醫院檔案管理中檔案信息化建設分析

摘 要：隨著社會的不斷發展和醫療體制改革的全面推進，醫院的社會地位與公眾關注度得以提升，醫院檔案工作作為醫院管理的重要組成部分，在新時代背景下實現信息化、網絡化、自動化、智慧化建設已成為大勢所趨，為醫院健康發展、提高檔案管理水平、樹立良好社會形象起到良好的推動作用。本文主要探討了醫院檔案管理中的信息化建設，圍繞趨勢及意義、面臨問題、解決策略、優化路徑進行全面分析，探尋新形勢下醫院檔案信息化建設的有效途徑，進而為廣大醫院管理提供參考性建議。

關鍵詞：醫院檔案；信息化建設；優化路徑

醫院檔案是記錄醫療機構發展歷程、科研成果、人事、財務、醫患關系的重要文件，隨著醫療事業的蓬勃發展，每天都在產生大量的結構化與非結構化數據，管理難度也成倍劇增。在新時代發展背景下，醫院檔案管理利用載體由傳統的紙質文件轉變為數字化的電子文件，工作模式由過去人工手動管理轉變為在線信息化管理。在此前提下，醫院領導者及管理人員要緊抓時代機遇，勇于擔當盡責，制定完善醫院檔案信息化轉型升級規劃及工作方案，并以標準化建設為引領，落實檔案信息化工作制度化、規范化、程序化的新要求，真正意義上實現現代科學技術對醫院檔案信息化的有效應用，進而促進醫院未來各項工作的創新性發展。

1 醫院檔案信息化建設的趨勢及意義

1.1 檔案信息化建設發展趨勢

1.1.1政策支持。國家衛生健康委等六部門聯合印發的《深化醫藥衛生體制改革2023年下半年重點工作任務》明確提出要促進多層次醫療保障有序銜接，進一步加強醫院管理與現代化服務成為行業發展的首要目標。同時，中辦、國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中重點指出，要堅持改革創新，推動檔案工作與新技術深度融合，為檔案事業發展提供持久動力。有了國家政策制度的支持，為醫院檔案事業的發展指明方向、提供發展路徑、營造良好環境。

1.1.2技術支撐。大數據、區塊鏈、人工智能等先進科學技術逐漸應用到各行各業，信息化管理、智慧化應用已成為各行各業實現轉型升級的主要方式方法，通過信息化技術在醫院檔案管理工作的應用，經融合多元化檔案信息，可有效規避傳統模式的不足之處，使各項工作更為便捷，在符合時代發展潮流的同時，也促進了醫療行業與社會人民群眾的長效溝通。

1.2 以自動化提升醫院檔案管理效率

傳統模式的紙質化管理，只適用于數量少、內容簡單、分類單一的檔案類型。新發展形勢下海量醫院檔案的管理及開發利用過程，為管理人員帶來極大的不便，在檔案征集、分類保管、文件查詢過程中耗費大量的時間和精力，嚴重影響管理人員工作積極性。實現信息化管理后，可使管理人員更加直觀地了解檔案數據庫內容，通過醫院內部檔案管理網絡平臺，利用強大的搜索引擎，達到快速檢索的目的，使各部門科室自主查詢資料，在提高檔案資源利用率的同時用更少的成本提供更好的服務，醫院檔案的實際價值被最大限度地優化。再就是信息化管理，實現了醫院龐大檔案資源的高度整合，可在此基礎上構建更為流暢的檔案運轉機制，以適應新時代不斷擴大的醫院規模和醫療深化改革的需要，也能更好地滿足患者的多元化檔案使用需求[1]。

1.3 以網絡化拓寬醫院檔案共享范圍

醫院檔案分布廣泛、涉及范圍較大、細化分支復雜，在此前提下，檔案的信息化管理可利用計算機網絡與操作系統，實現散落在醫院各處的檔案信息在線歸檔，進一步強化信息支撐。信息化管理使檔案數據流轉速度加快、利用效率提高，借助系統平臺可將醫院內部各業務科室連接起來，打破時空限制，消除數據壁壘，進而推動將有價值的資源用好用活，多渠道、多方式提升廣大社會公眾及醫院全體職工對檔案工作的認同感和歸屬感。例如，患者看病時，系統可根據病情自動分配相應科室，實現線上掛號，并將各科室保存的患者病史集中到公共信息平臺，有效解決了群眾以往看病候時長等問題，以“最短時間、最高效率”服務群眾就醫，進而提高醫院服務質量。

1.4 以數字化強化醫院檔案安全指數

一是現代醫院檔案業務量增大，業務類型復雜，開發利用工作較難開展利用大數據技術和信息化信息流轉方式，更深層次上加強了對檔案信息進行利用的安全性，摒棄了過去傳統利用模式下人員隨意翻閱、文件混亂利用等問題，構建了更加智能、安全、科學的檔案信息運轉體系。二是有效保護原始檔案文件。紙質檔案文件一方面會因為潮濕、蟲蛀、風化等自然因素受到損傷，另一方面也會因為頻繁翻閱和利用不規范等人為因素造成數據泄露、文件丟失等不可逆的損失。通過利用現代化科學技術，將醫院檔案由紙質文件翻閱轉化為電子文件管理，大幅增加了原始檔案文件的使用壽命，有效避免各類風險，同時也可節約空間成本，節省人力、物力、財力。例如，利用人工智能中的風險防控機制，可以對檔案數據信息整理利用過程中隱藏的風險進行識別，并及時處理，防止風險擴散。

2 醫院檔案信息化建設面臨的問題與挑戰

2.1 檔案整體管理體系有待完善

一是思想意識薄弱。“輕開發、輕服務”思想嚴重，甚至部分人員認為只要做好醫院檔案的保存管理即可，不主動參與熟練掌握和操作計算機技術的業務培訓，僅憑過往經驗管理醫院檔案，信息化轉型工作難以高效開展。二是管理制度不完善。大多數醫院直接使用國家或當地上級部門頒布的制度文件，實用性不強，沒有根據自身發展現狀制定相應規范，使相關流程無章可循。三是在信息化視角下對醫院檔案進行管理利用，雖然能夠依托信息系統代替人工完成一系列基本工作，但是對干部隊伍的專業性提出了較高要求。目前，部分醫院的檔案管理人員水平素質難以開展信息化管理工作。

2.2 信息化建設缺乏長效性規劃

部分醫院的信息化建設停留在表面，甚至紙上談兵，在頂層設計層面對信息化工作的政策、資金支持力度較小，致使系統平臺軟硬件設施較為薄弱，沒有做到與時俱進、實時更新。與此同時，部分醫院即使開展檔案管理技術創新工作，也因忽略了信息化制度體系建設導致創新流程缺乏明確的方向和目標，過程不夠科學、規范，信息化優勢難以充分發揮，在一定程度上浪費了不少資源[2]。

2.3 部門間檔案管理協同性不足

主要體現在共建共享力度薄弱方面，在檔案信息化管理建設過程中對于電子政務系統和互聯網平臺的上下聯動開發力度不足，系統平臺已建立，但是由于底層設計構架不匹配、數據不兼容導致其難以與辦公自動化、“互聯網+”相融合，最終雖然在表面上實現了檔案電子文件管理，但實際仍采用人工采集電子檔案的方式充實醫院檔案數據庫。再就是在審批流程與部門溝通方式上，不同部門的協同性不足，審批流程較為復雜，在原有的工作模式下信息流轉較慢，審批時間較長，運用信息化管理后，在信息逐級申報中仍需要多重認證，導致部門間職責混淆，沒有發揮信息化管理的真正價值。

2.4 安全化、規范化水平仍需提高

隨著信息化水平的提高，各項技術在醫院檔案管理中普遍應用，隨之網絡病毒、黑客入侵的專業性、多元性也在不斷增加，醫院檔案系統管理平臺極易受到病毒攻擊而造成損失。一方面是系統平臺安全設備配置不足，應用軟件、數據庫存在安全漏洞，容易使社會不法分子通過網絡途徑非法入侵。另一方面是安全防護手段不完善，在對外共享利用過程中對用戶信息、訪問路徑、信息加密工作等收集較少，可溯性不強，管理人員缺乏對檔案的安全防控意識，在一定程度上增加了醫院電子檔案被泄露和篡改的風險。

3 醫院檔案信息化建設未來整改策略及優化路徑

3.1 建立健全醫院檔案信息化管理新體系

一是思想意識方面。醫院領導者、檔案管理科室和其他業務部門人員應在檔案信息化進程中不斷提升主動性與積極性，通過專題片、展覽、智慧醫院App等方式多種渠道宣傳檔案工作，深刻認識到檔案信息化管理工作的重要意義，形成自上而下對檔案事業的廣泛認同。二是組織架構方面。醫院應成立檔案信息化管理領導小組，負責統籌醫院整體檔案工作，明確各部門職能職責，將醫院檔案管理及檔案信息化業務工作的實時進展與醫療事業同研究、同部署，防止關鍵時刻有關部門發生互相推諉扯皮的情況。同時，要根據《中華人民共和國檔案法》和自身發展現狀，明確檔案信息化建設制度和相關標準，不斷優化相關工作流程。例如，《醫院檔案歸檔工作條例》《醫院電子檔案開發利用制度》《電子檔案文件保密制度》等，提高各項工作的科學性與規范性，堅決杜絕檔案信息化管理各個環節的不規范行為，防止管理不到位、利用不安全等現象的發生[3]。三是注重干部培養。大力引進綜合業務強、信息化理論了解深入、管理技能熟練的高素質人才，不斷為干部隊伍注入新的血液，同時加強檔案信息化管理業務培訓，帶領業務骨干“走出去”學習先進工作經驗，取長補短，從而打破制約自身發展瓶頸、化解發展困局，進而提升醫院檔案管理干部隊伍理論水平和實操經驗。

3.2 持續優化醫院檔案信息化系統新功能

要持續加大軟硬件設備投入，加強檔案信息化建設專項資金配置。領導層面與領導小組要擬定相應的更新方案，從而滿足信息化建設實際需要，同時在系統建設初期要選擇優質軟件服務商開發針對性強、應用價值高的檔案收集、整理、檢索平臺，合理應用大數據、云計算、人工智能、數據挖掘等先進技術，設計友好、簡明、便捷業務管理服務界面，保證檔案信息化管理系統具有分布式辦公、登錄權限管理、自動著錄、用戶管理、檔案搜索引擎、協同平臺等模塊，確保信息化技術應用到醫院檔案在線征集、集中整合、日常管理、開發利用、共建共享全流程，進而為醫生和患者提供更多優質的服務[4]。

3.3 全面打造檔案信息化共建共享新格局

這就需要醫院各部門認識到“利益共同體”的內涵，全面梳理檔案管理各個流程及環節，在工作流程中及時查漏補缺，并簡化各個事務處理流程，對于工作交叉的情況及時劃分最終責任人，切實解決流程冗雜的情況。一是審核管理機制。領導小組要建設檔案管理業務流程，確定各部門職責范疇與工作要求，保障醫院制度的規范性、指導性。二是充分利用“無紙化辦公”“互聯網+”等先進技術，實現醫院內部各部門聯動。緊靠醫院各項工作的現實需求，形成工作合力，保障醫院穩定運營。三是確保資源整合。在檔案系統建設初期，充分調研醫院財務、人事、醫療各部門業務系統的底層架構，提高檔案系統的兼容性，并通過計算機網絡技術整合檔案資源，將檔案管理工作擴大化，力求醫院全員參與檔案管理，推動各個分支的檔案數據以適當的格式存儲在檔案管理數據總庫，提高檔案數據的使用效率。

3.4 不斷提升檔案信息安全監督管理新手段

一是硬件方面。要在系統平臺服務器、存儲器、計算機終端等基礎設施采購過程中，配套購買安全審計、漏洞掃描等安全設備，全面提升系統平臺自身的安全性能。二是軟件及防護手段方面。要保證涉及檔案信息化管理的所有訪問終端安裝類似于360天擎、瑞星殺毒等殺毒軟件，安排專人專班負責定期升級病毒庫，同時采用身份驗證、數字簽章、密鑰管理、入侵檢測、電子簽名等安全防護手段，進一步加強安全防范，消除醫院電子檔案數據在管理利用過程中被攻擊，使檔案管理系統成為一個現代化、大規模、高效率的數據庫管理系統[5]。三是制度管理方面。醫院檔案包括大量財務檔案、基建檔案、病患檔案，如若安全工作、保密工作開展不當，有可能帶來嚴重的社會問題。這就需要醫院設置必要的安全管理規范，及時彌補檔案管理制度、安全保密制度漏洞，全面強化檔案管理人員和醫護人員的檔案安全意識，構建完善的檔案信息化安全管理監督機制，必要時可運用績效考核方法等有效落實檔案安全防控工作的基本要求。

結語

隨著時代的發展，醫療行業的檔案工作也要跟上時代的腳步，檔案領導者應牢固樹立檔案信息化管理意識，分析新形勢下先進技術優點及價值，夯實檔案信息化建設基礎，基于良好的安全防控體系對醫院檔案信息進行深度挖掘，并針對現實存在的問題尋求合理化建議，多角度、多途徑、多渠道地改善醫院檔案發展模式，進而實現我國醫療水平的不斷進步和長遠發展。

參考文獻

[1]段艷麗.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].辦公自動化，2023，28（02）.

[2]韓靜.大數據視角下醫院檔案信息化建設路徑分析[J].黑龍江檔案，2023（01）.

[3]劉婷婷.醫院檔案信息化建設的現狀和對策思索[J].黑龍江檔案，2023（02）.

[4]江云連，李海祁.新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].嘉應學院學報，2022，40（05）.

[5]李文華.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值與發展研究[J].商訊，2022（24）.

作者簡介：王丹（1987—），大學學歷，鞍山市傳染病醫院館員。研究方向：醫療機構檔案資源建設。