“互聯網+”背景下工程檔案高質量管理路徑分析

摘 要：本文從“互聯網+”背景下工程檔案管理的特征和趨勢出發，認為在新形勢下，工程檔案管理存在著數據孤島、技術賦能發揮不充分、安全隱患較為突出、復合型檔案人才缺乏等問題。解決好這些困境，需要創新工程檔案管理體制、推動檔案資源融合利用、優化信息安全保障體系、提升檔案服務水平、釋放工程檔案價值方面加強。

關鍵詞：互聯網+；工程檔案；高質量管理

工程檔案作為工程項目的真實記錄，對于工程設備維護、更新改造具有重要參考價值。要根據《建筑工程資料管理規程》JGJ/T 185-2009等規范，應用好、利用好互聯網時代的新技術，創新管理模式和服務方式，推動工程檔案高質量管理。

1 “互聯網+”背景下工程檔案管理的特征和趨勢

在新社會經濟形態下，工程檔案管理呈現出新的特征和趨勢，為高質量管理指明方向。

1.1“互聯網+”背景下工程檔案管理的特征

一是長期性。工程檔案從前期設計、勘探、施工、竣工、驗收，大多需要1-2年時間，有的工程時間會更長。檔案需要涵蓋建設、監理、施工等各環節，決定了檔案收集周期具有長期性。二是多樣性。檔案來源多樣，既有政府管理部門的環保、審批、發改等，也有建設單位、供應企業、監理部門的檔案資料；檔案載體種類多樣，有紙質文件、圖紙圖表、電子文件、聲像材料等，有的項目檔案能夠達到幾百卷，甚至上千卷。三是專業性。這是工程檔案最顯著的特征，工程檔案類別劃分為城市勘測類、城市規劃類、城市建設管理類、市政工程類、公用設施類、交通運輸工程類、工業建筑類等18類，檔案整理標準規范不一，需要對各類檔案進行全周期管理。四是成套性。工程檔案構成一個有機整體，比如設計文件、施工圖紙、材料清單、合同文本、質量檢驗報告、竣工驗收報告，只有收集齊全、整理規范才能便于項目的更新和維護。

1.2“互聯網+”背景下工程檔案管理的趨勢

一是信息化平臺建設加速推進。工程檔案實現統一的數據采集、存儲、加工、分析、利用和更新，通過信息平臺的建設和應用，逐步形成“縱向到底、橫向到邊”的檔案信息化體系，為工程建設提供及時有效的數據支撐。二是科技融入力度加大。隨著信息技術的不斷發展和應用，智慧檔案正越來越廣泛地應用于各個領域，為檔案工作帶來改變。新的技術成為推動工程檔案轉型的主要因素，檔案管理工具的科技含量逐步提升，檔案管理走向智慧化、科學化，技術賦能作用更加凸顯，實現工程檔案信息的全面記錄和自動化管理，大大提高了檔案管理的效率和準確性。三是數據分析更加精準。新技術數通過海量數據的挖掘和分析，發現檔案信息中的關聯性和價值，為工程建設的研究和決策提供重要的支持。同時，檔案信息可以更加方便地進行傳播和共享，不再受時間和空間的限制，提高了檔案管理的工作效率，為檔案利用提供更多的可能性。四是信息安全更有保障。傳統的紙質檔案容易遭受災害、丟失、盜竊和損壞的風險，檔案的安全性和保密性存在潛在的威脅。在新技術環境下，借助區塊鏈等技術手段，檔案的安全性和完整性得到加強，防止檔案被篡改或丟失，檔案安全防護能力顯著提升。利用溯源技術可以追溯檔案的來源和流轉情況，增強檔案的可信度和可審計性，避免工程檔案數據造價帶來的建設風險。

2 “互聯網+”背景下工程檔案高質量管理存在的問題

2.1“數據孤島”依然存在

在工程檔案信息化過程中，工程檔案各組成部門信息互聯互通的難題尚未解決。一是工程檔案管理存在碎片化、隔離化的傾向。基建文件包含著立項、建設用地、招投標、勘察設計、備案等資料，在施工過程中，需要與勘察設計環節相符合，但是檔案系統平臺建設未能實現全覆蓋，導致信息流轉不暢通。二是技術設備基礎不平衡。工程檔案各管理部門水平參差不齊，數據應用通道不順暢，為快捷、高效地開展檔案利用帶來了困難。三是傳統的檔案信息管理模式。大多數部門還習慣于傳統模式，檔案管理機構混亂、存儲方式各異，檔案數據跨部門、跨領域流通的藩籬依然未破除。

2.2 技術賦能發揮不充分

工程檔案管理尚未發揮新一代信息技術的優勢，數據分析與挖掘、信息系統管理、主動推送服務等潛力尚未彰顯，造成檔案賦能工程檔案管理的廣度和深度不夠。一是重視和支持力度不夠。信息化提升工作缺乏必要的政策和資金支持，創新性的工作無法有效開展，“互聯網+”、人工智能技術與工程檔案管理未能有機融合。二是技術人員緊缺。現有人員信息化技術水平不高，未能充分認識新技術的優勢和潛能。信息化平臺利用率不高，信息資源浪費現象突出。三是創新意識不足。工程檔案管理者思維較為固化，缺乏改革創新精神，無法與數據時代同步，對前沿管理方式和新技術了解不深入，工作中遇到的困難未及時想辦法解決，檔案工作效能整體較為落后。

2.3 安全隱患較為突出

一是安全性重視不夠。在工程檔案管理系統建設中，過于注重實用性，對防護墻、漏洞掃描、防水墻等安全設備配置不到位，未能及時更新病毒庫，系統抵御安全風險的能力較弱，在一定程度上影響了信息資源效能的發揮。二是安全監管不到位。工程檔案查詢人員數量多、業務分散，管理系統沒有設置審核機制，分層管理不到位，導致查詢系統開放性過強，為不法分子入侵系統埋下隱患。同時，數據丟失、泄露和損壞的風險日益加大，權力濫用風險提高。三是安全升級不及時。大多數工程管理系統是由外包公司負責，驗收合格后系統的維護和安全問題沒有及時跟進，系統安全防護防線滯后于科技發展，使管理系統沒有足夠的能力進行抵抗，容易造成數據丟失等嚴重問題。

2.4 復合型檔案人才缺乏

以互聯網為主導的檔案管理方式不同于傳統模式，云存儲、智慧管理為核心的技術深度融入檔案管理，這對檔案人員信息技術能力提出更高要求。當前，工程檔案人員素質參差不齊，出現結構性矛盾。主要表現在：一是人才結構失衡。工程單位對檔案管理重視程度不夠，人才培養滯后，人才流失嚴重，檔案規范化建設不夠。二是復合型專業人才較為缺乏。具備工程管理、檔案理論和信息技術等多學科背景的人員少，缺乏針對性的培訓，大多數檔案人員依靠自學和上級培訓，知識儲備不足。

3 “互聯網+”背景下工程檔案高質量管理創新策略

要對標網絡時代檔案管理要求，加強體制機制改革創新，提升技術應用水平，推動工程檔案管理走深走實。

3.1 倡樹互聯網思維，創新工程檔案管理體制

要及時轉變思維方式，將互聯網意識融入檔案管理中，推動工程檔案管理實現網絡化、數字化。一是強化制度建設。要將互聯網融入檔案管理制度，納入部門責任考核制；工程建設單位與承建方簽訂合同時，要將檔案管理的標準、責任、移交要求納入條款，并加以約束。二是優化工作流程。在工程檔案的收集、整理、驗收、移交過程中進行優化，提高檔案管理的標準化程度。依托網絡技術可進行檔案數據在線接收，開發利用數據接收平臺，包括檔案的上傳、整理、組卷、審核、歸檔等功能，實現竣工后檔案即可立即上傳移交，綜合部門或檔案部門可進行在線指導和服務，全過程、全流程跟蹤檔案，既能實現規范化管理，也能提升檔案的安全性。三是加強業務模式創新。著力建設互聯網型態的工程檔案管理模式，從“線下監管”向“線上監管”轉移，從“分頭監管”向“協同監管”轉變，形成一種線下線上相結合的協同監管方式。深化工程檔案線上監管，厚植同步監管、遠程監管、主動監管和協同監管的土壤，通過信息化技術手段構建起檔案形成單位與監管單位的廣泛聯系，進而推進監管立體化，達到線上線下協同監管的目的。

3.2 倡樹共享理念，推動檔案資源融合利用

“共享共建”的發展理念是“互聯網+”背景下各行各業發展的重要思路。一是加強共享平臺建設力度。應根據工程檔案特點和實際需求，研究制定以共享利用為依托，與工程管理平臺相銜接的建設規劃，努力做到共享利用與培訓機制相結合、重點突破與全面推進相結合。要加快共享利用節點設置，滿足更多利用者對檔案資源的服務需求。二是加強跨部門技術合作。主動與高校、研究機構和技術公司開展合作，打造技術與資源融合體，實現檔案管理的共享利用轉型。三是提升建設針對性。共享平臺建設要有一定的選擇性，突出針對性。應優先在已有一定規模的數據管理平臺上搭建，切忌普遍開花、全面推進。四是加強資金保障。充分利用國家、省扶持信息化建設發展的有關政策措施，積極爭取國家、省級平臺項目補助資金。利用“數字中國”戰略政策優勢引導社會資金積極參與和共建平臺，解決投資不足的問題，形成投資主體多元化格局。

3.3 倡樹安全理念，優化信息安全保障體系

互聯網時代，檔案管理機遇與挑戰并存，既能為檔案管理和開發利用提供便利，也隱含著巨大風險。工程檔案的數據備份和機密檔案面臨著病毒入侵、磁場干擾等問題。要在設備配置、日常監管、制度建設等方面強化舉措，提升應對網絡風險的能力。一是強化身份識別。檔案管理網和外網進行隔離，可配備兩套網絡安全設備，在政務外網端方面，通過對網頁、郵件等外發信息內容的深度識別及過濾，確保涉密文件無法外傳，同時阻斷用戶訪問非法網站，避免數據被泄露。通過智能流量管理技術，有效限制其他應用的帶寬，杜絕來自互聯網的直接攻擊，避免因館內用戶不安全行為引入的風險和病毒。二是加強防護網建設。在內部網絡端，建設智慧防火墻，對用戶行為進行智能判別，防范未知攻擊；要加強主機辨認，對工程檔案利用的主機實行分類管理，防范外部網絡非法利用IP進行入侵。三是加強數據備份管理。重要工程檔案可在城建檔案館或者工程檔案服務中心等進行備份并定期更新，同時開展多介質自主備份。要配置應急響應機制，杜絕網絡安全事件的發生，確保各項措施落實到位。四是開展應急演練。定期開展應急演練，模擬各種網絡和信息安全突發情況。強化庫房安全管理，對智能庫房定期維護，防止網絡入侵，安排專人定期巡檢機房和設備，發現故障和問題及時解決。

3.4 倡樹服務思維，提升檔案服務水平

一是加強人工智能技術應用。該技術能夠整合傳統檔案資源和數字檔案資源，借助智能信息分析，提供智能匹配、智能拓展等智能化檔案信息檢索技術，為工程檔案利用提供自動篩選、自動分析、自動推理等服務。人工智能技術還可依據查檔人的個人信息和具體查閱記錄，開展個性化分析，向查詢者推送感興趣的檔案資料，幫助用戶更加準確、快速地查找到他們需要的信息資料。二是深化大數據技術應用。大數據具有數據總量大、數據種類多、價值密度低、處理速度快等特征，給人類社會帶來了巨大的變革。在工程數據收集的基礎上，利用大數據對檔案數據進行選擇、轉換、提取，重新構建專題數據庫，如監理數據庫、勘察設計庫、基建數據庫等，并對各數據庫的內在結構進行優化。各數據庫要確保信息來源真實，數據可在檔案共享平臺利用，也可利用云計算技術建立智慧檔案管理系統，構建“檔案云”，把數字檔案和紙質檔案的服務安排在“云端”，檔案利用者和管理者可以根據自己的需求，到系統中檢索資源，提供“一站式”檔案服務。

3.5 倡樹開發思維，釋放工程檔案價值

工程檔案管理關系到國計民生，是項目竣工的依據、工程質量的憑證以及科學研究和基礎設施等方面的可靠資料，具有重復利用、提供借鑒以及促進創新的重要價值。在互聯網時代，加強檔案開發工作具有重要意義。一是開展自助編研利用。檔案管理系統可嵌入編研功能，系統可自主進行檔案開發。根據工程進度，編制工程大事件；依據監理材料，對工程物料、技術、施工等監管工作進行梳理成冊，便于查考利用。這些資料都可通過數據管理系統提供給查詢者，突破了時空局限，實現利用最大化。二是開展定向服務。通過對查詢利用的分析，可精準把握工程建筑企業的所思所盼，檔案管理部門能夠定向開展數據分析，為企業決策和施工服務。利用大數據對工程竣工驗收檔案進行匯總整理，管理人員可總結相關竣工經驗，通過系統傳輸等方式呈報上級部門，使工程檔案更好地為項目建設服務，發揮檔案潛在效能。

工程檔案專業復雜、涵蓋面廣，極具代表性。積極推進檔案管理現代化既是行業的內生需求，又是因外部必須采取的重大舉措，要按照國家戰略要求和檔案事業發展規律，積極適應新業態，打造符合互聯網時代要求的管理體制，推動工程檔案高質量管理。

參考文獻：

[1]王長偉，黃文峰.“互聯網+”背景下城建檔案管理的建設路徑研究[J].《太原城市職業技術學院學報》，2021（11）：27-28.

[2]向立文，李培杰.“互聯網+”時代檔案利用創新的幾點思考[J].《檔案學通訊》，2017（09）：16-17.

[3]徐玲.“互聯網+”思維下智慧檔案建設途徑[J].《鄭州鐵路職業技術學院學報》，2018（06）：20-23.

[4]徐玲.“互聯網+”思維下智慧檔案建設途徑[J].《鄭州鐵路職業技術學院學報》，2018（06）：20-23.

作者簡介：王利霞（1987—），大學學歷，陜西省榆林市府谷縣建設工程質量安全監督站館員。主要從事檔案管理與研究。