、停課、開課等工作，要做到及時的處理，掌握每位教師的具體信息、教學風格，協調好各項工作。在此基礎上培養(yǎng)學習意識、責任意識、服務意識、質量意識、法律意識。

高校教學管理隨時會面臨新考驗，隨時會有新要求，要加強學習，不斷更新自己的知識結構，搭建更加完備的知識框架，這樣才能適應新時代高校管理工作的要求，這是社會與科技發(fā)展的重要要求。同時，教學秘書還要學習關于高等教育管理的相關知識，對于教育管理學、教育心理學、高等教育學等學科的相關理論知識，要做到深入學習。還要和同事進行深入交流，提高管理效率和業(yè)務水平。

責任意識的培養(yǎng)也是十分重要的，這會影響到工作效率和工作質量，如果教學秘書的工作不到位，則有可能釀成教學事故，如果學校的管理工作不到位，則有可能出現重大意外事件或安全事件。因此加強責任意識也十分重要。

服務意識則是全體高校教學管理工作者所必備的意識，質量意識則是提高教學質量的前提條件，高校教師要管理好學生，管理好課堂，高校的管理者要管理好教師和各部門，而教學秘書需要加強質量監(jiān)督管理的力度，嚴格執(zhí)行學校的各項規(guī)章制度以及教學管理措施，落實教學管理職能。

最后則是法律意識，高校的教學管理者手中掌握了部分權柄，應當遵循國家法律法規(guī)的相關要求，開展辦學工作和教學活動，學校的教學秘書掌握了諸多關鍵崗位的關鍵信息，需要認真負責，在法律的要求下開展相關的工作，維護學校的名譽，保護師生信息，維護學校的財產安全等。因此，明確高校教學管理工作要求，深入培養(yǎng)五種意識，是踐行高校教學管理理念，提高工作效率的重要保障。

（二）開展信息化檔案建設工作，提高教學管理水平

高校的管理者以及教學教務部門負責人應當認識到信息化管理、智能化管理對于提高高校教學管理工作質量的重要性，可以有針對性地開展信息化檔案建設工作。高校每年入學的學生和每年畢業(yè)的學生數以萬計，做好學生的檔案工作尤為重要，既關乎學校的信譽，又關乎學生的未來，高校教學管理部門負責人和教學秘書可以在現有機制內來進行學生學籍信息電子化處理工作，在學信網絡或者教務系統中為學生以及教師設計防火墻，確保教師的教學與科研成果的安全、學生個人信息的安全。可以導入密碼機制和訪問權限機制，根據授權控制機制來建立內部管理制度，從而降低風險發(fā)生的概率，可以針對高校教學秘書創(chuàng)建專業(yè)責任體系，對于檔案信息化管理工作要落實責任，建立檢查機制，進行資格審核，基本信息更新和維護，信息調閱等常規(guī)工作，從而提高學生檔案管理的有效性。除此以外，學校教學管理的其他資料管理工作也可進行信息化升級，從而實現無紙化辦公，一鍵式辦公以及智能化辦公。這是學校教學管理效率提高的重要保障，但是對于教學秘書而言，提出了更多的要求，使其職責更加明確和突出，需要加強知識與技能學習，從而應對檔案信息化管理工作要求。

（三）開展集中組織培訓工作，提高管理者業(yè)務水平

高效教學以及學生管理時常會面臨一系列挑戰(zhàn)，甚至會產生社會輿情，這對于教學管理者、教學秘書以及各專業(yè)教師提出了新的要求，需要及時應對復雜情況，保護學生的身心健康。因此，需要開展一系列的培訓工作，提高全體工作者的管理能力、應對能力、管理質量。教學秘書可以從互聯網上搜集關于高校教學管理理念創(chuàng)新和知識學習相關的培訓內容，進行整理后形成具體的文件夾，用于組織全校層次的教學管理培訓工作。教學秘書要提高自己的實際管理水平和業(yè)務熟練程度。高校要尤其加強教學秘書的培訓和管理活動，組織一系列研討會或者主題講座、座談會，導入更加先進的高校教學秘書發(fā)展模式，并鼓勵本校教學秘書開展學術性和技能性競賽，交流管理心得和工作經驗，利用更多先進的技術手段來提高工作質量。學校還可以針對教學秘書所開展的組織培訓工作進行驗收活動，通過卷面考核、線上問答、組織談話等多種形式來確保培訓成果得以鞏固。除此以外，針對全體教師開展信息技術培訓工作也尤為重要，需要讓高校教師掌握更多的教學與辦公軟件的使用技巧，從而提高教學質量和管理質量，可以讓計算機系的相關教師來負責培訓事宜，并著重加強對高校教學秘書的技術培訓工作，從而切實提高其業(yè)務水平。

（四）提高課程設計和管理效率，優(yōu)化課程管理機制

高校教學管理的重點之一是課程管理。通常而言，是由高校的教學秘書負責的，如果出現紕漏，則有可能造成課程延誤或教學管理疏忽的現象。高校教學管理者應當對于教學秘書進行更多的指導和培訓，使其重視課程的安排工作以及課程的規(guī)劃工作，教學秘書要做好課程信息的反饋工作，反饋給不同的教研室主任，安排課程實訓教師、理論課程教師來填寫信息表，統計教學進度是否需要集中安排，對于教材場地的要求，所需要硬件設施和軟件設施的名稱等，之后提交院長或校長審核后再發(fā)給教務部門，再開展相關的課程教學工作。在課程進行中，要將教學目標的落實情況、學生學情的反饋情況、教師意見進行及時整理，為教學管理負責人的工作優(yōu)化提供借鑒和參考。在教務部門審核通過以后錄入系統，安排任課教師進行必修課和選修課的時間確定活動，在教務部門反復核查以后核發(fā)對稿，對于學生選修類課程，則需要按照課程安排標準將課程要求和具體信息反饋到不同班級，讓學生進行第一輪、第二輪乃至第三輪的選課活動。教學秘書需要對所有的選課結果進行整理并上報學院，安排教師授課，整理出清晰的時間表格和課程安排，讓不同專業(yè)的不同課程可以有條不紊地進行，使得課程教學工作更加科學和有效。這可以提高課程設計和課程管理的有效性，從而優(yōu)化現有的課程管理機制，為教務工作的順利進行奠定堅實的基礎。這需要教學秘書扮演重要的角色，同時強化責任意識，做好保障工作。

（五）加強教學任務管理，提高教學管理工作有效性

在探索高校教學管理工作方法以及提高教學秘書工作效率的過程中，需要以具體的教學任務為依托，先加強教學任務的管理工作，這樣才能逐步提高整體管理活動的有效性。以學生選課為例，這是一項重要的教學任務，是由高校教學秘書、教任主任、專業(yè)教師所共同完成的，需要高校教學秘書將學校教務部門的課程安排第一時間通知給全體學生，讓學生按照相應的順序參加第一輪、第二輪選課活動，專業(yè)教師需要及時查看學生選課情況，并和教學秘書進行信息交流，從而進一步調整上課事宜。

在學生選課完成以后，由教學秘書整理相關信息，并決定最終成交資料由教研室主任、院長審批后執(zhí)行。在選課之后需要組織學生進行評教工作，明確告知學生未參與評教的學生無法參加下一學期第一輪選修課的選修活動。由此可知，教學秘書承擔了諸多任務，在加強教學任務管理的過程中，還應當及時提醒不同課任教師關注上課信息，避免教學失誤。在課程運行期間，如教師有請假調課事宜，教學秘書應從旁協助，通知不同班級調課情況。

在學期末，教學秘書需要統計本學期內學院的停課和調課情況，并以量化表格的形式進行呈現，教學秘書需要將學生的考核情況及時告知學生。對于必修類課程，同樣也需要加強教學任務管理，確保不空堂、不空課，確保學生出勤率。學校教學管理者以及教學秘書應當對教學任務管理范疇內的所有環(huán)節(jié)、所有工作要求進行實踐探究，并做到爛熟于心，從而讓自身的綜合能力得到培養(yǎng)，業(yè)務水平得以提高，為正常教學工作的順利進行奠定堅實的基礎。

（六）提高學術研究管理效率，補足高校教學管理短板

長期以來，高校的教學管理工作以及學術研究工作存在象牙塔現象，很多專家學者的研究成果無法及時地轉變?yōu)樯a力，這一方面說明高校的教學管理工作存在不足之處，另一方面也說明學術研究和社會現實之間的聯系不夠緊密，因此需要強化學術研究管理工作。其重中之重在于教師科研管理和學生論文管理，這是高校教學秘書的工作范疇，教務部門會發(fā)布論文工作要求文件，分配指導教師以及對口學生，由教學秘書通知學生和指導教師進行對接，開展論文指導工作。

近年來，很多高校都采用線上論文系統來為論文指導與書寫工作提供支持，教學秘書需要提交學生選題，并且監(jiān)督學生任務書、開題報告等內容的提交情況，以及中期檢查表的上傳情況，論文初稿、定稿、最終稿的呈交情況，確保學生獲得指導教師的指導，確保學生按要求完成論文和畢業(yè)設計，確保學生在規(guī)定時間內完成提交任務，對于未完成進度的學生，要進行督促。在此之后，要進行學生分組答辯活動，轉發(fā)教務部門具體的時間安排表，并向教務部門提交學生畢業(yè)論文選題匯總表以及各種表格，如中期檢查表、論文畢業(yè)答辯安排表、論文成績匯總表、優(yōu)秀論文推薦表、質量分析表等，并且還要進行歸納和存檔等，在此基礎上完成學生論文管理工作。

針對教師的教研教學與學術研究活動也需要加強管理，在政策扶持、資金保障、場地協調、設備供給等方面，都要制定一系列的保障措施，從而讓高校的教學管理工作更加深入和便捷，為教師的科研活動和其他學術性研究活動而服務。要和社會企業(yè)以及科研單位進行對接，確保本校教師的科研成果可以及時地轉化成生產力，進而提高高校教師從事科研的積極性。高校的教學秘書要定期統計本校教師論文的發(fā)表情況以及相關科研成果的產出情況，匯總形成詳細的表格數據后上傳至學校教師管理系統，提交給教學管理部門負責人以及相關院校的領導，便于高效開展相關的評優(yōu)評先活動、績效考核與管理活動、教師薪酬待遇調整活動等；可以以學期或學年為單位來進行教師教學教研成果與科研成果統計活動，和學校管理工作同頻進行。這樣既能夠提高學校教學管理工作的有效性，又能夠降低教學秘書的管理負擔，提高管理質量。

三、結語

總而言之，基于教學秘書的高校教學管理工作方法探索活動取得了諸多進展。本文首先針對教學秘書的工作職責、工作特點、工作要求進行了探討，明確了教學秘書的職責所在，明確了高校教學管理工作探索的主要方向，在此基礎上提出了一系列關于強化高校教學管理工作的有效方法，如明確管理工作具體要求、著力培養(yǎng)五種意識、開展信息檔案化建設以及集中組織培訓工作、教學任務管理工作、打造課程管理機制、提高學術研究管理工作效率，靈活地應對學校教學管理中的一系列問題，針對教學管理不到位、監(jiān)督保障不及時、關系協調不順暢、教學秘書專業(yè)水平不過關、教師教學工作不協調、學生管理工作有漏洞等問題進行及時解決，提出一系列切實可行的應對措施，讓高校正常的教學管理工作可以發(fā)揮應有的作用，讓教學秘書的專業(yè)能力和素養(yǎng)得到體現，從而助力學校的相關建設工作順利進行。